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Es gibt natĂŒrlich verschiedene Arten, sein Geld als SelbstĂ€ndiger zu verdienen. Eine Art ist es mit Kunden direkt zu arbeiten und Projekte fĂŒr diese umzusetzen. Hier fĂ€llt z.B. der typische Webdesigner drunter. Aber auch TĂ€tigkeiten, die weniger mit dem Internet zu tun haben, also z.B. Buchhalter oder Handwerker, benötigen eines genauso wie der Webdesigner. Eine ordentliche Kunden- und Auftragsverwaltung.

Kunden und AuftrÀge verwalten

Ich finde es immer wieder erstaunlich, wie wenig Wert viele SelbstĂ€ndige auf eine gute Verwaltung ihrer eigenen Kunden legen. Da wird höchstens noch mit Excel eine Liste der anstehenden AuftrĂ€ge verwaltet, aber das war es meistens schon. Wenn ĂŒberhaupt. Oft tĂŒrmen sich auch einfach nur die Stapel von Angeboten und Post It’s auf dem Schreibtisch auf.

NatĂŒrlich muss jeder fĂŒr sich wissen, wie er seine Kunden und seine AuftrĂ€ge verwaltet, aber sicher ist auch, dass eine ĂŒbersichtliche Verwaltung der Kunden viele Vorteile hat.

Einige GrĂŒnde fĂŒr eine ordentliche Kundenverwaltung per Software:

• Ordnung und Übersicht
  Eine Software bietet eine bessere Übersicht, ĂŒber alle Kunden und alle AuftrĂ€ge. Mit Filtern und Suchen kann man zudem bestimmten Kunden und AufrĂ€ge anzeigen lassen.
• regelmĂ€ĂŸig Nachfassen
  Wie schon in einem der letzten Artikel beschrieben, ist es wichtig, um seine Stamm- und Altkunden genau so zu werben, wie um Neukunden. Mit einer Software mit Kontakthistorie ist dies deutlich einfacher.
• Problemkunden
  Durch verschiedene Sortierungen und Alarmsysteme kann man Problemkunden schneller identifizieren.
• ABC-Kunden
  Viele Software-Lösungen bieten auch die Möglichkeit, die eigenen Kunden automatisch in A, B und C Kunden zu unterteilen. Jede der 3 Gruppen benötigt unterschiedliche Betreuung und ist auch unterschiedlich wichtig.
• komplette Betreuung
  Eine Softwarelösung vereinfacht die Verwaltung der unterschiedlichen Projektphasen (Angebot, Leistung, Rechnung, Mahnung …) ungemein.
• Kontaktdaten
  Zudem findet man alle Kontaktdaten der eigenen Kunden an einem zentralen Platz.
• Mailings
  Die Versendung von Newslettern oder Angebotsmails an bestehende Kunden wird deutlich einfacher. Man kann zudem die Werbung nur an bestimmte Kunden (z.B. einer Region oder einer Branche) schicken. Und das in wenigen Minuten.

Software-Lösungen

Julitec CRM Free

Ich selber verwende eine Software namens Julitec CRM Free. Diese stamm von der Berliner Softwarefirma Julitec und ist eines von einer Reihe von Verwaltungslösungen. Ich habe am Anfang meiner SelbstÀndigkeit eine ganze Reihe von Softwarelösungen getestet und sowohl vom Funktionsumfang, als auch von der Usability und einfach der Optik, hat mir Julitec CRM Free am besten gefallen.

Julitec CRM beinhaltet unter anderem die folgenden Features:

• komfortable Kundenverwaltung
• Auftrags-Workflow
• einfaches aber effektives Projektmanagement
• Backup-Möglichkeit
• individuelle Textvorlagen und Einbindung von Open Office
• Auftrags- und Projektverwaltung
• umfangreiches Berichtsmodul

Nach einer relativ kurzen Einarbeitungszeit geht die Angebotserstellung, Rechnungslegung, statistische Auswertungen etc. schnell und einfach von der Hand. Im Gegensatz zu vielen anderen kostenlosen Lösungen, ist diese Software, zumindest in meinen Augen auch optisch angenehm und professionell gemacht.

Kostenlos ist das richtige Stichwort. Es gibt eine Free-Version, die voll funktionsfĂ€hig ist, aber max. 200 Kundenadressen ermöglicht. Das sollte fĂŒr viele Dienstleister aber eine Weile reichen. Die Vollversion ohne KundenbeschrĂ€nkung schlĂ€gt mit 540,- Euro netto zu Buche. Wer aber 200 Kunden hat, der sollte sich auch diese Investition leisten können.

Insgesamt eine wirklich empfehlenswerte Software, die ich nun schon circa anderthalb Jahre im Einsatz habe und ich kann mich nicht beschweren.
Weitere Infos findet Ihr auf der Website von Julitec.

weitere Lösungen
Ich habe natĂŒrlich auch noch andere Lösungen getestet, die ebenfalls fĂŒr den Einsatz bei SelbstĂ€ndigen und kleinen Unternehmen geeignet sind:

• Freeware Faktura
  Nicht so hĂŒbsche Software zum Erstellen von Angeboten, AuftrĂ€gen, Rechnungen, Lieferscheinen etc.
  zur Freeware Faktura-Website
• Kontor.NET 2007
  Mir fast schon zu umfangreiche Softwarelösung. Bietet z.B. VerknĂŒpfung mit xt:Commerce an.
  zur Kontor.NET-Website
• Minicontrol
  Umfangreiche Softwarelösung (kostenlose und Vollversion) vor allem um die eigenen Firmenfinanzen zu ĂŒberwachen. Unter anderem mit Stundensatzkalkulator
  zur Minicontrol-Website
• Salesforce.com
  Mittlerweile sehr bekannte Online-CRM-Lösung. Aber so richtig anfreunden konnte ich mich damit nicht.
  zu Salesforce.com

Pro- und Kontra von Softwarelösungen

Man sollte sich allerdings im klaren sein, dass so eine Software-Lösung die Arbeit nicht von allein macht. Man muss natĂŒrlich konsequent sein und alle Daten eingeben, auch wenn man nicht alle Funktionen der Software nutzen muss.

Aber Angebote, Rechnung und alle sonstigen projektbezogenen Korrespondenzen sollte man in der gewÀhlten Software machen, damit man das Projekt und damit auch die gesamten Kundendaten an einer Stelle hat. Nur dann macht es auch Sinn die eingebauten Reporting-Funktionen zu nutzen.

Ein wichtiger Punkt ist sicher die einfache Bedienbarkeit, gerade fĂŒr nicht so computerbegeisterte SelbstĂ€ndige. Hier liegt auch gerade bei vielen Freeware-Lösung das Problem. Nicht alle sind wirklich optimal gestaltet und jeder SelbstĂ€ndige sollte hier ausgiebig testen, bevor er oder sie sich fĂŒr eine Lösung entscheidet. Nichts ist Ă€rgerlicher, als wenn man nach Monaten erst merkt, dass die gewĂ€hlte Software nicht die richtige ist.

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