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Zeitmanagement für Selbständige
Réka Anna Horváth - 11 Kommentare - Planung, Selbständig - Ähnliche Artikel


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Dieser Artikel wurde von Gastautorin Réka Anna Horváth geschrieben, die auf Multiprojecting.com über das Thema “Zeitmanagement” schreibt und auch ein paar interessante Artikel verfasst hat.

Réka Anna Horváth zeigt auf, wie Selbständige effektiver arbeiten können, in dem Sie eine To-Do-Tabelle einsetzen und diese konsequent nutzen.

normaler Wochentag 19:30

Du sitzt bei deinem Schreibtisch, du hast noch viel zu tun – die Abgabetermine verschiedener Projekte sind gefährlich nahe. Wenn deine Familie darauf besteht, dass du mit ihnen zu Abend isst, hörst du mit der Arbeit endlich auf, aber du denkst immer wieder an deine Aufgaben.

Normaler Wochentag 9:00

Du solltest an mehreren Projekten arbeiten, aber du hast einfach keine Lust dazu. Du surfst ein bisschen, liest einige Blogeinträge, schaust dir deine E-Mails an. Um 10:30 stellst du fest, dass du heute noch nichts geschafft hast.

Als Selbständige/r hast du vielleicht ähnliche Situationen schon erlebt. Dann muss man dich von der Wichtigkeit von Zeitmanagement nicht überzeugen. Wer ein Unternehmen führen will, muss vor allem sich selbst effektiv „managen“ können.

To-Do-Tabelle statt Liste

Wir alle haben nur 24 Stunden pro Tag, die wir so oder so einteilen. Bewusstes Zeitmanagement beginnt meistens damit, dass du deine Aufgaben aufschreibst.

Du siehst deine Aufgaben nicht mehr nur in deinem Kopf, sondern auch auf einem Blatt Papier bzw. auf dem Bildschirm. So ist die Gefahr geringer, dass du etwas vergisst und du bekommst einen besseren Überblick.

Dies nennt man meistens To-Do-Liste, aber ich empfehle dieses Listen-Format nicht. Du brauchst meistens mehr Informationen über eine gewisse Aufgabe als einige Wörter oder einen kurzen Satz. Deshalb ist eine Tabelle mit Feldern praktischer als eine einfache Liste.

Ein offensichtlich nötiges Feld ist “Frist”. Eine Aufgabe ohne Frist kann leicht immer wieder aufgeschoben werden. Es ist noch besser, wenn du neben der Frist später auch das tatsächliche Enddatum sehen kannst.

Ein anderes wichtiges, aber selten benutztes Feld, ist die geschätzte Dauer der Aufgabe. Es ist ganz schwierig, deinen Tag zu planen, wenn die Liste von Aufgaben vor deinen Augen steht, aber du hast nur sehr undeutliche Vorstellungen davon, welche Aufgabe wie lange dauern wird.

Wenn du sowohl deine vorläufige Schätzung, als auch die tatsächliche Dauer speicherst, werden deine „Vermutungen“ schnell genauer.

Andere Felder, die oft leer bleiben, aber wichtige Bestandteile einer To-Do-Tabelle sind: Kunde, Platz, Priorität, Notizen & Bemerkungen und Person, die die Aufgabe machen wird.

Ja, es ist nicht evident, dass du diese gewisse Person bist. Sogar wenn du allein arbeitest, gibt es eine Menge Sachen, die zum Fortschritt des Projekts unbedingt wichtig sind, aber nicht von dir, sondern von jemandem anders (von dem Kunden, von deinem Buchhalter usw.) durchgeführt werden. Diese Sachen sind für DICH auch wichtig, deswegen sollst du sie auch in deinem Zeitmanagementsystem speichern.

Warum eigentlich?

„Warum“ ist vielleicht die wichtigste Frage des Zeitmanagements. Du sollst immer wieder überprüfen, ob deine Aufgaben wirklich nötig sind, ob sie dir beim Erreichen deiner kurz- und langfristigen Ziele helfen.

Wenn du eine Aufgabe der Liste hinzufügst, hast du einen fantastischen Anlass zum Nachdenken und einige Fragen zu stellen. Soll ich das wirklich tun? Warum? Möchte ich das tun? Gibt es vielleicht nicht jemanden, der / die diese Aufgabe besser erledigen könnte?

Bunt ist gut

Als Selbständige/r hast du wahrscheinlich vielfältige Aufgaben. Du wirst einen besseren Überblick haben, wenn du verschiedene Farben für verschiedenen Projekte benutzt.

Du solltest eine Farbe für die Kategorie „Strategie & Unternehmensführung“ vorbehalten, und eine andere für Privataufgaben und Freizeitaktivitäten. So wirst du schnell sehen, ob dein Zeitplan „bunt genug“ ist.

Oder du beschäftigst dich schon wieder ausschließlich mit dem dringendsten Kundenprojekt, und hast keine Zeit für Sachen wie Lernen, Ausbau deines Unternehmens, Freizeitprogramm.

Pläne und Spontanität

Einige Leute sagen, dass ein detaillierter Tagesablaufplan sehr dabei hilft, sich auf die konkreten Aufgaben zu konzentrieren. Andere halten es für problematisch, wenn die Spontanität wegen detaillierter Pläne verloren geht. Es hängt von deiner Einstellung ab, ob du solche Pläne als nützlich oder lästig empfindest.

Spontanität bedeutet im optimalen Fall hohe Entscheidungsgeschwindigkeit. Wenn du bemerkst, dass du ziemlich oft und lange über die Frage „Was soll ich als nächstes tun?“ grübelst, solltest du vielleicht – zumindest zeitweise – ausführlichere Pläne anfertigen.

Deine Pläne zeigen deine Vorstellungen über deine Aufgaben, Fähigkeiten usw. Es ist gut, ein Bild über diese Vorstellungen zu haben – es ist noch besser, wenn du sie mit der Wirklichkeit vergleichen kannst.

Mit der Hilfe des Zeitmanagements kann deine Arbeit nicht nur effektiver, sondern auch angenehmer werden. Wenn du die Zeit von dir selbst und von anderen als wertvoll betrachtest, wirst du mit Kunden, Kollegen und Familienmitgliedern besser zusammenwirken können.

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Hier findest Du weitere Informationen zu diesem Thema:

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Kommentare
11 Kommentare und Trackbacks zu 'Zeitmanagement für Selbständige'

Kommentare zu 'Zeitmanagement für Selbständige' mit RSS

  1. 1 markus kommentierte am 07.07.2008 um 23:32 Uhr

    Interessante Ansätze. Ich organisiere meine einzelnen Punkte mit Google Kalender und Remember The Milk. Sicherlich gibt es bessere Tools, aber für mich reicht es im Moment aus.

  2. 2 zeitblueten.com kommentierte am 08.07.2008 um 00:09 Uhr

    guter beitrag!
    ich habe für mich die erfahrung gemacht, dass je komplexer und umfangreicher die todoliste ist, desto weniger ist sie für den hektischen arbeitsalltag geeignet und man wirft sie recht schnell wieder über den haufen. und was für den einen funktioniert, klappt für den anderen noch lange nicht. hier gilt es immer ein wenig zu experimentieren.

  3. 3 Peer Wandiger kommentierte am 08.07.2008 um 08:07 Uhr

    Ja, das muss jeder für sich selbst herausfinden. Ich bin da eher der Papier-To-Do-Listen-Typ.

  4. 4 Konstantin kommentierte am 08.07.2008 um 08:24 Uhr

    Ist bei mir genau so: Ich schreibe mir auch meine Tages-/Wochenplanung in ein Notizheft. Ansonsten verliere ich mich im Web zu leicht :)

  5. 5 markus kommentierte am 08.07.2008 um 08:28 Uhr

    @Konstantin: Teilweise verliere ich im Web echt zu leicht die Übersicht.. so eine Website ist eben mal schnell weggeklickt. :-)

  6. 6 Mark Ralea kommentierte am 08.07.2008 um 09:55 Uhr

    das mit den Farben finde ich einen guten Ansatz – habe schon lange einer Tabelle gearbeitet.

  7. 7 trends kommentierte am 08.07.2008 um 11:14 Uhr

    Ich habe jetzt beim Lesen zum Ende einen Link zu einem Tool erwartet, welches mir mit einer solchen Liste hilft. Denn derzeit mache ich es wie Peer und Konstantin, da habe ich es in der Hand.
    Eine einfache Software würde ich zumindest gerne mal testen ;-)

  8. 8 Réka kommentierte am 08.07.2008 um 13:49 Uhr

    @zeitblueten
    Das Liste-Format ist auch meiner Erfahrung nach nicht geeignet für das Speichern von umfangreichen und komplexen Informationen. Das machen Softwares besser.

    Ich bin völlig einverstanden mit den Aussagen über die Individualität. Es hängt unter anderem vom Arbeitskreis und auch von eigenem Stil ab, was für ein Zeitmanagementsystem für dich am besten funktioniert.
    Zum Beispiel bevorzugen Selbständige meistens Softwares, in denen sie ihre Aufgaben in Projekte strukturieren können. Für einen Angestellten ist es vielleicht nicht so wichtig.

    @trends
    Es gibt eine Menge einfache Tools. Diese Sammlung erschien früher in „Links der Woche” auf dieser Seite. http://afrison.de/16-kostenlose-online-to-do-programme-im-ueberblick/615/

    Wir, auf der Multiprojecting-Seite, haben eine ganz komplexe Software, die MyProjectOrganizer heißt. Da ich 85% meiner Arbeitszeit vor dem Laptop verbringe, kann ich sowohl die Planungs-, als auch die Analysierungsfunktionen dieser Anwendung gut ausnutzen.

  9. 9 David G. kommentierte am 08.07.2008 um 14:52 Uhr

    Interessanter Artikel, vielen Dank für die Anregungen!

    Aber ich kenne das, es ist manchmal schwer, Arbeit und Privatleben zu vereinbaren. Ich finde es teilweise schon schwierig, beides so auszubalancieren, dass ich damit glücklich bin.

  10. 10 frozenio kommentierte am 23.07.2008 um 03:09 Uhr

    Klasse Zusammenstellung! Wenn ich einen Tipp beisteuern kann dann den folgenden: Ablenkung. Wenn ich zum Beispiel merke, dass ich vollkommen ineffektiv arbeite oder keinen klaren Gedanken fassen kann, dann erzwinge ich nichts, sondern nehme mir immer eine kleine Auszeit von 30-60 Minuten und lenke mich mit vollkommen arbeitsfremden Dingen ab. Danach ist mein Kopf dann eigentlich jedesmal wieder frei. Das klappt bei mir bestens.

  11. 11 Réka kommentierte am 24.07.2008 um 16:12 Uhr

    Ja, es ist einer der größten Vorteile von der flexiblen Arbeitszeit: wenn es nicht klappt, kann man ruhig aufstehen, sogar an die frische Luft gehen.
    Ob du eine halbe Stunde Pause brauchst, oder 5 kurze Minuten genug sind, hängt von der Situation ab. Manchmal kann auch ein anderes Projekt oder eine total andere Art von Arbeit als gute Ablenkung funktionieren.



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