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Ich habe vor kurzem das Thema Visitenkartenparty in einem Artikel behandelt und aufzeigt, wie man solche Veranstaltungen zur Kundengewinnung nutzen kann.

Heute möchte ich euch Tipps geben, wie man selber eine Visitenkartenparty veranstalten kann.

Sollte man selber eine Visitenkartenparty organisieren?

Natürlich ist die Organisation einer Visitenkartenparty mit Aufwand und Kosten verbunden.

Hat man selber Räumlichkeiten zur Verfügung, so spart dies schon mal den größten Kostenblock, aber trotzdem benötigt so eine Visitenkartenparty einiges an Vorbereitung.

Im folgenden gehe ich auf die einzelnen Eckpunkte der Vorbereitung und Durchführung einer Visitenkartenparty ein.

Die Eckpunkte einer Visitenkartenparty

• Macht es Sinn?
  Als erstes sollte man sich natürlich Gedanken darüber machen, ob es überhaupt genug Potential für eine Visitenkartenparty gibt.

  Wenn man schon in der eigenen Region VK-Parties besucht hat, kann man diese Veranstaltungen analysieren. Kamen viele oder wenige Besucher? Wie viele der zugesagten Teilnehmer kamen dann wirklich? Was war gut und was nicht?

  Diese Analyse ist eine wichtige Grundlage für die eigene Visitenkartenparty.

• Räumlichkeiten
  Die Frage der Räumlichkeiten ist eine sehr wichtige. Welche Kapazität benötigt man und was kostet es? Zudem sollten genügend Parkplätze vorhanden sein.
• Termin
  Der Termin hängt unter anderem mit den Räumlichkeiten zusammen. Man sollte auch andere Termine gegenchecken, damit man nicht gerade die Ferienzeit und ein Spiel der Nationalmannschaft erwischt.

  Ein Abend unter der Woche hat sich bewährt. Natürlich muss auch eine konkrete Uhrzeit für Anfang und Ende festgelegt werden. So rund 3 Stunden sind ein gutes Zeitfenster.

• max. Teilnehmerzahl
  Nach der ersten Analyse sollte man sich für eine maximale Teilnehmerzahl entscheiden. Man sollte da beim ersten mal nicht zu hoch gehen, da ein halbleerer Raum auch nicht gut aussieht.

  Da ein gewisser Teil der zugesagten Teilnehmer nicht kommt, sollte man immer etwas mehr Teilnehmer zulassen, als man dann als Optimal ansieht.

• Verpflegung
  Man muss nicht groß auftischen, aber Kaffee, Wasser und ein paar Kekse sollte man bereitstellen. Da bietet sich natürlich ein Hinterzimmer einer Gaststätte an, da sich die Teilnehmer dann selber das Essen und Tricken bestellen können.
• Kosten?
  Man hat ja nichts zu verschenken und deshalb muss man bei einer Visitenkartenparty in der Regel einen Unkostenbeitrag bezahlen. Einfach die Ausgaben (Raum, Verpflegung, evtl. Werbung) zusammen rechnen und auf die wahrscheinliche Anzahl Teilnehmer (nicht die maximale) splitten.
• Website
  Viele Visitenkartenparties verfügen über ein eigene Website, die neben den Terminen und Informationen auch die Registrierung der Teilnehmer zulässt.

  Diese Registrierung ist dann auch die Basis für den Aushang der Teilnehmer.

  Generell sollte man im Vorfeld möglichst konkrete Zusagen der Teilnehmer verlangen, um am Ende nicht mit zu wenigen oder zu vielen Teilnehmern kämpfen zu müssen.

• Bekanntmachung
  Ganz wichtig ist es, die Visitenkartenparty bekannt zu machen. Dazu kann man Flyer auslegen, Werbung auf regionalen Wirtschafts-Stammtischen machen, eine Anzeige im Lokalblatt schalten oder auch ein paar Plakate aushängen.

  Natürlich sollte man möglichst zeitig mit der Werbung anfangen, da viele Selbständige sonst schon etwas vorhaben. Auch die eigenen Kunden sollte man einspannen und sie bitten, die Party bekannt zu machen.

  In meiner Artikelserie “Offline-Marketing für Selbständige” habe ich schon einige regionale Marketing-Möglichkeiten behandelt.

• Fachvortrag?
  Es kann sehr sinnvoll sein, wenn man am Anfang der Veranstaltung einen Fachvortrag organisiert. Entweder man hält diesen selber oder man findet jemanden, der ein für viele Teilnehmer interessantes Thema vorbringt.

  Damit sollte man dann natürlich auch Werbung machen.

• Vorstellungsrunde
  Zu Beginn einer Visitenkartenparty sollte man die Teilnehmer um eine kurze Vorstellung bitten. Das bricht das erste Eis und die Teilnehmer können sich dann schon mal ein paar interessante Gesprächspartner aussuchen.
• Moderation
  Während der Visitenkartenparty sollte man als Veranstalter natürlich dafür sorgen, dass jeder teilnimmt. Sitzt also jemand etwas unbeteiligt am Rand, dann kann man diesen ansprechen und anderen Teilnehmern vorstellen.

Als Veranstalter sollte man darauf achten, dass die Party läuft.

• Ende
  Irgendwann ist jede Veranstaltung mal zu Ende. Man sollte dann zum Ende der offiziellen Zeit sich bei allen Teilnehmern bedanken. Meist klingt so eine Veranstaltung dann aber aus. Irgendwann sollte man dann aber auch die letzten Teilnehmer bitten zu gehen.
• im Nachhinein
  Nach einer Visitenkartenparty sollte man auch prüfen, wie erfolgreich diese war. Wie viele Teilnehmer sind gekommen? Mehr oder weniger als geplant? Was denken einige der Teilnehmer? Würden sie wiederkommen oder nicht?

  Da man alle Kontaktdaten der Teilnehmer hat, sollte man auf jeden Fall nachhaken.

Fazit

Auch eine Visitenkarten-Party ist kein Allheilmittel zur Kundengewinnung. Aber gerade durch Networking schafft man sich viele nützliche Kontakte.

Selber eine solche Visitenkartenparty zu veranstalten kann eine hervorragende Networking-Gelegenheit sein, die sich mittel bis langfristig auch in neuen Kunden auszahlt. Und natürlich kann es schon direkt auf der Party “funken”.

1. Visitenkarten-Party zur Kundengewinnung
2. 10 Tipps wie Sie mit Visitenkarten mehr Kunden gewinnen
3. Offline Marketing für Selbständige – 4. Visitenkarten
4. 10 Tipps für eine erfolgreiche Firmen-Website – Teil 3 “Gutes tun und darüber reden”
5. 10 Tipps für eine erfolgreiche Firmen-Website – Teil 5 “geschäftliche Unterlagen”

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