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Kunden effektiv online verwalten – Interview mit Billomat.com
Peer Wandiger - 14 Kommentare - Interviews, Selbständig - Ähnliche Artikel


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Billomat - Aufträge, Rechnungen und Kunden verwalten
Billomat.com* ist ein online-basiertes Tool zur Verwaltung von Kunden, Aufträgen und Rechnungen. Das Tool bietet eine ganze Reihe von interessanten Features und ist für Freiberufler oder Selbständige mit wenig Kunden sogar kostenlos.

Ich habe die Gelegenheit genutzt und mit Steve Mattuschka von Billomat.com ein Interview geführt. Darin geht er auf die Funktionen von Billomat ein und wirft auch einen Blick in die Zukunft.

1. Bitte stellen Sie sich und ihren Online-Service “Billomat” meinen Lesern vor. Was ist Ihre Philosophie?

Billomat wurde von meinem Partner Simon Stücher und mir, Steve Mattuschka, 2007 gegründet. Simon Stücher ist für alles verantwortlich, was technische Ausrichtung, Entwicklung und Usability betrifft. Ich kümmere mich mehr darum, diesen relativ neuen Ansatz der webbasierten Rechnungserstellung den vielfältigen Nutzern am Markt näher zu bringen.

Billomat ist ein internet-basierter Dienst, mit dem auf einfache und intuitive Weise, Rechnungen und Angebote online erstellt werden können. Es ist kein Buchhaltungsprogramm. Zusätzlich kann man mit Billomat seine Kunden und Artikel verwalten. Die Philosophie ist leicht erklärt: „Weniger ist mehr!“.

Uns geht es nicht darum, dem User möglichst viele Funktionen anzubieten, sondern die Funktionen, die er bzw. die meisten User benötigen, möglichst benutzerfreundlich anzubieten. Die Resonanz unserer Kunden ist enorm. Vor allem die Benutzerführung wird von sehr vielen Nutzern gelobt. Das freut uns, denn dann haben wir unseren Job gut gemacht.

2. Wer profitiert am meisten von Billomat und was sind die Vorteile gegenüber anderen Lösungen (z.B. Desktop-Software)?

Billomat - Aufträge, Rechnungen und Kunden verwalten
Desktop-Software muss lokal am eigenen Rechner installiert werden. In regelmäßigen Abständen müssen Updates aufgespielt werden. Die Daten sollten auch regelmäßig gesichert werden. Diese Arbeiten werden aber oft vom Kunden ungern bis gar nicht
durchgeführt. Hier setzt Billomat als web-basierter Dienst an.

Unsere Kunden haben von jedem Ort und zu jeder Zeit Zugriff auf alle Ihre Kundendaten. Wenn z.B. ein Grafiker vergessen hat, dem Kunden noch ein versprochenes Angebot, oder eine Rechnung zu schicken, dann kann er das per iPhone erledigen, setzt sich ins nächste Internet-Cafe, oder loggt sich über seinen Laptop ein und in wenigen Minuten ist das Angebot, oder die Rechnung erstellt und verschickt.

Datensicherung wird bei uns selbstverständlich hoch geschrieben. Alle Daten werden in „State of the art“ Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Hier sind die Daten sicherer als im eigenen Büro um die Ecke.

3. Billomat erscheint ja in Kürze in der Version 2.0. Welche Änderungen wird es geben und auf welche neuen Features können wir erwarten?

Grundsätzlich werden wir weiter an der Benutzerfreundlichkeit arbeiten. Hier ist Fingerspitzengefühl angesagt, da wir die bisher bewährte und akzeptierte Menuführung nur marginal ändern wollen. Als zusätzliche Features können wir bereits ankündigen, dass wir beispielsweise Wiederkehrende Rechnungen, das Erstellen von Mahnungen, mehr Individualisierungsmöglichkeiten beim Layout, Multi-Währungs-Fähigheit, um nur einige zu nennen, implementieren werden.

4. Ist Billomat auch für Selbständige und Unternehmen sinnvoll, die international agieren?

Selbstverständlich, gerade wenn man viel unterwegs ist, möchte man gerne alle seine wichtigen Daten griffbereit haben. Mit Billomat muss man seinen Laptop nicht jedes Mal aktualisieren, oder man muss seinen USB-Stick nicht mehr immer wieder mit den Kontaktdaten, oder den benötigten Angeboten und Rechnungen updaten. Und beim Verlust der entsprechenden Medien, geht dann auch nichts verloren, oder gelangt in falsche Hände.

Gerade mit der neuen Version von Billomat werden verschiedene Währungen unterstützt. Dann ist der Einsatz von Billomat auch außerhalb der EURO-Zone möglich.

5. Was unterscheidet Billomat von den Mitbewerbern. Warum sollte ich gerade Billomat nutzen?

Hier lassen wir gerne unsere Kunden zu Wort kommen. „Die Einfachheit mit der die Rechnungen und Angebote erstellt werden können, ist beeindruckend“. Das sind Meinungen unserer Kunden.

Wir legen enorm viel Wert auf die Einfachheit der Menuführung und nicht nur auf die Anzahl der Funktionen. Wer mit Billomat arbeitet, muss nicht vorher ein dickes Handbuch gelesen haben. Uns ist weiterhin wichtig, dass wir auf unsere Kunden hören und auf Fragen bzw. Kritik umgehend reagieren. Wir wollen authentisch sein.

6. Können Sie ein paar Features nennen, die besonders nützlich und vielleicht auch einzigartig sind?

Die Schaltzentrale: Die Schaltzentrale gibt einen Überblick über die überfälligen und offenen Rechnungen. Darüber hinaus erhält man über eine Grafik Informationen über den Verlauf der monatlichen Umsätze und wird über die tatsächlichen Zahlungseingänge informiert.

Noch ein Alleinstellungsmerkmal ist die Art der Verwaltung der Dokumente und der Kontakte. Sobald eine Rechnungen erstellt worden ist, kann diese unmittelbar per eMail (auf Wunsch auch mit digitaler Signatur), Fax oder Briefpost versendet werden.

Einfacher geht es nicht! Alle Daten (Dokumente) werden dann automatisch zum jeweiligen Kunden hinterlegt und sind auf diese Weise immer griffbereit – das nennen wir praktisches CRM (Customer Relationship Management). Alle Informationen – vor allem die Historie – zum Kunden sind mit wenigen Klicks verfügbar. Das zeitraubende Suchen nach Rechnungen, Angeboten, Telefonnummern, Adressen etc. gehört so der Vergangenheit an.


7. Übernimmt Billomat auch den Versand von Rechnungen per Post? Was kostet das? Und wie sieht es mit der Signierung von PDF-Rechnungen aus?

Wie bereits oben erwähnt, können sämtliche Dokumente per e-Mail, Fax, oder Briefpost verschickt werden. Hier arbeiten wir mit unserem Partner „Pixelletter“ zusammen, der das Signieren und Versenden übernimmt. Soll z.B. das farbige Logo mit auf die Rechnung, dann kann diese per Farblaserdrucker erstellt, gefalzt und verschickt werden – alles online, ohne zur Post fahren zu müssen, was wiederum Kosten und Zeit erspart.

Die jeweiligen Kosten für den Versand hängen vom Umfang pro Monat ab und variieren zwischen EUR 0,84 und 0,29 pro Seite + Porto ab. Je mehr versendet wird, desto günstiger können die Dokumente verschickt werden. Der Fax-Versand schlägt mit 0,25 EUR je DIN A4 Seite zu Buche.


8. Welche Tarife gibt es bei Billomat? Welcher Tarif ist für welche Zielgruppe der Beste?

Wir arbeiten mit fünf Tarifen, von völlig kostenlos bis zum Tarif XL für EUR 49,- pro Monat. Grundsätzlich kann jeder User alle Funktionen kostenlos nutzen. Wer Billomat also im Monat nur wenig nutzt, muss nichts dafür zahlen.

Für kleinere Unternehmen, oder Freelancer und Freiberufler, die mehr als fünf Dokumente im Monat erstellen, empfehlen wir den Tarif M für EUR 9,- pro Monat. In diesem Tarif sind die meisten User gut aufgehoben.

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9. Gibt es Schnittstellen, die den Zugriff von außen auf Billomat ermöglichen bzw. von Billomat auf andere Services?

Wir arbeiten gerade an diversen Kooperationen, um auf andere Services von Billomat aus zugreifen zu können. Gleichzeitig wird auch unsere API programmiert, um von außen auf Billomat zuzugreifen. Wir freuen uns schon darauf, da es vielversprechende Möglichkeiten der sinnvollen Interaktion zwischen Billomat und anderen Anwendungen ermöglicht. Fertigstellung für diese Features ist das erste Halbjahr 2009.


10. Billomat betreibt ja auch einen Blog. Warum betreiben Sie einen Blog und was bringt er Ihnen?

Billomat - Aufträge, Rechnungen und Kunden verwalten
Die Kommunikation mit unseren Kunden ist uns sehr wichtig. Neben unserem Blog nutzen wir auch Twitter als ein Teil der Kundenkommunikation.

Über beide Kanäle können wir unsere Kunden schnell über Neuigkeiten informieren. Darüberhinaus dient unser Blog zum Teil auch als spezielle Wissensdatenbank für unsere Kunden bezüglich aller relevanten Themen zur Rechnungserstellung u.ä.


11. Gibt es ein Partnerprogramm von Billomat? Wie funktioniert es und was kann man damit verdienen?

Hier müssen wir im Augenblick passen. Unser Partnerprogramm befindet sich noch im Aufbau, aber sobald es online ist, werden wir es auch über SiN kommunizieren.


12. Wie sieht die Zukunft von Billomat aus? Was erwartet uns da in Zukunft?

Interessante Kooperationen, um unterschiedliche Anwendungen bzw. Teile von Anwendungen gemeinsam mit Billomat nutzten zu können, Internationalisierung, ständiges Arbeiten an der Usability. Immer ein Ohr am User/Kunden, um den Blick für die Kundenbedürfnisse nicht zu verlieren.


Danke Herr Mattuschka für die Einblicke in Billomat

Billomat.com* ist ein sehr interessanter Anbieter der Online-Fakturierung. Viele Webworker nutzen schon sehr intensiv Webanwendung und immer weniger die klassischen Desktop-Anwendungen. Das ist ein interessanter Trend.

Wer mehr über Billomat wissen will, der kann in den Billomat-Blog schauen oder sich per Twitter informieren lassen.

Interessant ist auch eine ganz aktuelle Neuerung bei Billomat. Das Online-Tool zur Zeiterfassung Mite wurde in Billomat intergiert. Man kann also nun mit Mite seine Arbeitszeit erfassen und in Billomat übernehmen.

Ein Screencast zeigt dazu nochmal die Details:


Hier findest Du weitere Informationen zu diesem Thema:
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Kommentare
14 Kommentare und Trackbacks zu 'Kunden effektiv online verwalten – Interview mit Billomat.com'

Kommentare zu 'Kunden effektiv online verwalten – Interview mit Billomat.com' mit RSS

  1. 1 Uwe kommentierte am 04.05.2009 um 09:35 Uhr

    Ich nutze Billomat schon ein Weilchen und bin auch ganz zufrieden.
    Ein paar Features vermisse ich schon, aber ich freue mich mal auf Version 2.0, vielleicht wirds dann noch besser. ;-)

  2. 2 André Nitz Webdesigner aus Leipzig kommentierte am 04.05.2009 um 10:48 Uhr

    Ich kann Uwe da nur zustimmen – Billomat ist wirklich eine feine Sache. Mir persönlich fehlt zwar noch die Möglichkeit einen Inhaber automatisch im Adressfeld erscheinen zu lassen, bei 10-20 Rechnungen im Monat jedoch noch vertretbar ;-)

  3. 3 Andy kommentierte am 04.05.2009 um 12:14 Uhr

    Ich persönlich habe die Software noch nicht getestet, aber was mir gefällt ist die Online Bedienbarkeit. Werde es auf jedenfall mal Testen.

  4. 4 Badratgeber kommentierte am 04.05.2009 um 17:01 Uhr

    Sehr schöne Sache, scheint wirklich erhebliche Vorteile zu bieten. Jedoch kann ich mich mit der Datenschutz Sache noch nicht so ganz abfinden…. wer garantiert mir das meine Daten auch wirklich für niemanden anders einsehbar sind?Was ist wenn jemand meinen Account hackt? Gibt es ein Backup oder Sicherheitsvorkehrungen die so einen Fall verhindern würden?

  5. 5 Simon [Billomat] kommentierte am 04.05.2009 um 17:58 Uhr

    @Badratgeber Bei solchen Diensten geht es natürlich auch immer um Vertrauen in den Anbieter.
    Eine 100-prozentige Garantie gibt es (leider) nie. Allerdings unternehmen wir von Billomat alles Menschenmögliche, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Verschlüsselte Kennwörter, Firewall, Zutrittskontrolle, Brandschutz, regelmäßige Backups und Security-Audits gehören z.B. dazu.
    Datensicherheit und Vertrauen ist aber kein ausschließliches Billomat-Problem. Man muss zum Beispiel auch seiner Bank vertrauen, dass die dort gespeicherten Informationen nicht in falsche Hände geraten. Und dort geht es um noch sensiblere Daten.
    Außerdem sollte man bedenken, dass man als Einzelperson nie die Zeit, Erfahrung, Tools und Ausstattung hat, die Sicherheit der auf dem eigenen Rechner gespeicherten Daten zu gewährleisten. Meisten beschränken sich die Bemühungen dort auf die Installation eines Virenscanners, was natürlich vollkommend unzureichend ist.
    Mehr Infos zur Sicherheit gibts aber auch auf der Billomat-Homepage in den FAQs: http://www.billomat.com/hilfe/allgemein/

  6. 6 Raffael kommentierte am 05.05.2009 um 09:43 Uhr

    Ich hoffe mal, dass mein Beitrag hier nicht unerwünscht ist, aber ich hab mir billomat mal angeschaut und muss sagen, da find ich easybill etwas besser. Ich hab mich dort vor ein paar Tagen angemeldet (dachte eigentlich, ich hätte das über dieses Blog gefunden, hab den Artikel aber nicht mehr gefunden) und find das wesentlich besser, allein schon vom Preismodell her. Da ich mich bei billomat nicht angemeldet hab, ist mein Urteilsvermögen natürlich beschränkt. In der Preisübersicht fehlt mir noch die genaue Auflistung der Preismodelle für den Versand der Rechnungen.

  7. 7 MF kommentierte am 05.05.2009 um 12:26 Uhr

    Klingt sehr interessant das ganze. Werde mir die Software in jedem Fall mal etwas genauer anschaun ;)

  8. 8 Peer Wandiger kommentierte am 05.05.2009 um 12:49 Uhr

    @ Raffael
    Die Kosten für den Versand der Rechnungen wurde im Interview angesprochen.

    Auf der Website selber wäre die Infos aber sicher auch wichtig. Zumindest habe ich sie nicht gefunden.

  9. 9 Simon [Billomat] kommentierte am 05.05.2009 um 14:22 Uhr

    @Raffael Der Versand wird über unseren Partner PixelLetter abgewickelt. Die Preise finden sich unter https://www.pixelletter.de/de/order.netto.html, wobei Billomat-Kunden einen exclusiven Rabatt bekommen (siehe http://www.billomat.com/hilfe/dokumente/)
    Wir werden das auf unsere Website kurzfristig noch etwas transparenter kommunizieren. Sorry für die Verwirrung ;-)

  10. 10 elexpress kommentierte am 05.05.2009 um 18:45 Uhr

    Schade das hier nicht auf den Datenschutz im Interview eingegangen wurde. Die erste Frage die sich mir stellte, als ich den Dienst damals sah war. “Welcher Kunde -> des Kunden der billomat Nutzt möchte, dass seine Rechnungen usw online von externen Leuten verwaltet werden.” Ebenso stellte sich die Frage besonders im Bezug auf Datenweitergabe – Abmahnung – Vertrauensfaktor …. also ähnlich wie ein Schufasystem….

  11. 11 Simon [Billomat] kommentierte am 06.05.2009 um 08:06 Uhr

    @elexpress Naja, es ist ja nicht ungewöhnlich, diverse Verwaltungsaufgaben einem externen Dienstleister zu übergeben. Ob es Lohnbuchhaltung, Steuererklärung oder eben die Fakturierung ist: jedesmal müssen natürlich auch entsprechende (Kunden-)Daten an den Dienstleister übermittelt werden. Wobei die Sache bei Billomat noch anders ist: hier werden die Daten nur gespeichert, zu Gesicht bekommt sie nur der berechtigte Nutzer.
    Mit Schufa hat das jedenfalls nichts zu tun.

  12. 12 Steffen kommentierte am 06.05.2009 um 20:14 Uhr

    Finde ich praktisch dass man damit von überall aus auf seine Daten zugreifen kann. Wenn die Datensicherheit gewährleistet ist habe ich kein Problem damit meine Daten dort zu speichern.

  13. 13 Mila K - dsl-premium.de kommentierte am 06.05.2009 um 23:39 Uhr

    Sehr interessantes Interview. Ich bin seit einer Weile auf der Suche nach einer webbasierten Softwarelösung für den Rechnungsversand sowie die Kundenverwaltung. Leider konnte ich nichts Passendes finden, was wirklich sehr simpel aufgebaut ist…
    Bin auch sehr oft auf Billomat gestoßen. (Ich möchte nichts Falsches sagen, das ist wahrscheinlich nur meine persönliche Wahnvorstellung) – nur scheue ich mich davor, vertrauliche Kundendaten oder gar Rechnungen bei einem Drittanbieter speichern und versenden zu lassen.

  14. 14 Steve Mattuschka kommentierte am 26.05.2009 um 09:53 Uhr

    Wie ich bereits bei der Beantwortung von Frage 11 “Gibt es ein Partnerprogramm von Billomat?” angekündigt hatte, waren wir da noch im Aufbau. Jetzt haben wir es geschafft! Wir betreiben zur Zeit über zwei Netzwerke (ADCELL.de und AFFILIWELT.net) unser Partnerprogramm. Beschreibung und Teilnahmebedingungen könnt Ihr direkt unter folgende Links bekommen. Viele Erfolg!

    http://www.adcell.de/partnerprogramme/1112
    http://www.affiliwelt.net/partnerprogramme.php?uwas=pinfo&prid=2086



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