Sicher gegen den Datencrash! Datensicherung für Selbständige – Tools und Tipps

In der Vergangenheit ist mit mehrmals bewusst geworden, wie wichtig eine gute Datensicherung für Selbstständige ist.

Ein Webdesign-Kunde hatte mal das Problem, dass sich sein Computer verabschiedet hat, besser gesagt seine Festplatte, und er wichtige Daten nicht mehr retten konnte. Er hatte zwar noch einiges auf Papier, aber so ein Datencrash kann die Existenz einer Firma oder eines Selbstständigen bedrohen.

Deshalb möchte ich im Folgenden ein paar einfache Tipps geben, wie ihr mit geringen Kosten und wenig Aufwand für eine zuverlässige Datensicherung sorgen könnt.

Warum sollte man eine Datensicherung vornehmen?

Datensicherung ist ein typisches Beispiel für eine Sache, die man meist erst dann macht, wenn das Kind schon mal in den Brunnen gefallen ist.

Es gibt immer wieder Selbstständige, die schon von vornherein verstehen, wie wichtig eine gute Datensicherung ist. Leider sehen aber viele erstmal nur den Aufwand und die Kosten und werden erst nach dem ersten Datencrash sensibel.

Gründe für Datenverluste gibt es viele. So kann es technische Probleme geben (Überspannung, normale Festplattenschäden, unbeabsichtigtes Löschen, Virenbefall etc.) die zu Datenverlusten führen.

Aber auch externe Gründe, wie z.B. ein Brand, ein Wasserrohrbruch oder ein Einbruch können dafür sorgen, dass wichtigen Daten verloren gehen.

All diese Gefahren bedrohen die wichtigsten Daten, ohne die so mancher Selbstständiger dicht machen kann.

Welche Daten sollte man sichern?

Die erste wichtige Frage ist, welche Daten man sichern sollte.

Grundsätzlich sind dies alle Daten, die man nicht wieder mit vertretbarem Aufwand herstellen könnte und deren Verlust eine Katastrophe wäre.

Darunter fallen natürlich unter anderem Buchhaltungsdaten, die ja sowieso für eine rechtssichere Buchführung sicher aufbewahrt werden müssen.

Aber auch andere kritische Daten, wie etwa Passwörter, Zugangsdaten, selbst entwickelte Programme, Daten von diverse Anwendungen, Software-Lizenzen, Kundendaten usw. müssen gesichert werden. Kurzum alles, was nicht verloren gehen darf.

Dagegen sind z.B. installierte Programme meist nicht so dramatisch, da diese wieder neu installiert werden können.

Man sollte sich also vorher genau überlegen, welche Daten wirklich wichtig sind und unbedingt gesichert werden müssen.

Wie kann man seine Daten sichern?

Es gibt im Grunde 2 Möglichkeiten wichtige Daten zu sichern.

Zum einen kann man einzelne Ordner oder Dateien sichern, indem man vorher genau auswählt, was wichtig ist und auch nur diese Daten sichert.

Oder man erstellt ein komplettes Festplatte-Image, welches nicht nur die wichtigsten Daten enthält, sondern einen weiteren Vorteil bietet.

Mit einem kompletten Festplatte-Image kann man im Notfall in einem Rutsch den kompletten PC wiederherstellen, inkl. aller Programme, Einstellungen, Treiber etc.. Allerdings sind solche Festplatte-Images natürlich auch entsprechend groß und dauern je nach Datenvolumen auch ihre Zeit.

Für komplette Festplatten-Images gibt es zahlreiche kostenlose und kostenpflichtige Programme. Ich will und kann hier gar nicht alle vorstellen.

DriveImage XML
Gute Erfahrungen habe ich mit dem für Privatanwender kostenlosen Tool “DriveImage XML” gemacht. Diese Software ermöglicht es, sehr einfach ein Festplatten-Image zu erstellen, auch während man weiter am PC arbeitet. Zudem kann man die Daten auch komprimieren und im Nachhinein einzelne Daten aus dem Image wieder herstellen.

Wie die meisten Tools ist auch DriveImage XML für den privaten Einsatz kostenlos. Für den Business-Einsatz ist eine kostenpflichtige Lizenz notwendig.

Wie man mit DriveImage XML automatisch regelmäßig Backups ausführen lässt, erklärt diese Seite.

Paragon Drive Copy Professional
Eine kostenpflichtige Alternative ist “Paragon Drive Copy Professional”. Diese Software ist nicht kostenlos, aber es gibt sie aktuell für unter 30 Euro.

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Damit kann man natürlich die komplette Festplatte sichern und auch wieder zurückspielen. Und die Software ist in Deutsch.

DirSync
Mit DirSync, einem weiteren Backup-Tool, kann man im Hintergrund einzelne Ordner auf ein externes Medium synchronisieren lassen. Das Tool läuft im Tray immer mit und mit der Batch-Funktion kann man regelmäßige Backups durchführen.

DirSync kommt ohne Installation aus und ist sehr einfach zu bedienen. Die Privat-Version ist recht günstig, während die Pro Version, die für Unternehmen ist und ein paar zusätzliche Features bietet, mit 60 Euro zwar etwas teurer ist, aber immer noch ein sehr gutes Preis/Leistungsverhältnis besitzt.

Zudem wird das Tool in Deutschland weiterentwickelt, was aus Datenschutzgründen auch nicht unwesentlich ist.

SyncFolder
Etwas weiter geht das Tool SyncFolder. Damit kann man nicht nur Backups von Verzeichnissen machen, sondern diese auch synchronisieren.

Je nach Einstellung bedeutet dies, dass z.B. nur die Daten gesichert werden, die sich seit dem letzten Backup geändert haben. Das spart natürlich viel Zeit und Speicherplatz. Mit SyncFolder kann man aber nicht nur auf Windows-Pfaden (also Festplatten etc.) sichern, sondern auch über FTP, was natürlich auch nicht schlecht ist.

SyncFolder ist 30 Tage lang kostenlos zu testen und kostet danach rund 20 Euro.

Personal Backup
Das Backup Tool meiner Wahl ist mittlerweile Personal Backup. Es stammt von einem deutschen Entwickler und wird seit langer Zeit verbessert.

Die Einstellungsmöglichkeiten sind umfangreich, so dass man sich damit erstmal ein wenig beschäftigen muss. Aber dann bietet das Tool alles was man braucht, um wichtige Daten auf eine externe Festplatte zu sichern. Auch eine Sicherung auf einen FTP-Server ist möglich.

Insgesamt ist das Programm sehr zu empfehlen und verrichtet zuverlässig seinen Dienst. Support ist allerdings bei dem kostenlosen Tool nicht dabei. Aber online findet man eine umfangreiche Dokumentation.

Wohin sollte man die Daten sichern?

Die nächste Frage ist dann, wohin man die Daten sichert. Es gibt viele Möglichkeiten.

So kann man eine Backup-Partition auf der eigenen Festplatte anlegen und dort die Daten sichern. Aber da sich das Backup dann auf dem selben physikalischen Medium befindet besteht die Gefahr, dass auch das Backup von physikalischen Schäden der Festplatte betroffen ist und unbrauchbar wird. Zudem sind die Daten so auch nicht vor Feuer und Diebstahl geschützt.

Besser geeignet ist da schon eine zweite Festplatte. Entweder intern oder als externe Version. Solche externen Festplatten haben zudem den Vorteil, dass sie mittlerweile recht günstig sind und man sie zur Not auch mit nach Hause nehmen kann. Das ist zwar mit einer gewissen Organisation verbunden, aber so hat man dann wirklich ein sicheres Backup.

Aber man kann die Daten z.B. auch über das Netzwerk auf einem Server oder einem anderen Rechner sichern. Auch die Sicherung über FTP und damit über das Netz ist möglich.

Es gibt zudem Web-Services, die einen gesicherten und verschlüsselten Speicherplatz anbieten. Ein Anbieter ist natürlich Dropbox, aber hier sollte man genau über die Datenschutz-Konsequenzen nachdenken. Dort bekommt man kostenlose 2 GB Speicherplatz.

Weitere Möglichkeiten zur Datensicherung sind z.B. USB-Sticks, die es mittlerweile mit großem Speichervolumen zu günstigen Preisen gibt.

Auch das Brennen von Daten auf DVDs wird oft praktiziert. Allerdings sind selbsgebrannte DVDs nicht gerade die langfristigste Speichermethode. Mit Tools, wie etwa CD Recovery Toolbox Free, kann man aber sogar dann noch alle Daten rekonstruieren, wenn es schon Lesefehler gibt.

Die Bandsicherung ist zwar nicht mehr besonders modern. Viele Firmen setzen aber solche Sicherungsbänder immer noch ein, denn sie funktionieren sehr zuverlässig.

Auf welchem Medium man seine Daten sichert, muss jeder selbst entscheiden. Man sollte sich dabei aber genau überlegen, welche Vor- und Nachteile die einzelnen Medien bei den möglichen Gründen für Datenverlust (technische Probleme, Feuer, Diebstahl, Virenbefall) haben.

So schützt eine externe Festplatte zwar vor technischen Problemen, wenn man sie aber im Büro am Rechner lässt, dass ist Diebstahl oder ein Feuer natürlich trotzdem ein Problem.

Wie sollte man sichern

Es gibt die unterschiedlichsten Strategien für die Datensicherung. Unter anderem die folgenden:

Das Generationenprinzip
Eine sehr beliebte Sicherungs-Strategie ist das Generationenprinzip. Dies wird auch das “Großvater-Vater-Sohn-Prinzip” genannt. Dieses Prinzip wird besonders gern bei der Bandsicherung angewendet. Aber auch bei anderen Sicherungs-Methoden ist dieses Prinzip gut anwendbar.

Im Grunde funktioniert diese Sicherung so:

• Von Montag bis Donnerstag je eine Sohn-Sicherung.
• Jeden Freitag eine Vater-Sicherung.
• Und jeden letzten Freitag im Monat eine Großvater-Sicherung.

Natürlich überschreibt man die Sohn-Sicherungen jede Woche, so dass immer nur 4 Sohn-Backups vorliegen. Vom Vater-Backup, welches jeden Freitag gemacht wird, gibt es auch immer nur 4 Stück. Das Großvater-Backup bleibt dagegen erhalten, so dass man zur Not auf ein Backup je Monat zurückgreifen kann, wenn die Sohn- und Vater-Backups beschädigt sind. In der Wikipedia gibt es eine ausführliche Erläuterung des Generationenprinzips.

Wenn man das auf die eigene Sicherung, zum Beispiel auf eine externe Festplatte, überträgt, dann bedeutet das, dass man z.B. täglich ein Backup macht. Das Freitags-Backup sichert man dann aber in einem anderen Ordner.

In der folgenden Woche überschreibt man wieder die Montag- bis Donnerstag-Backups der letzten Woche. Nur das Freitag-Backup kommt wieder in einen eigenen Ordner.

Ist der Monat rum, dann nimmt man das letzte Freitags-Backup und sichert es in einem dritten Ordner, dem Großvater-Ordner.

Nun kann der neue Monat beginnen und man überschreibt nun nicht nur die Tagesbackups der Vorwoche, sondern auch die Freitagsbackups des Vormonats. Nur das Großvater-Backup bleibt erhalten.

Einfache Backups
Oft reicht es aber auch, wenn man z.B. wöchentlich die Festplatte spiegelt oder die wichtigen Ordner sichert. Hin und wieder sollte man dann auch mal ein paar alte Backups löschen, damit das Speichermedium nicht zu voll wird.

Wenn man eine Synchronisierungssoftware einsetzt, dann läuft die Sicherung sowieso in der Regel im Hintergrund.

Alternativ ist es auch möglich ein Backup zu machen, bei dem nur die Veränderungen gesichert werden. Dadurch benötigt man deutlich weniger Speicherplatz.

Funktioniert die Datensicherung?
Hin und wieder sollte man die Backups testen. Ist die USB-Festplatte technisch okay? Lassen sich die Daten von der DVD noch lesen?

Es kam schon häufiger vor, dass Backup-Daten ebenfalls beschädigt waren. Eine Online-Service aus den USA musste z.B. vor einer ganzen Weile den Betrieb einstellen, da nicht nur die aktuellen Daten auf dem Server gecrashed sind, sondern auch die Backups bereits beschädigt waren. Man hatte zwar monatelang Backups gemacht, aber die Daten waren schon beschädigt und sind nach und nach immer mehr beschädigt wurden. Das ist für die Nutzer eines solchen Services natürlich dramatisch.

Deshalb lohnt es sich meist 2 Backup-Arten zu kombinieren. So kann man die Daten regelmäßig auf eine externe Festplatte sichern. Zusätzlich speichert man die Daten dann noch einmal im Monat auf eine DVD. Und regelmäßig testen!

Da hat man dann wirklich eine sehr gute Sicherheit.

Wie sichert ihr eure Daten?

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Peer Wandiger

Studium der BWL und langjährige Arbeit in einem mittelständischen Unternehmen. Seit 2006 selbständig als Webentwickler und Website-Betreiber, 2007 Gründung von Selbständig im Netz.

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