Ordnung in den Datensalat bei Outlook bringen

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Dies ist ein durch hallimash vermittelter, honorierter Eintrag

Microsoft Outlook ist eines der beliebtesten Mailprogramme. Das liegt weniger daran, dass es so toll ist ;-) , sondern eher daran, dass es halt bei jeder Windows-Installation zumindest in der Express-Variante dabei ist.

Doch wie andere Mail-Lösungen auch, hat auch Outlook seine kleinen Problemchen.

Eines davon ist der ausufernde Datenwust nach einer gewissen Zeit. Da gibt es doppelte Mails, weil der Mailserver spinnt und natürlich auch teilweise doppelte Kontakte in der Adressdatenbank.

Die Firma easy2sync.de bietet dafür nun ein Tool an, welches diese Probleme mit nur einem Klick beheben kann. Das Tool schaue ich mir mal genauer an.

Was kann “1-Klick Duplikate Löschen für Outlook”?

Outlook ToolWie schon oben angedeutet, kann 1-Klick Duplikate Löschen für Outlook 2 Dinge.

Zum einen sucht es nach doppelten Mails und löscht diese dann. Das mag für den einen oder andere jetzt nicht so wichtig klingen. Wieso doppelte Mails?

Aber wer schon mal den Fall hatte, dass der Mailserver alle Mails nochmal geschickt hat, der weiß, dass das recht nervig ist und auch nicht so einfach von Hand zu korrigieren.

Da hätte ich mir so ein Tool gewünscht. Das hätte mir viel Zeit und viele Nerven erspart. Zudem funktioniert das auch mit Terminen, Notizen usw.

Zum anderen analysiert das Tool auch die Kontakte eines Outlook-Kontos und kann dort Kontakte zusammenführen. Wenn man also eine Person mehrfach in den Kontakten hat (einmal mit Telefonnummer, einmal mit Fax etc.) dann findet das Tool diese doppelten Einträge und löscht diese nicht einfach, sondern führt sie in einem Kontakt zusammen.

Outlook ToolDabei kann man entweder eine einfache 1-Klick-Variante wählen oder sich anzeigen lassen, was gefunden wurde und manuell noch eingreifen. Bei letzterer Variante kann man auch auswählen, wo gesucht werden soll und was verglichen werden soll.

Wurde etwas gelöscht, was nicht gelöscht werden sollte, dann gibt es natürlich auch eine Undo-Funktion, mit der man das rückgängig machen kann.

Das ist natürlich wichtig, da man (und ich auch) sonst doch ein wenig Bammel hätte, das Tool auszuführen.

Man kann sich eine Testversion des Tools herunterladen und sich erstmal selber anschauen, wie das Tool funktioniert.

Für wen ist das Tool?

Wer sehr viele Mails, Kontakte, Termine und Notizen in seinem Outlook verwaltet (und natürlich mehrere Konten), wird sich über so ein Tool sicher freuen.

Es erspart viel Handarbeit und sorgt dafür, dass auch bei sehr vielen Daten und nach längerer Zeit, Ordnung herrscht.

Die 1-Klick Lösung kommt natürlich Computerlaien entgegen, die sich nicht mit Konfigurationen und Einstellungen herumschlagen wollen.

Wenn man mehr Ahnung davon hat, kann man aber auch genauere Einstellungen vornehmen. Das finde ich sehr angenehm und ich würde mir wünschen, dass es in viel mehr Programmen diese 2 Modi geben würde. Die FAQ auf der Seite des Herstellers gibt auch ein paar Tipps für kompliziertere Anwendungsfälle.

Fazit

Insgesamt ein sehr nützliches Tool, welches aber nicht so günstig ist. Gerade Privatpersonen mag der Preis von 29,95 Euro hoch erscheinen. Aber auch nur so lange, bis man mal die oben beschriebenen Probleme hatte und froh ist, wenn ein Tool das in kürzester Zeit erledigt.

Selbständige und Freiberufler haben generell wenig Zeit und da haben sich die knapp 30,- Euro schon rentiert, wenn man mal nicht eine halbe Stunde damit verbringen muss, die Inbox zu bereinigen oder die Kontakte zu pflegen. Gerade wer sehr viele Mails bekommt und Kontakte verwaltet und dazu noch, wie ich, massig eMail-Konten hat, der bekommt hier ein sehr gutes Tool, was nur genau 2 Sachen macht, aber diese sehr gut.

Wie gesagt, es gibt eine Testversion und man kann sich diese herunterladen und erstmal testen, ob sie einem gefällt.

Ich werde diese Software dem einen oder anderen Kunden demnächst mal empfehlen. Denn was ich da teilweise in Outlook sehe … aber das ist eine andere Geschichte. :-)

Weitere Infos über dieses Tool und die anderen auch recht nützlichen Tools der Firma easy2sync.de gibt es auch auf deren Blog blog.itsth.de.


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Kommentare

  1. meint

    Da mein Mailserver ständig spinnt, habe ich dieses Tool direkt einmal getestet. Es hat dann auch über 3000 doppelte Einträge gefunden. Als Testversion löscht es maximal 21 Einträge.

    Meine Outlookdatei ist zur Zeit ca. 4GB groß, da machen die paar doppelte Dateien nicht so viel aus.

    Für jemanden der allerdings Ordnung liebt, ist das Tool sicher eine Arbeitserleichterung!

  2. meint

    Ich finde es etwas schwierig, wenn hier über Outlook und Outlook Express in einem Atemzug gesprochen wird. Das sind zwei durchwegs unterschiedliche Programme… Ist das Tool nun für Outlook (pst-Dateien) oder für Outlook Express (Ordnerstruktur – jeweils eigene Dateien)?

  3. meint

    Danke für die Vorstellung des Tools. Denke, ich werde mir das auch mal genauer angucken. Meine Outlook-Datei ist momentan bei 5 GB angekommen – ohjeee. :wink:

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