Steuertipps für Selbständige – Homeoffice und Belege

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Im heutigen Gastartikel von Sabine Himmelberg von Konz geht es um interessante Steuertipps für Selbständige (nicht nur) im Netz.

In diesem Gastartikel geht es um 2 wichtige Steuertipps für Selbstständige und deshalb sind die Tipps etwas ausführlicher geworden.

Das Thema Steuern ist zwar nicht gerade das Lieblingsthema vieler Selbständiger (meins auch nicht), aber nichts desto trotz sehr, sehr wichtig.

Es geht zum einen um Betriebsausgaben und was man macht, wenn man Belege verloren hat.

Zum anderen wird ausführlich gezeigt, wie man beim eigenen Homeoffice Steuern sparen kann. Das ist natürlich für mich und sicher auch für viele Leser interessant.

1. Betriebsausgaben: Belege verloren?

Nicht nur Existenzgründer werfen wichtige Belege wie Kassenzettel oder Quittungen aus Unwissenheit schon mal verfrüht in die Mülltonne. Denn wer sich mit den Steuern noch nicht so gut auskennt, kann kaum vorhersehen, wodurch sich später – wenn die Steuererklärung ansteht – Steuern sparen lassen.

Zum Glück gibt’s dafür eine Lösung: Wenn sich einzelne Belege über kleinere Beträge nicht wieder anfinden, berücksichtigen die Finanzämter auch so genannte Eigenbelege.

Voraussetzung ist allerdings, dass die betriebliche bzw. berufliche Veranlassung eindeutig feststeht. Weil Finanzbeamte von Natur aus eine misstrauische Spezies sind, sollten Eigenbelege mindestens die folgenden Angaben enthalten:

  • Zweck der Ausgabe (möglichst genau bezeichnen),
  • Betrag,
  • Datum der Zahlung,
  • Empfänger der Zahlung,
  • Datum der Belegerstellung,
  • eigenhändige Unterschrift.

Dabei sollte man es vermeiden, auf- oder abzurunden: Belege über Betriebsausgaben, die die Kosten in Euro und Cent beziffern, wirken in der Regel authentischer!

Achtung: Schon wenn auf dem Eigenbeleg der Zahlungsempfänger fehlt, darf das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug streichen.

Quelle: vgl. § 160 AO

2. Steuern sparen mit dem Homeoffice

Viele Selbständige entscheiden sich gerade in der Anfangsphase aus Kostengründen für ein Büro in den eigenen vier Wänden. Bei allen Vorteilen, die ein häusliches Arbeitszimmer bietet: Geld kostet es trotzdem.

Deshalb sollte jeder Selbständig auf jeden Fall checken, ob sich an diesen Kosten nicht auch das Finanzamt beteiligen lässt.

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Wer seiner gewerblichen oder selbständigen Tätigkeit zu Hause nachgeht, muss sich allerdings mit bestimmten Beschränkungen vertraut machen, die das Einkommensteuerrecht beim Betriebsausgabenabzug bereithält:

Unbeschränkter Betriebsausgabenabzug
Seit 2007 sind die Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers und die Kosten der Ausstattung nur noch dann vollständig als Betriebsausgaben abziehbar, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Das bedeutet: Nur wer schwerpunktmäßig bzw. ausschließlich von zu Hause aus arbeitet, kann weiterhin die vollen Arbeitszimmerkosten absetzen.

UPDATE: Homeoffice: Bundesverfassungsgericht kippt seit 2007 geltende Neuregelung
Selbständige, bei denen das häusliche Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet, blieben seit 2007 häufig auf ihren Kosten sitzen. Diese umstrittene Regelung hat das Bundesverfassungsgericht jetzt gekippt: Die seit 2007 geltende Neuregelung zum häuslichen Arbeitszimmer ist verfassungswidrig. Die Richter haben ihren Beschluss vom 6.7.2010 – 2 BvL 13/09 am 29.7.2010 veröffentlicht (siehe Pressemitteilung des Bundesverfassungsgerichts Nr. 55/2010 vom 29.7.2010). Von dem Beschluss profitieren Steuerzahler, denen für ihre betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Der Gesetzgeber ist jetzt verpflichtet, das Gesetz rückwirkend auf den 1.1.2007 zu ändern und den verfassungswidrigen Zustand zu beseitigen. Das Bundesfinanzministerium hat schon angekündigt, dass diese Vorgabe schnell umgesetzt werden soll.

Absetzbare Kosten
Zu den Kosten des häuslichen Arbeitszimmers, die anteilig als Betriebsausgaben absetzbar sind, gehören:

  • Miete,
  • Gebäude-Abschreibung, Sonderabschreibungen,
  • Schuldzinsen für Kredite, die zur Anschaffung, Herstellung oder Instandhaltung des Gebäudes oder der Eigentumswohnung verwendet worden sind,
  • Wasser- und Energiekosten,
  • Reinigungskosten,
  • Grundbesitzabgaben (Grundsteuer, Müllabfuhrgebühren, Schornsteinfegergebühren, Gebäudeversicherungen),
  • Instandhaltungs- und Renovierungskosten,
  • Kosten der Gartenerneuerung nach Schäden durch Reparatur am Gebäude.

Diese anteiligen Kosten (z. B. Miete, Grundbesitzabgaben, Energiekosten etc.) sind nach dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur gesamten Wohnfläche (einschl. Arbeitszimmer) aufzuteilen.

Beispiel:

Gesamtfläche (einschließlich Arbeitszimmer, ohne Nebenräume)   100 qm
Fläche des Arbeitszimmers 20 qm
verbleibende Wohnfläche 80 qm

Der auf das Arbeitszimmer entfallende Kostenanteil beträgt 20 % (Verhältnis 20/100) und nicht (!) 25 % (Verhältnis 20/80).

Ausnahme: Kosten der Ausstattung des Zimmers (z.B. Tapeten, Teppiche, Fenstervorhänge, Gardinen und Lampen) sind vollständig als Betriebsausgaben absetzbar. Hier spielt das Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur gesamten Wohnfläche also keine Rolle.

Eingeschränkter oder gar kein Betriebsausgabenabzug
Selbständige, bei denen das häusliche Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet, bleiben seit 2007 womöglich auf ihren Kosten sitzen. Diese umstrittene Regelung hat aber schon das Bundesverfassungsgericht erreicht. Die Richter müssen die Frage beantworten, ob die seit 2007 geltende Neuregelung zum häuslichen Arbeitszimmer verfassungswidrig ist (2 BvL 13/09).

Das höchste deutsche Steuergericht, der Bundesfinanzhof, hat schon bezweifelt, dass die seit 2007 geltenden Abzugsbeschränkungen rechtmäßig sind (Beschluss vom 25.8.2009, VI B 69/09). Daraufhin hat auch der Fiskus eingelenkt (vgl. Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 6.10.2009, IV A 3 – S 0623/09/10001) und zunächst die bis einschließlich 2006 geltende Rechtslage wiederhergestellt: Jetzt darf man wieder Kosten von höchstens 1.250 € geltend machen,

  • wenn die betriebliche Nutzung des Arbeitszimmers mehr als 50 % der gesamten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit beträgt oder
  • wenn für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Bis der Bundesfinanzhof oder das Bundesverfassungsgericht abschließend entschieden hat, ergehen Einkommensteuerbescheide insoweit nur vorläufig. Sollten die Richter die seit 2007 geltenden Abzugsbeschränkungen absegnen, müssen Betroffene die Steuervorteile, von denen sie vorläufig profitiert haben, allerdings zurückzahlen. Dabei darf das Finanzamt zusätzlich 6 % Zinsen pro Jahr verlangen.

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Keine Beschränkung für Arbeitmittel
Die oben genannten Abzugsbeschränkungen gelten nicht für typische Arbeitsmittel. Ausgaben für Rechner, Regale, Schreibtisch, Bürostuhl, Aktenschrank usw. können daher nach wie vor als Betriebsausgaben abgesetzt werden – entweder sofort oder zeitlich gestreckt durch entsprechende Abschreibungen.

Privat genutzte Gegenstände “umwidmen”
Viele Selbständige unterliegen dem Irrglauben, dass sie nur dann Betriebsausgaben absetzen können, wenn sie einen bestimmten Gegenstand für betriebliche Zwecke angeschafft haben. Das ist aber nur die halbe Wahrheit: Auch Gegenstände, die bisher privat genutzt wurden, kann man in das Betriebsvermögen einlegen und den entsprechenden “Zeitwert” entweder sofort oder durch die Abschreibung steuerlich geltend machen.

Das ist beispielsweise möglich, wenn das Arbeitszimmer neu eingerichtet bzw. dadurch ergänzt wird, dass etwa der bisherige Wohnzimmerschrank als Aktenschrank oder auch den Beistelltisch als Druckertisch verwendet wird. Idealerweise hat man sogar noch die alten Rechnungen, um dem Finanzamt den aktuellen Wert ohne Probleme nachweisen zu können. Falls sich solche Belege nicht mehr auffinden lassen, kann man zumindest einen Eigenbeleg anfertigen.

Homeoffice außerhalb des Wohnbereichs
Auch wenn das Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet, gibt es eine Möglichkeit, trotzdem den vollen Betriebsausgabenabzug zu erreichen:

Das Gesetz sieht keinerlei Abzugsbeschränkungen vor, wenn sich Selbständige ihr Büro außerhalb ihres Wohnbereichs einrichten, z. B. im Haus der Eltern, das sich in der Nähe befindet. Unter Umständen kann man auch in demselben Gebäude, in dem sich die Privatwohnung befindet, ein häusliches Arbeitszimmer unterhalten und dafür den vollen Kostenabzug geltend machen. Wichtig ist dabei, dass der Raum nicht unmittelbar an die Privatwohnung angrenzt oder auf derselben Etage direkt gegenüber liegt. Der Bundesfinanzhof hat schon bestätigt, dass eine gesondert angemietete Dachgeschosswohnung (im eigentlichen Wohnhaus) ein außerhäusliches Arbeitszimmer sein kann, wenn die Räume entsprechend genutzt werden (Urteil vom 18.8.2005, VI R 39/04).

Außerdem hat das Finanzgericht Köln entschieden: Ein Appartement, das sich im ersten Obergeschoss eines Mehrfamilienhauses befindet, kann ein begünstigtes außerhäusliches Arbeitszimmer sein. Voraussetzung: Zur Erdgeschosswohnung des Steuerzahlers besteht kein direkter Zugang (Urteil vom 29.8.2007, 10 K 839/04). Der Bundesfinanzhof hat die Revision des Finanzamts zurückgewiesen und diese Entscheidung bestätigt (Urteil vom 10.6.2008, VIII R 52/07 n.v.).

Vorsicht ist geboten, wenn sich das Arbeitszimmer in einem Anbau zum Wohnhaus befindet: Dann dürfte ein häusliches Arbeitszimmer vorliegen, das nicht begünstigt ist. Das gilt sogar, wenn man es nur über einen separaten Eingang über den Garten betreten kann.

Schließlich gilt ein Arbeitszimmer auch dann noch als häusliches Arbeitszimmer, wenn es sich neben dem Wohnhaus auf demselben Grundstück in einem kleinen Bungalow befindet. Zu diesem Ergebnis ist das Finanzgericht Berlin-Brandenburg gekommen (Urteil vom 25.9.2008, 14 K 6286/04 B). Selbst wenn der Bungalow über einen separaten Eingang verfügt, soll sich an dieser Beurteilung nichts ändern. Denn die Richter gehen davon aus, dass „häuslich“ nicht unbedingt „im Haus belegen“ heißen muss.

Quelle: vgl. KONZ Infopaket Kleinunternehmen: Steuern sparen – auch ohne Berater
vgl. KONZ Infopaket Kleinunternehmen: Steuern sparen – auch ohne Berater

weitere kostenlose Steuertipps von Konz

Auf konz-steuertipps.de gibt es ebenfalls 21 kostenlose eBooks zu verschiedensten Themen des Steuerrechts.

Da finden sich auch ein paar interessante eBooks zu Selbständige.


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Kommentare

  1. meint

    Sehr nützlicher Artikel für jeden Selbständigen und Freelancer. Vielen Dank dafür. Grade der Punkt mit dem “umwidmen” privat genutzter Gegenstände war mir vollkommen neu.

    Gruß, Kai

  2. meint

    Grundsätzlich sehr interessanter Artikel, der für mich in der Zukunft wichtig sein könnte. Wenn ich dann mal ein seperates Arbeitszimmer habe – momentan ist das leider nicht der Fall…
    Mich würde noch etwas generelles zu den Ausgaben interessieren: Wenn ich Ausgaben belegen kann, inwiefern ist das dem Finanzamt alles als Betriebsausgabe plausibel zu machen. Sind die da sehr streng? Oder könnte ich als Betreiber einer Seite über Fußball zum Beispiel meinen neuen Fernseher (zum Fußball gucken ;)) als Betriebsausgabe geltend zu machen? Und wie ist das mit Sachen wie Laptops etc, der ja teilweise auch privat genutzt wird? Oder kann man den einfach komplett als “Betriebsausgabe” geltend machen?

  3. meint

    @Nils: Ich denke der TV ist eher ein privates Luxusgut. Fussball kann man ja auch per PC anschauen.. Der Laptop wird für deine arbeit benötigt und ist abschreibungspflichtig. Wie lange kann ich dir aber nicht sagen. Gibt aber glaube ab und an immer neue Tabellen.

  4. anonym meint

    Wie sieht es aus, wenn man bei den Eltern wohnt und in deren Haus/Wohnung ein Arbeitszimmer hat?

  5. Sabine Himmelberg meint

    @Nils: Ganz aufschlussreich ist die Seite zu Betriebsausgaben im KONZ Steuerlexikon – da steht auch was zu Fernseher und Computer.

  6. Mark meint

    Wer allerdings nicht weiß, dass er bei einem Fünftel der Wohnfläche für das Arbeitszimmer auch nur ein Fünftel der Kosten und nicht ein Viertel der Kosten ansetzen darf, sollte lieber wieder Arbeitnehmer werden… :mrgreen:

  7. meint

    Guter Beitrag! Hätte nicht gedacht, dass sich diese Dinge in Verbindung mit einem Homeoffice absetzen lassen.

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