Virtuelle Assistenten sind im Kommen.
Nachdem ich hier im Blog auch schon Tipps zum Umgang mit Virtuellen Assistenten veröffentlicht habe, konnte ich nun noch ein Interview zu diesem Thema führen.
Ich habe mit Julia Brötz gesprochen. Sie ist Existenzgründerin und hat einen Service für virtuelle Assistenten gegründet.
Im Interview geht es unter anderem um das wichtige Briefing von virtuellen Assistenten und um die unterschiedlichen Aufgabentypen, die übernommen werden können.
1. Guten Tag Frau Brötz. Bitte stellen Sie sich und die Website www.free-days.de vor.
Mein Name ist Julia Brötz. Ich bin 24 Jahre alt und Inhaberin und Gründerin von FreeDays, einem Service von virtuellen Assistenten.
Ich bin gelernte Fremdsprachenassistentin, habe zuletzt als Assistentin der Geschäftsführung gearbeitet und mich zum 1. Mai 2010 mit FreeDays selbständig gemacht.
2. Wie genau definieren Sie einen “Virtuellen Persönlichen Assistent”?
Ein virtueller persönlicher Assistent ist bei uns gar nicht so sehr virtuell, sondern ein Assistent, der zwar nicht bei Ihnen im Büro sitzt, den Sie per E-mail, Skype oder Telefon jederzeit erreichen können. Ein virtueller persönlicher Assistent bei FreeDays unterstützt in den Bereichen Assistenz, Vertrieb, Marketing, Social Media Marketing und Grafik und Design.
Der virtuelle Assistent arbeitet, wenn Arbeit für ihn da ist, es entstehen dem Kunden jedoch keinerlei Verpflichtungen und es entfallen natürlich auch die Lohnnebenkosten, Krankheits- und Urlaubszeiten. Ein flexibles Modell, was in unsere Zeit sehr gut passt und gerade für kleine und mittelständische Unternehmen eine neue Möglichkeit darstellt, die es so vorher nicht gabe.
3. Warum sollte man als Selbständige so einen VPA in Anspruch nehmen?
Ich denke die meisten Unternehmer kennen das Problem. Sie müssen alles in einer Person sein, alle Abteilungen eines Unternehmens abdecken. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen wird jedoch keine Assistentin eingestellt und alles bleibt am Chef selbst hängen.
Unsere Vision ist es, wieder Zeit für das Wesentliche zu haben. Mit der Hilfe eines virtuellen Assistenten organisatorische Tätigkeiten, die Zeit fressen abgeben und sich wieder den schönen Dingen des Lebens zu widmen, sei es die Familie, das Hobby und natürlich das eigene Geschäft weiter bringen und am weiteren Aufbau zu arbeiten.
Aber nicht nur für die kleinen und Mittelständler ist es eine neue Chance. Wir arbeiten z.B. auch mit der Schleich GmbH zusammen, die ja bekanntlich ein großer Konzern ist und unterstützen hier in der Projektarbeit bei personellen Engpässen.
4. Welche Möglichkeiten bietet ein VPA? Welche Arbeiten kann man an diesen outsourcen?
Wir decken alles in den Bereichen
- allgemeine Assistenz (z.B. Recherchen, Wettbewerbsanalysen),
- Vertrieb (z.B. Akquise, Angebotserstellung),
- Marketing (z.B. Mailings und Pressearbeit),
- Social Media (Facebook, Xing, Twitter, Blogs, Linkbuilding),
- Texte (Texterstellung für die Homepage, Pressetexte, Blogposts etc.) und
- Grafik und Design ab.
5. Was eignet sich dagegen eher nicht für einen VPA?
Man kann die Tätigkeiten eines VPA grob in drei Bereiche teilen.
Telefonservice: hierfür haben wir ein Team, dass die Anrufe entgegennimmt und somit Ihre Erreichbarkeit gewährleistet
Arbeitsintensive Projektarbeit: dies sind Tätigkeiten wie die Pressearbeit, Recherchen, Blogbetreung. Wir sprechen hier von zeitintensiven, jedoch klar definierbaren Aufgaben. Dies sind Aufgaben, die man erfolgreich auslagern kann. Es gibt eine klare Deadline, eine klare Zeitvorgabe und ein Ergebnis. Der Erfolg ist sozusagen messbar.
„Können Sie mal schnell..“ Diese Aufgaben auf Zuruf sind immer sehr schwierig. Wir haben ein gut organisiertes Team, können nur erfolgreich arbeiten, wenn wir gut durchgeplant sind und die Ressourcen ideal verteilet werden. Kommt eine „können Sie mal schnell-Aufgabe“ bringt das die Organisation durcheinander. Außerdem hat die Erfahrung gezeigt, dass der Unternehmer schnell mal selbst irgendwo angerufen hat, in der Zeit in der er die Aufgabe erklärt oder in Zeiten von Outlook schnell seine Termine selbst geplant hat.
6. Wie gut sind Ihre VPAs spezialisiert. Ich würde nicht irgendeinem VPA z.B. die Pflege meines Blogs überlassen oder den Kundenkontakt per Telefon.
Oder handelt es sich eher um Billigkräfte, die auch nur sehr simple Standard-Aufgaben übernehmen können?
Genau hierin unterscheiden wir uns von anderen Anbietern aus der Branche. Wir arbeiten ausschließlich (!) mit deutschen Muttersprachlern zusammen. Wir sprechen hier von sehr gut qualifizierten Assistentinnen und Sekretärinnen oder Marketingfachleuten.
Gerade für Frauen, die Familie und Beruf unter einen Hut bekommen müssen, ergeben sich hier tolle Möglichkeiten der Arbeit von zu Hause aus und diese Damen sind ausgesprochen qualifiziert. Für den Kundenkontakt per Telefon haben wir ein Team, was Ihre Erreichbarkeit übernimmt. Dieses Team kümmert sich ausschließlich um die Anrufentgegennahme.
Blogpflege – das machen wir für viele unserer Kunden. Die Texterin schreibt den passenden Text, der Kunde segnet ihn ab, wir veröffentlichen den Text in WordPress, erstellen Social Bookmarks und Social News dazu. Dies sind alltägliche Aufgaben, die wir fest für einige Kunden gerade aus dem Bereich Internetmarketing übernehmen und dies doch sehr erfolgreich.
Vielleicht liegt der Unterschied einfach darin, dass wir mit Muttersprachlern arbeiten. Blogpflege ist ein idealer VPA-Job. Als Referenz kann ich da z.B. Tobias Knoof nennen, der auch schon von Ihnen interviewt wurde, für ihn übernehmen wir genau diese Jobs.
7. Mit welchen Kosten muss man bei einem VPA rechnen?
Wir arbeiten mit einem Zeiterfassungsprogramm. Hier wird jeder Kunde angelegt und der VPA loggt sich in die einzelnen Projekte ein. Die Zeit wird minutengenau erfasst und dient der Berechnungsgrundlage.
Preislich liegen wir bei 19 € pro Stunde in Assistenz, Vertrieb, Marketing und im Bereich Design bei 29 €.
8. Wie sieht es mit Datenschutz aus? Es geht da ja auch um mehr oder weniger sensible Firmeninformationen.
Alle Mitarbeiter sind vertraglich zu Verschwiegenheit und Datenschutz verpflichtet, das ist natürlich selbstverständlich.
Darüber hinaus bieten wir die Möglichkeit eines Filesharings um bessere Datensicherheit zu gewährleisten.
9. Was ist beim Briefing eines VPAs wichtig? Übersteigt der Aufwand für Briefing und Kontrolle nicht am Ende den Nutzen?
Das Briefing des VPA ist das A und O. Es ergeben sich schnell Missverständnisse, wenn das Briefing nicht ausführlich genug war. Leider kann ein VPA noch keine Gedanken lesen. Man sollte den VPA so briefen, dass es keine Interpretation zulässt.
Das Briefing soll natürlich nicht den Aufwand des Jobs übersteigen, dann ist es nicht geeignet, das wären dann solche Aufgaben auf Zuruf. Ich denke gerade an eine Wettbewerbsanalyse, die wir letztens mit einem Aufwand von 15 h durchgeführt haben. Ich denke das Briefing hat für den Unternehmer nicht länger als 30 Minuten gedauert.
Oder die Betreuung eines Blogs, das Schreiben von Blogposts, das sind oft wiederkehrende Dinge. Selbst wenn das Briefing anfangs aufwendiger ist, laufen dafür später diese Tätigkeiten automatisiert.
10. Wie ist der Workflow geregelt, so dass nichts vor den Baum geht oder der VPA wichtige Infos z.B. zu spät weitergibt.
Es gibt zwei unterschiedliche Möglichkeiten und daher zwei Workflows.
- Wir bekommen einen einmaligen Auftrag wie z.B. eine Recherche per E-mail. Diese Aufgabe wird an den entsprechenden VPA zugeteilt mit Deadline und Zeitvorgabe. Bei größeren Umfängen senden wir nach ca. 1-2 Std. ein Zwischenergebnis an den Kunden um zu sehen, dass alles in die richtige Richtung und den Vorstellungen entsprechende verläuft. Der VPA erledigt den Job und schickt das Ergebnis an seinen Teamleiter. Dieser prüft die Ergebnisse auf Vollständigkeit und Richtigkeit und sendet es an an den Kunden.
- Wiederkehrende Tätigkeiten bzw. Stundenkontingente: Gibt ein Kunde z.B. 10 Stunden Social Media pro Woche in Auftrag wird dies einem Teamleiter zugewiesen, der auch der Ansprechpartner für den Kunden ist. Dieser erstellt die Planung des Konzepts und verteilt die unterschiedlichen Aufgaben an die entsprechenden Mitarbeiter, überwacht Deadlines, prüft Ergebnisse und ist direkter Ansprechpartner für den Kunden.
Für die Zukunft haben wir ein Modul geplant alle diese Jobs über unsere Website abzuwickeln. Es wird ein Kunden-Login geben. Der Kunde kann als Alternative zu E-Mail seine Projekte über die Website einstellen und jederzeit den aktuellen Status in seinem Account sehen.
11. Wie sollte ein Selbständiger vorgehen, wenn er das erste mal einen VPA engagiert?
Ein persönliches Gespräch ist da für mich sehr wichtig. Wenn jemand das erste Mal an diesen Bereich sich heran traut, haben wir die Erfahrung gemacht, dass der Selbstständige oft nicht so genau weiss, welche Aufgaben er wie abgeben kann. Da helfen wir gerne im persönlichen Gespräch weiter.
Ein persönliches Gespräch ist uns auch immer wieder sehr wichtig, denn obwohl wir virtuell arbeiten, arbeiten wir eng mit unseren Kunden zusammen um gemeinsam weitere Ziele zu erreichen.
Danke Frau Brötz
für die Einblicke in die Arbeit von Virtuellen Assistenten. Ich denke, es ist sehr wichtig, dass man die Möglichkeiten von Virtuellen Assistenten richtig einschätzt und sich auch bewusst ist, dass hier genau so ein Briefing notwendig ist, wie bei Mitarbeitern vor Ort. Teilweise sogar noch wichtiger, da man nicht ständig über die Schulter blicken kann.
Gerade aus finanzieller Sicht kann es aber Sinn machen. Schließlich will ein ständiger Mitarbeiter auch bezahlt werden, wenn man keine Arbeit für ihn hat.
Insgesamt also ein interessanter Service und generell ein spannendes Thema.
Etwas skeptisch bin ich bei der visuellen Ausrichtung der Website von Frau Brötz.
Die Aussage “Wir schenken Ihnen Zeit” finde ich ja völlig in Ordnung und das Layout ist an sich auch sehr schön und professionell.
Aber der Eindruck, der erweckt wird: “Am Strand rumliegen und nichts tun, während andere arbeiten” ist sicher nicht die Normalität bei Firmen oder Selbständigen, die virtuelle Assistenten in Anspruch nehmen. Und ich persönlich halte so eine Marketing-Aussage für solchen einen Service auch nicht unbedingt für den optimalen Ansatz.
UPDATE
Frau Brötz hat sich zum Layout nochmal geäußert:
Es geht sicher nicht darum, dass jetzt jeder Unternehmer am Strand liegen soll. Ich selbst würde das so auch nicht wollen. Es geht vielmehr um den Gedanken „Wir schenken Ihnen Zeit“, was auch in unserer Vision wieder auftaucht, dass es nicht unbedingt um Urlaub und Strand geht, sondern vielmehr, dass man wieder Zeit für die schönen Dinge im Leben hat, eben wie Urlaub, die Familie, das eigene Hobby und natürlich das Wesentliche für sein Geschäft. Das ist der Grundansatz, um den es geht. Jeder Unternehmer muss für sich selbst heraus finden, was er mit dieser gewonnen Zeit anfängt, ob er sie in Urlaub, Familie oder Geschäft investiert.
Was haltet ihr davon? Ist das einfach normal in dieser Branche? Ich habe das Gefühl, dass viele Outsourcing Services diesen Marketing-Ansatz wählen.
Wie auch immer. Das Thema Virtuelle Assistenten wird in Zukunft noch wichtiger werden und kann gerade für Selbständige in Zukunft für ein flexibleres Arbeiten sorgen.
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Ich bin da zwiegespalten. Ich habe schon einmal einen virtuellen Assistenten genutzt, um für mich Marketingkram zu machen. Es hat sich finanziell zwar gelohnt, hätte aber mit einem besseren Briefing, besseren Absprachen und vielleicht auch einem erfahreneren Assistenten sicher noch effektiver sein können.
Andererseits sind da eben auch die Kosten. Nicht alles, was man delegiert, bringt ja unbedingt mehr Geld ein. Zumindest nicht unmittelbar. Ich als Freiberuflerin muss da schon gucken, ob ich jetzt 100 Euro im Monat in einen virtuellen Assistenten investiere, oder ob ich es nicht selber mache. Immerhin kommt es manchmal auf jeden Euro an. Andererseits – wenn man sich überarbeitet, hat man davon auf lange Sicht auch nichts.
Alles in allem also durchaus nützlich, aber nicht immer sind die Möglichkeiten und die Bereitschaft da, auch was abzugeben.
Also ich finde den Dienst sehr professionell umgesetzt auch, die Dienstleistungen scheinen mir sehr komplett und schlüssig, einzig die Preise, die so niedrig sind, wundern mich.
Der Marketinggedanke, der dahinter steckt, begeistert mich eher, als dass er mich verwundert. Dass kein Selbständiger vom Strand träumt, während andere für ihn arbeiten, ist doch klar,… aber in Wahrheit träumt er doch davon 😉
Naja, aber man kann ein Wochenende am Meer vielleicht besser genießen, wenn man weiß, dass sich “zuhause” trotzdem einer kümmert *g*
Erscheint mir auch sehr professionell umgesetzt, allerdings stellt sich mir die Frage, ob man für diese Preise wirklich das bekommt, was man für sich selbst erwartet…
Hey cool, das Interview passt ja total gut zu meinem Blog-Artikel über dieses Thema vor kurzem 😀
Sehr interessant! Und Free Days hatte ich für meinen Artikel gar nicht gefunden… 🙄
Ist eine interessante Anregung. Es gibt sicherlich bestimmte Tätigkeiten, die hierfür in Frage kommen würden. Letztendlich ist es eine Kosten/Nutzen Abwägung.
Guten Tag liebe Leser meines Gastbeitrages,
ich möchte mich persönlich gerne zu Ihren Kommentaren äußern. Ich freue mich über jedes Kommentar, denn das Thema virtuelle Assistenz ist recht neu und daher sicherlich viel diskutiert.
@Texterela: Sie haben sicher recht, nicht alles, was man delegiert, bringt auch Geld. Ideal ist es dann, wenn man in der Zeit, in der ein virtueller Assistent eine Aufgabe erledigt, etwas anderes erledigen kann, was beispielsweise den Vertrieb ankurbelt. Sinnvoll ist ein virtueller Assistent, wenn man selbst die Zeit effektiver nutzen kann.
@Serigu: vielen Dank erstmal für das Kompliment. Ich arbeite täglich daran einen professionellen Service zu bieten und unsere Dienstleistung noch immer weiter zu verbessern. Die niedrigeren Preise, die Sie bei uns finden, kommen daher zu stande, dass wir komplett virtuell arbeiten, das heisst wir sparen viele Kosten ein, die wir dann einerseits in sehr gute Qualität und natürlich einen Kostenvorteil für unsere Kunden stecken.
Der Marketinggedanke, den wir mit dem Strand und Palmen vermitteln wollen stammt einerseits von Timothy Ferriss und natürlich auch einfach symbolisch für die Zeit, die wir unseren Kunden schenken, ob dies jetzt in Strand und Urlaub oder die Familie, das Hobby und natürlich den weiteren Aufbau des eigenen Business gesteckt wird, bleibt natürlich jedem selbst überlassen.
@Daniel Seidl: Wir bieten absolut gute Qualität, da wir nur mit qualifizierten Assistentinnen und Fachkräften zusammen arbeiten und wir haben innerhalb kürzester Zeit einen festen Kundenstamm aufgebaut, der mit der Qualität unserer Arbeit absolut zufrieden ist. Sicher man kann hier viel sagen, um es für sich selbt heraus zufinden, ob die Arbeit mit einem VPA Sinn macht, kommt man wohl nicht darum herum es einfach selbst zu testen.
Viele Grüße
Julia Brötz
Ich bin selbst eine virtuelle Assistentin (sjelbständig) basiert in der Schweiz. Da ich die Arbeit eigenhändig erledige, sind meine Preise natürlich etwas höher. Aber es ist für einen Kleinunternehmer immer noch viel günstiger als eine perönliche Assistentin zu engagieren. Jede virtuelle Assistentin ist auf einem anderen Gebiet spezialisiert. Ich z.b. biete nebst allgemeinen administrativen Arbeiten auch Uebersetzungen und Internet Marketing an.
Schönes Interview. Ich habe FreeDays nach meinem eigenen Interview mit Julia auch einmal testen dürfen und war wirklich sehr zufrieden. Ich denke der große Vorteil von FreeDays liegt wirklich bei den deutschen Muttersprachlern, auch wenn der Service dadurch etwas teurer wird im Vergleich zur ausländischen Konkurrenz.
Wenn es interessiert findet hier meinen Erfahrungsbericht und auch das Interview:
http://www.ragazzi-group.de/lifestyle-design/2010/06/free-days-virtuelle-assistenz-mein-erfahrungsbericht/
Die Aussage, dass das Bild einen falschen Eindruck vermittelt teile ich überhaupt nicht. Ich finde es sogar sehr passend. Ich nutze selbst einen anderen Service, aber die Möglichkeit das Telefon mal dahin umleiten zu können finde ich unheimlich entspannend.
Ganz und gar nicht professionell sind die Preise. Unter regulären Bedingungen ist das Modell nicht mal in der Lage die Kosten einzuspielen. Vorneweg kann man sagen, dass mit den Preisen keine Angestellten samt Arbeitsplatz bezahlt werden könnten. Allein um die Kosten der TYPO3 Seite einzuspielen würde sie bei Vollbeschäftigung einen Monat brauchen.
Die Seite spricht überhaupt keinen Kundenkreis an. Da wird eine Dienstleistung angeboten ohne, dass man sagt, an wen man sich speziell richtet. Irgendwie mach ich ääää machen wir alles. Das ist ziemlich typisch für Anfänger. Die potenziellen Kunden müssen zielgerichtet und präzise angesprochen werden. Dafür braucht man aber auch ein echtes Produkt. Das sehe ich hier nicht oder ich muss es erahnen.
Bei aller Relativierung und möglichen Erklärungen sieht die Sache wohl so aus: Die Anbieterin ist Einzelunternehmerin, die die Seite von einem Freund gesponsert bekommen hat. Die Geschäftsidee ist extrem unpräzise. Zu allgemeines, zu aufgeblasenes bla bla.
Ich habe auch schon massenhaft Testballons gestartet und ich glaube ich bekomme den Dreh langsam raus. Also bitte nicht böse sein! Das ist eben eine harte Schule. Die Idee ist weder neu noch kreativ oder gar einzigartig. Sie hat prinzipiell Potential. So wird das aber nichts.
Trotzdem viel Glück!
Guten Tag Markus,
leider muss ich Sie enttäuschen, die typo 3 Seite wurde nicht von meinem Freund erstellt, sondern von einer Typo 3 Agentur, ganz normal und professionell.
Richtig, es werden keinen Angestellten bezahlt, denn das entspricht genau gegen den Gedanken einer VPA. Alle VPAs arbeiten als freie Mitarbeiter, es gibt keine Angestellten bei FreeDays und wird es auch nicht geben.
In den letzten vier Monaten hat uns der Markt und die Kunden gelehrt, dass die Geschäftsidee den Zahn unserer Zeit trifft absolut. Zufriedene Kunden!
Aber gut, Gegener der virtuellen Assistenz wird es sicher immer geben.
Ihnen auch viel Glück.
Viele Grüße
Julia Brötz
Ich muss mich Torstens Meinung anschließen.
@ Julia
Ich bin kein Gegner virtueller Assistenz sondern ich kritisiere das wacklige Konzept.
Ich habe nicht gesagt, dass die Seite von einem Amateur kommt. Wenn ich aber den Aufwand und Ertrag einschätze, hast du ein Problem. Wenn ich mir überlege wie du das lösen willst bleibt zwischen Pleite und kräftiger Unterstützung nicht viel übrig.
Deine Seite macht nicht mal in Ansätzen den Anschein einer Plattform, mit der du über die Masse Geld verdienen willst. Dann sind aber die 19 € für dich sehr wenig.
Ps. Prüf mal, ob du deinen Stundensatz nicht incl. USt angeben musst.
Hallo Markus,
erst einmal möchte ich bemerken, dass ich es ein wenig schade finde, dass Sie sich nicht zu erkennen geben, wer Sie sind, immerhin sind Sie der einzige, der hier momentan anonym postet.
Ich bin etwas erstaunt, dass Sie sich anmaßen berurteilen zu können, ob ich Probleme mit Aufwand und Erträgen habe oder es sich hier um ein wackliges Konzept handelt.
Und ob ich mit meinem Konzept Massen Geld verdienen kann und will, sollten Sie schon mir überlassen.
Wir stehen noch ganz am Anfang, jedoch haben sich die letzten 4 Monate äußerst positiv entwickelt und im Endeffekt wird die Zukunft uns weisen, wohin die Reise geht, aber so ist es ja bei jedem Business.
Viele Grüße
Julia Brötz
Die grundsätzliche Zweifel von Markus kann ich zum Teil nachvollziehen. Allerdings muss ich auch sagen, dass er mit seinen Schlussfolgerungen sicher zu weit geht.
Ein wackeliges Konzept daraus abzuleiten und quasi die Pleite zu prognostizieren ist doch recht gewagt.
Stattdessen sollte man diese Gelegenheit vielleicht nutzen um mehr darüber zu erfahren, wie eben genau dieses Projekt funktioniert, statt gleich mal alle Fehler aufzuzählen, die man meint erkannt zu haben.
Wenn ich eines gelernt habe im Business, dann ist es, dass es nicht nur einen Weg zum Erfolg gibt. Natürlich funktioniert auch nicht jeder Weg, aber es führen auf im Online-Business viele Weg nach Rom.
Unabhängig vom Geschäftsmodell finde ich das Logo doch recht interessant. Die Palmen ein wenig mehr gewölbt und wir sind bei der “Die 4-Stunden-Woche” 🙂 dem gleichnamigen Buch (siehe Buch-Cover), mit ganz ähnlichen Ansätzen. Zum Thema ‘anonym posten’ – nicht jeder postet des Links wegen, solange der Kommentar konstruktiv ist – why not …
Leute entspannt euch! Ich habe in Ansätzen versucht aufzuzeigen, wo ich Probleme sehe. Wenn die Meinung nicht geteilt wird, ist das absolut in Ordnung.
Ist doch völlig legitim auf diese Dienste zurück zu greifen, ob ich mir nen Link, einen Text oder jemanden der meine Telefonate beantwortet kaufe, ist doch alles das selbe… 😎
Und 19 € ist im Rahmen wie ich finde…
Kleiner Hinweis: Hast Du wirklich keine USt-ID? Wenn doch, solltest Du diese im Impressum angeben.
Ich stimme dem Artikel zu. Aus meiner Erfahrung als virtueller Assistent in der UIZ (www.webdesign-bpo.de) kann ich bestätigen, dass man mit einem virtuellen Assistenten einfach mehr Freizeit an einem Tag hat.