Geschäftspapiere für Existenzgründer – Teil 8. Schritt für Schritt in die Selbständigkeit im Netz

TarifCheck24 Versicherungpartnerprogramm
Werbung

In Teil 8 meiner Artikel-Serie über die Existenzgründung geht es um die Geschäftsunterlagen.

Was genau ist das und warum sollte man sich damit beschäftigen?

Zudem stellt sich auch die Frage, ob man sich selber um die Gestaltung der eigenen Geschäftspapiere kümmert oder lieben einen Profi beauftragt.

<< Teil 7 - Gewerbeanmeldung
>> Teil 9 – Geschäftsräume und Technik
[Übersicht der Artikel-Serie “Schritt für Schritt in die Selbständigkeit im Netz“]

Sinn von Geschäftspapieren

Ein wesentlicher Bestandteil der Selbständigkeit ist die Kommunikation. Sei es auf direktem Wege mit einem persönlichen Gespräch oder auf indirekte Weise per Brief oder z.B. per Werbeanzeige.

Um die Kommunikation zu unterstützen und professionell erscheinen zu lassen, gibt es die Geschäftsunterlagen oder auch Geschäftspapiere genannt.

So könnte man zwar bei einem persönlichen Treffen oder auf einer Konferenz die eigenen Kontaktdaten auf Servietten schreiben und anderen mitgeben, aber es ist einfacher und sieht professioneller aus, wenn man eine Visitenkarte überreichen kann.

Ebenso gibt es, zumindest visuell, keine Vorschriften für die Gestaltung von Briefpapier. Aber wenn man irgendwas zusammenbastelt und Briefe an einen Kunden immer anders aussehen, ist das nicht sehr professionell.

Geschäftspapiere sind sowohl Teil des berühmten ersten Eindrucks, als auch dauerhafte Kommunikations- und Werbemittel.

Corporate Identity

Ein wichtiger Punkt ist die Corporate Identity bzw. das Corporate Design.

Während die Corporate Identity die gesamtheitliche Außenwirkung eines Unternehmens beschreibt, betrifft das Corporate Design vor allem das visuelle Erscheinungsbild.

Und darunter fallen natürlich auch die Geschäftspapiere.

Das fängt beim Logo-Design an und betrifft natürlich auch die einheitliche Gestaltung der Geschäftspapiere.

Für einen konstanten und professionellen Eindruck bei potentiellen Kunden, sollte man auf das Corporate Design viel Wert legen.

Designen lassen oder selber machen?

designenlassen.de - Der Design-Marktplatz für Webdesign, Logo-Design, Flyerdesign u.v.m. Werbung
Daher stellt sich auch die Frage, ob man die Geschäftsunterlagen selber designen oder dies jemandem übertragen sollte.

Das hängt natürlich vor allem von den eigenen Fähigkeiten und dem eigenen Know How ab.

Verfügt man über entsprechendes Know How und besitzt man die notwendige Software samt den erforderlichen Skills, dann spricht nichts dagegen, die Geschäftspapiere selber zu gestalten.

Allerdings kenne ich viele Selbständige, die mit Gratis-Vorlagen und Angeboten wie “250 Visitenkarten gratis” zwar preislich günstig weggekommen sind, aber deren Geschäftspapiere weder professionell aussehen, noch individuell auf die Anforderungen der Person zugeschnitten sind.

Man sollte sich im Klaren darüber sein, welche Wirkung auf andere durch die eigenen Geschäftspapiere ausgeht und ehrlich beurteilen, welchen Schaden Billig-Lösungen vielleicht auch anrichten können.

Ist man also nicht wirklich Grafiker oder Designer, dann sollte man die Gestaltung der eigenen Geschäftsunterlagen an einen Experten geben. Das ist zumindest meine Empfehlung.

Geschäftspapier-Übersicht

Schauen wir uns doch mal die wichtigsten Geschäftspapiere an.

  • Visitenkarten
    Visitenkarten sind wohl mit die häufigste Form von Geschäftspapieren.

    Das ist auch nicht überraschend, kommen die Visitenkarten doch in der persönlichen Kommunikation mit potentiellen Kunden, also beim Erstkontakt, sehr häufig zum Einsatz.

    Auch bei anderen Gelegenheiten, wie dem Treffen mit potentiellen Geschäftspartnern und Lieferanten sind Visitenkarten sehr beliebt.

    Deshalb habe ich hier im Blog schon mehrere Artikel zu diesem Thema geschrieben, wie z.B. in “Offline Marketing für Selbständige – 4. Visitenkarten“.

    Die Gestaltung einer Visitenkarte mag auf den ersten Blick trivial aussehen, aber der Weg zu einer guten Visitenkarte ist nicht so einfach und sollte von einem Profi übernommen werden.

    Das schöne an Visitenkarten ist aber auch, dass es im Internet massig Beispiele gibt, von denen man sich inspirieren lassen kann. Z.B. Die 36 schönsten Visitenkarten, 36 kreative Visitenkarten zur Kundengewinnung oder auch ganz aktuell 33 Visitenkarten Designs – Inspirationen für 2011.

    In wie weit ein Selbständiger im Netz eine Visitenkarte noch braucht, ist aber ebenfalls eine legitime Frage. Wer ausschließlich online arbeitet und keinen regelmäßigen Kontakt zu Neukunden etc. hat, für den lohnt sich eine Visitenkarte eher weniger. Wer zu keinen Konferenzen oder anderen persönlichen Treffen geht, wird eher selten die Visitenkarte einsetzen.

  • Briefpapier
    Ebenfalls eine wichtige Geschäftsunterlage ist das Briefpapier. Auch in Zeiten von eMail und Co. ist es in vielen Bereichen noch sinnvoll, Briefe zu verschicken. So versendet ich natürlich Angebote und Rechnungen an regionale Kunden meist per Post. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen sind da noch etwas konservativer. Und auch viele meiner Werbekunden auf Selbständig im Netz möchten z.B. noch eine Papierrechnung.

    Trotz moderner Technik, wird das Briefpapier für viele Selbständige auch in Zukunft eine wichtige Rolle spielen.

    Jeder Selbständige muss dabei selber beurteilen, ob er Briefpapier benötigt. Auf die meisten wird das aber zutreffen und dann sollte man auch professionell gestaltetes Briefpapier nutzen.

  • Firmenschild
    Firmenschilder sind eigentlich nur notwendig, wenn man Kundenverkehr hat.

    Wer ausschließlich online kommuniziert und/oder selber zu den Kunden fährt, der benötigt in der Regel auch kein Firmenschild.

    Wen man aber Laufkundschaft hat und auch sonst Termine im eigenen Büro empfängt, sollte man ein professionelles Firmenschild einsetzen.

  • Werbemittel
    Um eine einheitliche Außenwirkung zu erzielen, sollte man auch bei den verschiedenen Werbemitteln auf das Corporate Design achten.

    Ob Flyer, Plakat oder Zeitungsanzeige, ein professionelles Erscheinungsbild ist hier sehr wichtig.

    Für Selbständige im Netz, die rein online arbeiten, ist die Bedeutung von Offline-Werbemitteln allerdings nicht mehr so hoch.

  • Firmenwebsite
    Nicht vergessen sollte man, dass zu den eigenen Geschäftspapieren auch die Firmenwebsite gehört. Das hört sich natürlich etwas komisch an, aber die Integration der Firmenwebsite in die Corporate Identity bzw. das Corporate Design ist sehr wichtig.

    Und natürlich sollte man auch hier einen Profi ran lassen, wenn man nicht selber über die notwendigen Voraussetzungen verfügt.

  • Sonstiges
    Auch Firmenaufkleber, PR-Artikel etc. sollten in der Außenwirkung zum Gesamtbild passen und einen einheitlichen professionellen Auftritt gewährleisten.

Was braucht ein Selbständiger im Netz wirklich?

Diese Frage habe ich ja oben teilweise schon angeschnitten.

Die meisten Geschäftspapiere, die ich hier angesprochen habe, sind Offline-Produkte. Dementsprechend stellt sich die Frage, was man davon als Selbständiger im Netz überhaupt braucht.

Dabei kommt es aber natürlich auf den Einzelfall an.

Während manche Selbständige im Netz das Internet unterstützend nutzen, aber selber trotzdem sehr viel Offline-Kontakte zu Interessenten, Kollegen etc. pflegen, haben andere eigentlich nur noch online geschäftliche Kontakte.

Erstere benötigen sicher eine eher umfangreiche Kollektion an Geschäftspapieren. Letztere benötigen vielleicht noch das Briefpapier, sonst aber nichts.

Ich persönlich setze eine ganze Reihe an unterschiedlichen Geschäftspapieren ein, da ich eben auch mit regionalen Kunden zu tun habe.

Man sollte sich aber auch nicht einreden lassen, dass man alles braucht. Wer nach ein paar Monaten merkt, dass er doch Visitenkarten benötigt, der kann diese immer noch gestalten und drucken lassen.

Das ist allemal besser, als zu Beginn alle möglichen Geschäftsunterlagen zu finanzieren, nur um später zu merken, dass man die Hälfte davon gar nicht nutzt.

Geschäftspapiere günstig drucken lassen

Während man bei der Gestaltung nicht an der falschen Stelle sparen sollte, ergeben sich heutzutage gute Sparpotentiale beim Drucken. Denn im Internet kann man mittlerweile die meisten Geschäftsunterlagen in sehr guter Qualität drucken lassen.

Ich nutze dafür z.B. Flyerwire, aber auch andere Anbieter sind sehr gut und meist deutlich günstiger, als die Druckerei vor Ort.

Bei professionellen Online-Druckereien kann man sich eine Muster-Mappe bestellen, in der diverse Druckbeispiele für Visitenkarten, Briefpapier etc. enthalten sind. So kann man die gängigsten Varianten selber begutachten und erlebt dann keine Überraschung.

So kann man z.B. einen professionellen Grafiker mit der Gestaltung beauftragen, den Druck aber dann selbst übernehmen.

Bei ausgefallenen Materialien und Formen hilft meist aber doch nur der Weg zur regionalen Druckerei, da Online-Druckereien in der Regel nur die gängigsten Varianten anbieten.

Fazit

Geschäftspapiere spielen eine wichtige Rolle für Existenzgründer. Selbständige im Netz haben allerdings für das ein oder andere Geschäftspapier keine Verwendung mehr.

Was man selber benötigt, sollte man sich vorher genau überlegen, um unnötige Kosten zu sparen.

Die Geschäftspapiere, für die man sich dann aber entschieden hat, sollte man wirklich professionell umsetzen (lassen).


So geht es weiter

In Teil 9 der Artikel-Serie “Schritt für Schritt in die Selbständigkeit im Netz” geht es um Geschäftsräume und Technik.


Werbung
Werbung

Kommentare

  1. meint

    Hallo!

    In der Online-Welt sind die Geschäftspapiere schon fast ausgestorben…

    Ich denke das man doch Geschäftspapiere für die Offline-Kommunikation bereit haben sollte!

    Am wichtigsten für ein Online-Unternehmen ist eine gute und unverkennbare Rechnung für Online, also in PDF und Offline in Papierform.

    Die Zukunft wird sicher in Richtung elektronische Speicherung aller wichtigen Unterlagen gehen und bald alle Arten von Offline-Unterlagen ablösen…schon alleine wegen dem Umweltschutz und die natürliche Rohstoffersparnis!

    MfG

    Csaba Nagy

  2. meint

    Die Geschäftspapiere werden oft vernachlässigt, gerade wenn man Online arbeitet. Erst wenn dann die erste rechnung geschrieben werden muss, fällt dann auf, dass da ja noch etwas war…

    Wer auch offline arbeitet, kommt an konventionellen Geschäftspapieren wie Visitenkarten, Flyern, Fahrzeugwerbung und ggf. Firmenschild nicht vorbei. Aber auch hier ist das Internet immer wieder hilfreich. Viele Anbieter bieten ansprechende Designs, die dann auch für alle Bereiche genutzt werden können. Gerade für den Start ist das eine kostengünstige Lösung, allerdings wird es dann schwierig, wenn der gewählte Anbieter dann nicht in der Lage ist, zusätzliche Möglichkeiten abzudecken. Dann wird es schwer, das Design woanders auch zu nutzen, ohne z.B. Urheberrechte zu verletzen.

    Kurz gesagt: Auch bei den Geschäftspapieren ist es wichtig, sich vorher gründlich Gedanken zu machen, um auf spätere Entwicklungen reagieren zu können.

  3. meint

    Vielleicht eine nützliche Info für den einen oder anderen Leser:

    Bei easybill.de erhalten die Neukunden der Rechnungssoftware ihre Geschäftsausstattung ab der PLUS-Mitgliedschaft vollkommen kostenlos dazu. Dazu gehört die professionelle Gestaltung eines individuellen Firmenlogos sowie eines Briefpapiers. Ab der BUSINESS-Mitgliedschaft sind auch ein Visitenkartendesign einschließlich der Druckkosten für diese kostenlos enthalten. Jedoch bereits die BASIC-Mitgliedschaft bietet absolute TOP-Konditionen.

    Auch OHNE eine Mitgliedschaft sind die zur Verfügung gestellten Preise sehr entgegenkommend.

    Interessenten können sich gerne umfassend unter http://www.easybill.de/Designwerkstatt informieren.

    Beste Grüße

    Philipp Gesell
    easybill GmbH

  4. meint

    Ich würde nicht sagen das der Papierkram irgendwann wegfällt ich denke das sich da nicht wirklich viel verändern wird, ok das vielleicht etwas mehr am PC gemacht werden muss, aber schon ein großer Teil aber immer noch auf Papier gedruckt werden muss, denn nicht jeder besitzt einen PC zu Hause. Was in Zukunft ist kann keiner so genau sagen. Beim Firmenlogo allerdings, würde ich schon sagen, dass man da zu einer professionellen Firma gehen sollte die davon Ahnung hat. Den das Firmenlogo ist echt fast mit am wichtigsten, denn wenn das nicht professionell gemacht ist, hat man als Neustarter echt ein Problem. Denn dann wird man auch nicht so wahrgenommen. Ansonsten sind manche Tipps echt ganz nützlich zu mindestens das man die Punkte halt nicht vergisst und beachten sollte!

Werbung