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10 Tipps für überlastete Selbständige – Getting Things Done
Peer Wandiger - 17 Kommentare - Existenzgründung, Selbständig, Strategie, Tipps - Ähnliche Artikel


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Mit der aktuellen Blogparade “Getting Things Done” habe ich anscheinend einen Nerv getroffen.

Es haben schon sehr viele Selbständige mit eigenen Artikeln daran teilgenommen und täglich kommen neue hinzu.

Auch ich halte das für ein sehr wichtiges Thema. Seit mehr als 5 Jahren bin ich selbständig und in dieser Zeit habe ich mit den Themen Arbeitsorganisation, Aufgabenerledigung, Überstunden etc. zu kämpfen gehabt.

In meinem Beitrag zur Blogparade möchte ich 10 Tipps für überlastete Selbständige vorstellen. Diese Tipps habe ich in den vergangenen Jahren kennengelernt und sie haben mir dabei geholfen, meine anstehenden Arbeiten besser zu bewältigen.

zu viele Aufgaben

Die Situation kennt sicher fast jeder Selbständige. Sie Zahl der zu erledigenden Aufgaben schwankt und immer wieder gibt es Phasen, wo sich Aufgaben anhäufen.

Das ist ganz normal und wird bei vielen Selbständigen im Netz auch noch dadurch verschärft, dass man eigene Projekte hat, die ebenfalls wachsen und mehr Arbeit verursachen.

Von den vielen Ideen, die einem im Kopf herumschwirren und die man auch noch umsetzen möchte, ganz zu schweigen.

Irgendwann kommt man an einen Punkt, wo man nicht mehr weiß, was man zuerst machen und wie man das alles schaffen soll.

Die folgenden Tipps können dabei helfen.

10 Tipps für überlastete Selbständige

  1. langfristige Planung
    Es ist immer eine gute Idee, den großen Überblick zu behalten. Was will ich am Ende des Monats, in 3 Monaten und in 6 Monaten umgesetzt haben?

    Ich notiere mir grundsätzlich alle meine Ideen in einer Excel-Datei. Davon ausgehend pflege ich regelmäßig ein A4 Blatt, auf dem ich mir alle Projekte und große Aufgaben notiere, die ich in den nächsten 6 Monaten angehen und erledigen will.

    Aktuell stehen dort ein paar größere Kundenprojekte, aber auch eigene Projekte drauf. Diese Liste hilft mir das “große Ganze” nicht aus den Augen zu verlieren, was leicht passieren kann, wenn man in der täglichen Arbeit versinkt.

    Man muss selber ein Gefühl dafür entwickeln, wie viele Projekte auf dieser Liste Sinn machen. Es sollten nicht zu viele, aber auch nicht zu wenige sein. Diese Erfahrung sammelt man einfach mit der Zeit.

  2. kurzfristige Planung
    Die kurzfristige Planung ist bei mir in Wochen und Tage aufgeteilt.

    So plane ich z.B. die Inhalte für meine Blogs für 1 Woche im voraus. Dass hat den Vorteil, dass ich den Zeitaufwand an dieser Stelle schon gut einschätzen kann und andere Projekte und Kundenaufträge dort mit eintakte.

    Für den jeweiligen Arbeitstag habe ich schon einiges ausprobiert. Kalender-Bücher, ToDo-Apps, webbasierte Kalender etc.

    Derzeit komme ich sehr gut mit einer altmodischen Methode klar. Ich nutze kleine Post-It-Zettel. Jeden Tag schnappe ich mir so einen Zettel und schreibe drauf, was ich an diesem Tag erledigen will.

    Das hat mehrere Vorteile. Es passt nur eine begrenzte Zahl an Aufgaben auf diesen Zettel. Man bürdet sich also nicht zu viel Arbeit auf, wobei man hier natürlich auch gut darin sein muss, Teilaufgaben zu definieren. Aber dazu später mehr.

    Ein zweiter wichtiger Vorteil für mich ist, dass ich die erledigten Aufgaben abhake und die noch offenen auf einen neuen Zettel für den kommenden Tag übertrage.

    Und dann schmeiße ich den Zettel vom Vortag weg. Auf diese Weise sammle ich nicht lange Listen mit abgehakten und offenen Aufgaben an, sondern habe jeden Tag eine neue kleine ToDo-Liste.

    Das ist aber nur meine Methode, mit der ich aktuell am besten klar komme. Jeder muss für sich selber einen ToDo-Workflow finden.

  3. kleine Ziele setzen
    Wie eben schon erwähnt, notiere ich mir kleine Teilaufgaben für den Tag. Das kann ein Artikel sein, den ich schreiben will oder auch die Erstellung einer bestimmten Grafik für ein Kundenprojekt.

    Wichtig ist nach meiner Erfahrung, dass man große Projekte in kleine, handliche Teilaufgaben runter bricht.

    Es bringt natürlich überhaupt nichts, wenn man auf seinen Tages-ToDo-Zettel so etwas drauf schreibt wie “Kunden-Website erstellen”. Das ist die Gesamtaufgabe und das schafft man sicherlich nicht an einem Tag.

    Deshalb sollte man sich kleine Teilaufgaben überlegen, die maximal 1-2 Stunden dauern. Diese sind dann relativ genau und leicht abarbeitbar.

    Zudem motiviert es einfach mehr, wenn man diverse kleine Teilaufgaben abhaken kann. :-)

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  4. Priorisieren
    Wie schon gesagt, habe ich eine Menge Ideen für neue Projekte und für Erweiterungen meiner Blogs.

    Ich habe in der Vergangenheit aber auch die Erfahrung gemacht, dass zu viele Projekte lähmen können. Statt zu arbeiten überlegt man ständig, welches Projekt man nun als erstes angehen will.

    Hier sollte man kategorisch Priorisieren. Man sollte nur max. 3 Projekte parallel laufen haben und sich diesen dann aber mit voller Kraft widmen.

    Ich priorisiere meine vielen Projekte nach unterschiedlichen Kriterien. Unter anderem natürlich nach einem Fertigstellungstermin, wenn dieser, wie z.B. bei Kundenprojekten, vorliegt. Bei eigenen Projekten versuche ich diese zu identifizieren, die am erfolgversprechendsten sind.

  5. Zeitlimit setzen
    In meinem Artikel “Sie wollen nicht mehr 14 Stunden am Tag arbeiten? 25 Tipps für normale Arbeitszeiten!” habe ich bereits über das faszinierende Parkinsonsche Gesetz berichtet.

    Dieses besagt folgendes: “Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist.”

    Das ist aus meiner eigenen Erfahrung nur allzu war. In meinem “13 Wochen Projekt” habe ich genau an dieser Stelle versucht anzusetzen. Ich habe mir für insgesamt 13 Aufgaben, die ich schon mehr oder weniger lange vor mir hergeschoben hatte, immer genau 1 Woche zur Erledigung gegeben.

    Und es hat bis auf eine Ausnahme auch geklappt.

    Man sollte sich also ein Zeitlimit setzen, in dem man eine Aufgabe abschließen will. Das funktioniert dann auch meistens. ;-)

  6. Pareto
    Sehr interessant und nützlich ist auch das Pareto-Prinzip. Es ist auch als 80/20 Prinzip bekannt und darüber habe ich hier im Blog auch schon öfter geschrieben. Unter anderem im Artikel “Die 80/20 Regel in der Praxis“.

    Dabei geht es darum, dass man immer ein optimales Aufwand/Nutzen-Verhältnis wahren sollte.

    Man sollte Details zwar nicht ignorieren und dieses Prinzip ruft auch nicht zur Schlampigkeit auf, aber es ist eine Tatsache, dass manche Teilaufgaben viel mehr zum Endergebnis beitragen als andere. Das Prinzip empfiehlt nun, dass man sich auf die Teilaufgaben beschränkt, die den meisten Nutzen bringen.

    Teilaufgaben, die dagegen das Endergebnis kaum beeinflussen, sollte man dagegen nicht als erstes oder überhaupt nicht machen. Leider tendieren viele Selbständige dazu, genau solche Teilaufgaben am liebsten zu machen.

  7. Monotasking
    Ein interessante Infografik hat mir erst letztens erst wieder deutlich gemacht, wie wichtig es ist fokussiert zu arbeiten.

    Die heutigen Möglichkeiten gerade im Web verleiten dazu, immer mehrere Dinge parallel zu machen. eMails checken und beantworten, Teilnahme am Social Web, Kommentieren usw.

    Ich versuche mich nur auf eine Aufgabe zu konzentrieren und diese ohne Ablenkung umzusetzen. Da bin ich viel effektiver.

    Deshalb arbeite ich auch gern früh morgens und spät abends. Da schreibt niemand Mails, da ruft keiner an und im Social Web ist auch kaum was los. :-)

  8. kleine Sachen sofort
    Nun kommt noch eine kleine Ausnahme zu dieser Regel. Statt diverse Mini-Aufgaben anzuhäufen, erledigen ich Mini-Aufgaben sofort.

    Das müssen aber wirklich Aufgaben sein, die in wenigen Minuten erledigt sind.

  9. ähnliche Arbeiten hintereinander erledigen
    Was mir auch sehr hilft ist die Sammlung ähnlicher Aufgaben.

    So beantworte ich früh und am Abend meine Mails in einem Rutsch. Das geht viel schneller, als wenn ich tagsüber immer wieder meine Arbeit unterbreche.

    Oder auch andere Dinge, wie etwas Kommentare moderieren, Rechnungen schreiben, Recherche, Angebote schreiben, Gastautoren verwalten etc. versuche ich in einem “Abwasch” zu erledigen.

    Dazu sammle ich in einem gewissen Zeitraum (das kann ein Tag sein, aber auch eine Woche) gleichartige Arbeiten und erledige diese dann hintereinander weg.

  10. Sich anpassen
    Zu guter Letzt noch mein Tipp, dass man flexibel sein sollte. In den letzten mehr als 5 Jahren meiner Selbständigkeit habe ich vieles versucht, um meinen Arbeitsablauf zu organisieren und meine Aufgaben zu erledigen.

    Und eines ist dabei immer gleich geblieben: Viele der Workflows und Routinen haben eine Zeitlang funktioniert, aber irgendwann musste ich was ändern. Zumindest mir geht es so, dass ich immer mal wieder etwas an meiner Arbeitsorganisation ändere.

    Das liegt natürlich zum einen daran, dass ich neue Methoden kennenlerne und diese ausprobieren will. Es ist aber auch viel Kopfsache dabei, da man als Selbständiger nicht zu sehr in Routinen “versteinern”, sondern immer auch mal was neues probieren sollte, um motiviert und flexibel zu bleiben.

Fazit

Da ich die allermeiste Zeit im Büro arbeite, kann ich mir relativ gut meine Tage einteilen und vorausplanen.

Wessen Tage allerdings unterschiedlich sind, der muss bestimmte Dinge sicher anders planen und für so jemanden eigenen sich z.B. Web- oder Smartphone-basierte ToDo-Tools wahrscheinlich besser.

Ganz wichtig finde ich aber, dass man solche Tipps wie hier im Artikel nicht einfach blind umsetzt, sondern diese testet und man dann seine eigenen Weg findet.


Hier findest Du weitere Informationen zu diesem Thema:

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Kommentare
17 Kommentare und Trackbacks zu '10 Tipps für überlastete Selbständige – Getting Things Done'

Kommentare zu '10 Tipps für überlastete Selbständige – Getting Things Done' mit RSS

  1. 1 Matthias kommentierte am 02.08.2011 um 13:38 Uhr

    Sehr interessant zu sehen, dass irgendwie überall das gleiche zu dem Thema zu lesen bekommt. Ich glaube ich sollte mir auch mal überlegen, diese Basics anzueignen :D

  2. 2 Lioz kommentierte am 02.08.2011 um 13:56 Uhr

    Hi Peer, danke für die Liste, hilft mir da mal wieder mehr drauf zu achten! Komm mit der Excel-ToDo-Liste am besten zurecht. Die Erfahrung, dass zu viele Aufgaben eher bremsen, musste ich auch schon machen. Gezielt kleine (Teil-)Aufgaben ohne Ablenkung zu erledigen, ist bei mir am effektivsten.

  3. 3 Ben kommentierte am 02.08.2011 um 14:33 Uhr

    Ich arbeite wohl recht ähnlich wie Peer:

    Ich habe ein Notizbuch, dort kommen alle Ideen usw. rein und ich nutze täglich Post-Its, mit denen ich super klar komme! Und kann mal ein Post-It nicht abgearbeitet werden, kommt es in das Notizbuch und wird später abgearbeitet.

  4. 4 Ansgar Offermanns kommentierte am 02.08.2011 um 17:37 Uhr

    Hallo Peer,

    danke für die interessanten Tipps!

    Im Prinzip arbeite ich auch nach Deiner Post-It-Methode, nur dass ich die Todos in meinem Taschenkalender notiere. So kann ich nämlich später jederzeit sehen, was ich wann gemacht habe. Außerdem gewinne ich so einen Überbick, wie viel ich im Moment und wie viel für gewöhnlich pro Tag schaffe. So kann man die Planung mit der Zeit verbessern.

    Beste Grüße aus Aachen
    Ansgar

  5. 5 Marco kommentierte am 03.08.2011 um 00:23 Uhr

    Ich mache das auch so mit der Excel-Liste.
    Allerdings nutze ich die auf für die Tages-Arbeit (anstelle der Post-Its von Peer). Das hat den Vorteil, dass ich am Ende der Woche noch weiss, was ich den ganzen Montag oder Dienstag lang gemacht habe. Und idR setze ich mir die To-Do’s tageweise für die kommende Woche am Sonntag auf, so weiss ich im voraus, was ich in der nächsten Woche mindestens erledigen muss.

  6. 6 SEOnaut kommentierte am 03.08.2011 um 05:13 Uhr

    Wer dauerhaft 60 Stunden ohne finanzielle Not arbeitet ist unter 40 ;-)

  7. 7 Nico Schubert kommentierte am 03.08.2011 um 08:23 Uhr

    Hallo Peer,

    ein echt schöner Beitrag wieder mal von dir. Ich nutze keine Post-Its, dies mache ich über das Allzeit bekannte Outlook. Die Aufgabenverwaltung seit der Version 2007 ist hier zu fast perfekt, vorausgesetzt man ist nicht ständig unterwegs. Vor allen Dingen kann man wunderschön gewisse Dinge prozentual abhaken. Ich finde auch, dass man nicht zu viel Zeit damit verschwenden sollte jeden einzelnen kleinen Punkt aufzuschreiben. Ich schreibe lieber größere Dinge auf und harke diese im Outlook prozentual ab. Weil die Aufgabenplanung sollte am Tag maximal 10-15 min dauern, alles andere ist nicht effizient.

    Natürlich wird man zum voll schreiben von einen Post-Its wahrscheinlich auch nicht länger brauchen, aber dieser ganze Zettelkram der bereits auf meinen Schreibtisch liegt, ist einfach schon zu viel und wenn dann noch Post-Its rumliegen wird es noch schlimmer.

    Liebe Grüße Nico

  8. 8 Oliver kommentierte am 03.08.2011 um 12:10 Uhr

    “Wer dauerhaft 60 Stunden ohne finanzielle Not arbeitet ist unter 40 ;-)”

    Haha, sehr gut :) Schöner Artikel. Ich nutze jetzt seit knapp einem Jahr verschiedene Todo Listen und Projektmanagement Apps und arbeite damit effektiver. Ich kann die Aufgaben in verschiedene Prioritäten gliedern und setze mich wie du schon geschrieben hast Zwischene und Endziele die ich zu bestimmten Terminen erledigt haben muss.

  9. 9 Ralf kommentierte am 03.08.2011 um 15:59 Uhr

    Hallo,
    Die Arbeit kann einem manchmal schon über den Kopf wachsen, aber gut organisiert und mit Spaß an der Sache schafft man alles. Disziplin gehört zum alltäglichen Arbeiten dazu, obwohl es schwer ist wenn der Arbeitsplatz zu Hause ist.

    Ich habe das so geregelt: Bürozeiten für die Familie, klingt eigenartig, aber seit ich diese Regelung eingeführt habe erledigt sich mein Pensum sehr schnell. Keine Ablenkungen während dieser Zeit machen das Arbeiten sehr Effektiv.

    PS.: Meiner Familie gefällt´s, sie haben mich dann nach der Zeit zur vollen Verfügung. :smile:

  10. 10 Bayerer kommentierte am 04.08.2011 um 00:10 Uhr

    Ich arbeite hauptsächlich nachts, das klappt inzwischen sehr gut. Man hat Ruhe, keine Anrufe, keine sonstige Ablenkung. Morgens dann schlafen, Mittags Zeit für die Familie.

  11. 11 Peter Rieger kommentierte am 04.08.2011 um 15:23 Uhr

    Hallo,

    meinen Arbeitstag habe ich neuerdings geteilt, morgens wenn ich alleine bin kann ich in Ruhe Arbeiten, dann ist die Familie dran, den Rest erledige ich dann nachts. Ich habe festgestellt, dass es gesundheitlich besser für mich ist wenn ich eine größere Pause zwischen den Arbeiten habe.

    Weniger Stress ist es auf jeden Fall und mit meiner Aufgabenliste bin ich immer gut im Zeitplan. Überlastung in dem Sinne kenne ich dadurch nicht mehr.

  12. 12 M. Förster kommentierte am 05.08.2011 um 14:56 Uhr

    Na, obwohl ich die beschriebenen Tools auch alle kenne und zum Teil nutze, hab ich so das Gefühl, dass man sich als Selbstständiger erst mal an das “andere Arbeiten” an sich gewöhnen muss. Die Aufteilung Kundenprojekte – eigene Projekte + Akquise muss man erst mal üben. Ich finde es nicht verwunderlich, dass gerade frisch gebackene Selbstständige mehr unter dem Organisationsstress leiden. Daher ist es schön, immer wieder Tipps und Hilfen hier zu lesen.

  13. 13 Frank kommentierte am 07.08.2011 um 17:50 Uhr

    Ich arbeite auch lieber Nachts. Dann schweigt das Telefon, der TV als Ablenkungsquelle zeigt eh nur noch Müll und die Konzentration ist maximal.

  14. 14 Elke Freitag-Lange kommentierte am 10.08.2011 um 11:27 Uhr

    Hallo Peer, danke für die kompakten Tipps. Ist für mich ein Anstoß mich weiter mit dem Thema zu beschäftigen. Ich bin jetzt im 2. Jahr meiner Selbständigkeit und gebe M. Förster recht. Am Anfang muss man sich erst einmal mit der “neuen Freiheit” der Selbstbestimmung auseinandersetzen. Das erfordert viel Disziplin. Es beruhigt mich auch, dass es anderen ebenso geht. Bzgl. Monotasking: Aufgrund der Infos, die ich für einen Vortrag zum Thema “Multitasking” gesammelt habe kann ich das Monotasking nur empfehlen. Bringt unterm Strich mehr Effizienz. Wer Interesse am Artikel zum Vortrag hat – steht auf meiner Webseite zum Download.
    Herzliche Grüße
    Elke

  15. 15 VH kommentierte am 10.08.2011 um 12:55 Uhr

    Danke für die Tipps. Werden bei uns schon teilweiße angewendet.

  16. 16 Benni kommentierte am 16.08.2011 um 13:57 Uhr

    Tolle Tools und Tipps. Dem Nachts arbeiten schließe ich mich an. Ich bin auch eher der Nacht Typ und bin wenn es draußen dunkel wird einfach produktiver. Ein weiterer Tipp von mir… steckt euch ein Ziel und wenn Ihr es erreicht habt leistet euch eine Belohnung. Erreiche ich z. B. alle gesteckten Ziele gehe ich schick mit meiner Freundin aus, oder gönne mir einen Besuch in der Eisdiele…

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