Ich hatte vor rund 3 Jahren schon mal einen genaueren Blick auf mehrere Online-Services zur Kundenverwaltung und Rechnungslegung geworfen.
In 3 Jahren passiert natürlich viel und deshalb habe ich mir den alten Artikel vorgenommen und die mir bekannten Anbieter nun erneut angeschaut.
Herausgekommen ist ein Vergleich von insgesamt 6 Online-Services.
Ich hoffe, ich kann dem einen oder anderen Leser damit die Entscheidung für einen passenden Service erleichtern oder zumindest erst einmal einen ausführlichen Überblick geben.
Update: News und neue Funktionen Anfang 2013
Warum einen Online-Service verwenden?
Es gibt natürlich die klassischen Software-Lösungen, um Rechnungen zu schreiben, Kunden zu verwalten und Angebote zu verfassen.
Und dagegen ist grundsätzlich auch nichts einzuwenden. In der Regel fallen dabei aber hohe Einstiegskosten an, da die Software ja erstmal erworben werden muss.
Zudem gibt es bei Software-Lösungen normalerweise keine Staffelung nach benötigtem Umfang. Wer also nur wenige Kunden hat und selten Rechnungen stellt, kauft die selben Software und bezahlt den selben Preis, wie jemand, der viele Kunden hat und viele Rechnungen legt.
Die Vorteile von Online-Lösungen liegen eben unter anderem in einer oft höheren Flexibilität, da meist verschiedene Tarife angeboten werden, je nach gewünschtem Funktionsumfang.
Aber auch die Möglichkeit, Online-Services von mehreren PCs und sogar von unterwegs nutzen zu können, ist für viele ein wichtiges Argument. Dass man nichts installieren und sich nicht um Updates kümmern muss, kommt als Bonus noch dazu.
Je nach Art der Nutzung sparen viele Nutzer solcher Online-Services zusätzlich Kosten, da der Rechnungsversand durch Online-Services auf Wunsch elektronisch oder per Fax erfolgt und man selber nicht erst die Rechnungen ausdrucken und versenden/faxen muss.
Vergleich von 6 Online-Services
Es gibt eine Menge Anbieter, mit denen man Kunden, Angebote und Rechnungen online verwalten kann. 6 davon stelle ich heute vor.
Darunter sind ein paar bekanntere, die ich zum Teil schon vor 3 Jahren vorgestellt habe. Zum Teil sind es auch neuere, die ich mal mit rein genommen habe, damit es wirklich ein Vergleich wird.
Ich habe verschiedene Aspekte verglichen, die meiner Meinung nach für Selbständig und Netz wichtig sind.
Am Ende gibt es allerdings auch nicht den EINEN Gewinner, da der Vergleich zeigt, dass die Anbieter zum Teil unterschiedliche Schwerpunkte setzen und es auf den Selbständigen/Freiberufler und dessen konkrete Bedürfnisse jeweils ankommt.
Ich gehe die 6 Anbieter alphabetisch durch.
Billomat
Billomat* ist ein deutschsprachiger Anbieter aus Siegen. Diesen hatte ich schon vor 3 Jahren vorgestellt und seit dieser Zeit ist einiges passiert.
Das Dashboard bietet einen guten Überblick über die aktuellen offenen Rechnungen, Angebote und man findet sich schnell zurecht.
Regelmäßig werden neue Funktionen ergänzt, die Billomat nicht nur zu einer nützlichen Rechnungs-Verwaltung, sondern auch zu einem kleinen aber feinem CRM-System machen.
| Kundenverwaltung | Nur 1x die Kundendaten eingeben und überall wiederverwenden. Vorausfüllen von Rechnungen etc., Kontakt-Historie, Auswertungen, Importfunktion. |
| Artikelverwaltung | Je nach Tarif eine bestimmte Anzahl an Artikeln/Leistungen anlegbar. Steuersatz, Einheit und Schlagworte individuell vergebbar. |
| Angebote/Rechnungen | Neben Angeboten und Rechnungen gibt es auch Mahnungen, Gutschriften, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine. Wiederkehrende Abo-Rechnungen möglich. Drag and Drop bei den Positionen. |
| Preise | 5 Tarife. Staffelung nach Dokumenten pro Monat, Kunden insgesamt, Artikel insgesamt. Von kostenlos bis 49,- Euro/Monat netto. Zusatzfeatures bei allen kostenpflichtigen Tarifen inklusive. |
| Test-Zugang | Kostenloser Tarif S mit bis zu 5 Dokumenten pro Monat und max. 25 Kunden insgesamt. Kostenloser Account nicht werbefrei (PDFs und eMail). |
| Vorlagen/Logo | Man kann eigenes Briefpapier verwenden. Schriftart, Kopf- und Fußzeile anpassbar. |
| Versand | Versand per Brief, Fax oder eMail. Bei Brief und Fax-Versand durch Billomat fallen weitere Kosten an. |
| digitale Signatur | Ist bei allen Tarifen gegen Zusatzkosten möglich. |
| Sicherheit | SSL-Verschlüssung bei kostenpflichtigen Tarifen. Backups etc.. |
| Mitarbeiter | zusätzliche Zugänge in allem Tarifen kostenlos möglich. |
| Schnittstellen | Billomat bietet sehr viele Schnittstellen zu externen Lösungen wie Basecampp, freeFIBU, PixelLetter und andere. Dadurch können Zusatzkosten entstehen. |
| Support | Kostenloser Support für alle Tarife. |
| Mindestvertragslaufzeit | 1 Monat. Man kann längere Mindestvertragslaufzeiten wählen und bekommt dann einen Rabatt. |
| Fazit | Billomat bietet einen umfassenden Service an, der durch zusätzliche Add-Ons noch erweitert werden kann. Kostenloser Zugang nur sinnvoll, wenn wenig Dokumente (Angebote, Rechnungen etc.) pro Monat erstellt werden. Den Service gibt es in 5 Sprachen. |
Collmex
“Collmex rechnung” habe ich erst vor kurzem entdeckt.
Dieser Service bietet die Erstellung von Angeboten und Rechnungen an. Enthalten ist auch eine einfache Kunden- und Artikel-Verwaltung.
Die Optik ist nicht sehr modern, aber zumindest einfach gehalten.
Insgesamt macht Collmex einen etwas eingeschränkten und veralteten Eindruck.
| Kundenverwaltung | Einfache Kundenverwaltung ohne Kontakt-Historie. |
| Artikelverwaltung | Die Einheit ist änder- und die Beschreibung zweisprachig anlegbar. Verschiedene Steuersätze möglich. |
| Angebote/Rechnungen | Angebote und Rechnungen in kostenlosem Tarif möglich. Andere Dokumente, wie z.B. Offene Posten, Mahnungen, Handwerker-Rechnungen, Abos etc. nur in kostenpflichtigen Tarifen. |
| Preise | Neben dem kostenlosen Tarif gibt es den Basic-Tarif für 5,95 Euro netto und den Plus-Tarif für 8,95 Euro netto. Letzterer beinhaltet alle Features, wie z.B. eine Warenwirtschaft. |
| Test-Zugang | Ja, es gibt einen kostenlosen Tarif, der aber vom Feature-Umfang sehr eingeschränkt ist. |
| Vorlagen/Logo | Eigene Briefpapier-Vorlage und eigenes Logo möglich. |
| Versand | Auch hier ist Versand per eMail, Posts oder Fax möglich. Es fallen bei Post und Fax zusätzliche Kosten an. |
| digitale Signatur | Digitale Signatur ist mit Zusatzkosten möglich. |
| Sicherheit | Es ist scheinbar kein SSL-Zugang möglich. |
| Mitarbeiter | Es sind keine weitereren Zugänge möglich. |
| Schnittstellen | CSV-Import. Ansonsten keine weiteren Schnittstellen. |
| Support | Per eMail inklusive. |
| Mindestvertragslaufzeit | Kündigung zum Monatsende möglich. |
| Fazit | Collmex macht erstmal einen etwas veralteten optischen Eindruck. Allerdings scheint es sich auch eher an Händler und klassische Dienstleister zu richten. Collmex bietet noch weitere Online-Services an, wie z.B. Collmex buchhaltung oder das Collmex komplettpaket |
Easybill
Auch Easybill* hatte ich vor 4 Jahren schon mal vorgestellt. Seitdem ist auch hier einiges passiert.
Easybill bietet eine moderne und übersichtliche Oberfläche an. Auch hiermit kann man bequem Kunden, Angebote und Rechnungen verwalten.
Zusätzlich bietet Easybill das ein oder andere besondere Feature an.
| Kundenverwaltung | Man kann Kunden importieren, anlegen und verwalten, inkl. individueller Zahlungskonditionen. Umfangreiche Auswertung möglich. |
| Artikelverwaltung | Ebenso können Artikel/Leistungen angelegt werden. Inkl. Warenverwaltung und Preisgruppen. |
| Angebote/Rechnungen | Neben Angeboten und Rechnungen sind auch Lieferscheine, regelmäßige Rechnungen, Mahnungen etc. möglich. |
| Preise | Es gibt 4 Tarife. Von kostenlos bis zum Business-Tarif (34,- Euro/Monat netto). Die Tarife unterscheiden sich in der Anzahl der möglichen Kunden und Zusatzfeatures wie z.B. Mitarbeiter-Zugänge oder Projektverwaltung. |
| Test-Zugang | Der kostenlose Zugang ist mit maximal 3 Kunden unbegrenzt nutzbar. |
| Vorlagen/Logo | Eigenes Firmenlogo im kostenlosen Tarif möglich. Eigenes Briefpapier nur in kostenpflichtigen Tarifen. |
| Versand | Der Versand erfolgt per eMail, Post oder Fax. Für die beiden letzteren fallen Zusatzkosten an, die je nach gewähltem Tarif schwanken. Man kann es auch hier natürlich auch selber versenden. |
| digitale Signatur | Ist möglich, bringt aber Zusatzkosten mit sich. |
| Sicherheit | SSL 256-Bit Verschlüsselung in allen Tarifen plus Backups. |
| Mitarbeiter | weitere Mitarbeiterzugänge nur im Business-Tarif möglich. |
| Schnittstellen | diverse Schnittstellen zum Im- und Export. DATEV-Export und SOAP-Schnittstelle für Online-Shops. eBay- und Amazon-Import-Tool für Händler. |
| Support | Kostenlos per eMail. Notfall-Hotline auch am Wochenende. Screencast-Videos erklären die wichtigsten Funktionen. |
| Mindestvertragslaufzeit | 1 Monat |
| Fazit | Easybill ist ein interessanter Anbieter, der einige besondere Zusatzfeatures, wie z.B. eine Desktop-Zeiterfassung inkl. Import in Rechnungen ermöglicht. |
e-conomic
Mit e-conomic* ist hier ein Anbieter im Vergleich, der etwas weiter geht als die anderen vorgestellten.
Zusätzlich zu den Funktionen zur Rechnungslegung und Kundenverwaltung, bietet dieser Service auch Buchhaltungsfunktionen an.
So kann man auch seine Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus dem Programm erledigen und seine komplette Buchhaltung mit dem Tool machen.
| Kundenverwaltung | Anlegen von Kunden und Lieferanten möglich. Inkl. besonderer Einstellungen wie Kreditlimit. |
| Artikelverwaltung | Produkt und Dienstleistungen können angelegt werden. Verschiedene Steuersätze und andere Dinge einstellbar. |
| Angebote/Rechnungen | Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften etc. sind möglich. |
| Preise | Es gibt 2 Tarife. 9,- Euro netto im Monat mit Begrenzung der Buchungen auf 2.000 pro Jahr. 29,- Euro netto im Monat ohne Begrenzung. Ansonsten identischer Funktionsumfang. Allerdings gibt es kostenpflichtige Zusatzmodule, z.B. für Abo-Rechnungen oder Scannen von Belegen. |
| Test-Zugang | 2 Wochen kostenloser Testzugang |
| Vorlagen/Logo | Optische Anpassungen sind möglich |
| Versand | Versand per eMail im Tool selber möglich. Versand per Post oder Fax nur selber möglich. |
| digitale Signatur | Digitale Signatur möglich. |
| Sicherheit | 128 Bit SSL-Verschlüsselung und Backups im Datencenter. |
| Mitarbeiter | Weitere Nutzer kosten 6,- Euro pro Monat. |
| Schnittstellen | Diverse Import- und Exportmöglichkeiten. Kompatibel mit Datev, Addisson, Simba etc.. Eigene API. |
| Support | Jeden Tag zwischen 9-16 Uhr per Mail oder Telefon. Zusätzlich über Blog und Forum, plus Videos. |
| Mindestvertragslaufzeit | Quartalsweise kündbar. |
| Fazit | e-conomic bietet im Gegensatz zu den anderen Anbieter alles notwendige, um die Buchhaltung auch gleich selber zu erledigen. Wer dies benötigt, ist damit gut bedient. Wer diese Funktionen nicht braucht, für den gibt es günstigere Anbieter. |
Fastbill
Fastbill* ist ebenfalls schon länger am Markt.
Man bietet die typischen Funktionen an, ohne unbedingt etwas besonderes im Angebot zu haben.
Abgesehen von der Möglichkeit, ohne Registrierung Rechnungen zu erstellen.
Aber das ist nicht mehr als ein Test, da man keine Kunden anlegen kann etc. Auf Dauer ist das sicher nichts.
Besonders ist zumindest, dass es nur einen Tarif gibt.
| Kundenverwaltung | Verwaltung der Kunden inkl. Ansprechpartnern, Kostenstellen und der Angabe, ob es sich um einen Top-Kunden handelt. |
| Artikelverwaltung | Man kann Produkte, Leistungen und Stundensätze anlegen. Ein kleines Tool zur Arbeitszeiterfassung. |
| Angebote/Rechnungen | Angebote, Rechnungen und Mahnungen sind möglich. Inkl. Gutschriften, Mahnungen und Abo-Rechnungen. Auch Eingangsrechnungen sind erfassbar. |
| Preise | Es gibt nur einen Tarif für 5,95 Euro netto im Monat. Keine Einschränkung bei Kunden- oder Produktzahl. |
| Test-Zugang | 3 Monate kostenloser Probezeitraum |
| Vorlagen/Logo | Man kann die Dokumente individuell anpassen. |
| Versand | Der Versand kann kostenlos per eMail oder gegen Gebühr per Post oder Fax erfolgen. Natürlich kann man auch selber den Post/Fax Versand übernehmen. |
| digitale Signatur | Gegen Gebühr möglich. |
| Sicherheit | 256 Bit Verschlüsselung und Backups. |
| Mitarbeiter | Pro Zugang 5,95 Euro pro Monat. |
| Schnittstellen | CSV- und Excel-Im- und Export. Zudem Datev-Export und API-Schnittstelle. |
| Support | per eMail, FAQ und Telefon. Viele Videos. |
| Mindestvertragslaufzeit | Kündigung mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende. |
| Fazit | Fastbill bietet den typischen Funktionsumfang und das sieht alles recht gut aus. Nur ein Tarif macht es einfach, lässt aber etwas die Flexibilität vermissen. |
Salesking
Salesking* hat zumindest schon mal ein cooles Logo. 
Okay, andere Dinge sind da doch wichtiger.
Dieser Service bietet fast alle Standard-Features an.
Zusätzlich gibt es ein paar Extra-Features.
| Kundenverwaltung | Man kann seinen Kunden auch Zahlungsziele und Skonti zuweisen. Importmöglichkeiten und sogar eMail-Kampagnen. Nummernkreise anpassbar. |
| Artikelverwaltung | Normale Verwaltung von Produkten und Leistungen. |
| Angebote/Rechnungen | Neben Angeboten und Rechnungen sind auch hier Mahnungen, Abo-Rechnungen und Gutschriften möglich. |
| Preise | Der günstigste Tarif nennt sich Feelancer und bietet keine Einschränkungen, außer, dass es nur einen Nutzerzugang gibt. Mit 12,- Euro netto pro Monat ist dieser aber nicht unbedingt der günstigste. Andere Tarife für mehrere Nutzer und Teams auf Anfrage. |
| Test-Zugang | 30 Tage kostenlos testen. |
| Vorlagen/Logo | Eigene Vorlagen können erstellt werden. Gegen Gebühr macht das auch der Anbieter. |
| Versand | Direkt aus Salesking nur per eMail. Das ist natürlich kostenlos. |
| digitale Signatur | Diese ist möglich, aber kostenpflichtig. |
| Sicherheit | 256 Bit-Verschlüsselung und Backups. |
| Mitarbeiter | Zusätzliche Zugänge nur in teureren Tarifen. |
| Schnittstellen | Diverse Import/Export Schnittstellen und DTAUS-Export für Gutschriften. RSS-Feed fast aller Bereiche möglich. API vorhanden. |
| Support | Telefonisch oder per Mail |
| Mindestvertragslaufzeit | 1 Jahr |
| Fazit | An sich kein schlechter Anbieter. Die Funktionen sind alles im allem recht ähnlich zu den anderen Anbieter (außer e-conomic’s Buchhaltungs-Features). Die Mindestvertragslaufzeit ist dagegen nutzerunfreundlich und der Post- und Fax-Versand nicht direkt über den Anbieter möglich. |
Fazit
Ich habe versucht, die wichtigsten Features zu vergleichen. Falls jemand Wert auf eine ganz bestimmtes Feature legt, so sollte er dies nochmal genauer recherchieren.
Da sich der Funktionsumfang gerade bei den Kern-Bereichen Kundenverwaltung und Rechnungen oft kaum unterscheidet sollte man von den Testmöglichkeiten gebrauch machen, die alle Anbieter im Angebot haben.
Oft hängt es eben davon ab, wie man mit dem Service und dessen Oberfläche generell zurecht kommt. Und es kann natürlich sein, dass ein spezielles Feature ausschlaggebend ist, welches nicht jeder Anbieter bereit stellt.
Man sollte zudem nicht nur auf die angegebenen Tarife-Preise schauen und auch benötigte Zusatzfeatures einrechnen. Erst dann macht ein Vergleich der Preise Sinn.
Deshalb heißt es testen und gut durchkalkulieren, bevor man sich entscheidet.
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Mein Name ist Peer Wandiger und ich bin selbständiger Webdesigner, Programmierer und Blogger.
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Hallo Peer, nutzt du selbst eine der aufgeführten Lösungen? Ich bin da vielleicht etwas altmodisch, aber Rechnungsdaten in die Cloud zu geben… ich weiß nicht so recht, mit dem Gedanken kann ich mich nicht so recht anfreunden.
Hallo Peer,
ich sehe das ähnlich wie Heiko, obwohl ich speziell über Easybill viel Positives gehört habe.
Aber die Auflistung und Beschreibung ist klasse. Hast du auch eine Empfehlung für eine gute Software-Lösung?
Gruß
Gerlinde
Den einen oder anderen Dienst kenne ich bereits. Es kommt halt schon drauf an, was man genau für “administrative” Ziele hat.
Eine komplette Online Unternehmenssoftware bietet auch http://www.scopevisio.com/ an. Hier bekommt man zum Fakturaprogramm sogar noch die FIBU, CRM und das Projektmanagement usw. mit. Alles in der Cloud (wenn man will) und im Baukastensystem. Wie ich finde zu einem guten Preis. Allerdings für Unternehmen im Nicht-EU-Raum, wie ich finde eher weniger geeignet…
Ich hatte vor einer Weile auch schon mal nach Online-Services geschaut, die Angebotserstellung und Rechnung schreiben übernehmen. Hauptsächlich aus dem Grund, da ich mit meiner jetztigen Software unzufrieden bin (Lexware Büro easy, fühlt sich an, als wäre die aus dem Jahre 1980).
Mein Hauptproblem mit den Online-Lösungen ist der fehlende Datenexport. Einerseits muss man ja Daten zum Steuerberater exportieren – möglichst schon im DATEV-Format. Andererseits will man sich ja auch nicht auf Ewigkeit binden und daher auch die Möglichkeit haben, mit allen bereits geschriebenen Rechnungen umzuziehen (schließlich muss man die Daten ja mehr als 10 für das FA aufheben).
Lange Rede, kurzer Sinn: So wirklich überzeugt hat mich keiner der Online-Anbieter und ich werde (leider) weiter auf Lexware zurückgreifen.
Hallo Peer, ich wollte mal fragen, warum die Links keine Partnerprogrammlinks sind. Mit dieser Auflistung bietest du deinen Lesern ja einen super Mehrwert. Da ist es doch auch in Ordnung, wenn du eine Provision bekommst, wenn einer das nutzt. Oder gibt es einen Grund weshalb du auf diese Einnahmen verzichtest?
Ich habe mich vor wenigen Wochen für Fastbill entschieden, da mir das Paket vom Preis-/Leistungs-Aspekt am besten erschien.
Da ich selbst lediglich die Werbeplätze meiner Blogs vermarkten möchte, war mir ein niedriger Pauschalpreis sowie eine einfache Kunden- sowie Postenverwaltung das wichtigste. Ich fühle mich da im Moment super aufgehoben
Gruss
Tobinger
Hallo, sicher müsste man die datenschutzrechtlichen Aspekte solcher Lösungen mal genauer untersuchen und wer ggf. Zugriff auf die gehosteten Daten hat (siehe USA: Behörden und von denen beauftragte Privatindustrie). Auch sehe ich die Gefahr, sofern es keine geeigneten Schnittstellen für z.B. Offline-Systeme gibt, dass man sich als Nutzer in eine Gewisse Abhängigkeit vom jeweiligen Anbieter begibt.
Hallo,
eine allgemeine aber doch wichtige Frage hab ich zu den Tools: Wie unterstützen diese unterschiedliche Mehrwertsteuersätze? Es ist ja ein Unterschied, ob mein Kunde in Deutschland oder in den USA sitzt oder ob ich ein Buch oder einen Dienstleistung verkaufe.
Gruß Carsten
@ Carsten
Unterschiedliche Steuersätze unterstützen alle Anbieter.
Danke für die übersichtliche und umfassende Zusammenstellung!
Allerdings hätte ich noch eine kleine Korrektur/Ergänzung zu Billomat: Digitale Signatur ist auch im kostenlosen Tarif möglich. Und als Schnittstellen haben wir noch vCard, CSV, RSS, iCal und unsere RESTful API im Programm, welche sich auf XML und JSON versteht.
Weitere Unterscheidungsmerkmale sind unter anderem auch die eigene Attribute für Kunden, Artikel und Mitarbeiter, eine komplette Lokalisierung in 5 Sprachen (deutsch, englisch, französisch, spanisch, portugisisch) und die Autovervollständigung in vielen Masken.
kann mir jemand sagen, ob sich einer der vorgestellten Anbieter mit meinem ipad verträgt?
Collmex mag im ersten Moment etwas altmodisch wirken, dafür ist die Oberfläche unheimlich schnell, die Jungs verstehen was von deutscher Buchhaltung und manche Features, wie das einlesen der Kontoauszüge sind genial. Collmex erkennt jeden Buchungsvorfall der schon mal da war und macht jeweils passende Buchungsvorschläge. Hab ein paar Services durchprobiert, collmex ist meine Wahl…
Nicht zu vergessen: https://www.bookamat.com … Buchhaltung für Einnahmenüberschußrechner (DE) bzw. Einnahmen-Ausgaben-Rechner (AT).
Mir würde noch Lexlive (http://www.rechnungen-schreiben-online.de/anbietervergleich/) skippr.com und freshbooks (engl.) einfallen.
Aktuell bzw. schon immer verwende ich freshbooks. Habe ich zuerst gehabt und bin dabei geblieben