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So bereiten Sie sich auf die Betriebsprüfung vor
Barbara Faber - 6 Kommentare - Recht, Selbständig, Tipps - Ähnliche Artikel


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Unternehmer müssen von Zeit zu Zeit mit behördlichen Überprüfungen rechnen: Finanzamt und Rentenversicherungsträger, aber auch das Arbeitsamt oder die jeweilige Berufsgenossenschaft können eine Prüfung veranlassen und durchführen.

Wichtig ist hierbei für Sie und Ihr Unternehmen eine gute Vorbereitung.

Termine sollten genau abgestimmt, Unterlagen vorbereitet und zuständige Mitarbeiter über die anstehende Prüfung informiert werden.

So bereiten Sie sich auf die Betriebsprüfung vor

Zu den kritischen und häufig überprüften Aspekten gehören zum Beispiel freie Mitarbeiter und die Frage, ob diese ihre Einnahmen ordnungsgemäß versteuert haben.

Aber auch Familienangehörige, die nicht anders behandelt werden dürfen als andere Arbeitnehmer im Unternehmen, also nicht nur zum Schein beschäftigt sein dürfen, werden besonders unter die Lupe genommen.

Auch für geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer müssen die notwendigen Voraussetzungen zur pauschalen Versteuerung gegeben sein.

Betriebsprüfer interessieren sich darüber hinaus insbesondere für die korrekte Versteuerung von Sachzuwendungen und Sonderzahlungen beziehungsweise steuerfreien oder pauschal versteuerten Vergütungsbestandteilen. Dazu zählen zum Beispiel Abfindungen und Aufwandsentschädigungen, aber auch Provisionen, vermögenswirksame Leistungen, Firmenwagen, Rabatte, Reisekosten und dergleichen mehr.

Auch die Abführung der Lohnsteuer für Trinkgelder, sofern diese einen bestimmten Betrag übersteigen, ist ein häufiger Gegenstand von Betriebsprüfungen. Die gesetzliche Grundlage der Betriebsprüfungen finden Sie beim Bundesfinanzministerium.

Während Prüfungen durch das Finanzamt nicht regelmäßig, sondern nach Bedarf durchgeführt werden, müssen Unternehmen mindestens alle vier Jahre mit einer Betriebsprüfung durch den Sozialversicherungsträger rechnen.

Der Deutsche Rentenversicherungsbund oder die Landesversicherungsanstalt ermitteln dann gezielt, ob alle Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung für die Mitarbeiter in der korrekten Höhe abgeführt worden sind. Zudem wird geschaut, ob alle Mitarbeiter des Unternehmens beitragsrechtlich ordnungsgemäß eingestuft, ob Meldungen korrekt erfolgt und die Lohnunterlagen stimmig sind.

Unabhängig davon, durch welche Behörde eine Prüfung ansteht: Eine sorgfältige Vorbereitung hilft in jedem Fall, Fehler zu vermeiden. Die nachfolgend genannten Punkte sollten Sie dabei besonders beachten.

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Die Terminfindung

Eine Betriebsprüfung findet nie unangekündigt statt, sondern wird Ihnen in jedem Fall mindestens zwei Wochen vorher schriftlich angekündigt.

Diese schriftliche Prüfungsanordnung enthält neben dem Zeitpunkt und dem Zeitraum der Prüfung auch Angaben zum Umfang der Maßnahme sowie zum Prüfungsort. Auch den Namen des durchführenden Prüfers erfahren Sie in diesem Schriftstück vorab.

Nutzen Sie den Zeitraum bis zur Betriebsprüfung für eine sorgfältige und umfassende Vorbereitung. Diese beginnt bereits mit der Findung eines geeigneten Termins. Häufig ist es so, dass sich der Betriebsprüfer noch vor Zugang der schriftlichen Anordnung telefonisch mit Ihnen in Verbindung setzt. – Die Gelegenheit für Sie, einen Zeitpunkt auszuwählen, an dem Ihnen auch Ihr Steuerberater vor Ort unterstützend zur Seite stehen kann.

Insbesondere im Einführungsgespräch der Prüfung und beim Abschluss derselben sollte er anwesend sein. Ist es für Sie absehbar, dass Ihre Vorbereitungszeit zu knapp wird, zum Beispiel weil Sie oder Ihr Steuerberater im Urlaub sind, beantragen Sie möglichst zeitnah eine Verschiebung des Termins. Dies sollte – sofern nötig – nicht zu kurzfristig erfolgen, damit die Behörde Ihnen keine Verzögerungstaktik unterstellen kann.

Der Arbeitsplatz des Prüfers

Ein wichtiger Faktor in der Vorbereitung der Betriebsprüfung ist zudem die Auswahl eines geeigneten Arbeitsplatzes für den Prüfer, der in aller Regel seine Tätigkeit in Ihrem Unternehmen während der normalen Betriebszeiten ausüben wird.

Nur dann, wenn Sie keinen geeigneten Raum aufbringen können, kann die Prüfung auch in den Räumen des Finanzamtes erfolgen oder – im Ausnahmefall – bei Ihrem Steuerberater. Der Arbeitsplatz des Prüfers muss entsprechend ausgestattet sein; auch elektronisch vorliegende Dokumente oder Unterlagen auf Mikrofilmen müssen für den Prüfer lesbar sein und sich ausdrucken lassen. Ein Schreibtisch und ausreichende Beleuchtung sollten selbstverständlich sein; Telefon und Faxgerät müssen nicht zur Verfügung gestellt werden.

Die notwendigen Unterlagen

Legen Sie besonders viel Sorgfalt auf die Vorbereitung aller notwendigen Unterlagen. Geht es um eine Lohnsteueraußenprüfung bedeutet das für Sie die Bereitstellung aller Lohnsteuernachweise, der Kassenbücher, Lohn- und Gehaltskonten, Jahresabschlüsse, Bilanzen und Buchführungsbelege. Darüber hinaus sollten Sie Ihre Personalakten bereithalten, um sie auf Verlangen des Prüfers vorzeigen zu können.

Grundsätzlich gilt: Alle Unterlagen, die steuerlich in irgendeiner Form relevant sind, sollten bei der Betriebsprüfung zugänglich sein. Dazu gehören auch Nachweise über Abfindungszahlungen, Arbeitsverträge oder Nachweise über Sonderzahlungen.

Die zuständigen Auskunftspersonen

Nicht nur die notwendigen Unterlagen sollten dem Prüfer zur Verfügung stehen. Sie sollten zudem einige Personen in Ihrem Unternehmen bestimmen, die dem Prüfer auf Verlangen Auskunft geben können.

Diese Personen sollten sich jedoch – unabhängig von Ihrem Steuerberater – gut mit den zu prüfenden Unterlagen auskennen. Prüfen Sie deren Kompetenz und Vertrauenswürdigkeit vorher! Im Übrigen sollten auch alle anderen Mitarbeiter des Unternehmens darüber in Kenntnis gesetzt werden, dass eine Betriebsprüfung im Hause stattfindet – zum einen, da diese auf Verlangen ebenso eigene steuerliche Nachweise vorlegen müssen, zum anderen damit sie bei Fragen des Prüfers an die zuständigen Auskunftspersonen weiterverweisen können.

Prinzipiell gilt: Je sorgfältiger Sie sich vorbereiten und mit der Materie vertraut machen, desto sicherer können Sie der Finanzbehörde und dem Betriebsprüfer gegenüber auch argumentieren. Fehler lassen sich auf diese Weise bereits vorab umgehen und Sie können Ihrer Betriebsprüfung gelassener entgegensehen.

Autorin

Barbara Faber, Geschäftsführerin der DasÖrtliche Service- und Marketinggesellschaft mbH, zuständig für Das Örtliche, dem Telefonverzeichnis mit Apothekennotdienst-Übersicht


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Kommentare
6 Kommentare und Trackbacks zu 'So bereiten Sie sich auf die Betriebsprüfung vor'

Kommentare zu 'So bereiten Sie sich auf die Betriebsprüfung vor' mit RSS

  1. 1 Stroem kommentierte am 15.11.2011 um 10:45 Uhr

    Während meiner Ausbildung beim Steuerberater mussten wir immer für reichlich Kaffeenachschub für den Prüfer sorgen. :grin:

  2. 2 Marcel kommentierte am 15.11.2011 um 12:36 Uhr

    Der Artikel trifft das Wesentliche auf den Punkt!

    Und wer im Vorfeld seine Unterlagen sorgfältig abhefetet, der hat später weniger Nachsehen, wenn er die benötigten Unterlagen heraussuchen muss.

  3. 3 Alex kommentierte am 15.11.2011 um 15:37 Uhr

    @Stroem
    Bei meinem alten Arbeitgeber, wurde da ein radau gemacht, wenn die Wirtschaftsprüfer kamen. Da wurden alle möglichen Getränke, Kekse, Tee, Kaffee besorgt u.v.m.
    Das war jedes Jahr(oder alle zwei Jahre) sehr amüsant, wie man sich einschleimen kann…:mrgreen:

    Grüße,
    Alex

  4. 4 Otto kommentierte am 16.11.2011 um 15:43 Uhr

    Guter Artikel, kommt für mich gerade recht. Ich bin nach der GmbH Gründung jetzt kurz vor der ersten Betriebsprüfung. Mein Steuerberater hat mir allerdings auch schon die Angst davor genommen. Bei mir wird es wohl nicht so umfangreich, habe keine Angestellten und setze auch so nicht viel (Spesen, Tankkosten, Firmenwagen etc.) von den Steuern ab. Wahrscheinlich wird mich der Prüfer dumm anschauen, aber im ersten Jahr wollte ich erst einmal alles glatt halten und im kommenden Jahr dann zuschlagen :))

    Erst einmal Erfahrung sammeln und dann zeigen was geht :D

  5. 5 Björn kommentierte am 17.11.2011 um 05:29 Uhr

    Heisses angstvolles Thema, aber genau wie man es hier lesen kann, sollte man eben Ruhe bewahren und Struktur reinbringen. Und viele. ist der Prüfer ja sehr sehr nett :-)

  6. 6 VH kommentierte am 19.11.2011 um 13:52 Uhr

    Vorbereitung ist Gold wert. Je besser organisiert desto besser wird die Prüfung verlaufen.Und es gibt viel schlimmeres als das.



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