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Rush Hour im Kopf – Personal Kanban für mehr Produktivität
Pia Alexandra Tischer - 12 Kommentare - Existenzgründung, Selbständig - Ähnliche Artikel


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Kennen Sie das? Das Tagesgeschäft hindert Sie am Arbeiten, Aufgaben werden vergessen, Termine können nicht eingehalten werden, Dringendes dominiert Wichtiges.

Und obwohl Arme und Beine eine rotierende Scheibe bilden, kommen Sie nicht voran? Dann haben Sie den Zustand erreicht, den auch ich erlebt habe: Rush Hour im Kopf.

Früher glichen meine Aufgaben egal ob ich sie delegiert hatte oder selber erledigen wollte, einem amorphen Klumpen. Nachdem ich mich fast ein Vierteljahrhundert mit unübersichtlichen To-Do Listen und Haftnotizen gequält habe, ist die Entdeckung der Personal Kanban Methode für mich und mein Unternehmen ein großer Fortschritt.

Erfahren Sie in diesem Artikel wie wir unserem Unternehmen durch die Visualisierung der Arbeit mit dem Personal Kanban System den Klumpen aufgelöst haben.

Personal Kanban

Personal Kanban hat eine enorme Auswirkung auf die Produktivität. Das war uns anfangs gar nicht bewusst.

Was war passiert? Bei bisherigen Methoden versuchen Menschen bewusst oder unbewusst die offenen Aufgaben irgendwie in Ihrem Kopf, auf Listen oder Zetteln zu managen. Das kostet unser Gehirn richtig Rechenleistung. Die Rechenleistung verbraucht wiederum jede Menge Energie.

Die Folge: In ihrem Kopf geht es zu wie zur Rush Hour in New York. Die Aufgaben verstopfen die Straßen aber es bewegt sich nur sehr wenig. Mit Personal Kanban ermöglichen Sie den Aufgaben freie Fahrt und die Energie wird nicht für das Merken, Managen, Delegieren und Überwachen der Aufgaben sondern ganz einfach für das Erledigen der Aufgaben verwendet.

Aus Überzeugung und Begeisterung für diese Methode haben wir selber eine Personal Kanban Softwarelösung entwickelt.

Aber auch ohne Software kann diese Methode ihre tägliche Arbeit ab sofort wesentlich erleichtern. Sie benötigen keine besondere Ausstattung, um Personal Kanban einzusetzen. Lesen Sie in wenigen Minuten diesen Artikel, erstellen Sie sich ein Kanban Board und legen Sie gleich los.

Wer hat es erfunden?

Nein, kein Schweizer. ;-)

Das ursprüngliche Kanban ist eine Erfindung des Japaners Taiichi Ohno. Er hat dieses System für Toyota entwickelt, um die Produktivität zu steigern und damit die amerikanische Konkurrenz abzuhängen. Das ist ihm gelungen!

Ohno’s Vision war es, das Supermarkt Prinzip auf die Produktion zu übertragen. Eine sichtbare Lücke im Regal, die durch den Kauf eines Produktes entsteht, wird zeitnah wieder aufgefüllt. Mit diesem System gelang es ihm die Lagerbestände zu reduzieren und einen gleichmäßigen Arbeitsablauf herzustellen.

Dabei wollte Ohno aber auf den Einsatz eines zusätzlichen Kontroll-Mitarbeiters (Supervisors) verzichten. Sein Ziel war es, dass sich die Arbeit im Fluss selbst organisiert. Dabei setzte er auf das Hol-Prinzip. Die Arbeit wird nicht von einer dritten Person eingeteilt, sondern die Mitarbeiter holen sich ihre Arbeit aus den einzelnen Stationen selber ab.

Mittlerweile haben schlaue Köpfe die Kanban Methode auf die persönliche Arbeitsorganisation übertragen und bezeichnen dieses Instrument als “Personal Kanban”. Jim Benson ist die treibende Kraft in dieser Entwicklung.

Für wen ist Personal Kanban nützlich?

Während das Kanban System für Produktionsprozesse eingesetzt wird, findet das Personal Kanban immer mehr Anhänger aus allen Branchen. Egal ob Dienstleistung, Handel, Handwerk oder IT, es ist für praktisch alle Bereiche einsetzbar.

Personal Kanban kann von Einzelpersonen, kleinen und großen Teams genutzt werden. Sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Bereich sorgt die Methode für Ordnung und Überblick.

Personal Kanban ist so genial wie einfach. Ein Grundschulkind ist ebenso wie ein IT-Experte in wenigen Minuten mit dem System vertraut.

Wie funktioniert’s?

Personal Kanban Das Wort Kanban bedeutet “Signalkarte”. Die Signalkarten und das Kanban Board sind auch schon die gesamten Bestandteile der Methode.

Sie sehen auf dem Board:

  1. Aufgaben, die darauf warten in Angriff genommen zu werden (Backlog)
  2. Arbeiten, die begonnen wurden (WIP, work in pogress)
  3. Erledigte Aufgaben (Throughput)

Das Kanban Board wird in verschiedene Arbeitsschritte aufgeteilt. Das können in einem ganz einfachen Beispiel folgende Stationen sein:
OFFEN | IN ARBEIT | ERLEDIGT

Aber auch ganz andere Abläufe können auf dem Board abgebildet sein.

So sind zum Beispiel folgende Einteilungen denkbar:
Offen | In Arbeit | Qualitätskontrolle | Auslieferung | Zahlung | Erledigt
oder
Offen | Designvorschlag | Umsetzung | Abnahme durch Kunden | Korrekturschleife | Live-Schalten | Beendet
Oder
Offen | Auftragsbestätigung an Kunden |Kommissionierung | Rechnung | Auslieferung | Beendet

Eine neue Aufgabe wird im Bereich OFFEN angeheftet. In dieser Spalte haben Sie also die Übersicht über alle Aufgaben die noch nicht begonnen sind.

Wenn Sie alleine das Kanban Board benutzen, dann holen sie die Aufgabe, sobald Sie diese beginnen, aus der Spalte Offen und heften Sie in die Station in Arbeit.

Für die in Arbeit befindlichen Aufgaben wird auch der Begriff “WIP” (work in progress) verwendet.

Wenn mehrere Personen mit dem Board arbeiten, dann macht es Sinn zusätzlich den Namen dessen der sich der Aufgabe angenommen hat, auf die Haftnotiz zu schreiben.

Als praktisch und nützlich hat es sich auch erwiesen, wenn man eine maximale Anzahl von Aufgaben “in Arbeit” vorgibt (5-7). Somit wird man gezwungen Aufgaben erst zu erledigen, bevor man weitere Aufgaben anfängt.

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Vorteile

Mit einem Blick auf das Board sehen Sie “Wer arbeitet gerade an was”. Im geschäftlichen Bereich hat das System nicht nur für die internen Abläufe viele Vorteile. Kundenanfragen nach dem Stand der Dinge können so mit einem Blick auf das Board beantwortet werden. Wie bei der Paketverfolgung (Tracking) sehen Sie ob und welchen Weg die Aufgabe bereits zurückgelegt hat. Sie erkennen bei welcher Station sich Aufgaben evtl. stauen und können eingreifen.

Bekannte Methoden wie klassische To-Do Listen mit Aufgaben, Terminen und Zuständigkeiten geraten schnell an ihre Grenzen. Da Sie nicht kollaborativ sind, “wurschtelt” jeder in seinen eigenen Aufgaben. Man hat keinen Überblick was aus Aufgaben geworden ist, die man delegiert hat. Die Aufgaben werden in reiner Textform dargestellt und nicht optimal visualisiert.

Achtung – kein Allheilmittel

Kanban hat seine Wurzeln in der Lean Production (schlanke Produktion) der japanischen Automobilindustrie. Ziel der Lean Prinzipien ist das Vermeiden von Verschwendung (Japanisch: Muda).

Verschwendung entsteht, durch das Verrichten von Arbeit, die dem Produkt keinen Wert hinzufügt. Verschwendung ist alles, was man aus der Produktionskette oder dem Arbeitsablauf entfernen kann, um die gleichen oder sogar besseren Ergebnisse zu erzielen. Ein Personal Kanban Board kann diese Prozesse sinnvoll unterstützen.

Eine Verbesserung der Abläufe ist aber nur möglich, wenn die Personal Kanban Board Nutzer die Motivation haben die Prozesse zu verbessern. Das setzt Disziplin und Kommunikation innerhalb des Teams voraus. Zudem ist zu bedenken, dass ein manuelles Board verständlicherweise nur an dem Ort an dem es befestigt ist eingesehen werden kann.

KVP – der kontinuierliche Verbesserungsprozess

Viele Unternehmen nutzen das Kanban Board für regelmäßige Statusmeetings. Das Kanban Board ermöglicht aufgrund der guten Visualisierung die schnelle Analyse der aktuellen Situation.

Das Team trifft sich in regelmäßigen Abständen (z.B. täglich oder immer an einem bestimmten Wochentag) vor dem Kanban Board um die Lage zu besprechen. Gemeinsam werden Lösungen erarbeitet und können sofort umgesetzt werden.


Ein Kanban Board selber einrichten.

Ein Kanban Board können Sie sich ganz einfach selber einrichten. Für ein großes übersichtliches Board benötigen Sie:

  • 1 Whiteboard (oder eine weiße Holzplatte)
  • 1 abwischbarer Edding Stift (oder andere Stifte um die Holzplatte „nicht permanent“ zu beschriften)
  • 1 großes Lineal
  • Haftnotizzettel (Post-It´s ) und Bleistift (oder Kugelschreiber)

Zum Ausprobieren oder als kleinere Variante kann das ganz natürlich auch einfach auf einem weißen Zettel gestartet werden. Aber auch bei einem Whiteboard sollten Sie eine Beschriftung benutzen, die entfernt werden kann. Denn erfahrungsgemäß erhalten Sie durch die Arbeit mit dem Personal Kanban Board einen völlig neuen Blick auf Ihre Arbeit und wollen evtl. das Personal Kanban Board nach den ersten praktischen Erfahrungen verändern oder anpassen.

  • Schritt 1:
    Überlegen Sie sich vor dem Start welche Stationen sie auf dem Board abbilden möchten. Haben Sie drei Stationen, teilen Sie das Board senkrecht in 3 gleiche Teile ein, haben Sie 4 Stationen in 4 gleiche Teile usw. Beschriften Sie jede Spalte mit der entsprechenden Überschrift
    Fertig ist ihr Kanban Board.
  • Schritt 2:
    Füttern Sie Ihr “Backlog” mit offenen Aufgaben. Seien Sie bei diesem Schritt ehrlich zu sich selbst und erfassen Sie ALLE offenen Aufgaben. Sie sind auf dem richtigen Weg, wenn sie zur schmerzhaften Erkenntnis kommen: Ach du liebe Zeit, das ist ja viel zu viel zu erledigen…
  • Schritt3:
    Legen Sie los. Achten Sie streng darauf, dass Sie nicht mehr 5-7 Aufgaben beginnen. Denn auch Sie haben nur zwei Hände und 7 Aufgaben sind die maximale Anzahl die man ordentlich und entspannt managen kann.
  • Schritt 4:
    Der kontinuierliche Verbesserungsprozess beginnt. Überlegen Sie, wo und wie sie Prozesse überarbeiten können und welche Maßnahmen sich positiv auf ihre Arbeit auswirken können. Passen Sie das Board dementsprechend an.


Über die Autorin

Mein Name ist Pia Alexandra Tischer, ich bin Jahrgang 1969, glücklich verheiratet und stolze Mutter eines siebenjährigen Sohnes.

Seit dem Jahr 2000 bin ich mit wachsender Begeisterung Unternehmerin. Die Dienstleistung meiner Firma arsmedia® ist nicht breit aber tief. Wir verhelfen unseren Kunden mit Internettechnologien zu mehr Umsatz.

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Kommentare
12 Kommentare und Trackbacks zu 'Rush Hour im Kopf – Personal Kanban für mehr Produktivität'

Kommentare zu 'Rush Hour im Kopf – Personal Kanban für mehr Produktivität' mit RSS

  1. 1 Walter B. Walser kommentierte am 12.01.2012 um 11:20 Uhr

    Gutes Prinzip! Braucht es jedoch den dritten Eintrag erledigt? Sobald etwas erledigt ist könnte man es von der Tafel entfernen. Dadurch wird das System noch etwas einfacher.

  2. 2 Peer Wandiger kommentierte am 12.01.2012 um 11:29 Uhr

    Vielleicht hilft es psychologisch dabei zu erkennen, was man alles schon geschafft hat. Das motiviert sicher.

  3. 3 TobiD kommentierte am 12.01.2012 um 11:50 Uhr

    Vielen Dank Frau Tischer für diesen tollen Beitrag. Im Moment habe ich auch oft “Rush Hour” im Kopf. Ich habe ständig nach einer Lösung gesucht, wie ich sinnvoll meine ganzen Aufgaben abarbeiten kann. Diese Methode finde ich Klasse, da sie meine Post-Its endlich ordnet und einem Grenzen einräumt (5-7 Aufgaben max. anfangen).

    Ich denke auch, dass es sinnvoll ist, dass man immer erledigte Aufgaben sieht. Das motiviert und man denkt nicht “Mensch, das nimmt wohl nie ein Ende”. Weglassen würde ich diesen letzten Punkt im Ablaufplan auf jeden Fall nicht. Vielleicht kann man am Ende der Woche ja einfach welche runter nehmen ;)

  4. 4 Bjoern kommentierte am 12.01.2012 um 12:45 Uhr

    Das werde ich direkt mal in einem Online Excel Spreadsheet über Google Docs umsetzen, um kollaborativ daran zu arbeiten, mal schauen wie das bei uns im Team ankommt.

  5. 5 Sonja kommentierte am 12.01.2012 um 13:27 Uhr

    naja, ich weiß jetzt nur nicht, wie die Rush Hour dadurch so einfach beseitigt wird. Ob ich es mir jetzt in mein Notizbuch schreibe oder an die Wand pappe, wo ich es auch noch immer sehe (aaargh), ist doch eigentlich völlig egal. Mein Notizbuch hat auch einen großen Vorteil: Wenns voll ist kommt es ins Reagl, wenn ich was suche, weiß ich wo (Voraussetzung ist natürlich, dass man das Buch vernünftig führt, einfach nur reinkritzeln bringt auch nichts). Für Einzelkämpfer sehe ich bei dieser Kanban Methode nicht wirklich einen Vorteil, mag sein, dass es bei einem Team anders ist.

  6. 6 Tom Schultz kommentierte am 12.01.2012 um 15:20 Uhr

    Sehr gute Anregung! Werde das versuchen für mich umzusetzen, denn ich kenne das Gefühl “Rush Hour im Kopf” nur zu gut.

    Finde auch eine Erledigt Spalte nützlich. Ich werde die Rückseite der Post-Its nutzen, um meine Aufwände zu erfassen und dann auf Basis der Post-Its in der Erledigt Spalte meine Abrechnung optimieren.

  7. 7 Benni kommentierte am 12.01.2012 um 16:03 Uhr

    Wir nutzen eine angepasste Basisvariante von Kanban in unserem Team und ich kann das nur empfehlen. Ich habe Ende letzten Jahres “Kanban: Evolutionäres Change Management für IT-Organisationen” gelesen. Das ist zwar, wie der Titel schon sagt :roll:, zunächst einmal nichts für den Einzelkämpfer, aber mir hat das durchaus einen sehr guten Einblick in die Prinzipien von Kanban gegeben.
    Ist aber schon etwas härterer Tobak, also nicht einfach so zum Drüberfliegen.

    Das wichtigste Konzept ist in meinen Augen die Limitierung des work in progress (WIP). Das funktioniert für jeden Einzelnen super und demnach auch im Team.

    Beim “traditionellen” Kanban wird ja ein Pull-Mechanismus umgesetzt. Also man holt sich Arbeit, wenn man Zeit hat und man bekommt sie nicht auf den Tisch gelegt (push). Das ist beim Einzelkämpfer eventuell nicht so stark ausgeprägt, wie im Team, aber auch hier kann es ja vorkommen, dass man mit immer mehr Aufgaben bombardiert wird. Dann ist es absolut sinnvoll sich an seine Regeln (z.B. maximal drei Tickets gleichzeitig) zu halten und zuerst eine Aufgabe zu beenden, bevor man die neue beginnt.
    Das klingt simpel und selbstverständlich macht das auch jeder (Moment … … … haha :mrgreen:), aber erst wenn man die Regeln mal visualisiert merkt man, wie oft man eigentlich dagegen verstoßen möchte.

    Sinn kann es unter Umständen (bei Webentwicklern z.B.) auch machen, wenn man sich selbst noch
    weitere Stati einführt. Zum Beispiel für “in der Entwicklung”, “im Test” und “freigegeben”.
    Somit läuft man nach der eigentlichen Programmierarbeit, gerne auch nicht direkt im Anschluss, nochmal in einem ausführlichen Test über seine Arbeit und ihr werdet überrascht sein (oder auch nicht), wie viel Quatsch ihr noch findet.
    Und “freigegeben” heißt, dass es fertig, aber noch nicht live ist. Das kann ja auch taktische Gründe haben.

    Nunja, … ich finde ein extrem interessantes Thema. Da reicht der Platz hier in den Kommentaren kaum aus. :)

    ToDo: Ich muss unbedingt meine Buchbesprechung fertig machen … :cool:

  8. 8 BrainMcFly kommentierte am 13.01.2012 um 08:39 Uhr

    Da kann ich Peer nur zustimmen. Die Spalte “Erledigt” ist enorm wichtig.
    Ich habe jahrelang Kaltakquise am Telefon gemacht. Da hat man oft den Effekt, dass man am Ende des Tages ziemlich ausgepowert ist und sich fragt, was man eigentlich gemacht hat. Eine einfache Strichliste mit der Zahl der getätigten Anrufe hat mir dann ziemlich bei der Selbstmotivation geholfen. Gerade dann, wenn man etwas nicht greif- oder messbares Produziert.

  9. 9 Rico kommentierte am 13.01.2012 um 09:27 Uhr

    Kann mir die Methode für Team-Arbeit durchaus als sinnvoll vorstellen. Allerdings sehe ich da keinen Unterschied zu klassischen Workflow-System. Auch dort haben die aufgaben einen bestimmten Status bevor sie erledigt werden und man kann sogar noch definieren, von wem die Aufgabe zu erledigen ist.

    Für Einzelpersonen sehe ich nur bedingt nutzen. Da reicht IMHO eine klassische Todo-Liste, weil man nach all meinen Erfahrungen sowieso nur eine Aufgabe gleichzeitig erledigen kann. Bei umfangreichen Projekten mit mehren Teilaufgaben muss man natürlich noch Abhängigkeiten beachten, aber auch dabei hilft die Kanban-Methode nicht.

    Alles in allem ist das System von der Theorie also ganz hübsch, aber ich sehe da praktisch einige Haken.

  10. 10 Hendrik kommentierte am 14.01.2012 um 11:12 Uhr

    Finde die Idee sehr interessant – nicht nur aus Sicht der Selbstmotivation sondern auch auf Hinblick auf ein Team. Wenn alle Tasks gesammelt werden (unterschiedliche Farben für die verschiedenen Mitglieder) kriegt man nen guten Überblick was die anderen so treiben und Erfolge (“erledigt”) anderer motivieren einen selbst. Werde ich bei uns mal vorschlagen :)

  11. 11 Kerstin kommentierte am 18.01.2012 um 11:13 Uhr

    Vielleicht für andere Leser interessant. Wir nutzen eine Lösung von trello.com für genau diesen Einsatzzweck. Ist halt auf Englisch. Aber wirklich eine übersichtliche Methode um die Aufgaben besser und vor allem transparenter zu verwalten.

  12. 12 Sepp kommentierte am 09.02.2012 um 16:40 Uhr

    @Rico: Einfach ausprobieren. Es funktioniert! Das schöne ist, dass Personal Kanban keine Theorie ist, sondern fast nur Praxis! ;)

    Ich praktiziere diese Methode seit geraumer Zeit. Die Vorteile, die ich darin gegenüber einer To-Do-Liste bspw. sehe sind:
    - Priorisierung kann schnell geändert werden
    - Keine Aufgabe wird übersehen (weil auf vorherigem Blatt steht)
    - Motivation durch das “spielerische” Verschieben viel höher
    - Man macht sich mehr Gedanken in welchem Status die einzelnen Tasks sind
    - Flexibilität und Kreativität
    Nachteile:
    - Kann nicht so leicht irgendwohin mitgenommen werden.

    Was aus meiner Sicht gar nicht funktioniert:
    - Personal Kanban in elektronischer Form! So viel und gerne ich am Computer arbeite, hier fehlt aber einfach die Motivation und körperliche Erfahrung durch das Verschieben der Zettel! Kanban in seiner Ur-Form braucht auch keinen Computer.



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