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35 Tipps für eine produktive Selbständigkeit –
2. “Aufgaben”
Peer Wandiger - 20 Kommentare - Selbständig, Tipps - Ähnliche Artikel


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35 Tipps für eine produktive Selbständigkeit - 2. AufgabenNachdem ich im ersten Teil dieser Artikel-Serie meine persönlichen Tipps für eine produktivere Selbständigkeit zum Thema “Planung” mit euch geteilt habe, steht heute nun der zweite Teil dieser Artikel-Serie an.

Darin geht es um Produktivitäts-Tipps im Bereich “Aufgaben”.

Was kann man also optimieren und verbessern, wenn es um die Erledigung der eigentlichen Arbeitsaufgaben geht.

7 Tipps habe ich dazu zusammengestellt.

Teile der Artikel-Serie:
1. Planung
2. Aufgaben
3. Büro und Technik
4. Ablenkung verhindern
5. Gesundheit

35 Tipps für eine produktive Selbständigkeit

Auch diesmal möchte ich wieder darauf hinweisen, dass die folgenden Tipps aus meinen persönlichen Erfahrungen stammen. Diese haben bei mir sehr gut funktioniert und können sicher auch anderen dabei helfen, produktiver zu sein.

Allerdings sollte man die Tipps auch nicht einfach blind übernehmen. Jeder Mensch ist anders und somit funktionieren bestimmte Tipps unterschiedlich gut.

Deshalb solltet ihr die folgenden Tipps nur als Anregung nehmen und diese auch mal testen. Wenn es für euch funktioniert ist das gut. Wenn nicht, dann sollte man versuchen eigene Wege und Methoden davon abzuleiten, mit denen man besser klarkommt.

Aufgaben

Im Folgenden findet ihr einige Produktivitäts-Tipps, um die eigenen Aufgaben umzusetzen.

  • Alle Aufgaben und Termine niederschreiben
    Ich habe früher versucht mir das wichtigste zu merken. Termine, Abgabezeiten usw. Das war ganz zu Anfang auch nicht das Problem, da es davon recht wenig gab. Recht schnell wuchs aber die Aufgabenvielfalt und damit stieg auch die Zahl der Termine, Deadlines und der vielen kleinen Dinge, die zu erledigen waren.

    Nicht nur, dass ich dann das eine oder andere vergessen habe, ich war auch immer damit beschäftigt nachzudenken, ob ich was vergessen haben könnte.

    Deshalb habe ich mir angewöhnt nicht nur die großen und wichtigen Dinge aufzuschreiben, sondern jede Kleinigkeit, die es zu erledigen gilt. Auch wenn es nur eine 5-Minuten Korrektur auf einer Kundenwebsite ist.

    Auf diese Weise vergesse ich nichts und, was für mich fast wichtiger ist, ich kann mit völlig freiem Kopf an meine Aufgaben gehen ohne immer wieder zu grübeln, was ich noch erledigen muss.

  • auf eine Aufgabe konzentrieren und zu Ende führen
    Multitasking wird allgemein als eine positive Sache hingestellt und bei Computern und Co. ist das fraglos auch so. Doch bei uns Menschen sieht das anders aus.

    Es gibt Studien die belegen, dass man als Mensch produktiver ist, wenn man sich jeweils nur auf eine Aufgabe beschränkt und nicht versucht, mehrere parallel zu erledigen.

    Und aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass das auf jeden Fall so ist. Auch ich habe mir angewöhnt jeweils nur eine Sache zu machen, die aber richtig. Dafür sollte man auch alle sonstigen Ablenkungen, wie z.B. Twitter, Social Networks, Mail etc. deaktiveren.

    Problemlösungen lassen sich durch Monotasking besser finden und man reduziert den Stress.

  • In Blöcken arbeiten
    Es hilft sehr, wenn man seine Aufgaben in kleinere Teilstücke zerlegt. Wenn man früh an den Schreibtisch geht und weiß, dass man eine 20 Stunden-Aufgabe vor sich hat, ist das weder motivierend, noch hilft das dabei die Aufgabe schnell zu erledigen.

    Teilt man diese Aufgabe aber in Teilaufgaben auf, dann sieht das schon anders aus. Rund 60-90 Minuten sollten solche Teilaufgaben an Zeit benötigen. Das ist ein sehr gut überschaubarer Zeitraum und das jeweilige Erfolgserlebnis nach dem Erledigen so einer Teilaufgabe erhöht die Motivation.

    Zudem kann/sollte man dann immer mal wieder aufstehen, sich die Beine vertreten und neue Energie für die nächste Teilaufgabe sammeln.

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  • früh eine schwere und unangenehme Aufgabe
    “Eat that frog” lautet eine goldene Regel aus dem englischsprachigen Raum. Damit ist gemeint, dass man früh als erstes die schwierigste Aufgabe erledigt, die für den Tag ansteht.

    Und das hilft wirklich, da man nämlich sonst die schwerste Aufgabe vor sich herschiebt und diese dann auch immer im Hinterkopf hat. Es ist ungleich motivierender, wenn man die schwerste Aufgabe des Tages schon erledigt hat und der Rest nun sozusagen die Kür ist.

  • kleine Aufgaben sofort
    Ein weiterer guter Tipp ist es, kleine Aufgaben sofort zu erledigen. Wenn mich ein Kunde anruft, dass 3 Wörter auf seiner Seite geändert werden müssen, dann mache ich das normalerweise noch während des Telefonats. Die Arbeit, die ich gerade erledige, ist eh unterbrochen und da erledige ich das auch gleich.

    Allerdings sollte man sich eben auch nicht von jeder Kleinigkeit ablenken lassen. So checke ich meine eMails nicht alle 5 Minuten, sondern morgens, mittags und zum Feierabend. Meist haben sich dann mehrere kleine Dinge angesammelt und die erledige ich dann in einem Rutsch.

    Ich habe aber schlechte Erfahrungen damit gemacht, solche Aufgaben zu sammeln und dann nach Tagen oder sogar Wochen erst anzugehen. Denn dann haben sich die vielen kleinen Aufgaben zu einem großen Haufen summiert.

  • ähnliche Aufgaben gruppieren
    Positiv für die Produktivität ist es, wenn man ähnliche Aufgaben in einem Rutsch erledigt. So prüfe und beantworte ich meine Mails in einem Durchgang und nicht alle halbe Stunde. Auch organisatorische Arbeiten versuche ich in einem Arbeitsschritt zu erledigen, anstatt diese immer mal wieder zwischendurch anzugehen.

    Die Gruppierung ähnlicher Aufgaben sorgt dafür, dass man effizienter wird und diese Aufgaben schneller erledigt sind.

  • 80/20 Regel
    Mein Lieblingstipp ist die 80/20 Regel. Diese Regel wird auch das Pareto-Prinzip genannt und besagt, dass 80% der Ergebnisse durch 20% des Aufwandes entstehen.

    Das bedeutet also (ohne sich jetzt auf genau 80/20 zu versteifen), dass der Großteil des Endergebnisses schon recht schnell erreicht wird. Detailarbeiten, Feinschliff etc. bedürfen am Ende dann viel mehr Aufwand verglichen mit der dadurch erreichten Ergebnisverbesserung.

    Im Software-Bereich gibt es z.B. den Begriff des “Gold Plating“. Das sind “Verbesserungsarbeiten” die kaum noch, wenn überhaupt, das Ergebnis verbessern.

    Im Bereich Bloggen wende ich die 80/20 Regel z.B. bei der Korrektur der Artikel an. Ich lese einmal Korrektur. Das beseitigt die meisten Rechtschreib- und Grammatik-Fehler. Ich könnte natürlich noch 2 mal drüber lesen und noch ein paar Fehler ausbessern, aber das ist nach meiner Erfahrung den Aufwand nicht mehr wert und verbessert den Artikel nicht mehr entscheidend.

Immer wieder werde ich gefragt, wie ich so viele Projekte schaffe. Die eben genannten Tipps sind ein wichtiger Grund dafür, dass ich diverse Blogs, Websites und Kundenprojekte erfolgreich betreibe/erledige.

Eure Meinung zu den Produktivitäts-Tipps für Aufgaben

Welche Tipps zur besseren Produktivität bei euren Arbeitsaufgaben könnt ihr noch beisteuern. Und mit welchen meiner Tipps kommt ihr gar nicht klar oder seht es komplett anders?

Ich freue mich auf eure Meinungen und Erfahrungen.


Hier findest Du weitere Informationen zu diesem Thema:

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Kommentare
20 Kommentare und Trackbacks zu '35 Tipps für eine produktive Selbständigkeit –
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Kommentare zu '35 Tipps für eine produktive Selbständigkeit –
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  1. 1 Vincent kommentierte am 09.02.2012 um 10:10 Uhr

    Danke für die Tipps,
    das mit dem E-Mail checken sollte ich mir glaub ich auch angewöhnen, bei mir wird jede Mail eigentlich sofor beantwortet was mich natürlich aus der aktuellen Arbeit raus bringt.
    Die 80/20 Regel werde ich vielleicht auch einmal testen.
    Wo es bei mir aber eigentlich am meisten scheitert, ist die Motivation etwas zu anzufangen, wenn man seinen Kunden schon kennt und weiß das da eh erst mal eine Kritik kommen wird egal wie gut das Ergebnis geworden ist :).

    Gruß
    Vincent

  2. 2 nico kommentierte am 09.02.2012 um 10:53 Uhr

    ich bin selbstständig und nutze das web aktiv als werbeplattform. ohne struktur und köpfchen wird das selbstständigsein schnell zur unmöglichen aufgaben. die hier angeführten ratschläge erleichtern einen das ganze sicher deutlich. ich werde sie ausprobieren. danke dafür!

  3. 3 Karin kommentierte am 09.02.2012 um 11:13 Uhr

    Danke für die tollen Tipps! Das “Eat-the-Frog”-Prinzip war mir auch schon bekannt aber ich konnte mich noch nicht dazu hinreißen lassen, es auch tatsächlich umzusetzen.

    War mir auch hilft um produktiv zu bleiben ist, ab und zu meinen Standort zu wechseln. Das funktioniert natürlich wenn man einen fest installierten Rechner hat nur sehr eingeschränkt, aber mit Laptop klappt es prima. Wenn ich kreative Aufgaben erledigen muss z.B. Brainstorming oder Zeichnungen nehme ich meistens ein paar Blätter Papier und ein paar Stifte mit und setze mich irgendwo anders hin, nicht neben den Computer. Dann komme ich nicht in Versuchung E-Mails zu checken oder mich sonst irgendwie abzulenken.

  4. 4 Rico kommentierte am 09.02.2012 um 12:07 Uhr

    Vor allem die 80/20 Regel und das E-Mail nur zu bestimmten Zeiten checken halte ich für sehr sinnvoll.

    Ich mache, wenn ich arbeiten will, das Programm einfach zu. Da kommt es bei mir sogar teilweise vor, dass ich die Emails für eine Weile völlig vergesse. Wenn das Programm auf ist, schiebt es sich durch das Icon im Taskmanager doch immer irgendwie wieder in den Vordergrund und man “schaut doch mal fix”…

  5. 5 Peter kommentierte am 09.02.2012 um 13:08 Uhr

    Das mit den Mails – aber auch mit IM wie Jabber, Skype und Co – ist auch aus meiner Sicht ein Problem für die Produktivität. Früher hatte ich den Mailcounter von Mail.app noch direkt im OS X Dock. Ein ständig steigender Mailcounter nötigt einen dann schon quasi zum reingucken. Gut das man den Counter auch deaktivieren kann :-).

    1:0 für Skype vs Adium: Skype zeigt auf dem Mac immer nur in einem roten Kreis an wie viele Leute einem geschrieben haben. Adium zeigt die Anzahl der Nachrichten an. Finde Skype da wesentlich entspannter.

  6. 6 Henning kommentierte am 09.02.2012 um 13:21 Uhr

    Jeder Mensch der arbeitet (egal ob selbstständig oder nicht), hat Angewohnheiten die schwer rauszubekommen sind.
    Bei Emails sieht bei mir immer die Neugierde. Das ist echt schwer abzustellen. 80/20 klingt logisch, war mir aber vorher nicht so bewusst.
    Was Karin geschrieben hat, stimmt natürlich auch. Zettel und Stift sind oft einfach und eine gute Abwechslung. Im Sommer ist auch ein kleiner Stuhl draussen gut. Ich mach sonst auch einfach kurz einen kleinen Gang in die Lagerhalle. Kleine Pausen (wirklich nur 2-4 Minuten) helfen mir immer wieder voll da zu sein !

  7. 7 Ralf kommentierte am 09.02.2012 um 13:51 Uhr

    Die 80/20-Regel wurde hier im Blog ja schon mehrfach thematisiert und ist meiner Meinung nach auch die Wesentlichste der oben angeführten Dinge.

    Nicht jeder möchte seinen Tag straff durchtakten, aber sich einen ungesunden Perfektionismus abzugewöhnen, ist schon hilfreich. ;)

    Grüße,
    Ralf

  8. 8 Achim kommentierte am 09.02.2012 um 14:08 Uhr

    Alle Aufgaben und Termine niederschreiben – gut, aber wohin?
    - Datei
    - Outlook-Aufgabe
    - ToDo-List online oder auf Papier
    - Arbeitsliste
    - Post-It
    - ??
    Wahrscheinlich typabhängig, aber wie macht Ihr es?

  9. 9 Joshi kommentierte am 09.02.2012 um 14:41 Uhr

    Auch der zweite Teil deiner Artikelserie gefällt mir gut! Ich werde die Tipps ausdrucken und versuchen mich regelmäßig daran zu orientieren. Die 80/20 Regel ist etwas über das ich schon einiges gehört habe und es ist echt ne interessante Theorie. ;)

  10. 10 Rene kommentierte am 09.02.2012 um 15:12 Uhr

    @Achim
    Ich weiß nicht, ob du dich noch an deine Schulzeit erinnerst, aber da hatte man oft so ein kleines Heft, das schimpft sich Hausaufgabenheft – so etwas nutz ich heute noch und schreibe grob meine Aufgaben dort rein – wenn es komplexe Aufgaben sind, kriegen die meist bei mir auf dem PC ein Ordner, wo ich dann ein entsprechendes Worddokument habe und dann technische Infos und soweiter niederschreibe.

    Das kleine Heftchen dient mir primär dazu, Schlagwörter und Geistesblitze aufzuschreiben. An eine ToDo-Liste auf dem PC konnte ich mich bis dato nie gewöhnen.

  11. 11 Arik Ermshaus kommentierte am 09.02.2012 um 16:20 Uhr

    Ich habe noch eine Ergänzung zum ersten Punkt: Und zwar am Tag zuvor eine to-do Liste machen, mit mindestens drei Punkten. So kann man am nächsten Morgen “ohne nachzudenken” sich den drei wichtigsten Aufgaben widmen und dann reaktive Arbeit wie Emails schreiben etc. leisten. Beste Grüße, Arik

  12. 12 Heimarbeiter kommentierte am 09.02.2012 um 18:05 Uhr

    Wie schön dass ich mich in den oben genannten Tips wiederfinde. Nur eine konsequente Vorgehensweise in seiner Arbeitseinteilung garantiert einen effektiven Arbeitserfolg. Wichtig zu nennen ist natürlich aber auch noch das Arbeitsumfeld, Pausenzeiten, Arbeitszeiten. Wer gestresst arbeitet ist weniger produktiv wie jemand der kontinuierlich aber mit Ruhe an der Sache ist.

  13. 13 Martin kommentierte am 10.02.2012 um 15:04 Uhr

    Hallo !

    Ich glaube das jeder seinen eigenen Weg finden muss. Ich beginne offiziell um 08:30, fange aber schon um 07:45 an. Ich nehme mir 45 Minuten Zeit um den Tag etwas zu planen. E-Mail von gestern nach Feierabend prüfen. Rechnungen erstellen und auf den Stapel mit den Briefen. Um 13:30 bis 14:15 ist Mittagspause und da muss auch auch mal an die frische Luft. Daher der Gang zur Post.

    Windows 7 hat die schöne Funktion mit den Notizen auf den Desktop. Hier schreibe ich alles hin ( praktisch bei Dual Screen ). Mails gehen ein und werden oft erst abends beantworten. Telefon kann man nicht beeinflussen. Sachen wo ich Ruhe brauche, mache ich eigentlich am Sa.

  14. 14 Klaus kommentierte am 10.02.2012 um 20:56 Uhr

    Für all diejenigen, die nicht darauf verzichten wollen, Outlook geöffnet zu lassen (etwa weil man sonst die Erinnerungen für Termine/Meetings verpasst), hier ist mein Tipp:
    Schaltet alle Benachrichtigungen bei neu eintreffenden eMails ab. Und das sind drei: Die Einblendung mit dem Titel des neuen Mails rechts unten, das Brief-Symbol in der Task-Leiste und der Signalton. Ausserdem habe ich bei mir Regeln eingerichtet, sodass gewisse Mails direkt in Unterordnern landen. ZB. habe ich einen solchen Unterordner für Newsletter eingerichtet. Das sorgt für Ordnung und trennt wichtiges von unwichtigem & nicht dringendem.

  15. 15 Chringseng kommentierte am 11.02.2012 um 12:00 Uhr

    Ich muss mich auch für die Tipps bedanken,
    Ein paar gute Ratschläge waren schon dabei die ich sicher annehmen werde ;) Da muss ich Vincent wirklich Recht geben das beste ist wenn man die Kunden kennt und das Wichtigste von allem nicht von der Arbeit ablenken lassen. Da spreche ich aus Erfahrung !

    Gruß Chringseng

  16. 16 Frank kommentierte am 11.02.2012 um 15:14 Uhr

    Danke für die guten Tipps. Als Selbstständiger kann ich bestätigen, dass Zeiteinteilung enorm wichtig für einen beruflichen Erfolg ist. Daran sollte man stets arbeiten.

  17. 17 Kerstin kommentierte am 11.02.2012 um 22:17 Uhr

    Ein gut strukturierter Tagesblauf ist eminent wichtig, wenn man selbstständig ist. Man kann sich sehr schnell in unwichtigen Dingen verlieren und dann kommt es ganz schnell zum Stau. Ich habe auch positive ERfahrungen mit einer handgeschreibenen Top Do Liste gemacht, dort wird dann jeden Tag das wichtigste herausgesucht und erledigt.

    Vielen Dank für die tollen zusätzlichen Tipps.

  18. 18 Peter kommentierte am 12.02.2012 um 19:53 Uhr

    Super Artikel und ganz meiner Meinung! “früh eine schwere und unangenehme Aufgabe” und “kleine Aufgaben sofort” sind wirklich wichtig. So hat man schnell viele (die kleinen) und die schwereren Aufgaben hinter sich und schiebt diese nicht vor sich her. Das bringt wirklich zu viel Streß, egal ob viele kleine Nichtigkeiten und/oder eine große Sache. Diesen kann man sich ersparen. “80/20 Regel” ist auch etwas, was ich immer im Hinterkopf habe. Gerade Perfektionisten sollten sich immer mal darauf beziehen.

  19. 19 Katja kommentierte am 13.02.2012 um 10:07 Uhr

    Ich kann Peer nur zustimmen, morgens eine halbe Stunde alle Mails checken, das geht sogar mit dem Frühstückskaffee in der Hand. Eine (handgeschriebene) tägliche To-do-List, auf der man erledigte Aufgaben streichen kann, das gibt ein gutes Gefühl etwas geschafft zu haben.

    Mittags, wenn es geht, eine Stunde Zeit nehmen um draußen zu sein und abzuschalten, da bekommt man einen freien Kopf und manchmal die besten Ideen.
    Ansonsten muss man für sich selbst schauen, ob man zum Beispiel auch spät abends produktiv sein kann, ich entwickele dann zum Beispiel gerne erste Konzepte, die ich am nächsten Tag vervollständige und feintune.

    Grüße und einen guten Wochenstart
    Katja

  20. 20 Andreas Achatz kommentierte am 16.02.2012 um 10:58 Uhr

    Super Beitrag! Wenn man einige Zeit Selbstständig ist, bekommt man solche Regeln selbst mit. Am Anfang macht man Fehler und weiß dann beim zweiten mal (meistens) wie es besser geht.

    Ich nutze seit einem viertel Jahr ein DIN A1 Blatt als Aufgabenplanung. Das ganze ist eine Mischung aus Eisenhower-Methode/Mindmapping und funktioniert bei mir Prima. Es kommt immer darauf an wieviele Kunden/Projekt man hat. Aktuell sind es etwa 20 Projekte und bestens durchschaubar. Solche Tools wie eine ToDo Liste hatte ich früher aber diese war nicht effektiv.

    Viel Spass beim Arbeiten
    fg Andreas Achatz



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