35 Tipps für eine produktive Selbständigkeit –
3. “Büro und Technik”

DirectAds
Werbung

35 Tipps für eine produktive Selbständigkeit - 3. Büro und TechnikIm dritten Teil dieser Artikelserie gibt es weitere 6 Tipps für eine produktivere Arbeit im Büro.

Diesmal geht es konkret um Technik und das Büro selbst.

Darunter auch Tipps die dem kreativen Freigeist vielleicht teilweise nicht so gefallen, aber nach meiner Erfahrung Wunder wirken.

Teile der Artikel-Serie:
1. Planung
2. Aufgaben
3. Büro und Technik
4. Ablenkung verhindern
5. Gesundheit

35 Tipps für eine produktive Selbständigkeit

In der heutigen Folge möchte ich vor allem auf technische Aspekte eingehen, da diese die eigene Produktivität stark beeinflussen können.

Immer wieder wundere ich mich z.B. bei Kunden von mir, wie viel Zeit dort mit unzureichender oder veralteter Technik verschwendet wird.

Aber auch der Umgang mit der Technik und die richtige Nutzung der zur Verfügung stehenden Tools ist entscheidend.

Natürlich gilt auch diesmal wieder der Hinweis, dass diese Tipps Anregungen sind, die ihr ausprobieren solltet. Nicht für jeden funktionieren die selben Methoden, so dass ihr euren eigenen optimale Weg finden müsst.

Büro und Technik

Mit den folgenden Büro- und Technik-Tipps steigert ihr eure Produktivität.

  • Aufgeräumter Schreibtisch
    An dieser Stelle werden ein paar kreative Köpfe auf die Barrikaden gehen und Argumente wie das vom “kreativen Chaos” etc. entgegen halten. Natürlich muss auch hier jeder selbst herausfinden, was ihm am besten liegt.

    Ich habe jedoch festgestellt, dass ein aufgeräumter Schreibtisch meine Konzentrationsfähigkeit und damit auch meine Produktivität enorm steigert. Es ist auch deutlich motivierender morgens an einen aufgeräumten und nahezu leeren Schreibtisch zu gehen, als wenn sich dort Papiere, Unterlagen, Ordner, Technik usw. stapeln.

  • Ordnung in Unterlagen und auf dem Rechner
    Auch die Ordnung in den eigenen Unterlagen ist wichtig. Wer seine Ordner gut pflegt, findet das gesuchte meist sehr schnell. Wer seine Ordner nicht pflegt oder sogar auf Ordner verzichtet und alles irgendwo stapelt, wird kaum schnell das finden, was er gerade braucht, wenn überhaupt.

    Gleiches gilt übrigens auch für den eigenen PC. Hier lädt man eBooks herunter, dort speichert man eigene Dokumente ab und so weiter. Nach Monaten und Jahren kommen bei vielen Webworkern doch eine Menge digitaler Dokumente zusammen. Diese sollte man von Anfang an in einer sinnvollen und nachvollziehbaren Ordnerstruktur abspeichern. Wer alle seine Dokumente einfach in “Eigene Dateien” speichert, findet sich irgendwann auch nicht mehr zurecht.

  • DSL und ein aktueller Rechner
    Ich finde nichts schlimmer, als wenn ich auf meinen Rechner warten muss. Mal abgesehen davon, dass mein Arbeitsrechner in der Regel nicht älter als 3 Jahre wird und ich mir dann einen neuen zulege, gibt es weitere Möglichkeiten seinen Rechner schneller zu machen.

    Bei vielen Bürocomputern wird zum Beispiel am Arbeitsspeicher gespart. Hier kann man nach meiner Erfahrung mit mehr Arbeitsspeicher schon eine Menge Performance herausholen.

    Zudem installiere ich circa einmal pro Jahr meinen Rechner komplett neu. Das dauert dann zwar immer ein paar Tage, bis wieder alles so ist, wie ich das brauche, aber dafür bringt so eine Neuinstallation spürbar mehr Performance.

    Gerade als Webworker sollte man sein wichtigstes Arbeitsgerät nicht vernachlässigen und an dieser Stelle nicht sparen.

    Ähnliches gilt auch für die Internetverbindung. DSL ist mittlerweile so günstig, dass es keine Ausrede mehr gibt die bestmögliche DSL-Verbindung zu nutzen, die angeboten wird. Gerade beim Hochladen von Daten macht sich das deutlich bemerkbar (wer z.B. viel mit Videos arbeitet und diese bei Youtube hochlädt).

  • 2 Monitore
    Meine Produktivität hat sich schlagartig gesteigert, als ich mir einen zweiten Monitor vor einigen Jahren zugelegt habe.

    Sei es Photoshop, die Arbeit mit einem CMS, beim Schreiben von Artikeln oder eine andere Tätigkeit. Sehr viele Arbeitsabläufe am PC profitieren von einem zweiten Monitor und ich fühle mich mittlerweile an einem Laptop, als hätte man mir einen Arm hinter dem Rücken festgebunden.

    Andere sehen das auch so.

  • Software, Apps und Webservices
    Es gibt auch eine Menge Software-Lösungen, die einem das Leben erleichtern können.

    Tweetdeck ist für mich zum Beispiel die optimale Lösung um Twitter zu nutzen.

    Apps für mein iPod Touch und mein iPad beschleunigen den Zugriff auf bestimmte Informationen und Funktionen extrem.

    Ein RSS-Feedreader hilft mir dabei, den Überblick über meine abonnierten Blogs zu behalten und damit die Informationsbeschaffung deutlich zu straffen.

    Es gibt da draußen noch so viele andere nützliche Services und Tools. Man sollte da einfach mal was testen und wenn es die eigene Produktivität erhöht, dann sollte man dieses auch nutzen.

  • Backups und immer speichern!
    Eine Sache, bei der ich immer wieder ausflippen könnte ist, wenn meine Arbeit, z.B. ein Text, nicht gespeichert ist und das Programm abstürzt. Gern spinnt auch mal WordPress und große Teile eines Artikels darf ich nochmal schreiben.

    Zumindest früher kam das hin und wieder mal vor. Doch mittlerweile habe ich mir angewöhnt, regelmäßig zu speichern. Bei Office-Programmen kann man das meist einstellen, indem man einen Autosave aktiviert. Dafür muss das Dokument aber zumindest einmal manuell gespeichert werden.

    Wer einfach sein Textverarbeitungsprogramm startet und eine Stunde schreibt ohne abzuspeichern, der hat es auch nicht anders verdient, wenn dann alles weg ist. ;-)

    Bei WordPress ist es ähnlich. Auch hier sollte man zu Anfang den neuen Artikel einmal speichern. Danach wird alle 60 Sekunden automatisch gespeichert, was sehr angenehm ist. Selbst wenn dann mal WordPress abstürzt, sind meist nur 1-2 Sätze weg. Auch bei anderen Anwendungen sollte man es sich angewöhnen viel zu speichern.

    Hier liegt der Produktivitätsgewinn also vor allem darin, dass man keine Arbeit doppelt machen muss, was nicht nur viel Zeit kostet, sondern extrem nervig ist. Für mich ist es z.B. eine der schlimmsten Sachen, einen bereits geschriebenen Text nochmal neu schreiben zu müssen.

    Backups sollte man auch vom eigenen Rechner regelmäßig machen. Dazu gibt es gute kostenlose Backup-Tools.

Fazit

In diesem 3. Teil der Artikel-Serie ging es vor allem darum, schneller und effizienter arbeiten zu können und keine Arbeiten doppelt machen zu müssen.

Wenn man diese beiden Dinge erreicht, ist man schon deutlich produktiver.

Wie sehen eure Erfahrungen und Tipps zu diesem Thema aus?


Werbung
Werbung

Kommentare

  1. meint

    Mich würde es mal interessieren, ob sich ein zweiter Bildschirm auch dann lohnt, wenn man gar nichts mit Bild-/Videobearbeitung am Hut hat und nur hin und wieder Artikel schreibt. Irgendwie verstehe ich nicht, bei welchen Programmen/Inhalten/Tätigkeiten ein zweiter Bildschirm wirklich sinnvoll ist.

  2. meint

    Ein zweiter Bildschirm kann aber auch manchmal hinderlich sein, das merke ich bei mir öfters. Auf dem einen arbeite ich gerade an einem Artikel und auf dem anderen ist irgendwas offen (z.B. Tweetdeck und bei jeder kleinen Aktualisierung oder wenn sich etwas bewegt schaue ich automatisch hin und schwups habe ich den fokus nicht mehr auf den Artikel ^^

    @Matthias
    Ich nutze z.B. den zweiten Bildschirm, neben Grafik und 3D Programmen auch für die Webentwicklung. Auf dem einen ist der Editor und auf dem anderen der Browser. So muss ich nicht immer hin und her springen…

  3. meint

    Ein zweiter Bildschirm macht auch beim normalen Bloggen Sinn wenn ich einen Beitrag verfasse bei dem ich was im Internet recherchiere habe ich die Seite immer im 2. Bildschirm offen. Tweetdeck oder ähnliches habe ich dort wenn ich normale Dinge am Computer mache so kann ich da schnell mal rüberspringen. Während des richtigen Arbeitens muss man so dizipliniert sein nur das offen zu haben was man wirklich benötigt. Deswegen starte ich gerne vor einer neuen Aufgabe den Rechner neu und Bau mir die Programme so auf wie ich sie für den nächsten Schritt benötige.
    Wie leicht lässt man sich sonst ablenken.

  4. meint

    Ach ja und zu einem perfekten Arbeitsplatz gehört für mich auch noch Kaffee oder andere Getränke, Schlickersachen und musikalische Untermalung aber ja kein Radio mit viel gelaber.

  5. meint

    Irgendwie verstehe ich nicht, bei welchen Programmen/Inhalten/Tätigkeiten ein zweiter Bildschirm wirklich sinnvoll ist.

    Wie René schon schrieb. Ein zweiter Monitor ist bei der Programmierung in meinen Augen unerlässlich!

    Im Büro habe ich zwei, zu Hause nur einen … da könnt ich die Krise bekommen! :mad:

  6. meint

    Die Verwendung von zwei Bildschirmen ist angebracht, wenn man merkt, dass man zu oft zwischen zwei oder mehreren Fenstern wechseln muss und der Workflow dabei gestört wird. Bei Programmier-oder Designarbeiten ist das Standard. Zwei Bildschirme sind aber auch schon von Vorteil wenn man mal was überweisen möchte :)

  7. meint

    Ohne zweiten Monitor geht hier gar nichts. An übersichtlichkeit ist das nicht zu übertreffen (zum beispiel wenn man mehrere Tabellen bearbeitet). Für mich persönlich ist aber nen gutes Headset viel wichtiger. Zum abschalten und nebenher Musik hören. Wenn die Kollegen was wollen, sollen sie halt winken ;)

  8. Chris meint

    Die 2 Monitore Diskussion ist doch langweilig. Ich persönlich bin Alt-Tab-Junkie und komme mit 2 Monitoren nicht klar (wobei jedem anderen schlecht wird, der mir dabei zusieht :cool:). Testet es selber mit einem geliehenen Monitor und entscheidet für euch selber!

  9. meint

    Gerade die Tatsache mit dem 2. Bildschirm. Es ist wirklich eine enorme Effizienz Steigerung und möchte Ihn auch nicht mehr missen.

  10. Peter meint

    Um mal vom 2 Monitor weg zu kommen. Auch ich wundere mich wie viele auch mittelgroße Unternehmen es gibt die gerade an die Technik sparen. Da werden an zum teil 8 oder 10 Jahre alte Computer gearbeitet und dann wundern sich die Verantwortlichen wenn es so lange dauert.

    Gut alle 3 Jahre wie Peer schreibt muss ein Wechsel nicht sein, zumindest nicht wenn man kein Webdesigner ist. Aber so nach 5 bis 7 Jahren sollten die Computer doch einmal erneuert werden.

  11. Flötenschlumpf meint

    Eine SSD mach dem Computer noch zusätzlich Dampf unterm Hintern.

    Wichtig für mich: Der Computer muß leise sein. Lüfter, die man hört, nerven.

    Zusätzlich zum 2. Monitor finde ich noch die Größe der Monitore wichtig. Ich hab mir zwei 27″ gekauft und kann damit viel entspannter arbeiten als mit 24″. Spiegeldisplays sind sowieso tabu, wodurch vieles von Apple sich von vornherein disqualifiziert.

    Und man sollte seinen Arbeitsplatz ergonomisch einrichten. Ein guter Stuhl aus der >1000-Euro-Klasse gehört dazu.

  12. meint

    Als erstes möchte ich mich natürlich bei Peer für den super Artikel bedanken. Deine aktuelle Reihe “35. Tipps für eine produktive Selbständigkeit” gefällt mir sehr gut da ich im Moment selbst dabei bin die Selbständigkeit neben meinem normalen Job aufzubauen.

    Ich kann auch nur sagen das 2 Monitore ein echter Segen sind. Es gibt viele Programme die ich gerne immer im Blickfeld habe. Diese laufen alle auf einem Monitor und der Rest halt auf dem anderen. Aber ich muss auch gestehen das es doch öfters mal vorkommt das ich mich ablenken lasse und die eigendliche Arbeit für kurze Zeit in den Hintergrund rutscht.

  13. meint

    Ich finde 2 Monitore auch total gut. Gerade beim Programmieren kann ich mir nichts anderes vorstellen. Früher hatte ich dafür einen zweiten Rechner und ein Switch für Tastatur und Maus. Das ging auch, aber ein Rechner mit 2 Monitoren ist deutlich produktiver.

  14. meint

    Auch der 3. Teil gefällt mir ganz gut wobei ich von den ersten beiden Beiträgen mehr lernen konnte.
    Aber klar ein guter Arbeitsplatz ist sehr wichtig doch die meisten Dinge sind ja bekannt.

    Ich habe auch zwei Monitore und muss sagen, dass man sich sehr schnell dran gewöhnt und man irgendwann echt nicht mehr ohne den zweiten Monitor kann. ;D

  15. meint

    Um Texte zu speichern kann ich übrigens Evernote empfehlen, weil es Texte beim schreiben sehr oft zwischenspeichert. Das Programm ist eigentlich dazu gedacht Notizen zu speichern, kann aber sehr viel mehr. Vor allem ist es mit Evernote ganz einfach Texte zu teilen. Ich habe einen Mac, muss aber manchmal Texte mit einem Windows Programm erstellen. Die kopiere ich nach Evernote und habe sie dann sofort auf dem Mac.

  16. meint

    Mich würde es mal interessieren, ob sich ein zweiter Bildschirm auch dann lohnt, wenn man gar nichts mit Bild-/Videobearbeitung am Hut hat und nur hin und wieder Artikel schreibt. Irgendwie verstehe ich nicht, bei welchen Programmen/Inhalten/Tätigkeiten ein zweiter Bildschirm wirklich sinnvoll ist.

  17. meint

    Ich habe mittlerweile auch zwei Bildschirme bzw. zwei Rechner im Einsatz. Mit meinem Laptop Ständer ist es echt einfacher und man kann wirklich produktiver und schneller arbeiten. Beispielweise nutze ich den Laptop für alle Schreibtätigkeiten, den Rechner für Analyse, Bildbearbeitung und alle anderen Dinge die so anfallen! Für mich einer der besten Tipps in dieser Artikelserie so far!

  18. Domkonit meint

    Das mit den 2 Bildschirmen. Wie läuft das den genau? Mein Grafikkarte hat 2 Anschlüsse, dennoch verstehe ich nicht ganz wie das mit 2 Bildschirmen laufen soll. Gibt es da nen eigenen Programm?

  19. meint

    Ich hab auch zwei Bildschirme. @Domkonit: bei mir war es relativ einfach, das über Windows 7 einzurichten. Es hängt aber natürlich von der Grafikkarte ab. Unter Umständen wird nicht jede Bildschirmgröße unterstützt.

  20. meint

    Ist soviel anderes zu tun bei uns das ein Bildschirm reicht. Ansonsten laeuft leise Hintergrundmusik. Technik versteht sich von selber ist immer auf dem neusten Stand.

  21. meint

    Bei uns läuft auch leise Musik beim arbeiten und zwei Monitore haben wir nun auch. So macht das Arbeiten viel mehr spaß ;)

wpSEO, das Plugin fuer WordPress SEO Werbung