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9 Tipps für erfolgreiches Projektmanagement
Viola Zweschke - 7 Kommentare - Planung, Strategie, Tipps - Ähnliche Artikel


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Projektmanagement erfordert genaue Planung und Steuerung. Doch warum ist das so?

Projektmanagement hat im Wesentlichen drei große Ziele zu erfüllen:

  • Das Projekt soll Gewinn abwerfen bzw. einen hohen Nutzen haben
  • Das Projekt soll zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen sein
  • Eine hohe Qualität ist erstrebenswert

Dabei umfassen Projekte in der Regel verschiedene Unternehmensbereiche und erfordern eine gute Zusammenarbeit der einzelnen Projektmitarbeiter. Oft handelt es sich um sehr komplexe Arbeitsschritte, deren Umsetzung mit Unwägbarkeiten verbunden sind.

Wie also kann erfolgreiches Projektmanagement gelingen? Der Artikel bietet Ihnen dafür eine Hilfestellung und gibt praktische Tipps.

1. Setzen Sie klare Ziele

Eine klare Zielsetzung ist eine wesentliche Grundlage für erfolgreiches Projektmanagement. Dabei hilft die Zielsetzung nach SMART. SMART steht dabei für die Begriffe:

  • Spezifisch
  • Messbar
  • Attraktiv
  • Realistisch
  • Terminiert

Prüfen Sie jedes Projektziel auf diese Kriterien.

Beispiel: Ihr Ziel ist es, in einem Monat drei Kilo abzunehmen. Dabei handelt es sich um eine klare Zielsetzung, auf die alle oben genannten Punkte zutreffen.

Sie haben im ersten Schritt genau festgelegt, was Sie tun möchten: drei Kilo abnehmen. Dieses Ziel ist realistisch, denn es ist generell möglich, es zu erreichen. Es ist messbar, denn Sie können Ihr Gewicht mit einer Waage überprüfen. Es ist zeitlich terminiert, denn Sie haben sich einen Monat Zeit gegeben.

Wenn Sie Ihre Projekte ähnlich definieren, haben Sie den ersten Schritt hin zu erfolgreichem Projektmanagement getan.

2. Legen Sie Budgets fest

Im Projektmanagement ist immer eine positive Kosten-Nutzen-Bilanz erstrebenswert. Legen Sie deswegen von Anfang an ein Budget fest. Vergleichen Sie während der Projektarbeit immer wieder, ob Ihre Projekte noch im Rahmen sind und steuern Sie gegen, wenn eine Abweichung droht.

Beispiel: Durch Verzögerungen müssen mehr Arbeitsstunden aufgewendet werden. Dadurch droht eine Erhöhung der Personalkosten. Damit das Projekt wirtschaftlich bleibt, ist es wichtig, frühzeitig gegenzusteuern und beispielsweise Mitarbeiter, die aufgrund der Verzögerungen nicht produktiv arbeiten können, Überstunden abbauen zu lassen.

Auch können Sie den Stand mehrerer Projekte vergleichen und prüfen, ob Sie mit einem überdurchschnittlich erfolgreichen Projekt drohende Einbußen auffangen können.

3. Erfolgreiches Projektcontrolling

Gehen Sie systematisch vor. Legen Sie im Vorfeld Meilensteine fest und überlegen Sie, wie lange das Team für welchen Schritt benötigt.

Bleiben Sie aber bei der Planung realistisch und rechnen Sie Pufferzeiten ein. Denn es können bei jedem Projekt unvorhersehbare Dinge wie zu Beispiel der Ausfall eines Mitarbeiters geschehen.

Vergleichen Sie regelmäßig anhand der Meilensteine, ob Ihr Projekt noch zeitlich im Rahmen ist. Auch hier ist es wichtig, bei Abweichungen und drohenden Problemen rechtzeitig einzugreifen.

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4. Legen Sie Notfallszenarien fest

Überlegen Sie sich von Anfang an, was Sie in Notfällen tun. So sparen Sie später Zeit.

Ein Mitarbeiter fällt aus? Sie wissen sofort, welcher Mitarbeiter einspringen kann.

Das Projekt wird teurer als gedacht? Sie haben ausreichende Budgets kalkuliert und wissen, wo Sie im schlimmsten Fall Geld einsparen können.

Wichtig ist, immer eine Lösung parat zu halten, mit der Sie Ihr Projektziel doch noch erreichen können.

5. Durchdachtes Teambuilding

Überlegen Sie genau, welche Mitarbeiter Sie für das Projekt benötigen. Wichtig ist nicht nur, dass die Mitarbeiter über das nötige Know-How verfügen. Achten Sie auch darauf, dass die Mitarbeiter auf der Beziehungsebene gut zusammenarbeiten. So vermeiden Sie von vorne herein Missstimmungen im Team.

Stellen Sie nicht zu wenige Mitarbeiter ein, denn das könnte Ihren Zeitplan gefährden. Stellen Sie aber auch nicht zu viele Mitarbeiter ein. Sonst ist ein hohes Kostenbudget notwendig und außerdem wird es bei zu vielen Mitarbeitern schwierig, Aufgaben passend zuzuteilen und für eine optimale Projektkommunikation zu sorgen.

6. Verantwortungsstruktur

Jedes Teammitglied sollte von Anfang an wissen, welche Themen und Bereiche er zu verantworten hat. Legen Sie deswegen eine klare Verantwortlichkeitsstruktur fest.

Allzu oft scheitern Projekte, weil sich der zuständige Mitarbeiter nicht zuständig gefühlt hat. Auch Kompetenzgerangel schaffen Sie so im Vorfeld aus dem Weg.


7. Kommunikation

Eine zielgerichtete Kommunikation ist der Schlüssel zu erfolgreichem Projektmanagement. Dazu gehören regelmäßige Treffen zum Projektstand. Wichtig ist hier ein genaues Festlegen und Dokumentieren der To-Do’s. Diese sollten im nächsten Meeting nachgehalten werden.

Wichtig ist deswegen, alles Wesentliche zu dokumentieren und die Abschriften allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen. So haben alle Projektmitarbeiter einen Überblick über das Projekt und kennen den aktuellen Stand.


8. Feedback

Zur Kommunikation gehört auch ein regelmäßiges Feedback. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur Rückschritte, sondern loben Sie auch bei Fortschritten.

Feiern Sie zusätzlich erreichte Meilensteine mit dem ganzen Team. Das sorgt für eine positive Stimmung.

Wichtig beim Feedback-Geben ist aber auch, die Mitarbeiter auf drohende Probleme hinzuweisen. So können Schwierigkeiten rechtzeitig aus dem Weg geräumt werden.


9. Projektmanagement-Software

Eine Hilfe beim Projektmanagement ist auch die Auswahl einer passenden Software. Diese unterstützt Sie besonders beim Projektcontrolling.

Wichtig ist, die Projekte gut einzupflegen und Budgets festzulegen. Dann kann die Software Sie beispielsweise mit einem Farbampel-Schema warnen, wenn die Projekte nicht im grünen Bereich sind. Das gibt Ihnen die Möglichkeit zum sofortigen Gegensteuern.

Auch Soll-Ist-Vergleiche sollte die Software unterstützen. So können Sie zum Beispiel den Zeitaufwand, die Wirtschaftlichkeit und den Fortschritt Ihrer Projekte überprüfen.

Wenn die Projektmanagement Software darüber hinaus Projektnachkalkulation und Projektabrechnung bietet, sowie die Projektkommunikation unterstützt, sparen Sie sich viel manuellen Aufwand.


Fazit

Erfolgreiches Projektmanagement erfordert eine komplexe Organisation, bei der viel zu beachten ist. Dabei ist eine gründliche Planung mit Pufferzeiten und dem Festlegen von Notfallszenarien die halbe Miete.

Wenn Sie dazu in den einzelnen Projektschritten Unregelmäßigkeiten schnell aufzuspüren und konsequent einzugreifen, haben Sie alle Weichen gestellt, um Ihre Projekte erfolgreich abzuschließen.


Über den Autor

Viola Zweschke verfügt über langjährige Erfahrungen im Projektmanagement-Bereich. Seit 2011 ist sie Marketing- und Vertriebsbeauftragte beim Software-Haus Vepos GmbH & Co. KG. Das Unternehmen Vepos ist Anbieter der ERP-Software v.Soft. Die Software bietet zahlreiche Funktionen für erfolgreiches Projektmanagement und Projektcontrolling.

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Kommentare
7 Kommentare und Trackbacks zu '9 Tipps für erfolgreiches Projektmanagement'

Kommentare zu '9 Tipps für erfolgreiches Projektmanagement' mit RSS

  1. 1 Mark kommentierte am 18.07.2012 um 08:58 Uhr

    gutes Projektmanagment ist nicht einfach und ohne gute Software sehr aufwendig. Ein Schöner Gastbeitrag von Viola. Zeigt wirklich alle wichtigen Punkte noch einmal auf.

  2. 2 Webdesigner kommentierte am 18.07.2012 um 09:53 Uhr

    Absolut toller Beitrag. Wer sich daran hält, der kann vorwärtskommen im Leben und besonders mit seinem Projekt. So kann man sein Ziel klar ereichen. Kopflos zu starten führt nur zu Fehlern und zu Enttäuschungen. Klare Ziele erfordern einen klaren Weg!

  3. 3 Peter Lack kommentierte am 18.07.2012 um 15:32 Uhr

    Ich stimme dem Beitrag zu, jedoch darf man eines nicht vergessen, Projektmanagement und Projektsteuerung muss man erlernen und letztlich kommt es nicht bei jedem Job darauf an, vor allem nicht als Einzelkämpfer. Man schreckt damit so bin ich der Meinung Neulinge, die sich selbständig machen möchten eher ab und sollte zunächst die Basics anwenden und schauen, dass der Laden ans laufen kommt – danach, wenn es weitere Angestellte und auch richtzige Projekte gibt ist diese Vorgehensweise absolut sinnvoll. – Peter Lack aus Korbach

  4. 4 Vincent kommentierte am 18.07.2012 um 15:53 Uhr

    Super Tipps, bin gerade dabei ein Projekt zu realisieren, da kommen die Tipps gelegen!

  5. 5 Georg kommentierte am 18.07.2012 um 18:09 Uhr

    Nun, ich würde mir eine Ergänzung bezüglich der software wünschen. Welche kostenlose software nutzt Ihr denn so?

  6. 6 Daniel kommentierte am 20.07.2012 um 15:09 Uhr

    Zwischen 1. und 2. würde ich noch einen Punkt ergänzen. Meine Erfahrung zeigt, dass die Spielregeln klar sein müssen. Diese sollten im Projekthandbuch (Lastenheft, Statement of Work etc.) stehen.

  7. 7 Yasmin Weber kommentierte am 25.09.2012 um 11:06 Uhr

    Ein sehr interessanter Artikel mit vielen hilfreichen Tipps!

    Vielen Dank dafür.



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