Es gibt viele Fachbegriffe wenn es darum geht das Erreichen von Zielen und die Erledigung von Aufgaben zu bewerten.
Effizient zu arbeiten ist dabei eine wichtige Grundlage für den Erfolg in der Selbständigkeit, da unsere zeitlichen Ressourcen begrenzt sind.
In diesem Artikel geht es um die Frage, was Effizienz eigentlich ist und es gibt die ersten 3 Tipps, um effizienter zu arbeiten.
Was ist Effizienz?
Es gibt neben der Effizienz noch andere Begriffe, die im Zusammenhang mit der beruflichen Arbeit stehen. Wie unterscheiden diese sich und was macht Effizienz genau aus?
Effizienz
Die Effizienz, oft auch als Wirtschaftlichkeit bezeichnet, stellt Ertrag ins Verhältnis zum Aufwand. Im Grund geht es darum, ein vorgegebenes Ziel, z.B. die Erledigung einer bestimmten Aufgabe, mit möglichst wenig Aufwand zu erreichen.
Effizienz kann auch bedeuten, dass man mit einem vorgegebenen Aufwand, wenn man also z.B. 4 Stunden Zeit hat, den größtmöglichen Nutzung zu erzielen.
Effizient zu sein bedeutet also, mit möglichst wenig Arbeitseinsatz (Zeit, Aufwand) möglichst viel zu erreichen. Meist wird aber von einem fest definierten Ziel ausgegangen.
Effektivität
Effektivität dagegen dreht sich lediglich um die zu erreichenden Ziele, während der Aufwand dabei keine Rolle spielt. Oft wird Effektivität als “Die richtigen Dinge tun” beschrieben.
Ob ich also zum Schreiben eines 1.000 Wörter-Artikels für meinen Blog meinen Desktop-PC, mein iPad oder meinen iPod Touch nutze ist erstmal egal. Alle 3 Methoden ist effektiv, wenn ich damit den Artikel fertig stelle.
Am effizientesten ist allerdings der Desktop-PC, da ich mit den beiden anderen Geräten, besonders dem iPod Touch, viel länger brauche.
Bei der täglichen Arbeit eines Selbständigen steht die Effektivität an erster Stelle, da es primär darum geht die gesteckten Ziele überhaupt zu erreichen.
Wie man diese mit möglichst wenig Aufwand erreicht, ist dann eine Frage der Effizienz.
Das Pareto-Prinzip
Man sieht ganz klar Parallelen zu meinem geliebten 80/20-Prinzip.
Diese auch als Pareto-Prinzip bekannte Theorie geht davon aus, dass manche Arbeiten mehr zum Gesamtergebnis beitragen als andere, obwohl alle einen ähnlichen Aufwand bedeuten. Diese sind also effizienter als andere.
Allerdings gibt es natürlich Arbeiten die wichtiger sind als andere, während manche nicht so entscheidend für das Gesamtergebnis sind, weshalb man auch effektiv arbeiten muss.
In der Praxis bestehen Aufgaben für Selbständige meist aus mehreren oder sogar vielen Teilaufgaben. Hier gilt es für den Selbständigen herauszufinden welche Teilaufgaben die wichtigsten für die Zielerreichung sind (Effektivität) und wie man diese mit möglichst wenig Aufwand erledigen kann (Effizienz).
Produktivität
Ein weiterer Begriff, der immer wieder auftaucht, ist die Produktivität. Hierbei geht es vor allem darum, möglichst viel zu schaffen. Der eingesetzte Aufwand spielt eine ungeordnete Rolle. Es geht nicht primär darum, möglichst wenig Aufwand zu betreiben.
Es ist bei der Produktivität völlig Okay mehr Aufwand zu investieren, wenn man dadurch mehr Aufgaben erledigen kann. Das ist natürlich wichtig, da es für Selbständige immer eine lange ToDo-Liste gibt.
Produktivität und Effizienz haben eine recht ähnliche Ausrichtung bei der Erreichung von Zielen, wobei der Fokus bei der Produktivität auf dem “viel erledigen” liegt und bei der Effizienz auf “wenig Aufwand”.
Warum ist Effizienz wichtig?
Es ist immer wieder zu beobachten, dass Selbständige gleich effektiv sind, das heißt sie schaffen die gleichen Ziele und erledigen die gleichen Aufgaben. Allerdings gibt es einen wichtigen Unterschied.
Der eine Selbständige schafft es in 6 Arbeitsstunden pro Tag und kann sich dann noch mit anderen Dingen beschäftigen oder sogar mal eher Feierabend machen. Der andere Selbständige sitzt dagegen noch am Abend an den Aufgaben und wird damit erst in der Nacht fertig. Und das läuft fast jeden Tag so.
Der Unterschied zwischen beiden ist die Effizienz und das hat natürlich weitreichende Auswirkungen. Der effizientere Selbständige könnte weitere Aufgaben annehmen und so produktiver sein, aber er könnte auch mehr Freizeit machen und so seine Gesundheit schonen und eine gute Work/Life-Balance erreichen.
Der zweite Selbständige erreicht zwar die selben Ergebnisse, aber dafür fehlt ihm die Freizeit und auf Dauer wird sich das nicht gut auf seine Gesundheit auswirken.
Deshalb ist es für Selbständige sehr wichtig effizient zu arbeiten, um die gesteckten Aufgaben und Ziele mit dem geringst möglichen Aufwand (bei gleicher Qualität der Ergebnisses) zu erreichen.
Und aus eigener Erfahrung weiß ich, dass die Effizienz immer verbesserungswürdig ist.
Die ersten 3 Effizienz-Tipps
Im Folgenden stelle ich die ersten 3 Tipps vor, mit denen man effizienter arbeiten kann.
Dabei habe ich versucht, die Tipps nach ihrer Umsetzungsreihenfolge zu sortieren, wobei diese teilweise auch ineinander greifen oder parallel ablaufen.
Planung
Die Grundlage für effizientes Arbeiten bildet eine gute Planung. Um Aufgaben effizient abarbeiten zu können und seine Ziele effizient zu erreichen, muss man erstmal wissen, welche Ziele und Aufgaben dies sind. Am Beginn der Effizienz steht also die Effektivität.
Mit Methoden wie dem Eisenhower Prinzip kann man das wichtige vom unwichtigen trennen und das dringende vom nicht dringenden. Dieses Prinzip hilft schon im Vorfeld dabei, nur die Aufgaben zu finden, die man selber erledigen muss. Zudem weiß man, bis wann das der Fall sein muss.
Auf dieser Grundlage erstellt man nicht nur eine ToDo-Liste, sondern am besten einen Wochen- und einen Tagesplan.
Die Aufgaben sollten zudem in “handliche” Stücke unterteilt werden.
Alternativen bewerten
Dann geht es um die Frage, wie man die einzelnen Aufgaben erledigt. Wie oben schon ausführlich erläutert, geht es bei der Effizienz um das “Wie”.
Dazu sollte man den Aufwand verschiedener “Erledigungsalternativen” einschätzen und beurteilen. Am Ende entscheidet man sich für den Weg, der den wenigsten Aufwand bei gleichbleibendem Ergebnis verspricht.
Es ist oft jedoch nicht so einfach, den Aufwand im Vorfeld einzuschätzen. Deshalb muss man die verschiedenen Alternativen meist ausprobieren. Gerade Existenzgründer müssen die effizienteste Vorgehensweise erstmal finden.
Man sollte aber auch später immer mal wieder Alternativen testen um sicherzustellen, dass man immer noch den effizientesten Weg nutzt.
Am Plan festhalten
Es ist wichtig, dass man am Plan festhält. Oft kommt es vor, dass man während der Umsetzung einer Aufgabe neue Ideen hat oder auf weitere neue Aufgaben stößt, die man gern erledigen würde. Diesem Drang sollte man nicht nachgeben, sondern die Aufgabe wie geplant umsetzen.
Oft sinkt die Effizienz gerade durch solche zusätzlichen kleinen Dinge, die man gleich auch noch erledigt. Hier ist die 80/20 Regel eine gute Möglichkeit, sich weiterhin auf das wesentliche zu konzentrieren.
Stößt man auf Probleme, die man vorher nicht bedacht hat und die die ganze Aufgabe und das Ziel in Frage stellen, muss man natürlich reagieren. Ändern die neuen Ideen und Aufgaben allerdings nichts am geplanten Ergebnis der gerade durchgeführten Aufgabe, so sollte man diese auch wie geplant umsetzen.
Fazit
Wer nicht effizient arbeitet kann zwar auch erfolgreich sein, dass aber meist auf Kosten von vielen Überstunden und Stress.
Deshalb ist es wichtig, dass man als Selbständiger nicht immer nur auf “mehr und mehr erledigen” aus ist, sondern immer auch im Auge behält, wie man dies mit möglichst wenig Aufwand erreicht.
Eine gute Planung mit einer Abwägung der Alternativen nach ihrer Effizienz bei der Umsetzung ist dabei sehr wichtig.
So geht es weiter
Im folgenden Artikel dieser Serie stelle ich 4 weitere Tipps für effizienteres Arbeiten vor.
Wer wir sind und wie wir arbeiten. In unserem Büro im Zentrum von Köln arbeiten gegenwärtig sieben ausgebildete Redakteur/innen an der Ausarbeitung erstklassiger Inhalte, auf die du dich verlassen kannst. Sämtliche Artikel werden nach dem Vier-Augen-Prinzip publiziert: Nach Fertigstellung der Rohfassung werden die Texte von (mindestens) einem/r anderen Redakteur/in auf orthografische und inhaltliche Richtigkeit hin überprüft.
Diese Seite ist ein Angebot der 4pub GmbH mit Sitz in Köln. Wir haben uns auf den Betrieb hochwertiger redaktioneller Online-Portale spezialisiert und berichten stets redaktionell unabhängig.
- Danke für 16 tolle Jahre - 13. Juli 2023
- So erstellst du deine erste Newsletter-Mail in 10 Schritten mit CleverReach - 13. Juli 2023
- Die 5 besten Features des Amazon Affiliate WordPress Plugin – AAWP - 12. Juli 2023
Ich frage mich, ob du selbst wirklich nach diesen Methoden arbeitest (:
@ Rico
Niemand schafft das zu 100%. Es geht mehr darum, immer besser zu werden.
Das ist nichts, was man einmal macht und dann ist man fertig.
Wie ich im Artikel auch geschrieben habe, weiß ich aus eigener Erfahrung wie wichtig Effizienz ist und ich versuche daran zu arbeiten.
Manche Menschen sind auch unglaublich produktiv, weil sie einfach so natürlich organisiert sind, dass sie keine Effizienz Methode brauchen. Sie haben einfach Talent.
Guter Artikel! Ich versuche auch jeden Tag effizienter zu sein. Das bezieht sich auf das ganze leben. Ich stelle die Art wie ich etwas tue in Frage und entwickle mich weiter. Ich werde effizienter. Klappt zwar nicht immer, aber viele kleine Verbesserungen machen am Ende eine ganze Menge aus. Wer z.B. viel mit dem PC arbeitet und andauernd zwischen mehreren Anwendungen hin- und herwechseln muss, der ist vielleicht mir einem zweiten Monitor am Arbeitsplatz besser bedient. Dadurch spare ich mir z.B. jeden Tag eine Menge Zeit. Kleine Veränderungen können da viel bewirken.
Gruß
Tobias
Und bei aller Effizienz nicht das Leben vergessen 🙂 Eine frühere Kollegin hatte auch ne schöne Taktik (die ich durchaus sinnig und clever fand): bei drohendem Chaos hat sie alles auf einen großen Stapel gepackt und ohne Kategorisierung einfach von oben nach unten abgearbeitet – spart auf jeden Fall viel Zeit für´s Sichten und Sortieren, die man dann in schnelle Bearbeitung ummünzen kann.
Meiner meinung ist der wichtigste Punkt ein ordentliches Zeitmanagement. Wer sich Arbeit ordentlich einteilt, arbeitet effizienter und kommt besser voran. Gerade für ein Homeoffice ist dies unerlässlich.
Der größte Gegenspieler in der Selbstständigkeit ist man in der Regel selber in Form eines Schweinehundes. Ich bin jemand der oft mal jemanden braucht der mich wieder in die Spur schickt ( also ist immer eine klare Arbeitsansage wie im Angestellten dasein eigentlich gut )dennoch wollte ich mir nur weil ich ab und an mal vom Kurs abkomme die Selbständigkeit nicht nehmen lassen.
Ich habe 3 wichtige Sachen für mich gelernt und wende die auch an und es hilft mir sehr.
Seit dem ich ein paar Bücher gelesen über die Thematik “Erfolg” habe ich auch gleich Änderungen bei mir vorgenommen. Also habe ich da ich immer ein Ziel vor Augen haben muss mir Anfang des Monats immer eine Belohnung ausgedacht die ich mir gönnen möchte wenn ich mein Ziel erreiche. Desweiteren habe ich um mich besser kontrollieren zu können mir einen anderen Selbständigen gesucht mit dem ich mich 2 mal im Monat treffe. Wir machen völlig verschiedene Sachen aber überwachen uns gegenseitig und schicken uns gegenseitig wieder auf Kurs wenn einer von seinem Plan abweicht. Funktioniert prima. Ja und was soll ich sagen, dass was der eine oder andere Vorredner schon erwähnte Zeitmanagement ist das “a und o”.
Seit ich nur diese 3 Veränderungen bei mir vorgenommen habe läuft alles ganz gut. Mal gucken wann ich wieder was ändere, dann lass ich es euch wissen.
lg
Hallo Peer,
danke für den informativen Blogpost und die Unterscheidung zwischen Effizienz und Effektivität. Die verwechsel ich immer (und das auch noch als angehender Betriebswirt) :D.
Das Pareto-Prinzip kann ich nur bestätigen. Ich habe das selbst, egal ob im echten Leben, beim Designen oder beim Bloggen, erlebt.
Ich erwische mich in letzter Zeit auch immer wieder, wie ich in Unproduktivität verfalle, da kommen mir die Tipps gerade recht!
Was mich persönlich sehr weit gebracht hat:
Ich starte den Tag mit der wichtigsten Aufgabe und diese unterteile ich dann in kleine Teilaufgaben, wie z.B. bis 10 Uhr Recherchearbeiten abschließen.
Bin auf die weiteren Tipps gespannt!
Gruß
Vladislav
Nicht jeder Mensch ist mit genug Disziplin geboren, und um dies auszumerzen, bedarf es halt Techniken! Zeitmanagement Ist das A und O! Ich habe mich früher auch tagelang eingesperrt wenn ich irgendwelche wichtigen Aufgaben hatte, die erledigt werden mussten, und konnte einfach nicht guten gewissens den Schreibtisch verlassen, obwohl ich kaum noch etwas geschrieben hatte. Heute weiß ich, dass ich in diesen Situationen mich einfach überwinden muss rauszugehen, mich mit Freunden zu treffen oder einfach auszuruhen, damit ich später frisch und mit neuem Elan weitermachen kann 😉 Ich kann jedem nur empfehlen hin und wieder mal die Notbremse zu ziehen und einfach mal eine Pause zu machen.
Schöner Artikel Peer. Ich muss sagen, dass ich eigentlich nie Probleme hatte mich zusammenzureißen und meinen Plan gewissenhaft abzuarbeiten. Allerdings habe ich vor drei Wochen nach 15 Jahren mit dem Rauchen aufgehört. Seitdem krieg ich es einfach nicht so richtig hin. Heute habe ich ziemlich genau die Hälfte von dem gemacht, was mein Plan vorgesehen hat…
Hoffe das wird bald besser 🙁
Grüße
Olli
Vielleicht besteht in den folgenden Artikeln die Möglichkeit auf Programme einzugehen, die nicht kompliziert sind, die aber helfen seine Ziele zu verwalten. Mir geht es meistens so, dass ich den Überblick über meine Ideen verliere.
Ich denke es ist wichtig für 1-2 Wochen im vorraus, die wichtigsten Projekte und Aufgaben niederzuschreiben (Software). Diese dann (evtl.farblich) nach Priorität ordnen und abhaken wenn diese erledigt sind.
Man braucht in seinem ganzen Leben immer feste Ziele und diese sollte man sich auch im Job setzen. Wer ziellos agiert, wird auch im Job keinen Erfolg haben.
Das Pareto Prinzip ist lässt sich wirklich auf so viele Sachen anwenden und es ist hilfreich es bei bestimmten Aufgaben im Hinterkopf zu haben. Allerdings muss man vielleicht anmerken, dass in manchen Bereichen (z.B Kunst) 100% notwendig sind.