Nachdem ich im ersten Teil der Artikelserie erklärt habe, was Effizienz ist und warum diese für die eigene Selbständigkeit so wichtig ist, geht es in diesem zweiten Teil nun mit 4 neuen Tipps weiter.
Diese helfen dabei, den eigenen Arbeitstag effizienter zu gestalten und damit mehr Arbeit zu erledigen, ohne ständig Überstunden machen zu müssen.
Tipps für die Umsetzung
Die Tipps in diesem und den anderen Artikeln dieser kleinen Artikelserie sind natürlich nur Empfehlungen.
Aus meinen eigenen Erfahrungen habe ich diese zusammengestellt und bin mir sicher, dass sie auch euch dabei helfen können effizienter zu arbeiten.
Allerdings sollte man selber testen was ein Tipp jeweils bringt und diesen an die eigene Situation anpassen.
Ebenso macht es Sinn, die Tipps nach und nach umzusetzen und erstmal einen Tipps in den Arbeitstag zu integrieren, bevor man sich an den nächsten macht.
So wird man über einen gewissen Zeitraum die eigene Arbeit effizienter gestalten.
4 weitere Effizienz-Tipps
Die folgenden 4 Tipps helfen euch dabei, mehr Arbeit innerhalb eurer Arbeitszeit zu erledigen.
Workflows entwickeln
Manche Selbständige genießen es, jeden Tag etwas anderes zu machen. Und so wichtig die Abwechslung ist, um z.B. die Motivation hoch zu halten, so sollte man doch gewisse Workflows entwickeln.
Damit sind wiederholende Aufgaben gemeint, die immer wieder auftreten und die man auf eine bestimmte Art erledigen sollte. Denn dann gehen sie schneller von der Hand und man benötigt weniger Zeit.
Man testet also verschiedene Arbeitsabläufe bei bestimmten Aufgaben und bleibt dann bei der, die am wenigsten Zeit kostet und am “rundesten” läuft.
Hilfreich ist dabei unter anderem, ähnliche Aufgaben zu gruppieren. Wer also Mails abarbeitet, sollte dies für alle vorliegenden eMails am Stück tun, anstatt immer wieder zwischendurch eine Mail zu beantworten.
Auch komplexere Aufgaben profitieren davon, dass man sich bestimmte Workflows aneignet. So habe ich für meine Blogs einen bestimmten Workflow entwickelt, der es mir erlaubt in relativ kurzer Zeit mehrere Artikel zu schreiben.
Würde ich an jeden Artikel ganz anders herangehen, so würde es mit Sicherheit länger dauern.
Das bedeutet nun nicht, dass man von seinen Workflows nicht abweichen darf. Wenn es die Aufgabe erfordert, geht das natürlich vor. Es ist aber auch ganz normal, dass sich Workflows weiterentwickeln und nicht ewig gleich bleiben.
Arbeitsumgebung optimieren
Eine oft übersehene Grundlage für effizientes Arbeiten ist die eigene Arbeitsumgebung.
Viele Selbständige sind auch noch stolz auf ihr Schreibtisch-Chaos, begehen damit aber einen großen Fehler. Hier spielt die Psychologie eine wichtige Rolle und man kann sich einfach besser konzentrieren, wenn nur das auf dem Schreibtisch liegt, was man für die aktuelle Aufgabe benötigt.
Alles Notwendige sollte in Reichweite liegen und schnell nutzbar sein. Die Unterlagen (digital wie analog) sollten nach einem System abgelegt sein, damit man möglichst wenig Zeit mit Suchen verschwendet.
Auch technisch sollte man nicht an der falschen Stelle sparen. Aktuelle Computertechnik beschleunigt das Arbeiten enorm, während ein veralteter PC viel Zeit und Nerven kostet. Ich kann z.B. nicht mehr auf meine 2 Monitore verzichten, da diese ein deutlich schnelleres Arbeiten ermöglichen.
Im empfehle allen, die das kreative Chaos vorziehen, zumindest mal zu testen, wie es mit einem aufgeräumten Schreibtisch und einer geordneten Ablage funktioniert. Wenn man damit nicht besser klarkommt, kann man ja immer noch zurück ins Chaos wechseln. 🙂
Tagesablauf optimieren
Man ist nicht den ganzen Tag gleich gut drauf. Während der eine erstmal ein paar Stunden braucht, bis er in Fahrt kommt, hat der andere die meisten Energie am Tagesanfang.
Darauf sollte man bei der Planung des Tagesablauf Rücksicht nehmen. Gerade der Start in den Arbeitstag ist dabei wichtig, da er die Grundstimmung für den ganzen Tag definiert.
Viele Selbständige gehen nach der “Eat That Frog” Methode vor und sind dadurch effizienter.
Man sollte ebenfalls beachten, dass weniger manchmal mehr ist. Laut dem Parkinsonsches Gesetz dehnt sich die für eine Aufgabe benötigte Zeit im gleichen Maße aus, wie man sich dafür Zeit gibt. Gibt man sich also 4 Stunden Zeit für eine Aufgabe, dann wird man auch 4 Stunden brauchen. Gibt man sich dagegen nur 3 Stunden, dann wird man es in dieser Zeit schaffen.
Natürlich gibt es Grenzen dieses Ansatzes, aber insgesamt stimmt das schon. Ich merke dies z.B. immer wieder in meinem 13 Wochen Projekt, in dem ich mir jeweils nur 1 Woche Zeit gebe, bestimmte Aufgaben zu erledigen, an denen ich teilweise schon Wochen oder Monate sitze und die ich immer wieder vor mir herschiebe.
Ebenso ist es wichtig Pausen einzuplanen. Mit der Zeit sinkt die Konzentration und man schafft einfach weniger in einem bestimmten Zeitraum. Deshalb sind Pausen, Freizeit und ausreichend Schlaf sehr wichtig.
keine Ablenkung
Ein Effizienz-Killer ist die Ablenkung. Diese ist natürlich gerade bei Selbständigen im Netz allgegenwärtig.
Telefon, eMail, Social Networks, Skype, Twitter usw. sorgen dafür, dass viele Selbständige immer wieder ihre Arbeit unterbrechen oder zumindest währenddessen abgelenkt sind.
Deshalb sollte man für solche Kommunikationstätigkeiten bestimmte Zeiten reservieren und während der Erledigung einer Aufgabe darauf verzichten. Multitasking ist bei wichtigen Aufgaben sehr schädlich und senkt die Effizienz.
Allerdings kann Multitasking auch nützlich sein. Bei eher unwichtigen Aufgaben, die aber erledigt werden müssen, kann man durchaus noch etwas anderes parallel machen.
So kann man während der Fahrt zu einem Kunden einen Business-Podcast hören oder während man die Ablage macht kann man sich den Plan für die nächste Wochen überlegen.
Meist ist es allerdings so, dass Singletasking effizienter ist.
Fazit
Mit diesen 4 Tipps kann man die tägliche Arbeit deutlich effizienter gestalten und oft sind es die kleinen Veränderungen, die viel bringen.
Natürlich bedarf es einer gewissen Zeit, um diese Punkte umzusetzen und später benötigt man zudem Disziplin, um dauerhaft daran festzuhalten und nicht wieder in alte Muster zu verfallen.
So geht es weiter
Im dritten und abschließenden Teil der Artikelserie gebe ich 3 weitere Tipps und fasse die Artikelserie noch einmal zusammen.
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Hallo Peer,
du hast vollkommen recht – die eigene Arbeitsumgebung ist mit ein wichtiger Grund für ein effizientes Arbeiten.
Habe Anfang letzter Woche meine Schreibtisch umgestellt und unnötiges Papier die nicht zum Projekt/zur Arbeit gehören weggeräumt.
Und ich gehe mit ein komplett anderes Arbeitsgefühl an die zu erlegenden Arbeiten ran. Es hilft!
Gruß,
Alejandro.
Ablenkung ist auch mein größter Feind. Ich erwisch mich immer wieder, wie mir was einfällt und ich dann mal schnell nachsehe, wie es damit aussieht. Das versuche ich gerade mir abzugewöhnen.
Um der Ablenkung entgegenzuwirken habe ich meinen ganzen Schreibtisch leergeräumt. Ich habe ein Eingangskörbchen ins Regal gepackt und, wenn ich eine bestimmte Aufgabe mir vorgenommen habe und diese dann auch umsetze, dann ist mein Handy aus. Früher war das Handy das Ablenkungsinstrument Nummer 1.
Ich erwische mich selber oft dabei das ich mich von anderen Dingen ablenken lasse und dann bin ich nach einiger Zeit bei einem ganz anderen Thema angelangt, als zu Beginn meiner Suche etwa…
Vor allem bei Recherchearbeiten ist das oft der Fall…aber ohne Suche geht es oft nicht…
Die wirklich wichtigen Arbeiten und Aufgaben mache ich aber aus einer entsprechenden Software heraus (Optimierung) und da brauche ich dann das Internet nicht wirklich dazu und wird auch geschlossen…da kann ich mir eben keine Ablenkung leisten, sonst kommt nichts dabei raus…
Ich lese noch nicht lange auf diesem Blog, doch seitdem ich dies mache ist meine Motivation spürbar gestiegen.
Als ich mit meinem ersten “Hobby” Projekt angefangen habe, wusste ich quasi nichts und habe einfach “gemacht”, der Erfolg war nach paar Wochen zu sehen, die AdSense Einnahmen wurden Woche für Woche mehr.
Jetzt nach längerer Pause fällt es mir unheimlich schwer wieder in den von dir beschriebenen Workflow reinzukommen.
Ich habe sehr viele Ideen die ich aber einfach nicht umsetzen kann, obwohl ich ein gewisses Basiswissen besitze. Ich schaffe es nicht diese Wand zu durchbrechen. 🙁
Sehr schade, da ich dadurch Zeit und Potenzial verschenke.
Daher würde ich gerne von dir wissen.
Wie schaffe ich es die Peitsche, so beschreibe ich es gerne, selber in die Hand zu nehmen und mir mal einen ordentlichen Hieb zu geben? Da ich normalerweise einer 1:1 Tätigkeit nachgehe, und dort läuft es wunderbar.
Wenn man hauptberuflich selbständig ist, sollten diese Tipps wohl noch ein wenig konsequenter beachtet werden. Ich hingegen darf mich hin und wieder noch ablenken lassen “… uhhh das ist ja auch ein nettes Plugin! …. und was ist das hier?” 😉
Wie immer wirklich sinnvolle Tipps. Danke.
Hallo Peer,
ich fand ja schon den ersten Artikel so toll, dann muss der 2. es ja auch in sich haben! 😉
Ich habe bei mir auch meine Workflows ein wenig optimiert und arbeite z.B. meine E-Mails alle am Stück ab.
Außerdem hat mir noch sehr geholfen, dass ich Push-Mitteilungen auf meinem iPhone deaktiviert und das Gmail Chrome App deinstalliert habe -man sollte sich immer vor Ablenkung schützen.
Ich stimme dir da auch vollkommen zu, die Arbeitsumgebung sollte man optimieren. Ich versuche meinen Schreibtisch immer sauber zu halten (und schaff es auch immer! ;)) und könnte auf meine 2 Monitore auch nicht mehr verzichten (http://on.fb.me/PH53MN).
Gruß
Vladislav
Hallo Peer,
dein Easybill Banner funktioniert nicht.
Ich werde immer irgendwie mit deiner fehlerhaften Suche verbunden.
, Patrick
Wie bei einigen der Kommentatoren war es auch bei mir die Ablenkung die mich in meiner Arbeitsleistung ausbremste. Ich habe immer versucht alles und das am besten zeitgleich zu erledigen. Irgendwann merkt man jedoch, dass einem der Tag nicht mehr ausreicht um alles abzuarbeiten. So mussten also Veränderungen her….. wer sagt denn bitte schön, dass man jeden Tag Emails checken oder beantworten muss. Aber ich stimme dir zu man benötigt schon ein wenig Selbstdisziplin um effizienter arbeiten zu können.
Grüße
Ablenkung ist echt Killer. Daher fällt es auch enorm schwer von Zuhause aus etwas zu schaffen und effektiv zu arbeiten, da es hier noch mehr Ablenkungen gibt. Daher am besten man sucht sich irgendwie ein shared office space. Dort findet dann auch ein Ideen Austausch statt mit anderen Selbständigen die mit im Büro sitzen, daher ein optimaler Arbeitsplatz.
Habe auch im ersten Jahr meiner Selbständigkeit täglich mit allerhand Ablenkungen zu kämpfen gehabt und leider oft verloren. Als ich jedoch vom Home-Office in einen externen Büroraum gezogen bin, hat sich meine Arbeitsleistung gefühlt verzehnfacht.