Im heutigen dritten und letzten Teil dieser Artikelserie geht es um 3 weitere Tipps für einen effizienteren Arbeitstag.
Mit diesen Tipps gelingt es mir mehr zu schaffen in der selben Zeit und damit Überstunden und Stress zu vermeiden.
In Teil 1 und Teil 2 habe ich bereits insgesamt 7 Tipps vorgestellt.
3 weitere Effizienz-Tipps
Abschließend möchte ich drei weitere Effizienz-Tipps vorstellen, die meist nicht so offensichtlich sind. Dabei bieten diese viel Potential und können dafür sorgen, dass man mehr Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen kann.
Entscheidungen treffen
Viel Zeit geht verloren, wenn man sich vor Entscheidungen drückt. Ich kenne das selber. Man hat zwar die notwendigen Informationen, aber meist fällt die Entscheidung trotzdem nicht leicht, da es selten eine Variante gibt, die ganz eindeutig die Beste ist. Und so zögert man die Entscheidung hinaus, nur um nicht die falsche Wahl zu treffen. Doch an den Grundlagen für die Entscheidung ändert sich trotzdem nichts.
Allerdings ist es in den meisten Fällen so, dass die Entscheidung nicht lebenswichtig ist. Stehen 2 oder mehrere gleichwertige Varianten zur Verfügung, dann wird in der Regel nicht die Welt untergehen, egal welche Entscheidung man trifft.
Viel schlimmer ist die Zeit, die man mit Warten verschwendet, da in dieser Zeit das Projekt hätte weiter voran schreiten können. Man verliert Boden gegenüber der Konkurrenz oder nutzt einen möglichen Vorsprung nicht aus.
Sobald alle wichtigen Informationen vorliegen, sollte man eine Entscheidung treffen. Fehlen wichtige Informationen, so muss man prüfen, ob diese noch kommen oder man diese einholen kann. Ist dies nicht der Fall, muss man die Entscheidung auf Basis der bestehenden Informationen fällen.
Also mehr Mut zur Entscheidung.
Aufarbeiten
Hat man ein Projekt abgeschlossen bzw. eine Aufgabe erledigt, dann sollte man nicht einfach zum nächsten Projekt weitergehen. Stattdessen empfiehlt es sich, das abgelaufene Projekt aufzuarbeiten und zu analysieren.
Zum einen sollte man überprüfen, wie hoch der tatsächliche Aufwand verglichen mit dem vorher geschätzten war. Hat die Erledigung deutlich länger gedauert sollte man versuchen herauszufinden, woran dies konkret lag und ob man es beim nächsten Mal besser machen kann.
Ist dies nicht zu erwarten, bietet es sich evtl. an beim nächsten Mal einen anderen Umsetzungsweg zu nutzen, um so eine zeitsparende Alternative zu finden.
Man sollte zudem einzelne Aufgaben und Ziele überprüfen und nach ihrem Aufwand und Ergebnis vergleichen. Meist hat man auf seiner ToDo-Liste mehr als genug Aufgaben stehen und da lohnt es sich evtl. eine aufwändige Aufgabe in Zukunft nicht mehr anzugehen und dafür einen andere zu wählen, die den gleichen Ertrag bei weniger Aufbau bringt.
Generell sollte nach dem Abschluss eines Projektes eine Nachkontrolle erfolgen, um so die eigene Arbeitsleistung zu optimieren.
Outsourcing
Aufgaben, die nicht in der eigenen Kernkompetenz liegen, sollte man auslagern. Das kostet zwar Geld, spart aber auch viel Zeit, da man selber viel länger dafür brauchen würde und oft auch nicht das gleich Ergebnis erzielen kann.
Gerade Existenzgründern fällt es schwer Arbeiten outzusourcen. Das liegt nicht nur daran, dass es nicht so einfach ist los zu lassen, sondern auch am knappen Budget.
Mittel- bis langfristig ist es jedoch wichtig, dass man anderen vertraut und einzelne Aufgaben (dies betrifft vor allem zeitaufwändige Routineaufgaben und Tätigkeiten, in denen man sich einfach nicht gut auskennt) nach Außen gibt.
Nur auf diese Weise schafft man sich wieder den notwendigen Freiraum, um neue Aufgaben und Ideen angehen zu können. Bei großen Projekten ist Outsourcing zudem oft eine Notwendigkeit, um überhaupt mit der Arbeit fertig zu werden und alles im vorgegebenen Zeitraum zu schaffen.
Man sollte sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren und Outsourcing nutzen.
Schritt für Schritt
Die 10 in dieser Artikelserie vorgestellten Tipps sind nur dann hilfreich, wenn man diese nach und nach umsetzt. Es bringt nichts alle gleichzeitig anzugehen und sich dadurch in zu vielen “Baustellen” zu verzetteln.
Effizient zu sein bedeutet auch hier sich auf eine Sache zu konzentrieren und diese gut zu erledigen.
Dann kann man sich die nächste Aufgabe vornehmen und so weiter.
Aus meiner eigenen Erfahrung muss ich zudem sagen, dass es hier nicht darum geht perfekt zu sein und alle 10 Tipps umzusetzen und fertig zu sein.
Kaum ein Selbständiger wird alle 10 Tipps wirklich zu 100% umsetzen können und man muss auch immer wieder an sich arbeiten und die eigene Arbeitsweise kritisch hinterfragen.
Es ist ein dauerhafter Prozess, der einem in seiner Selbständigkeit begleitet.
Fazit
Das waren nun also 10 Tipps für mehr Effizienz in der Selbständigkeit.
Ich hoffe ich konnte euch nützlichen Anregungen geben und der eine oder andere Gründer hat den Wert von Effizienz durch diese Serie kennengelernt.
Ich werde mich auch in Zukunft mit diesem Thema immer mal wieder beschäftigen, da solche Grundlagen nie aus der Mode geraten und immer wichtig sein werden für eine erfolgreiche Selbständigkeit.
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Erstmal, was ist den hier los, 12Uhr und noch kein einziger Kommentar, sind alle im Urlaub?
Zu der Artikel Serie, danke Peer, ich werde versuchen einige Tipps umzusetzen.
Wie du aber schon erwähnt hast fehlt manchmal das Geld für Outsourcing, aber ich
werde das im Auge behalten.
Du hattest auch mal einen Artikel wie man seine ToDo Liste aufteilen soll, dass hat mir schon richtig gut geholfen.
Gruß
Stefan
Danke für die interessante Reihe. Wird mir gerade in Zukunft sicher einiges erleichtern. 🙂
Moin Peer, Danke für den informative Artikel, Grade Entscheidungen treffen und Effizient arbeiten gehören nicht zu meinen persönlichen Stärken, die meiste Zeit verplempere ich mit ich könnte mir vorstellen das…..und aus diesem Grund habe ich mir vom Haufen Verlag folgende Taschenguides gekauft.
Taschenguide Zeitmanagement
Taschenguide Selbstmanagement
Taschenguide Mindmapping
Kostenpunkt 7 Euronen, die 21 Euro sind für mich persönlich eine gute Investition gewesen, da ich langsam aber sicher jeden Tag ein bisschen besser werde mit meinen Arbeitstag planen oder Entscheidungen zu treffen.
Da die Welt nicht untergeht wenn ich mal eine falsche Entscheidung nehmen wurde ist auf jedenfalls einen Tipp die ich mir weiter hilft und ich hoffe sie denn auch umsetzen zu können.
lg aus Bielefeld
lg
Gerade dem Punkt “Outsourcing” stimme ich vollkommen zu. So sollten zum Beispiel Hosting und Mail-Server stehts getrennt voneinander laufen und beispielsweise der Mail-Server von einem professionellen Anbieter betrieben werden. Ich habe dabei schon etliche Erfahrungen mit eigener Serverwartung gemacht.
Das erwähnte Outsourcing ist für mich ganz klar mit der wichtigste Punkt für effizientes Arbeiten. Ich bin ganz klar niemand der sich mit PS auskennt. Daher gebe ich diese Sachen komplett ab, auch wenn es dann nur das Freistellen von irgendetwas ist. Das können andere definitiv besser und das Resultat ist am Ende auch ganz klar ein himmelweiter Unterschied zu dem was ich abgeliefert hätte. 🙂
Outsourcing hat Priorität!
Danke für die Artikelserie. Nur zur Info, dir sind ein paar Tippfehler reingerutscht: beim Link “Outsourcing nutzen” hast du das r vergessen, bei Schritt für Schritt schreibst du zuerst von 19 Tipps, obwohl es nur 10 sind 🙂
Hallo Peer,
ich denke auch, dass man schnell eine Entscheidung treffen muss. Genau wie bei dir, ist mir das auch schon ganz oft passiert, dass ich eine Entscheidung aufgeschoben habe.
Im Nachhinein ist man immer schlauer und denkt sich: “Ich habe echt viel Zeit verloren…”
Viele Grüße
Vladislav
@ Silvia
Danke für die Hinweise. Ich habe es gleich mal geändert.
Man muss den Leuten vertrauen beim “Outsourcing” und man sollte auch nicht zuviel Preisgeben.
Outsourcing ist ja schön und gut, aber die Grenze zu finden sollte man nicht vergessen, sonst lagert man noch zuviel aus.
Manche Sachen sind selbstverständlicher (z.B. Buchhaltung) als andere Sachen (z.B. Visitenkartendesign).
Vielen Dank für die Tipps. Haben mir sehr geholfen es etwas strukturierter angehen zu lassen.
Die Liste zeigt doch wieder einmal das Organisation und Disziplin ein wichtiger Teil in der Selbstständigkeit sind. Fertig ist man mit diesen Eigenschaften nie, sie sollten ständig neu kontrolliert und den Bedürfnissen der Arbeit und des Arbeitenden angepasst werden.
(-: was nicht so einfach ist 🙂 Danke für die Tipp`s
Peer hat hier (mal wieder) einen wirklich sehr gelungenen Artikel verfasst. Was würde ich nur ohne seine Seite machen ? 😉
Ich denke das größte Problem was viele Seitenbetreiber haben (auch wir!) ist der Zeitmangel sich um alles 100% perfekt kümmern zu können. Der Tag hat leider nur 24 Stunden und davon gehen ja bekanntlich immer einige Std. für unnütze Sachen wie Schlafen und Co drauf.
Vieles bleibt letztendlich unerledigt oder nur halb fertig. Das ist natürlich nicht besonders gut für das eigene Projekt noch ist es besonders befriedigend für einen selbst.
Es gibt so viele Sachen die regelmäßig in Angriff genommen werden müssen/sollen: Seo, Werbung, Buchhaltung, Kontaktpflege, E-Mail Verkehr, Artikel verfassen, Arbeiten an der eigentlichen Seite (Design, Fehlerbehebung, etc.), etc.
Deshalb finde ich Peers 10 Tipps für mehr Effizienz richtig gut.
Und eines haben wir in letzter Zeit gelernt (oder lernen müssen?): Outsourcing ist wichtig ! Alles was man selbst nicht (zeitnah) erledigen kann oder will muss man vergeben. Es gibt eigentlich nichts was man nicht einkaufen kann. Manchmal muss man halt eben auch mal Geld investieren wenn man mit seiner Seite erfolgreich werden möchte. Umsonst ist ja bekanntlich nicht mal der Tod !
Wie auch immer (ich bin mal wieder etwas abgeschwiffen… sorry!): Danke Peer für Deinen tollen Artikel… mach weiter so !
Ja, ich finde auch, dass man keine Entscheidungen aufschieben sollte. Habe ich gemacht und es kam nichts gutes heraus. Aber daraus habe ich gelernt. Trotzdem sollte man nicht zu schnell entscheiden, da dann sehr viele Fehler passieren können!
LG Jim