Korrekte Rechnungen – Welche Anforderungen muss man erfüllen?

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Existenzgründer müssen sich mit so vielen Dingen beschäftigen, dass teilweise die naheliegenden Anforderungen vernachlässigt werden.

Eine korrekte Rechnung gehört dazu.

Was man bei der Erstellung einer Rechnung an einen Unternehmenskunden beachten muss und welche Fehler man vermeiden sollte, erfahrt ihr in diesem Artikel.

Hinweis: Die folgenden Informationen stammen aus meinen eigenen Erfahrungen und Recherchen. Da ich kein Anwalt bin, ist dies natürlich keine verbindliche Rechtsberatung. Falls konkrete Fragen oder Probleme auftauchen, sollte man sich an einen Anwalt wenden*.

Warum sind korrekte Rechnungen wichtig?

Zum einen gibt es gesetzliche Vorschriften, wie Rechnungen auszusehen haben. Darin wird genau definiert, was eine Rechnung enthalten muss.

Das Finanzamt ist seit 2004 deutlich strenger und das führt bei nicht korrekten Rechnungen oft dazu, dass der Vorsteuerabzug verweigert wird. Das bedeutet, dass der Rechnungsempfänger nicht die enthaltene Umsatzsteuer vom Finanzamt zurück bekommt.

Deshalb wird ein Kunde, dem man eine nicht korrekte Rechnung sendet, in der Regel auch nicht bezahlen, bis man diese Rechnung korrigiert hat. Das kann zu deutlich Zahlungsverzögerungen führen.

Um Ärger mit Finanzamt und Kunden zu vermeiden, sollte man darauf achten, alle Pflichtangaben in der richtigen Form anzugeben.

Im Gegensatz zu vielen anderen Gesetzen sind diese Anforderungen klar und eindeutig formuliert, was erfreulich ist.

Pflichtangaben auf Rechnungen

Es gibt eine Reihe von Pflichtangaben, die auf einer Rechnung an ein anderes Unternehmen, einen Einzelunternehmer etc. enthalten sein müssen:

  • Vollständiger Name und Anschrift des eigenen Unternehmens.
  • Vollständiger Name und Anschrift des Kunden, an den die Rechnung geht.
  • Das Rechnungs-Datum
  • Die eigene Steuernummer oder eine evtl. vorhandene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
  • Die Rechnung muss ebenfalls eine fortlaufende Rechnungsnummer (kann aus Zahlen und/oder Buchstaben bestehen) enthalten, die pro Rechnung nur einmal vergeben wird.
  • Es muss “Rechnung” auf der Rechnung stehen.
  • Auflistung der gelieferten Produkte oder Leistungen mit Anzahl bzw. Umfang.
  • Zeitpunkt der Produktlieferung oder der Leistungserbringung, wobei der Monat ausreichend ist.
  • Angabe des Nettopreises in Euro.
  • Angabe des Umsatzsteuersatzes von 7% oder 19%.
  • Wenn nicht schon in den Einzelpreisen oder dem Gesamtpreis enthalten, müssen vorher vereinbarte Rabatte, Boni und Skonti angegeben werden.
  • Angabe des Umsatzsteuerbetrages oder alternativ einen Hinweis darauf, dass eine Steuerbefreiung gilt.

Empfehlenswert ist es zudem das Zahlungsziel (bis wann die Rechnung zu bezahlen ist) und eine vollständige und korrekte Bankverbindung anzugeben, damit der Kunden auch weiß, wohin das Geld überwiesen werden muss.

Werden die Pflichtangaben nicht korrekt erfüllt, kann der Rechnungsempfänger auf einer Korrektur bestehen.

Zudem gibt es in einigen besonderen Fällen weitere Pflichtangaben, die aber für Selbständige im Netz in der Regel nicht relevant sind.

Kleinunternehmerregelung

Eine Besonderheit stellt die Kleinunternehmerregelung nach §19 des Umsatzsteuergesetzes dar. Wer “Kleinunternehmer” ist und eine Rechnung stellt, darf keine Umsatzsteuer ausweisen.

Stattdessen muss die Rechnung einen Satz wie zum Beispiel “Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 Abs. 1 UstG keine Umsatzsteuer enthalten.” Alle anderen Pflichtangaben sind aber zu erfüllen.

Stellt man dagegen einem Kleinunternehmer eine Rechnung, während man selber umsatzsteuerpflichtig ist, muss man die Umsatzsteuer ganz normal ausweisen.

Kleinbetragsrechnungen

Einen Sonderfall stellen Kleinbetragsrechnungen von bis zu 150 Euro dar.

Hier genügen die folgenden Rechnungsangaben:

  • Vollständiger Name und Anschrift des eigenen Unternehmens.
  • Das Rechnungs-Datum
  • Auflistung der gelieferten Produkte oder Leistungen mit Anzahl bzw. Umfang.
  • Der Bruttobetrag inkl. Umsatzsteuer.
  • Angabe des Umsatzsteuersatzes von 7% oder 19%.

Es können also ein paar Angaben weggelassen werden. Ich nutze allerdings für alle Rechnungen die selben Angaben, da ich ein entsprechendes Programm nutze und alle Angaben dort automatisch eingefügt werden.

Rechnungen ins Ausland

Einen besonderen Fall stellen Rechnungen ins Ausland dar. Das ist ein Thema, bei dem auch mein Buchhaltungsbüro immer mal wieder ins Schwitzen kommt. ;-)

Auf goetzbuchholz.de gibt es dazu einen sehr guten Artikel, den man sich mal anschauen sollte, wenn man zum Beispiel Werbekunden aus dem Ausland hat.

Dabei wird vor allem unterschieden, wo ein Umsatz ausgeführt wird und um welche Art es sich dabei handelt.

So ist es z.B. bei Werbeschaltungen für ausländische Unternehmen so, dass man die Rechnungen netto stellt, aber es muss ein entsprechender Hinweis enthalten sein und es muss die eigene Umsatzsteueridentifikationsnummer auf der Rechnung vorhanden sein.

Im Zweifel sollte man auf jeden Fall seinen Buchhalter oder seinen Steuerberater* kontaktieren.

elektronische Rechnung oder Papier


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Sehr gut ist, dass im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes seit Mitte 2011 elektronische Rechnungen (i.d.R. als PDF per Mail an den Kunden versendet) auch ohne elektronische Signatur möglich sind. Man kann diese zwar weiterhin verwenden, aber es gibt keinen Zwang mehr dazu.

Trotzdem muss man sicherstellen, dass die Rechnung korrekt erstellt wird und unversehrt zum Kunden gelangt. Das ist natürlich so eine Sache, aber im Normalfall gibt es damit keine Probleme.

Wichtig sind noch 2 Hinweise dazu. Zum einen müssen elektronische Rechnungen ebenfalls aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass ein Papierausdruck nicht genügt, sondern die Datei aufbewahrt werden muss.

Zum anderen muss der Kunden damit einverstanden sein eine elektronische Rechnung zu bekommen. Will er eine Papierrechnung, so muss man diese auch bereitstellen.

Eingehende Rechnungen überprüfen

Diese Vorschriften sollte man nicht nur dann beachten, wenn man Rechnungen ausstellt, sondern auch, wenn man Rechnungen bekommt.

Bezahlt man eine nicht korrekte Rechnung und beanstandet diese nicht, kann das Finanzamt den Abzug der Vorsteuer verweigern. Das ist dann bares Geld, was einem verloren geht.

Deshalb sollte man eingehende Rechnungen immer auf Ihre Korrektheit prüfen.

Fazit

Hat man sich mit den Grundlagen der Rechnungslegung vertraut gemacht und die notwendigen Angaben einmal angelegt, so muss man eigentlich in Zukunft nicht mehr viel tun.

Desktop-Rechnungssoftware und auch Online-Rechnungsdienste bieten entsprechende Rechnungs-Vorlagen an und fragen alle rechtlich notwendigen Rechnungs-Angaben ab.

Wer seine Rechnungen ohne solch eine Software erstellt, kann sich mal diesen Artikel anschauen. Dort gibt es einige Quellen für Word- und Excel-Vorlagen.

Weitere Infos zur Rechnungslegung gibt es auf existenzgruender.de und in einem umfangreichen PDF der IHK Berlin.


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Kommentare

  1. meint

    Deutschland neeeervt. So viel unnötiger Stress und Aufwand durch dieses Land bzw. dessen vielen kleinen Gesetzen, Lücken, Abmahnungen…

  2. meint

    @ Mike
    Man kann sich sicher über viele Gesetze in Deutschland aufregen. Die Regelungen zu den Rechnungen zählen für mich aber nicht dazu. Diese sind klar geregelt und meiner Meinung nach auch sinnvoll.

  3. meint

    @ Heike
    Das erledigt mein Buchhalter, aber du hast natürlich recht. Ob das nun Bürokratie ist oder einfach notwendig bei grenzüberschreitenden Geschäften, kann jeder selbst beurteilen.

  4. meint

    Bzgl. der vereinfachten Regelung seit Mitte 2011: Gilt das dann auch rückwirkend für Rechnungen, die vor dieser Zeit ohne Signatur versendet wurden?

  5. meint

    Letztens wurde eine Diskussion ausgelöst, man möge doch bitte jeden einzelnen Backlink in die Rechnung mit aufnehmen. Quatsch, sage ich nur dazu. Schließlich muss Maurer ja auch nicht detalliert auflisten, wo er was benutzt hat.

  6. meint

    @ Markus
    Für elektronische Rechnungen vor dem 1.7.2011 muss man eine Signatur genutzt haben. Erst ab dem 1.7.2011 ist das nicht mehr notwendig.

  7. meint

    “fortlaufende Rechnungsnummer” stimmt so nicht ganz. Die Rechnungsnummer muss lediglich eindeutig sein, kann also auch beliebige Buchstaben und Zahlen enthalten. Macht z.B. Amazon auch so.

  8. meint

    @ Tobi2
    Im Gesetz steht “eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“.

    Die Rechnungsnummer muss also fortlaufend und einmalig sein.

  9. meint

    Hi Peer,

    danke nochmal für die Infos. Ich erstell meine Rechnungen immer mit Billomat und auch teilweise ins EU-Ausland. Und dort hatt ich mit deinen Pflichtangaben oben noch nie Probleme. Danke dir.

    Lg

  10. meint

    @Peer
    Das Gesetz wurde mit einem Umsatzsteuer-Anwendungserlass konkretisiert: http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/Umsatzsteuer_Anwendungserlass_aktuell.html

    […] Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend. […] Die einzelnen Nummernkreise müssen dabei nicht zwingend lückenlos sein. Es muss jedoch gewährleistet sein (z.B. durch Vergabe einer bestimmten Klassifizierung für
    einen Nummernkreis), dass die jeweilige Rechnung leicht und eindeutig dem jeweiligen Nummernkreis zugeordnet werden kann und die Rechnungsnummer einmalig ist. […]

    Eine fortlaufende Nummer ist eindeutig, daher die Wortwahl. Aber praktisch kann man auch eine nicht fortlaufende Nummer verwenden.

  11. meint

    @ Tobi
    Okay, danke für die Klarstellung.

    Trotzdem würde ich eine fortlaufende Nummerierung bevorzugen. Unter anderem weil eine fortlaufende Nummerierung verhindert, dass man irgendwelche Rechnungen noch nachträglich dazwischen schummeln kann. Das ist etwas, was die Finanzämter gar nicht gern sehen, um es mal vorsichtig zu sagen.

    Und mit einer fortlaufenden Nummerierung geht man diesem Verdacht schon mal komplett aus dem Weg.

    Was wäre denn für ein Grund für dich keine fortlaufende Nummerierung zu verwenden?

  12. meint

    Aus fachlicher und organisatorischer Sicht würde ich auch empfehlen, eine forlaufende Nummer zu wählen.

    Es ist beweissicherer, nachvollziehbarer und erleichtert Einem, den Überblick zu behalten. Hinsichtlich der Ablageorganisation ist es auch deutlich praktischer.

    Möglich wäre es verschiedene Rechnungsnummerkreise zu verwenden, wenn man z. B. auf mehreren Gebieten tätig ist.

    Fortlaufende Nummern werden auch oft negativ gesehen, wenn wenige Rechnungen ausgestellt werden – Es könnte ja dem Kunden auffallen und einen negativen Eindruck hinsichtlich der Auftragslage und der Umsätze hinterlassen. Man muss aber Rechnungsnummern nicht zwingend bei “Nr. 1″ beginnen und laufen lassen. Man darf durchaus kreativ sein und z. B. bei 135 starten.

    In diesem Falle ist es z. B. für Existenzgründer auch möglich ein alphabetisches Kundenkürzel hinzuzufügen und somit einen separaten Rechnungskreis zu führen. Rechnungsnummern dürfen auch alphanumerisch sein.

  13. meint

    Für Kleinunternehmer bietet sich auf den Rechnungen zur Klarstellung der Kleinunternehmerregelung folgender Zusatz an:

    Gem. § 19 Abs.1 UStG bin ich Kleinunternehmer und weise keine Umsatzsteuer aus.

  14. Kay meint

    Wenn wir schon bei der Richtigstellung sind.

    Eine Signatur für eine digitale Rechnung war nicht ausreichend. Es musste eine qualifizierte Signatur sein, damit der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden konnte.

    Das Datum 01.07.2011 war geplant, wurde aber am 08.07.2011 in der Plenarsitzung des Bundesrates gekippt. Durch Mithilfe des Vermittlungsausschusses wurde erst am 23.09.2011 das Steuervereinfachungsgesetz entgültig beschlossen.

    Ein Nachweis über die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Dokuments muss nach wie vor erbracht werden. Wie ein verlässlicher Prüfpfad fiskalisch dem Finanzamt genügt, klare ich gerade. Scheinbar gibt es in den Bundesländern verschiedene Vorstellungen was akzetiert wird.

    Der Rechnungsempfänger muss nach wie vor zustimmen. Ich regel das über meine AGB. Und eine zusätzliche Papier-Rechnung kostet dann 3 Euro.

    “Was wäre denn für ein Grund für dich keine fortlaufende Nummerierung zu verwenden?”

    Rechnungsnummeraufbau mit Prüfziffer ala EAN-Code.

  15. meint

    Hallo Peer,

    ein sehr nützlicher Artikel. Beim Thema Finanzen beziehungsweise aktuell besonders beim Thema Rechnungen kann ich noch einiges lernen. Könntest ja auch eine Finanz Serie machen? Schließlich ist sind Finanzen ja mit das wichtigste in der Selbständigkeit.

  16. meint

    Was wäre denn ein Grund für dich keine fortlaufende Nummerierung zu verwenden?

    Eine einzelne, fortlaufende Nummer lässt natürlich Rückschlüsse über die Zahl der ausgestellten Rechnung zu. Und man sollte natürlich auch ständig aufpassen, dass das Rechnungsdatum und die fortlaufende Nummer zusammenpassen, d.h. wenn Rechnung 10 ein älteres Datum hat als Rechnung 9, sieht das auch “komisch” aus. In der Praxis kann das z.B. bei Gutschriften aus dem Nicht-EU-Ausland passieren, da man hier vielfach keinen ordentlichen Gutschriftsbeleg bekommt und man deshalb im Nachgang eine Rechnung für die Gutschrift erstellen muss.

    Ich handhabe es so, dass ich die Kundennummer + eine fortlaufende Zahl als Rechnungsnummer verwende.

  17. meint

    “Rückschritte” sind steuerlich kein Problem, also wenn eine niedrigere Rechnungsnummer ein neueres Datum trägt. Sie haben aber Nachteile für den Unternehmer selbst, weil sie den eigenen Überblick erschweren und nicht dabei helfen, Unternehmenszahlen zu verschleiern.

    Was genau die Finanzverwaltung unter “fortlaufende Rechnungsnummer” versteht und wofür sich größere Zählsprünge nach vorne eignen, hab ich vor ein paar Jahren hier erklärt:
    http://www.steuer-schutzbrief.de/steuertipp-rubriken/steuer-tipps/artikel/rechnungsnummern-muessen-nicht-aufeinanderfolgend-aber-einmalig-sein.html

  18. meint

    Hallo Peer,

    vielen Dank für deinen sehr guten Artikel. Ich habe da das ein oder andere
    draus lernen können, was ich bisher nicht ganz richtig gemacht habe (bzw.
    nicht drauf geachtet habe).

    Besonders die Kleinunternehmerregelung war mir nicht bekannt. Habe meine
    Dokumente mit dem neuen Wissen überarbeitet. Danke.

  19. meint

    Kleiner Tip:
    Falls bereits geleistete Zahlungen, z.B. von “Vorschuss-Rechnungen”, in der Rechnung abgezogen werden, ist es wichtig, die in diesen Zahlungen enthaltene Mehrwertsteuer anzugeben.

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