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Interne Unternehmenskommunikation – Zwischen Theorie und Praxis
Florian Laumen - 5 Kommentare - Existenzgründung, Selbständig, Tipps - Ähnliche Artikel


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Kommunikation spielt in jedem Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, eine wichtige Rolle.

Firmen, deren Kommunikation genauso solide wie ihr Geschäftsmodell ist, prosperieren, wohingegen schlechte Kommunikation zu Missverständnissen führt, welche nicht nur das Firmenklima, sondern auch die Bilanz negativ beeinflussen können.

In diesem Artikel gibt es Tipps für die interne Unternehmenskommunikation.

Aspekte effektiver Kommunikation

Von der horizontalen Kommunikation zwischen Kollegen gleichen Ranges bis zur vertikalen Kommunikation mit Mitarbeitern, über die man Weisungsbefugnis hat, gibt es verschiedene Arten der Kommunikation.

Insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen, die in Deutschland eindeutig die Mehrzahl bilden, geht es meistens um vertikale Kommunikation, da dort eine Führungsperson eine meist überschaubare Anzahl an Mitarbeitern leitet.

Wann ist vertikale Kommunikation effektiv?
Wenn sie sachlich klar, transparent, einfühlsam und führungsstark ist. Durch sachliche Klarheit enthält die Kommunikation alle Informationen, die der Mitarbeiter braucht, um effektiv seiner Tätigkeit nachzugehen.

Transparenz gibt Aufschluss über die Motive der Führungsperson und hilft dem Mitarbeiter, die sachliche Ebene der Botschaft besser zu verstehen, was motivationsfördernd ist. Denn es wird nicht nur eine Weisung gegeben, sondern für den Mitarbeiter ersichtlich gemacht, warum diese Weisung auf ihre ganz bestimmte Art und Weise ausgesprochen wird.

Einfühlungsvermögen ist generell nützlich aber im Bereich der Kommunikation ist es im Sinne des Vier-Ohren-Modells der Kommunikationstheorie wichtig, darüber nachzudenken, welche Reaktionen eine Nachricht auf allen vier Nachrichten-Ebenen (Selbstoffenbarung, Sachebene, Beziehungsebene und Appell) beim Empfänger auslöst.

Die vier Ebenen einer Nachricht können an einem Beispiel ganz einfach geklärt werden.
Nehmen wir an, Sie sagen zu einem Mitarbeiter: “Es ist klar, dass ich hier der Chef bin.”

  • Sie sagen etwas über sich selbst aus, nämlich dass Sie das Interesse daran haben, die Führung zu übernehmen.
  • Sie geben den Sachinhalt wider, indem Sie mit dieser Aussage ganz sachlich die Hierarchie im Sinne von: “Ich bin der Leiter dieser Unternehmung” klären.
  • Sie definieren die Beziehung im Sinne von: “Dir scheint nicht ganz klar zu sein, dass ich hier selbstverständlich das Sagen habe. Ich muss Dich daran erinnern.”
  • Sie fordern den anderen auf (Appell): “Akzeptiere meinen Führungsanspruch!”

Außer, dass diese Aussage mehrere Ebenen hat, kann diese Aussage unabhängig von der eigenen Intention vom Empfänger noch einmal anders wahrgenommen werden! Tonfall, Mimik und Gestik sind entscheidend, aber selbst wenn diese eindeutig sind, könnte der Empfänger zum Beispiel die Beziehungsebene anders definieren und Sie beleidigender wahrnehmen, d.h. statt einer sachlichen Aufforderung eher ein: “Du bist ein nutzloser, rebellischer Mitarbeiter” hören.

In diesem Sinne sollten Sie im Hinterkopf behalten, dass Führungsstärke zwar wichtig ist, weil sie für Eindeutigkeit sorgt, aber nur wenn Sie Führungsstärke leben, ohne sie allerdings in der Kommunikation über zu betonen, fühlen sich Mitarbeiter angemessen angeleitet und sicher, ohne sich als “herabgesetzt” oder “minderwertig” zu sehen.

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Kommunikationskultur in Kleinunternehmen und mit neuen Mitarbeitern

Wann ist effektive Kommunikation besonders wichtig? Natürlich ist sie immer wichtig, aber gerade, wenn Sie in Ihrer Kleinunternehmung neue Mitarbeiter angestellt haben, müssen Sie sich folgende Tatsache vor Augen halten:

Wie Sie sich in der ersten Woche gegenüber Ihrem neuen Mitarbeiter geben, wird Ihre gesamte Beziehung, Ihre gegenseitige Akzeptanz und das gelebte Miteinander auf unbestimmte Zeit prägen.

Sind Sie in der ersten Woche der “Kumpel-Chef”, wird Ihr Mitarbeiter erwarten, die Freiheiten und den lockeren Umgang, welche Sie ihm eingeräumt haben, weiter wahrnehmen zu können.

Waren Sie ein Chef der Marke “Arroganter Luxuswagenbesitzer” (ich streue hier bewusst ein Klischee ein), wird Ihr Mitarbeiter vielleicht schon “innerlich kündigen” oder sich sogar praktisch nach der nächsten Arbeitsstelle umsehen.

Die Balance ist an dieser Stelle sehr wichtig. Definieren Sie die Hierarchie, aber geben Sie Ihrem Mitarbeiter zu verstehen, dass Sie ihn und seine Meinung gerne anhören werden. Wahren Sie an dieser Stelle die Balance, wird Ihr Mitarbeiter Ihnen vermutlich weder auf der Nase herumtanzen noch Sie für so unerträglich arrogant halten, dass er die Arbeit mit Ihnen als Belastung empfindet.

Eine weitere wichtige Tatsache ist, dass Sie in einer Kleinunternehmung viel präsenter sind als der CEO in einem Großkonzern. Das bietet Möglichkeiten, aber auch Gefahren. Die flache Hierarchie und Zugänglichkeit wird Ihnen erlauben, den “Puls” Ihrer Firma immer spüren zu können. Das heißt die Meinungen, Lebensumstände, einfach das komplette arbeitstechnische und soziale Miteinander Ihrer Mitarbeiter ist immer für Sie einsehbar und Sie können, falls etwas aus dem Ruder gerät, ganz schnell und persönlich dagegen steuern.

Andererseits gibt es in Kleinunternehmen häufig die Klage über den nervigen Chef, der den ganzen Tag schlechte Witze erzählt, der seine privaten Umständen entspringende schlechte Laune des Vorabends am nächsten Tag an den Mitarbeitern auslässt oder in maßloser Kontrollwut ständig hinter den Mitarbeitern steht und Ihnen bis ins Detail Vorschriften macht.

Kurzum: Sowohl Ihre guten wie auch Ihre schlechten Eigenschaften werden von den Mitarbeitern viel unmittelbarer wahrgenommen und können ganz schnell die Kommunikationskultur und allgemeine Stimmung der Unternehmung zum Guten wie zum Schlechten beeinflussen.

Wenn Sie fühlen, wie in Ihrer Kleinunternehmung die Stimmung gedrückt ist, Mitarbeiter wohl nur noch aus Höflichkeit lachen oder Sie sogar unterschwellig angefeindet oder verachtet werden, sollten Sie sich darüber Gedanken machen, wie Sie A) Ihre Führungsstärke kommunizieren und B) auf welche Art und Weise Sie persönlich präsent sind.

Sollten Sie einen Änderungsbedarf feststellen, sollten Sie in feinen Abstufungen auf Ihre neuen Kommunikations- und Verhaltensziele hinarbeiten. Warum nur in feinen Abstufungen oder kleinen Schritten? Radikale Änderungen können Ihre Mitarbeiter verwirren und zu ambitionierte Ziele können Sie selbst erschöpfen und dann ganz schnell wie so manch ein “Neujahrswunsch” auf der Strecke bleiben.

Aber es gibt noch andere Stolpersteine für Ihre interne Kommunikation. In Stress- oder Krisensituationen, in denen effektive Kommunikation besonders wichtig ist, tappen viele Führungspersönlichkeiten in die Falle, genau dort ihre Kommunikation “schleifen” zu lassen. Aber ist es überhaupt möglich, in Stresssituationen effektiv mit seinen Mitarbeitern zu kommunizieren?

Führungspersönlichkeiten unter Druck – praktische Kommunikation

Wenn man in leitender Stellung unter Druck gerät, neigt man dazu, nur noch in Befehlsform oder ohne Empathie zu kommunizieren und gibt im schlimmsten Fall unvollständige und daher ineffektive Anweisungen aus, die eine Situation verschärfen und den Druck für alle Beteiligten abermals erhöhen.

Druck kann daher in verschiedenen Formen auftauchen. Es gibt beispielsweise Zeitdruck aufgrund von Deadlines, die man einzuhalten hat. Vielleicht haben die Mitarbeiter oder hat man selbst sich einer Fehlplanung schuldig gemacht. In dieser Situation die wenige Zeit, die einem verbleibt, mit Kritik an den Mitarbeitern oder sogar mit Selbstkritik zu verbringen, ist eine Verschwendung.

Warum sich nicht Kritik und Analyse für den Zeitpunkt aufsparen, wenn die Krise überwunden ist? Falls direkt nach einer Krise mit den Mitarbeitern über das firmeninterne Zeitmanagement gesprochen wird, ist die Erinnerung noch frisch und man selber nicht mehr so unter Stress, sodass dieses Gespräch sicherlich konstruktiver ablaufen wird, als wenn man es direkt in der Stresssituation geführt hätte.

Außerdem ist wirtschaftlicher Erfolgsdruck ein weiteres Problem, welches in Zeiten Null-Wachstums vielen Firmenbesitzern leidlich bekannt ist. Wäre es ratsam, sich von diesem Wirtschaftsdruck so sehr vereinnahmen zu lassen, dass die eigene Kommunikation darunter leidet? Wie würden Sie sich als Mitarbeiter fühlen, wenn ein sichtlich nervöser Chef Ihnen jeden Tag sagt, dass dieser Auftrag unbedingt klappen muss?

Es ist im Sinne der Transparenz gut, dass Ihre Mitarbeiter von Problemen der Firma nicht gänzlich in Unkenntnis gelassen werden, aber wenn Sie Ihre Probleme nach außen kehren, nervös sind und Druck aufbauen, werden sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter Ihre Gelassenheit verlieren, welche aber insbesondere in einer Krise wichtig ist.

Erschwerend kommt hinzu, dass in solchen Situationen, durch schlechte Kommunikation, eine Verweigerungshaltung der Mitarbeiter provoziert werden kann, welche sich missverstanden oder unfair behandelt fühlen. Deren Mangel an Kommunikationsbereitschaft kann wiederum zu Repression oder einer Erhöhung des Drucks durch eine Führungspersönlichkeit führen, was eine Spirale in Gang setzt, an deren Ende vielleicht das Problem gelöst, aber das eigene interne Kommunikationsnetzwerk ernsthaft beschädigt wurde. Oder im schlimmsten Fall wurde, bildlich gesprochen, Öl ins Feuer gegossen und noch nicht Mal der Auftrag oder das Problem zur eigenen und zur Kundenzufriedenheit gelöst.

Die innere Einstellung

Kommunikation erfolgt zu 85 Prozent über die Körpersprache und zu 15 Prozent verbal. Viele Kurse für Führungspersönlichkeiten setzen an dieser Stelle an und schulen Gestik, Mimik und Rhetorik, mit dem Ziel, effektiv und führungsstark zu kommunizieren.

Diese Kurse haben auf jeden Fall ihre Berechtigung, denn die Fähigkeit zu effektiver Kommunikation ist nicht bei allen Kommunikationsteilnehmern gleich stark ausgeprägt. Allerdings gilt es an dieser Stelle auch, die ebenfalls sehr wichtige eigene innere Einstellung zu schulen. Warum?

Ein Beispiel: Nehmen wir an, Sie stehen unter Zeit- oder wirtschaftlichem Erfolgsdruck. Viele Dinge sind schief gelaufen und bedürfen dringend der Korrektur. Gerade wollen Sie ein Mitarbeitermeeting einberufen, bei dem Ihre Mitarbeiter vermutlich Ihren Ärger zu spüren bekommen würden.

Da klingelt in diesem Moment das Telefon. An der Nummer erkennen Sie einen wichtigen Kunden, bei dem Sie auf einen lukrativen Vertragsabschluss hoffen. Wenn Sie jetzt ans Telefon gehen, werden Sie trotz Ihrer Probleme den Kunden auf keinen Fall schroff anfahren oder rüde behandeln. Warum nicht?

Sie weisen dem Kunden in Ihrem Denken eine hohe Wertigkeit zu, welche Ihre Einstellung zu dem Kunden bestimmt. Da der Kunde eine wertvolle Ressource ist, welche es unbedingt zu erhalten gilt, mobilisieren Sie zusätzliche Ressourcen und bemühen sich um eine freundliche effektive Kommunikation, welche eine für Sie beide angenehme Atmosphäre (und letzten Endes eine Zusammenarbeit) zum Ziel hat.

Ist es nicht ein lohnenswertes Ziel, für die eigenen Mitarbeiter eine ähnliche Einstellung zu entwickeln? Natürlich ist die Kommunikation mit den Mitarbeitern vertikale Kommunikation und die Kommunikation mit Kunden meist horizontale Kommunikation, aber trotzdem gibt es zwischen beiden Gruppen eine wichtige Gemeinsamkeit.

Mitarbeiter sind wichtige Ressourcen (daher der heute gängige Begriff “Human Resources”), welche für die Führungsperson eine hohe innere Wertigkeit besitzen sollten. Der Auftrag, den der Kunde vergibt, wird letzten Endes von den eigenen Mitarbeitern abgearbeitet und damit sind sowohl der Kunde als auch die eigenen Mitarbeiter daran beteiligt, dass sich der Auftrag für die eigene Unternehmung lohnt.

Fazit

Kommunikationsstrukturen in Unternehmen sind komplex und gerade in Stresssituation leicht zu beschädigen.

  1. Kommunizieren Sie führungsstark, aber achten Sie darauf, dass in ihren vier Ebenen einer Nachricht, keine Herabsetzungen Ihrer Mitarbeiter, oder Uneindeutigkeiten (die Ihre Mitarbeiter negativ interpretieren könnten) vorkommen.
  2. Achten Sie insbesondere in der ersten Woche, bei dem Sie einen Einzelnen oder vielleicht ein ganzes Team von neuen Mitarbeitern haben, besonders auf Ihre Kommunikation. Seien Sie nicht zu lasch und “kumpelhaft”, damit Sie nicht Ihre Führungsfunktion aufgeben, aber seinen Sie auch nicht überautoritär und arrogant, damit Ihre Mitarbeiter nicht gleich innerlich kündigen. Man kann im Zweifelsfall später mehr Freiheiten gewähren, aber einmal gewährte Freiheiten kann man nicht mehr ohne Widerstand zurückziehen.
  3. Stellen Sie in Stresssituationen Kritik hinten an und bleiben Sie gelassen. Nachdem eine Krise überwunden ist, können Sie objektiver und sachlicher mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren und rückblickend Probleme gemeinsam analysieren.
  4. Sehen Sie Ihre Mitarbeiter als wertvolle Ressourcen an, die es zu fördern und zu erhalten gilt. Auch das wird Ihnen helfen, in Stresssituationen die Ruhe zu bewahren und nachhaltig, freundlich und effektiv zu kommunizieren, ohne dabei die eigene Führungsfunktion aufzugeben.

Falls Sie bei sich Kommunikationsdefizite feststellen, sollten Sie jetzt handeln und die geeigneten Maßnahmen in die Wege leiten, um die Kommunikationskultur Ihrer Unternehmung zu verbessern.

Halten Sie sich immer vor Augen: Ohne eine Führungsperson mit guter Kommunikationsfähigkeit kann es in keiner Firma ein gutes Arbeitsklima geben, denn insbesondere in einer Kleinunternehmung machen Sie als Chef häufig den Unterschied.

Der Autor

Dieser Gastartikel stammt von Florian Laumen. Er ist Online-Redakteur und schreibt unter anderem für DSL-Anbieter.com. Er ist seit über zwei Jahren im Online-Journalismus und Marketing tätig und schreibt über Themen wie Kommunikation und Psychologie und Osteuropa im Allgemeinen.

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Kommentare
5 Kommentare und Trackbacks zu 'Interne Unternehmenskommunikation – Zwischen Theorie und Praxis'

Kommentare zu 'Interne Unternehmenskommunikation – Zwischen Theorie und Praxis' mit RSS

  1. 1 Monja kommentierte am 20.02.2013 um 09:14 Uhr

    Florian,
    das ist ein sehr schöner Artikel mit vielen Informationen.
    Respekt und damit eine effektive Kommunikation kommt auch über Wissen zustande. Wenn ich als Chef nicht nur “Chef spiele” sondern auch Menschen anleite, weil ich alle Abläufe in meinem Geschäft kenne, hat mein Wort “mehr Gewicht” – das habe ich schon öfter in meiner täglichen Arbeit bemerkt.

  2. 2 Jürgen kommentierte am 20.02.2013 um 09:19 Uhr

    @Florian: Toller und ausführlicher Artikel!
    @Monja: Da geb ich dir vollkommen Recht, leider gibts aber zu viele Chefs, die eben keine Ahnung haben, und zu viel “Chef spielen”. Und dass ein Personalmanager oder Ahnliches über dem steht, der das eigentliche Wissen mitbringt, find ich unmöglich.

  3. 3 Jan kommentierte am 20.02.2013 um 15:16 Uhr

    Das klassische vier-Ohren-Modell :) Hab ich damals auch im Unterricht schon gelernt. Viel wahres dran, letztlich sagt es aber nur verkompliziert aus das der Ton die Musik macht. Es ist entscheidend wie ich etwas sage und vermittle. Also die Betonung meiner aussage und ganz entscheidend die non-verbale Aussage dabei, wie es im weiteren Verlauf des Textes auch geschildert wird. 85% sind zwar erst einmal erschreckend aber ich denke sogar zutreffend. Unsere Worte an sich verkommen eigentlich zur Nebensache…

  4. 4 Cecile kommentierte am 20.02.2013 um 16:42 Uhr

    Ein sehr ausführlicher Artikel, wirklich sehr lesenswert und interessant
    Also ganz ehrlich Chef in einem Großunternehmen könnte ich nicht sein.
    Ich bin da viel zu nervös und dadurch würde den Überblick schnell verlieren und mich am Ton vergreifen und wie gesagt der Ton macht die Musik.
    Es gibt ein Sprichwort: wenn die rechte Hand nicht weiß was die linke macht und so ist es auch in eine Unternehmen mit einer Schlechten Kommunikation und dann bricht auch mal schnell das Karos aus.
    Ganz Klar Chef zu sein ist nicht einfach ;)

  5. 5 Mareike kommentierte am 25.04.2013 um 16:17 Uhr

    Hallo! Ein wirklich sehr interessanter Artikel! Ich finde, dass Kommunikation das A und O in einem Unternehmen ist. Wer als Chef nicht klar formulieren kann, was er von seinen Mitarbeitern möchte, kann nicht erwarten, dass es so läuft, wie er sich das vorstellt.



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