Um eine Software zur Kundenverwaltung und Rechnungslegung kommt man als Selbständiger im Netz über kurz oder lang nicht herum.
Je mehr Kunden man hat und je mehr Rechnungen man schreibt, umso wichtiger ist es diese zentral und übersichtlich zu verwalten. Von standardisierten Mahnungen, wiederkehrenden Rechnungen etc. ganz zu schweigen.
Doch sollte man lieber eine lokale Version nutzen oder einen Cloud-Service? Eine schwierige Entscheidung. Die heute vorgestellte Software-Lösung bietet beides.
Hierbei handelt es sich um einen bezahlten Artikel.
Dafür wurde vom Kunden nur das Thema vorgegeben, aber keine positive Meinung oder inhaltliche Aussage erkauft.
Was ist gSales?
Das Abrechnungssystem gSales richtet sich an Unternehmen, Selbständige und Freelancer. Man kann damit seine Kunden verwalten, Angebote erstellen, Rechnungen legen, Kommunizieren und vieles mehr.
Die Besonderheit liegt unter anderem in der Möglichkeit, gSales entweder als Cloud-Service zu nutzen oder die Software auf einem eigenen Server zu installieren.
Damit spricht diese Lösung sowohl den modernen und der Cloud gegenüber positiv eingestellten Selbständigen an, als auch den eher kritischen und um seine Daten besorgten Unternehmer.
Auch bei den Kosten ist gSales flexibel. Während die Cloud-Version 15,- Euro netto im Monat kostet und keine technische Kenntnisse erfordert, kann man die zu installierende Version entweder für 9,- Euro netto im Monat mieten oder für einmalig 179,- Euro netto kaufen.
Für die zu installierende Version muss man natürlich ein paar technische Kenntnisse und einen Server mitbringen.
Funktionen
Der Funktionsumfang der beiden Versionen ist gleich.
Der Kern ist die Kundenverwaltung, in der man neue Kunden anlegen und bestehende Kunden verwalten kann. Es stehen viele Kommunikationsmöglichkeiten bereit.
Angebote, Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen und mehr können erstellt und “verfolgt” werden.
Natürlich gibt es auch eine Artikelverwaltung, in der man Leistungen und Produkte anlegen kann. Verschiedene Steuersätze sind ebenfalls integriert.
Eine Besonderheit sind Serienvorlagen für wiederkehrende Rechnungen. Da muss man sich nicht jedes mal selbst um eine neue Rechnung kümmern.
Es gibt zudem eine Warteschlange, in der man geleistete Arbeiten für einen Kunden “parken” kann, um sie dann später gesammelt abzurechnen. Das ist z.B. für Webdesigner sinnvoll, die immer wieder kleine Arbeiten für Kunden erledigen.
Die Übersichtslisten und Statistiken lassen sich filtern und sortieren. Zudem kann man die Reihenfolge der Spalten ändern.
Die integrierte Suchfunktion ermöglicht die Suche über alle Bereiche und Informationen hinweg.
Wer nicht alleine arbeitet kann ein Rechtesystem nutzen, das auf Rollen basiert. Das bedeutet, dass man verschiedene Rollen anlegen kann, die unterschiedliche Rechte haben und z.B. nur Zugriff auf bestimmte Bereiche bekommen.
Die vielen weiteren Funktionen findet man in dieser Übersicht.
Die Oberfläche von gSales wirkt modern und übersichtlich.
Durch das reduzierte Layout wirken bestimmte Hinweise und Informationen um so stärker.
Da die Nutzung von gSales über den Browser geschieht, ist gSales für Windows, Mac und Linux einsetzbar. Sogar auf mobilen Geräten ist die Nutzung denkbar.
API und Schnittstellen
So eine Abrechnungssoftware steht in der Regel nicht allein. Mit Hilfe der angebotenen API kann man fast alle Funktionen von gSales nutzen und andere Softwarelösungen, z.B. eine Shopsoftware, anbinden.
Es gibt zudem bereits bestehende Anbindung, wie z.B. an mediafinanz für Inkasso, clockodo für Zeiterfassung, Google print und andere.
Sicherheit
Viele Selbständige machen sich bei so einer Software vor allem um ihre Daten sorgen.
Bei gSales hat man zum einen die Möglichkeit die Software auf einem eigenen Server zu installieren. Dabei werden alle Daten nur auf dem eigenen Server vorgehalten und niemand anders hat darauf Zugriff. Allerdings ist bei der selbstinstallierten Lösung natürlich ein entsprechendes Know How erforderlich, um keine Sicherheitslücken zu riskieren.
Bei der Cloud-Variante nutzt gSales die Amazon Web Services (AWS). Um die Sicherheit der Daten zu garantieren wird auch hier auf Verschlüsselung und eine Firewall gesetzt. Zudem gibt es regelmäßig mehrere parallele Backups.
Auf diese Weise kann man selbst entscheiden, ob man die eigenen Daten lieber nur auf dem eigenen Server liegen hat oder ob man die Cloud-Lösung nutzt.
Testen
Wer neugierig geworden ist, kann beide Version kostenlos testen.
Die Cloud-Version kann man 30 Tage kostenlos testen, ohne eine Verpflichtung einzugehen.
Die selbst zu installiere Variante kann man als kostenlosen Download in einer eingeschränkten Version (Anzahl der Kunden, Angebote, Rechnungen etc. begrenzt) testen. Es stehen Versionen für PHP 5.2, PHP 5.3 und PHP 5.4 bereit. MySQL 5.0 oder höher muss vorhanden sein.
Weitere Infos gibt es in einem Online-Handbuch und im Forum
Fazit
gSales macht einen sehr guten Eindruck und enthält eine Menge Funktionen. Die Möglichkeit entweder eine Cloud-Variante oder eine Installations-Version zu nutzen, kommt mit Sicherheit vielen potentiellen Kunden entgegen.
Für Unternehmen mit Angestellten oder einem interaffinen Selbständigen ist die Lösung sehr gut geeignet. Wer allerdings nach einer lokalen Desktop-Lösung für sich allein sucht, für den ist gSales nicht so optimal.
Wer auf der Suche nach einer Abrechnungslösung ist, kann gSales kostenlos und unverbindlich testen.
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Wir nutzen GSales zur Abrechnung und generieren über die API automatisiert Rechnungen. Die Templates für Rechnungen, Mahnungen und Schriftverkehr lassen sich mit etwas Programmierkenntnis einfach anpassen. Momentan verwalten wir damit über 1000 Kunden und monatlich ca. 200 Rechnungen ohne Probleme. Wir nutzen die selbst-gehostete Version.
“Bei der Cloud-Variante nutzt gSales die Amazon Web Services (AWS)” da habe ich dann aufgehört zu lesen… leider.
Dass aber meine Daten auf amerikanischen Servern liegen ist wieder mal ein Trauerspiel,
Ich kenne gSales schon eine Weile, aber wollte doch gerne noch mal ein Feedback erhaschen.
Schade, denn der Rest klingt gar nicht schlecht.
Hey Erik.
Du könntest doch die Version auf deinem Server installieren? Ist sogar billiger. Oder du verwendest eben eine lokale Webserver-Installation
Ich mag Amazon und US-Server generell auch nicht. Aber ich muss sagen, dass wäre mir immer noch lieber als der Server eines schlecht gewarteten Kinderzimmerproviders.
Aber du hast recht – im Prinzip gibt es in DE genug (seriöse!) Hoster, mit denen man zusammen arbeiten könnte. Vom Datenschutzproblem gar nicht erst zu reden.
Mann-o-Mann – dieses gejammere um amerikanische Cloudserver… – ich kann es nicht mehr hören… – zumal die Software ja auch andere Mittel und Wege bietet – siehe lokale Installation etc. – und wer wirklich ein Problem mit einem Cloud-Server hat, sollte sich mal überlegen wirklich überlegen ob sein Business nicht vielleicht sogar schon fast tagtäglich auch ohne amerikanischen Server “offen” liegt – siehe Creditreform, Schufa, HR-Eintragung etc etc pp. – mal abgesehen davon dass manche Firmen Ihre Bilanzen öffentlich machen müssen… just my 2 cents