Erfahrungen mit der Unternehmergesellschaft – Tipps zur Gründung

Wer sich selbständig machen und nicht mit dem eigenen Privatvermögen haften will, braucht eine eigene Gesellschaft dafür. Die UG – auch bekannt als “1-Euro-GmbH” – ist eine schöne Alternative zur kapitalintensiven GmbH.

Ich habe inzwischen 4 GmbH’s und 6 UG’s gegründet, um verschiedene Geschäftsideen zu testen. Dieser Artikel beschreibt was ich dabei gelernt habe, um bei neuen Projekten Aufwand, Zeit aber vor allem auch Geld zu sparen.

Ich bin kein Steuerberater oder Rechtsanwalt, deshalb gilt für das hier Geschriebene “alles auf eigene Gefahr”, bitte bei Bedarf einen dafür ausgebildeten Menschen zu Rate ziehen.

Dies spare ich mir seit vielen Jahren aus Kostengründen – ein Euro mehr in meiner Tasche ist ein guter Euro, besonders wenn man möglichst wenig investieren möchte.

Aus diesem Grund mache ich alles selbst und kann so aus der Praxis berichten. Zuletzt habe ich Anfang Dezember 2013 drei UGs auf einmal gegründet um weitere Geschäftsideen zu testen. Dieser Artikel fasst das Gelernte zusammen.

UG verhindert Privathaftung schon ab 1 Euro Stammkapital

Die “UG” (Unternehmergesellschaft) ist eine Art “Mini-GmbH” und vereint die Vorteile der GmbH mit denen einer kostengünstigen und schnellen Gründung.

Der größte Vorteil und Grund warum diese Kapitalgesellschaft ausgewählt wird ist der Ausschluss der Privathaftung des Gründer – anders als z.B. bei einem Einzelunternehmen, bei dem bei einer Insolvenz auch das Privatvermögen des Gründers zum Ausgleich der Verbindlichkeiten herangezogen werden kann.

Das Tolle bei der UG ist, dass es erstens einen Standardablauf beim Notar gibt (“Musterprotokoll”), welche dessen Kosten pauschal auf ca. 160 EUR (vorher beim Notar anfragen, Stand: Regensburg Dezember 2013) festlegt, inkl. Anmeldung zum Handelsregister (HR).

Dieses Musterprotokoll dürfte für die meisten Gründungen ausreichend sein – ich beziehe mich deshalb hier im Artikel auf den darin enthaltenen Fall der “Bargründung” (im Unterschied zur Sachgründung, bezieht sich auf die Einlage als Bargeld oder via Girokonto), dass man als Solo-Gründer 100% der UG besitzt und alleiniger Geschäftsführer ist.

Zweitens benötigt man nur 1 Euro Mindeststammkapital. Aber: rein theoretisch ist die UG mit nur 1 Euro Gründungskapital schon mit den Gründungskosten überschuldet, denn zu den Notarkosten von ca. 160 Euro kommen noch die Kosten der Landesjustizkasse i.H. von ca. 150 EUR für die HR-Eintragung.

Das bedeutet dass man theoretisch ein Stammkapital von mindestens 310 EUR haben sollte, um dieser Gefahr zu entgehen. Das ist jedoch “nur” theoretisch der Fall – ich kann mit dem Fakt der Überschuldung gut leben, solange ich eine “positive Fortführungsprognose” vorlegen kann. Und das kann ich natürlich – besonders am Anfang. 🙂

Höherer Verwaltungsaufwand als beim Einzelunternehmen

Diesen Vorteilen steht entgegen, dass man doppelte Buchführung betreiben, Bilanzen und Jahresabschlüsse erstellen und diese beim Bundesanzeiger einreichen muss. Zudem muss man vom Gewinn jährlich 25% zurücklegen, um das übliche GmbH-Stammkapital von 25.000 EUR “anzusparen”, um später die UG in eine GmbH umwandeln zu können.

An dieser Stelle möchte ich mit dem weit verbreiteten Vorurteil aufräumen,dass man zwingend einen Steuerberater haben “muss”. Das ist nicht korrekt. Man kann und darf vor allem als Unternehmer alles selbst machen und für den größten Teil der Verwaltungsarbeit auch günstige Buchführungsbüros beauftragen – ganz abgesehen von guter Software die es heute gibt.

Seitdem ich 2003 bei einer Beinahe-Insolvenz meiner GmbH beschloss den Umgang mit Zahlen zu lieben, macht mir das übrigens auch Spaß…

Mein optimierter Ablauf der UG-Gründung hier in 5 Schritten in dieser Reihenfolge:

  1. Name ausdenken und von der IHK überprüfen lassen
    Erstmal das Wichtigste: der Name des Unternehmens (die “Firma”) muss überhaupt nichts mit der später verwendeten Internet-Adresse oder einem Produktnamen zu tun haben. Ich kann also das Unternehmen “Bäckerei Online UG (haftungsbeschränkt)” nennen und als Domain “sahneschnitte.de” oder als “virtuellen” Namen “Sahneschnitte” o.ä. benutzen.

    Wichtig ist, dass immer die offizielle Firmierung z.B. auf dem Briefkopf oder dem Website-Impressum angegeben wird, Zusätze (Domains etc.) sind jedoch immer möglich.

    Ich trenne inzwischen “immer” diese beiden Angelegenheiten. Das hat den Vorteil, dass man z.B. eine Domain bei einem anderen Unternehmen weiterhin nutzen kann, wenn man die UG eines Tages abmeldet – aus welchen Gründen auch immer.

    Ich hatte mehrere Monate unnötige Verzögerung beim Anmelden meiner ersten GmbH weil ich nicht wusste, dass die IHK den Unternehmensnamen prüfen will/muß – und denen hat der Name nicht gepasst.

    In diesem Beispiel war es die “Messe Wasserburg GmbH”. Die IHK meinte, dass der Name nicht möglich sei weil er den Anschein einer Monopolstellung hat. Ich habe denen zwar erklärt, dass diese Firma in der Kleinstadt Wasserburg tatsächlich auch die einzige Messe macht, aber das war denen egal. 🙂

    Seitdem stelle ich meistens irgendwelche Kürzel davor (“H&T Messe Wasserburg GmbH” war dann ok) und alles läuft.

    Ach ja, die IHKs sind da landauf landab unterschiedlich drauf. Bei den einen (IHK Regensburg, ich liebe Dich dafür!) reicht ein Anruf, die checken das kurz, alles OK, aufgelegt, Danke.

    Bei anderen wiederum darf man ein mehrseitiges Formular ausfüllen, unterschreiben und hinschicken. Ich nenne hier keine Namen, aber die IHK Bayreuth könnte da schon lässiger sein. Kleiner Tipp: Erklären, dass man im Homeoffice sitzt und keinen Drucker hat ermöglicht doch auch wieder Dinge per E-Mail und digital abzuwickeln – hier doch wieder ein kleiner Dank an die IHK Bayreuth.

  2. Notartermin mit Vorab-Info
    Nachdem die Firmierung mit der IHK abgeklärt ist, rufe ich beim Notar an und vereinbare einen “Beurkundungstermin”. Vorab maile ich dann sämtliche dafür nötige Daten:

    • den Unternehmensnamen der UG (“Bäckerei Online UG”)
    • Sitz des Unternehmens (hier bevorzuge ich eine “Domiziladresse” oder Anschrift einer Bürogemeinschaft, damit das klar von meinem Wohnsitz getrennt ist)
    • Geschäftsführer mit Adresse und Geburtsdatum, Ausweis(kopie)
    • Stammkapital und den
    • Unternehmensgegenstand (“Backen von Online-Brot”)

    Der Notartermin selbst dauert ca. 30-60 Minuten, je nach Fragen und Smalltalk, der Notar muss nämlich die zu unterzeichnenden Dokumente alle wortwörtlich vorlesen.

    Praxistipp: der Notar reicht die UG-Anmeldung erst an das Registergericht weiter, wenn man bestätigt, daaa die Kapitaleinlage erbracht ist. Dafür braucht man aber eigentlich erst eine Bankverbindung. Die man üblicherweise von den Banken erst bekommt wenn man im Handelsregister (HR) eingetragen ist. Da beißt sich die Katze in den Schwanz.

    Einfache Lösung: Am gleichen Tag des Notartermins “in die Kasse einzahlen” – kann man ja später aufs Girokonto einzahlen. Das muss aufgrund des Insolvenzrechts sauber dokumentiert werden (Kassenbuch!), aber reicht normalerweise. Man kann diese Bestätigung aber gleich beim Notar unterschreiben und hat eine Verwaltungsaufgabe weniger.

  3. Bankverbindung
    Wie schon erwähnt braucht man amtliche Dokumente für die Beantragung eines Girokontos für die UG. Gibt es eigentlich Fälle in denen jemand einfach ein Privatkonto verwendet hat? Das steht wohl den üblichen Bank-AGBs entgegen, wäre aber trotzdem interessant. 🙂

    Weiter im Text. Wenn man meinen Praxistipp von oben verwendet und das Geld bereits einbezahlt hat, bekommt man die HR-Eintragung innerhalb weniger Wochen mitgeteilt. Mit diesem HR-Auszug kann man dann “überall” ein Firmengirokonto eröffnen.

    Also alleine über das “überall” könnte ich ein ganzes Buch schreiben! Von kompletter Unfähigkeit bis hin zu Arroganz habe ich alles erlebt. Gut gefahren bin ich mit der RaiBa vor Ort (je kleiner desto besser desto schneller).

    Die einzige Bank, bei der ich komplett online ohne Ausdrucken etc. das UG-Konto beantragen konnte, war übrigens die Skatbank. Die schicken den online ausgefüllten Antrag zum Unterzeichnen zu, der Rest ist easy. Die Kosten bei der Skatbank waren für 2 Monate inkl. Rechnungsabschluss am Quartalsende EUR 10,60, bei der Raiba#1 EUR 3,25 und bei der #2 EUR 20,35 (vermutlich wegen der kostenpflichtigen Geldautomatenkarte).

  4. Der Fragebogen vom Finanzamt
    Kurz nach der HR-Eintragung kommt vom zuständigen Finanzamt ein mehrseitiger “Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Gründung einer Körperschaft”.

    Mein Tipp: Das Ganze online ausfüllen (bei der Suche nach “Schlüsselwörter” nach Formular Nr. “034252” suchen), da kann man seine Daten als “XML” speichern (eine Art strukturierter Textdatei), jederzeit ändern oder kopieren und wieder hochladen – z.B. für die nächste UG.

    Das Teil erschlägt einen erstmal, aber spätestens beim dritten Mal ausfüllen geht’s ganz gut.

    Hier die wichtigsten Hinweise:

    • “1.5 Empfangsbevollmächtigter”: hier trage ich meine “Privatanschrift” ein (s.o. “Domiziladresse”)
    • “1.6 Bankverbindung”: am Anfang möchte ich genau steuern wann Geld vom Konto weggeht, deshalb erteile ich dem FA vorerst keine Einzugsermächtigung, sorge aber immer für die pünktliche Zahlung meiner Steuerschulden.

      Glaube mir, Du willst nicht erleben, dass Dir das Finanzamt Dein Girokonto “einfriert” bis Du Alles beglichen hast – das ist mir nämlich vor vielen Jahren auch schon passiert.

    • “1.10 Eröffnungsbilanz”: Lege ich immer bei. Bei der Verwendung des Musterprotokolls ist diese denkbar einfach. Hier meine Muster-Vorlage im Web bzw. als Excel-Datei zum Download (alles unverbindlich und auf eigene Verantwortung! Bei mir hat diese jedoch bereits 3x funktioniert).

      Ach ja, “beilegen” triffts nicht ganz, ich schicke inzwischen alles ans Finanzamt per E-Mail, diese steht auf der jeweiligen Website, funktioniert hervorragend.

      Ich würde immer die Verwendung “Wirtschaftsjahr ist das Kalenderjahr” empfehlen, das hält die Sache einfach

    • “5. Angaben zur Festsetzung von Vorauszahlungen”: Vorsicht, das sind wohl die Felder deren Ausfüllen die größten Konsequenzen nach sich ziehen.

      Bei meinen ersten “Versuchen” habe ich hier meine unglaublich positive Gewinnschätzung eingetragen. Mit der Folge daß ich kurze Zeit später hohe Steuer-Vorauszahlungen zu leisten hatte! Obwohl ich noch gar nichts verdient hatte! Liquiditätsengpass!

      Seit dem schätze ich deutlich konservativer (Break-Even erst im 3. bis 5. Jahr, wenn es schneller geht freue ich mich nur) und gebe die entsprechenden Daten (in den ersten Jahren kein Gewinn bzw. ein Verlust) in diese Felder ein. Ein Problem weniger.

    • “6. Lohnsteuer”: Hier schreibe ich immer rein, dass der Geschäftsführer vorerst unentgeltlich arbeitet, denn mein Motto ist “Geld wird erst ausgegeben wenn genug da ist”. Dann benötige ich auch erst einmal keinen Geschäftsführer-Anstellungsvertrag.
  5. Gewerbeanmeldung
    Circa 20-50 Euro (das hängt von der jeweiligen Stadt/Gemeinde ab, manche schenken einem das sogar!) kostet die “Gewerbeanmeldung”. Diese mache ich erst wenn ich die HR-Eintragungs-Nummer habe, weil man diese auf dem Formular eintragen muss.

    Auch das verschicke ich möglichst per E-Mail an die jeweilige Gemeinde (PDFs können die wohl inzwischen alle öffnen). Ich verwende immer das Formular

Fazit

Man kann die UG-Gründung deutlich beschleunigen und “liquiditässchonend” durchführen, wenn man einige Punkte in der Praxis berücksichtigt.

Dann macht das aber sogar richtig Spaß, weil es einfach und reibungslos durchführbar ist. Ich bin inzwischen ein “UG-Fan”.


Autor

Ich bin Thomas Müller und habe noch während der Schule mein erstes Unternehmen gegründet. Seitdem mache ich nichts anderes als Unternehmen aufzubauen und Selbstständigen dabei zu helfen mehr Geld zu verdienen (www.vitool.de).

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Peer Wandiger

20 Gedanken zu „Erfahrungen mit der Unternehmergesellschaft – Tipps zur Gründung“

  1. Sehr aufschlussreicher Artikel. Gehe bald den Übergang von einer GbR zur einer UG an und hatte an das Thema Neugründung bisher gar nicht gedacht sondern nur an eine Umwandlung der Rechtsform. Werde mal weiter im Hinterkopf behalten. Jedenfalls vielen Dank für die aufschlussreichen Tipps.

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  2. Danke für die Tipps, aber vitool? Die Seite würde ich um 180° umkrempeln. Sieht auf den ersten Blick aus wie ein Vibrator-Shop. Auf den 2. Blick wie ein Blog. Auf den 3. Blick hab ich immer noch nicht gecheckt, was das sein soll. Sieht für mich nicht aus wie eine Web-Software.

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  3. Als Bank kann ich für UGs nur die Fidor Bank (banking.fidor.de/registrierung) empfehlen: Kostenlos und nur online incl. Mastercard. Auch UGs in Gründung!

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  4. Lieber Herr Müller,
    vielen Dank für den aufschlußreichen Artikel. Ich hätte längst eine UG gegründet, wenn ich keine Bilanzen erstellen müsste.
    Haben Sie vielleicht einen Tipp, wie man das ohne Steuerberater erledigen kann? Einnahmen/Ausgaben Überschussrechnung ist mir geläufig und mache ich schon seit Jahren selbst, eine Bilanz zu erstellen ist mir dann doch etwas fremd und daran scheitert bei mir die UG.
    Vielleicht haben Sie ja einen guten Softwaretipp, danke.

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  5. Danke für den informativen Artikel, eine Ergänzung dazu habe ich noch: Nachteil der UG: es ist eine Kapitalgesellschaft – und da wollen die IHKn deutlich mehr Geld sehen.. War für mich der Grund, keine zu gründen… Kein Existenzgründernachlass, volle Kapitalgesellschaftsbehandlung :/

    Ach ja – Stuttgart will übrigens 45 Eur für die Gewerbeanmeldung..

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  6. @Chris: Du hast recht! Danke für Deine ehrliche Meinung. Website wird in Kürze verändert!
    @Koelneruwe: Fidorbank hatte ich getestet aber habe ehrlich gesagt deren System nicht verstanden
    @Moses: Jawoll, einen Halblegalen 🙂 Freie Buchhaltungsbüros haben das Know-How und die Software, dürfen aber offiziell keine Abschlüsse / Bilanzen erstellen – klaro, sonst würden die StB arm werden 😉 Was ich mache: Buchhaltungsbüro macht die Arbeit, druckt alles aus – aber ich unterzeichne als offizieller Ersteller / Verantwortlicher und reiche das auch beim Bundesregister ein. Dieser Tipp hat nie stattgefunden! Liste BuHa-Büros z.B. bbh.de
    @Hubert: Habe gerade die IHK Bayreuth aufgefordert mir die 150 EUR “IHK-Steuer” zu erlassen – zumindest so lange keine Gewinne erwirtschaftet werden. Da müssen die gleichen Regelungen gelten wie bei Einzelunternehmern.

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  7. Vielen Dank für den Artikel, ich habe dazu noch vieeeeeele Fragen, aber zuerst würde mich eine Empfehlung aus der Praxis interesssieren: ” ganz abgesehen von guter Software die es heute gibt” Welche Software würdest Du für eine UG empfehlen. Die Frage zielt in die Richtung, dass ich um einen Brief zu schreiben kein MS Office brauche sondern, dass hier ein WordPad eigentlich auch ausreicht.
    Vielen Dank.

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  8. Guten Morgen,

    Auch ich bedanke für hilfreiche Tipps aus dem Artikel.
    Jedoch sollte nach meinem Wissenstand die Überschuldung der Gesellschaft nicht auf eine zu leichte Schulter genommen werden. Dies kann ganz schnell in das Thema Insolvenzverschleppung umschlagen. Dies ist einem mir bekannten Gründer passiert (die genauen Umstände kenne ich hier nicht). Aber dies war auch eine Gründung mit 1€ die jedoch auch positive Wachstumsprognosen hatte.
    Dies ist ein Grund warum ich bisher noch nicht zur UG ‘umfirmiert’ habe. Wie sind denn hierzu deine Erfahrungen Thomas?

    Gruß
    Jens

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  9. Eine Frage die sich mir stellt: Warum mehrere UGs statt eine UG die in mehreren Bereichen tätig ist. Erhöht sich so nicht der (administrative) Overhead enorm?

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  10. Hallo,

    aktuell plane ich mich selbständig zu machen, daher passt der Artikel perfekt. Werde wenn es soweit ist auf jeden Fall auf die guten Tipps und die Erklärung in diesem Artikel zurückgreifen.

    Lob von mir für diesen detaillierten Artikel!

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  11. Hallo,

    toller Artikel! Was mich jedoch noch interessieren würde sind die Folgekosten die eine UG mit sich bringt. Ziel ist ja immerhin die Gründung einer GmbH. Was ist da zu beachten? Wie teuer sind die späteren “Umwandlungskosten”?

    Würde mich auf Antwort freuen.

    Beste Grüße
    Sascha

    Antworten
  12. Vielen Dank für die Kommentare! Bin echt total überrascht! Freut mich sehr. Also:
    @Peter: her mit den Fragen 🙂 Zum Thema Software: eines der Buchhaltungsbüros die ich kenne arbeitet mit “Agenda”, das hat ganz gut ausgesehen. Ein evtl. sinnvoller Onlineservice ist “FreeFibu” – der kostet aber auch glaube ich ab 50 Euro mtl. für eine UG – und man trotzdem noch “buchen”. Und das ist das Thema: Ich will doch nur meine Belege hinschicken und die fertige Buchhaltung zurückbekommen! Das habe ich noch nicht gefunden, deshalb habe ich eine meiner neuen UGs gegründet welche mit “Kill Bills” sowas anbieten wird.
    @Jens Hetke: sehe ich genauso, bin dafür das absolut real zu betrachten. Die Umstände des genannten Falles würden mich interessieren. Lag’s tatsächlich an dem einen Euro Stammkapital? Oder waren nur Ausgaben da und keine Umsätze? Ich habe bis jetzt jeweils eine GmbH und eine UG “zugesperrt” und es war immer reibungslos.
    @unbekannt: Warum mehrere UGs? Weil ich mehrere Geschäftsideen parallel teste und diese voneinander komplett unabhängig sein sollen. Mit einer werde ich z.B. mal Crowdinvesting ausprobieren, eine wird evtl. verkauft etc. – da ist das dann einfacher. Du hast total recht bei dem administrativen Overhead! Das ist immer noch der Hammer. Den Ablauf mit Behörden etc. habe ich ja optimiert, siehe oben. Den “Rest” (von der Online-Anfrage über RE, LS bis hin zum Kassenbuch) habe ich mit meinem “Mini-SAP” Vitool erschlagen, so kann ich online jederzeit für jede UG die entsprechenden Daten ansehen bzw. bearbeiten.

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  13. Der Inhalt des Artikels findet ja grossen Zuspruch. Nach meinen Informationen brauche ich für eine kleine UG kein Abschlusstestat von einem Wirtschaftsprüfer. Wenn ich also alles selber mache wären dann die jährlichen Verwaltungskosten nur die IHK Gebühr (ca. 150 Euro) und die Eintragungsgebühr des Jahreabschlusses in das elektronische Unternehmensregister (ca. 50 Euro). Sehe ich das richtig oder habe ich etwas vergessen? Vielleicht kann der ein oder andere das bestätigen.

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  14. @Sascha: Die Folgekosten siehe nachstehender Kommentar, Peter hat das in #14 schon beantwortet. Die “Umstellungskosten” von der UG zur GmbH auf der buchhalterischen Seite dürften kaum auffallen – das sind nur “Buchungsvorgänge”. Jedoch muß man zum Notar und der Handelsregistereintrag wird soviel ich weiß auch geändert. Die “Gründung einer richtigen GmbH” ist meiner Ansicht nach nicht das Ziel von vornherein – wenn man die Sache genau betrachtet ist die UG zudem schon eine GmbH, sie heißt nur anders damit Geschäftspartner wissen daß das Stammkapital niedriger ist. Wichtig: die Umwandlung der UG in die GmbH ist kein Muss! Man kann die UG bis zum St.-Nimmerleinstag beibehalten – muß aber dann auch jährlich die 25% Gewinnrücklage einstellen. Was nicht schadet.
    @Peter: Das ist korrekt. Man braucht nicht nur kein Abschlusstestat von einem Wirtschaftsprüfer sondern nicht mal einen Steuerberater der die Bilanz etc. erstellt. Das darf man als Unternehmer selbst machen. Ansonsten sind die jährlichen Verwaltungskosten mit ca. 200 EUR insgesamt korrekt angegeben – das “Unternehmensregister” lässt übrigens inzwischen die Bilanzen & Co. über den Bundesanzeiger einreichen. “Kleinstkapitalgesellschaften” (siehe auch Wikipedia) – und darunter fallen wohl die meisten Ein-Mann-UGs – müssen da deutlich weniger Daten eintragen.

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  15. Hallo Thomas,

    vielen Dank für die Bestätigung meiner Thesen zu den laufenden Kosten.

    Ich habe nirgendwo gefunden, dass man verpflichtet ist eine software zu nutzen. D.h. man könnte die Buchführung auch händisch in einem Schulheft machen. Das Problem wird die eBilanz sein, allerdings werden die kleinen UGs vermutlich eine Ausnahmegenehmigung bekommen, diese weiter in Papierform einzureichen.

    Gruß

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  16. Hallo Thomas, hallo Peer,

    mich würde noch interessieren, wie die Veröffentlichung des Jahresabschlusses im Bundesanzeiger funktioniert. Finden dort auch Kontrollen der Bilanz statt? Oder wer prüft diese auf Richtigkeit?

    Gruß

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    • @Julian,
      soviel ich weiß findet keine Kontrolle statt. Das wäre auch richtig viel Aufwand… man ist für die Richtigkeit vollkommen selbst verantwortlich!

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  17. “1.6 Bankverbindung”: am Anfang möchte ich genau steuern wann Geld vom Konto weggeht, deshalb erteile ich dem FA vorerst keine Einzugsermächtigung, sorge aber immer für die pünktliche Zahlung meiner Steuerschulden. Glaube mir, Du willst nicht erleben, dass Dir das Finanzamt Dein Girokonto “einfriert” bis Du Alles beglichen hast – das ist mir nämlich vor vielen Jahren auch schon passiert. Das heisst einfach die betreffenden Felder leer lassen? Habs nicht ganz geblickt, eine kleine Hilfestellung wäre nett.

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    • Einfach beim Formular vom Finanzamt *kein* Häkchen machen in der Zeile 63 (“SEPA-Lastschriftmandat”). Dann bekommt man zwar die Erstattungen aufs Konto überwiesen, aber das FA bucht nicht ab. Viel Erfolg!

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