Besucht man ein Gründerseminar, kommt definitiv irgendwann die Geschäftsausstattung zur Sprache.
Welche Rolle dabei die Geschäftspapiere spielen, welche Varianten es dabei gibt und ob diese wirklich jeder benötigt, kläre ich in diesem Artikel.
Dieser Artikel gehört zur Serie:
52 Tipps für eine erfolgreiche Selbständigkeit
Geschäftspapiere
Als Selbständiger arbeitet man natürlich nicht nur im stillen Kämmerlein vor sich hin, sondern kommuniziert mit anderen. Das können z.B. potentielle Kunden sein, Geschäftspartner und so weiter.
Um dabei nicht nur einen guten und seriösen Eindruck zu hinterlassen, sondern auch etwas fürs Marketing zu tun, ist für viele Existenzgründer die Gestaltung der Geschäftspapiere eine der ersten Aufgaben.
Dabei wird meist Wert ein einheitliches Corporate Design gelegt, so dass Briefpapier, Visitenkarte, Flyer, Mappe usw. nicht nur einen guten ersten Eindruck hinterlassen, sondern in Erinnerung bleiben.
Mit professionell gestalteten Geschäftspapieren kann man vor allem den potentiellen Kunden Stabilität, Seriosität, Qualität und weitere Werte vermitteln.
Geschäftspapiere für Selbständige im Netz
Allerdings hat sich die Selbständigkeit in den letzten 10 Jahren doch stark verändert. Gerade Selbständige im Netz nutzen mittlerweile andere Kommunikationsmethoden und sind auch nicht mehr zwangsläufig für einzelne Kunden tätig.
Hier stellt sich die Frage, wie sinnvoll in diesem Fall die klassischen Geschäftspapiere noch sind.
Statt Visitenkarten werden heute eMails ausgetauscht. Statt dem Flyer kommen viele Kunden über die Website und nehmen Kontakt auf.
Je nach der Art der Selbständigkeit sollte man sich genau überlegen, welche Geschäftspapiere man überhaupt noch benötigt. Wer z.B. ein paar Websites betreibt, benötigt in der Regel weder Visitenkarten noch irgendwelche Mappen oder Flyer. Auch wenn die Firmenwebsite nun nicht klassisch zu den Geschäftspapieren gezählt wird, so bedarf diese natürlich ebenfalls eines professionellen Designs.
Immer sinnvoll ist dagegen professionell gestaltetes Briefpapier. Angebote und Rechnungen bekommen auf diese Weise ein seriöses Aussehen.
Selber erstellen?
Sollte man seine Geschäftspapiere selber erstellen oder lieber einen Profi damit beauftragen?
Das hängt zum einen davon ab, welche Geschäftspapiere man überhaupt benötigt. Briefpapier ist sicher einfacher zu gestalten, als ein z.B. ein Flyer oder eine ganze Broschüre.
Zum anderen spielen natürlich die eigenen Fähigkeiten eine Rolle. Wer als Webdesigner arbeitet ist beispielsweise oft eher in der Lage die eigenen Geschäftsunterlagen zu designen, als jemand, der sich z.B. nur mit technischen Dingen beschäftigt.
Wer selber Hand anlegen möchte, finde unter anderem in passenden Fachbüchern sehr gute Beispiele und Tipps.
Aufbewahrung
Was man aus rechtlicher Sicht noch beachten sollte, sind die Aufbewahrungsfristen für manche Geschäftsunterlagen.
So müssen Angebote, Rechnungen und andere Dokumente zwischen 6 und 10 Jahren aufbewahrt werden. Um sicher zu gehen, sollte man diese 10 Jahre aufbewahren.
Abgesehen von steuerrechtlich und handelsrechtlich relevanten Unterlagen müssen andere Geschäftspapiere aber nicht archiviert werden.
Meine Erfahrungen
Ich habe mich zu Beginn als Webdesigner selbständig gemacht und war auf neue Kunden angewiesen. Aus diesem Grund habe ich fast die gesamte Bandbreite an Geschäftspapieren erstellt.
Visitenkarten, Briefbogen, Flyer, Mappen, Anzeigen, Website und mehr habe ich selber designed und dann ggf. drucken lassen. Wirklich bewährt haben sich davon allerdings nur der Briefbogen, die Visitenkarte und die Website. Die anderen Geschäftspapiere habe ich relativ selten genutzt.
Mit der Zeit ist mein Arbeitsfokus dann zu meinen eigenen Websites gewechselt und heute nutze ich eigentlich nur noch mein Briefpapier, um z.B. Rechnung an Werbekunden zu schreiben.
Im Nachhinein betrachtet hätte ich mir zu Beginn einige Euro sparen können, wenn ich mich nur auf wenige Geschäftspapiere konzentriert hätte.
Fazit
Geschäftspapiere können einen positiven Einfluss auf die Außendarstellung von Selbständigen haben. Dafür sollten sie professionell und einheitlich gestaltet sein.
Allerdings braucht nicht jeder Gründer wirklich alle Varianten der Geschäftspapiere. Man sollte sich vorher genau überlegen, welche Kommunikations-/Marketing-Maßnahmen man vornehmen wird und sich dann nur auf die Geschäftspapiere konzentrieren, die man wirklich benötigt.
Umfrage
Mich würde interessieren, welche Geschäftspapiere ihr mit eurem Corporate Design gestaltet habt und wirklich aktiv nutzt.
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Bisher habe ich nur die Webseite, mein Logo und das Design meines YT-Kanals gestaltet (inklusive Vorschaubilder für die Videos). Ich bin schon am überlegen, ob ich nicht einfach mal ein paar Visitenkarten drucke und auf der Gamescom an ein paar Personen verteile. Vllt. finden sich da ja ein paar Leute für meinen YT-Kanal. Aber ansonsten brauche ich noch keine Geschäftspapiere, da ich ja auch nichts verkaufe.
Hallo,
ich persönlich konzentriere mich komplett auf meine Webseite, dass ist einfach die moderne Visitenkarte und potenzielle Kunden sehen auch immer zuerst die Webseite.
Briefpapier habe ich mir von einem Profi machen lassen, da das Briefpapier oder die Gestaltung dem Kunden noch im Kopf bleibt.
Bei mir ist es umgekehrt. Ich bin gelernter Mediengestalter und habe mir meine Geschäftsausstattung auch selbst gestaltet und nutze mein Briefpapier auch, aber nur in digitaler Form. Bisher gab es eine Rechnung die ich wirklich ausgedruckt habe. Visitenkarten etc. kommen bei mir oft zum Einsatz, Briefpapier hingegen so gut wie nie. Ich denke, dass man hier aber auch sehr flexibel ist, da man es einfach selbst ausrucken kann 😉
Dennoch sollte alles einheitlich sein und Wiedererkennungswert haben. Meine Visitenkarten haben zum Beispiel die gleich schrille Farbe wie mein Blog auch 😀
Das ist unterschiedlich. Auf der einen Seite habe ich einen Bereich der sich ausschließlich mit Natur-und Umweltbildung befasst und ich habe ausschließlich Kontakt zu Kindergärten, Schulen und Behörden. Da setze ich Flyer, Stempel, Briefbogen und Visitenkarte ein. Eine Webseite ist selbstredend, das ist meist der Erstkontakt. Wobei ich hier die Briefbögen selbst ausdrucke. Das macht den Eindruck von sparsam und der Kontakt hat den Eindruck dass sorgsam mit dem Geld umgegangen wird.
Für meine anderen Tätigkeiten im Web habe ich nichts außer die Website finde aber Visitenkarten interessant. Habe die aber bisher bewußt nicht denn ich sage bei einem Realkontakt immer: Die Visitenkarten sind gerade aus gegangen aber sie finden mich unter meinem Namen ab-xy.de im Internet. Damit erreiche ich dass der Kontakt alles von mir sieht.
Obwohl ich früher viel Geschäftspapiere für Kunden entwickelt habe vermeide ich für mich zum Beispiel die Briefbögen. Das ist im Handling recht umständlich wie ich finde. Da bevorzuge ich lieber einen guten Drucker. Bewußt habe ich bei der Logoentwicklung darauf geachtet dass diese gut gedruckt (keine Verläufe, kein Gelb, …) werden können.
Ich habe hier auch relativ viel investiert, mit Briefblättern, Visitenkarten (ausgelasert in Form meines Icons), kleiner quadratischer Broschüre für die Hosentasche, einem Werbebanner und Flyern. Die Webseite kommt natürlich auch noch dazu. Aber da ich mich als Druck- und Web-Designer selbständig gemacht habe, finde ich, dass ich da auch breit aufgestellt sein muss.
Wenn ich darf, würde ich hier mal kurz Werbung in eigener Sache machen 🙂 Falls also jemand Hilfe benötigen sollte mit der Erstellung von professionellen Geschäftspapieren, stehe ich gerne mit Rat und Tat zur Verfügung. KoppWork Orange – Design oder Nichtsein!
Wirklich gut und für jeden zu gebrauchen sind Visitenkarten.Dieses sind schnell übergeben und benötigen keine Netz!
Wer hier die wichtigsten Daten drauf packt einschließlich Webseite und wichtige Social Media Kanäle der hat alles was er braucht.
Geschäftlich Briefpapiere.
Wer wie viele im Web nur wenig ausdruckt, für den reicht ein gute Briefkopf Template der je nach Bedarf ausgedruckt werden kann.
Flyer, Prospekte & Co mögen in manche Branchen noch ihre Berechtigung haben, aber für viele Gründer sind die hierfür aufzuwendende Kosten meist in keine gute Relation zum nutzen.
Gefühlte 99% der Fyler & Prospekte landen meist in die Altpapier Tonne.
Kommt mir sehr bekannt vor… ich hab am Anfang auch versucht alles an Papieren und Vorlagen die ich irgendwann man brauchen könnte zu erstellen. Zum Glück hat ich nach den ersten Dingern keine Lust mehr, viel braucht man nämlich wirklich nicht.
Für mich extrem wichtig, sind meine Verträge, die neben meinen Pflichten auch die des Auftraggebers regeln. Vor allem die Mitwirkungspflicht weil ohne Zuarbeit kommt man oft leider zu nix… und sonst ja das Briefpapier und die Visitenkarte. Eine Website würde ich nicht als Geschäftspapier bezeichnen aber wichtig ist sie auf jeden Fall.
Ich habe (bisher) die Social-Media-Präsenzen, das Briefdesign und die Visitenkarten in kompletter Eigenregie erstellt. Obendrein habe ich an der Entwicklung meiner Website mitgewirkt (Inhalte, Design, rechtliche Ausgestaltung etc.), aber deren Programmierung einem befreundeten Spezialisten überlassen.
Aus meiner Erfahrung heraus, kann ich vor allem die Erstellung von Website und Visitenkarten empfehlen, da man beides zu den absoluten “must haves” zählen muss.