Zeigt her eure To-do-Listen! – Blogparade-Auswertung Teil 1

Am 28.Oktober startete unsere Blogparade Zeigt her eure To-do-Listen!. Eure Beiträge konntet ihr bis zum 29. November einsenden.

Insgesamt haben uns mehr als 30 teils sehr ausführliche und interessante Beiträge erreicht. Dafür bereits ein ganz herzliches Dankeschön!

Heute präsentiere ich euch den ersten Teil der Auswertung. Die Fortsetzung folgt dann in der kommenden Woche.

Blogparade „Zeigt her eure To-do-Listen!“

Bevor ich jedoch zur Auswertung komme, starten wir für alle, an denen die Blogparade irgendwie vorbeigegangen sein muss, noch einmal mit ein paar Details.

In unserer Blogparade wollten wir einmal genauer wissen, wie du dich eigentlich organisierst. To-do-Listen zu erstellen, ist nämlich eine gute Möglichkeit, um zu erledigende Aufgaben und anstehende Termine unter keinen Umständen zu vergessen.

Sei es mit Post-its, Schmierblättern, Notizheft oder einer App – wie auch immer du vorgehst, wir wollten es genauer wissen.

Dabei konntest du bei Bedarf auch auf eine oder mehrere der folgenden Fragen eingehen.

• Nutzt du eine To-do-Liste oder eine ganz andere Methode, um dir Dinge zu merken und deinen (Arbeits-)alltag zu strukturieren? Oder gehörst du zu den glücklichen Menschen, die sich einfach alles problemlos merken können?
• Wie sieht deine To-do-Liste aus?
• Bist du eher der Offline- oder Online-Typ?
• Offline: Was genau nutzt du zum Aufschreiben deiner To-do’s?
• Online: Welche Apps oder Online-Software nutzt du? Hast du schon mehrere genutzt: Welche ist dein Favorit?
• Wie wird bei dir ersichtlich, welche Aufgabe dringend ist und welche du noch aufschieben kannst? (Stichwort: Prioritäten)
• Setzt du dich durch To-do-Listen manchmal zu sehr unter Druck oder bringt dich erst deine To-do-Liste so richtig in Fahrt?

Die Beantwortung dieser zusätzlichen Fragen war kein Muss. Sie dienten lediglich als kleine Unterstützung oder Denkanstoß für deinen eigenen Beitrag.

Die Antworten zur Blogparade „Zeigt her eure To-do-Listen!“

online-erfolgreich.net
Heiko hat uns in seinem Beitrag zur Blogparade die Apps, Programme und Arbeitsweisen vorgestellt, die sich bei ihm im Laufe der letzten Jahre bewährt haben. Die Hauptarbeit erledigt eine App. Zur Wahl der passenden App legte Heiko vorab Kriterien fest, die sie unbedingt erfüllen sollte. So sollten zum Beispiel nicht nur (wiederkehrende) Aufgaben, sondern auch Termine gespeichert werden können. Ebenso Checklisten, Projekte, Unteraufgaben und Templates. Am Ende fiel die Wahl auf die App Pocket Informant. Zur Synchronisation nutzt er den Google Kalendar und Toodledo. Besonders wichtig ist es Heiko nämlich auch von unterwegs den Überblick zu behalten und Aufgaben erledigen zu können. Auch E-Mails werden zur Planung von Aufgaben genutzt. Jedes Projekt erhält einen eigenen Ordner im E-Mail-Konto, wobei die Projektordner mit eigenen E-Mail-Adressen verknüpft sind, damit die eingehenden E-Mails direkt einsortiert werden. Aufgaben ohne Deadline verschiebt Heiko auch, wenn nötig, einfach per Fingertipp auf den nächsten Tag.

gruenderbook.de
Wie unterschiedlich sich jeder organisiert, zeigt das nächste Beispiel. Stichwort: Personal Kanban, eine Methode zur Visualisierung aller zu erledigenden Aufgaben. Darauf setzt Dominic. Zwei Monate hat er die Personal Kanban Methode getestet und kam zu dem Ergebnis, dass diese Methode zwar sehr dabei hilft, Aufgaben zu visualisieren und deren aktuellen Status zu sehen, konkrete Deadlines gab es jedoch nicht. Um seine Aufgaben zukünftig auch zu priorisieren, baute er das Personal Kanban zu einem 5-Tagesplan aus. Von Montag bis Freitag legt er damit nicht nur fixe Termine inkl. Uhrzeiten fest, sondern macht auch die für den konkreten Tag zu erledigenden Aufgaben ersichtlich. Genaueres erfährst du in seinem Beitrag zur Blogparade Der 5-Tagesplan zum Personal Kanban.

blog.getgrip.de
Till Otto ist Gründer von Grip und seit über 10 Jahren selbständig. Er verwaltet und plant seine Aufgaben hauptsächlich mit Trello. Ähnlich der Kanban-Methode verwendet es das Konzept von Karten, Listen und Tafeln, auf denen z. B. offene, in Arbeit befindliche und erledigte Aufgaben notiert werden können. Auch möglich: Redaktionspläne erstellen, Feature-Wünsche verwalten oder Geschenkideen sammeln. In seinem Beitrag zur Blogparade berichtet Till, dass sich über die Jahre die folgenden Listen auf seinem Trello-Board bewährt haben: „Eingang“ (die Default-Liste für neue Aufgaben), „Heute“ (Was heute wichtig ist), „Diese Woche“ (was diese Woche zu tun ist) und „Erledigt“. Dabei kann für jede Tafel ein Kalender-Feed erzeugt werden, über den man Karten zum Fälligkeitstermin im eignen Kalender angezeigt bekommt. So behält Till immer den Überblick. Mit Workflowy sammelt er darüber hinaus Ideen, arbeitet Überlegungen aus oder erstellt Konzepte. Insgesamt setzt Till also auf eine ganz klare Trennung zwischen konkreten Aktionspunkten (Trello-Board) und Ideen (Workflowy), die vielleicht in der Zukunft zu einer konkreten Aufgabe werden könnten.

passives-einkommen-verdienen.de
Auch ein Fan von To-do-Listen ist Marco. Er hat sich einen dreistufigen Prozess zur Erledigung seiner Aufgaben entwickelt. Spontane Gedanken werden auf Post-its, Schmierzetteln, A4 Blättern oder unterwegs auch gerne mal auf Kassenzetteln notiert. Wenn die dann alle auf dem Schreibtisch landen, kann es für Außenstehende schon ein wenig chaotisch erscheinen. Marco bezeichnet diesen Zustand in seinem Beitrag zur Blogparade jedoch als „Beginn der Ordnung und ein Quell der Inspiration“. Im nächsten Schritt werden alle bereits niedergeschriebenen Gedanken nach Projekten, Beitragsthemen und allgemeinen Projektideen in einer Excel-Tabelle aufgelistet. Letzter Teil des dreistufigen Prozesses ist eine feste, aber trotzdem flexible Monats-To-do-Liste in Word. Diese wird ausgedruckt und bis zum Monatsende dann auch definitiv abgearbeitet.

abenteuerhomeoffice.at
Der Beitrag von Claudia trägt den aussagekräftigen Titel Wie Trello meine ToDo-Liste zur Done-Liste gemacht hat. Damit wäre ja eigentlich auch schon alles gesagt, oder? Nicht ganz. Denn in ihrem Beitrag erzählt Claudia auch noch, warum das Ganze so gut für sie funktioniert. Trello ist für Claudia der Inbegriff von Verlässlichkeit. Dabei geht es ihr nicht darum, von überall auf ihre ToDo’s zugreifen zu können, denn sie arbeitet hauptsächlich im Home-Office und ist nur selten unterwegs. „Das einfachere, schnellere Handling und vor allem auch der Spaß am Tun ist es, der mich zu meinem Lieblings-Tool Trello geführt hat“, so Claudia. Um Projekte in Trello auseinanderhalten zu können, verwendet sie Labels. Um Deadlines zu setzen, legt sie ein Fälligkeitsdatum für die jeweilige Aufgabe fest. Was ganz oben steht, hat die höchste Priorität. Wichtig für Claudia: Die Worte „Spaß“ und „planen“ kommen bei ihr durchaus öfter in ein und demselben Satz vor.

christliches-zm.de
Benjamin Floer gibt Zeitmanagement-Tipps. Klar, dass da auch bei ihm To-do-Listen eine essentielle Rolle spielen. In seinem Podcast zur Blogparade erzählt er, dass er bisher viel mit remember the milk gearbeitet hat. Inzwischen hat er jedoch etwas noch Besseres gefunden: Evernote, Trello und ToDoist. In Evernote werden mithilfe der App Squarespace Note Ideen und Notizen gesammelt und angelegt. Für Benjamin das Tolle an Evernote: Nie wieder etwas vergessen, der schier unendliche Speicherplatz, die Sortierung nach verschiedenen Ordnern und die geniale Suche. Für den ganz normalen Workflow nutzt er Trello. Das Favoriten-Tool für To-do-Listen ist für Benjamin aber immer noch ToDoist. Ein paar der Vorteile, die er in seinem Podcast aufzählt, sind: ein einfacher Überblick über die eigenen Aufgaben, ein Flow-Gefühl durch das Abhaken von Aufgaben, die Möglichkeit zur Priorisierung von Aufgaben, die Anzeige der eigenen Produktivität pro Tag sowie gemeinsame Listen, die von weiteren Personen bearbeitet werden können. Obwohl er selbst von sich behauptet, ein Online-Typ zu sein, gibt es auch ein Offline-Element in Benjamins Büro: ein kleines Whiteboard, auf dem in Blau alle Termine und in Rot alle Aufgaben vollkommen analog handschriftlich notiert werden.

bueromoebel-experte.de
„Ich denke, dass es wichtiger ist ein System zu finden, dass man mag und mit dem man leicht klarkommt, als die neuesten Tools, die man nur widerwillig bedient oder gar auf Zwang nutzt.“, so Stephan in seinem Beitrag zu unserer Blogparade. Nach dem eher nicht überzeugendem Versuch, Aufgaben und Termine mit ToDoist oder Wrike zu organisieren, setzt er heute definitiv auf seine handschriftliche To-do-Liste. Dafür nutzt Stephan einen A5 Timer, in dem auf der jeweiligen Seite zum Tag alle anfallenden Aufgaben notiert werden. Was Priorität hat, wird doppelt unterstrichen oder erhält einen Vermerkt wie „am besten gestern!“, wobei dringende Aufgaben ohnehin gleich morgens erledigt werden. Einzig langfristige Termine und Projekte werden im Outlook-Kalender gespeichert. Warum diese Vorgehensweise? Weil er die Aufgaben und Termine aus der Arbeit nicht per Synchronisation auf dem privaten Smartphone mit nach Hause nehmen möchte. Insgesamt sieht Stephan seine To-do-Listen nicht als Druckmittel, sondern als Erinnerungs- und Arbeitshilfe. Natürlich kann es passieren, dass Aufgaben am Ende des Tages noch nicht erledigt sind. Das heißt für Stephan: Kommunikation mit der Abteilung und das nächste Mal realistischer planen. Eine passende Lösung findet sich gemeinsam immer. Apropos gemeinsam: Mit seinem Team arbeitet Stephan dann doch mit ToDoist. Darin werden große Aufgaben inkl. Unteraufgaben angelegt und dem Verantwortlichen der jeweiligen Abteilung zugewiesen. Unterschätzt wird nach Stephans Meinung die Möglichkeit, Kalender und Termine in MS-Outlook zu synchronisieren: „Dieses System funktioniert bei uns verdammt gut.“

marckeil.de
Einen Mix aus analogen und digitalen Werkzeugen zur Aufgabenverwaltung bevorzugt Marc. Genaueres berichtet er in seinem Beitrag zu unserer Blogparade. Persönliche Aufgaben verwaltet er sehr gerne über ToDoist. Seine zentrale Anforderung an die eigene To-do-Liste ist, alles so einfach wie möglich zu halten bei gleichzeitiger Flexibilität und Kreativität. Das kann ToDoist und ist deshalb seine zentrale To-do-Liste, die einfach zu bedienen ist und in zahlreiche Plattformen integriert werden kann. Um die To-do’s auch im zeitlichen Ablauf jederzeit im Blick zu haben, verwendet Marc den Google Kalender, den er mit dem ToDoist Kalender Feed füttert. Im Betrieb verwendet er deshalb das Outlook-AddOn und für den Firefox Browser die All-in-One Sidebar. Soll mit anderen Personen strukturiert zusammengearbeitet werden, kommt auch bei ihm Trello ins Spiel. Im professionellen Umfeld ist Marc schon seit Jahren ein großer Freund von Atlassian Jira, einer ausgewachsenen Ticket-Lösung, wobei einzelne Tickets wiederum einer konkreten Person zugeordnet werden können, die diese dann zu erledigen hat. Wenn Marc ein Vorgang in Jira zugewiesen wird, erstellt er sich wiederum eine Aufgabe im ToDoist, um zwischen den Systemen nichts zu verlieren. Ach und analog gibt es übrigens auch noch einen DIN-A5-Notizbuch von Moleskine. Um hier unterschiedliche Inhaltstypen voneinander zu trennen und sie damit später am PC schneller zuordnen zu können, verwendet Marc einfache Symbole und verfolgt damit den Ansatz des Bullet Journal. Weitere Details erfährst du in seinem interessanten Beitrag zur Blogparade.

silviachytil.at
Sie ist die geborene Chaotin. Das sagt Silvia über sich selbst. Ihr Beitrag zu unserer Blogparade trägt dennoch den einsichtigen Titel Ordnung ist das halbe Leben – weg vom Chaos. Dabei verlegte gerade sie ihre To-do-Listen ständig oder aber ihre Online-Liste verrottete langsam aber sicher in ihrem PC. Dabei hatte sie stets und ständig das Gefühl, irgendetwas Wichtiges vergessen zu haben. Deshalb begann Silvia ab einem bestimmten Zeitpunkt, Aufgaben konsequent aufzuschreiben und Zeitfenster zu blockieren, in denen sie wiederkehrende Tätigkeiten erledigte, wie Telefonieren, E-Mails beantworten oder Konzepte schreiben. Mit Erfolg. Im aktuellen Beitrag zur Blogparade gibt sie sogar Tipps für eine To-do-Liste, die wirkt.

philipptessin.de
Keep it simple. Das ist das Motto von Philipp Tessin, der als Pflegedienstleiter eines mittelgroßen Krankenhauses nicht mehr ohne To-do-Listen oder ein „externes Gedächtnis“, wie er sagt, auskommt. Damit er auch wirklich nichts mehr vergisst, verwendet Philipp heute verschiedene To-do-Listen in Excel, einen Wiedervorlagen-Ordner, X-Mind und Trello. Alle Langzeitaufgaben werden in einer Excel-Liste festgehalten. Wichtige To-do’s werden Rot markiert. Was delegiert werden soll, kommt in eine separate Spalte. Für alle kurzfristigen täglichen Aufgaben verwendet Philipp eine Kladde, ähnlich einem Wiedervorlagen-Ordner. Ideen werden mithilfe der Mindmapping-Software X-Mind gesammelt. Für alle privaten Dinge nutzt er Trello. Hier fließen Ideen für seinen Blog oder auch mal für das Krankenhaus, Projektideen, Büchertipps oder Checklisten ein. In seinem Fazit zu unserer Blogparade meint er: „Letztendlich würde ich ohne To-Do-Liste nicht auskommen.“ Allerdings dürfen die Listen nicht zu umfangreich und kompliziert werden, denn dann wird die Verwaltung der Liste aufwendiger als deren Abarbeitung.

sprachenlust.de
Lena ist Studentin, Autorin und Bloggerin. Sie liebt To-do-Listen, weil man damit alles strukturieren und nicht mehr vergessen kann. Außerdem fühlt sie sich unheimlich gut, wenn sie etwas durchstreichen oder abhaken kann. Um alle Aufgaben zum Blog im Auge zu behalten, nutzt Lena Wunderlist auf PC und Smartphone. Darin unterteilt sie ihre To-do-Liste in folgende Bereiche: Organisatorisches, Blog-Ideen, Sprachenlust (Blog), Sprachen, und Uni. Manchmal gibt es noch weitere Unterordner. Praktisch dabei ist, dass einem Wunderlist in separaten Listen die Aufgaben des Tages bzw. der Woche anzeigt und über die Erinnerungsfunktion konkrete Termine eingestellt werden können. Zusätzlich nutzt Lena das Tool Trello, was jedoch nur für einzelne ihrer Projekte nützlich ist. In ihrem Beitrag zur Blogparade verrät sie außerdem, wie man seine eigene To-do-Liste nach ihrem Vorbild erstellen kann.

erfolgreichessprachenlernen.com
Wer eine To-do-Liste zum Sprachen lernen benötigt, sollte einen Blick auf den aktuellen Beitrag zur Blogparade von Christine werfen. Auch sie ist ein großer Fan von To-do-Listen. Während es früher ein normaler Kalender tat und dieser auch noch heute seinen Dienst für berufliche und private Termine tut, finden Unterrichtspläne und Materialsammlungen inzwischen keinen Platz mehr darin. Es musste ein neues System her. Nach einem langwierigen Prozess des Ausprobierens, Beibehaltens, Verwerfens und Ausprobierens wurde OneNote veröffentlicht. Doch dies hielt nicht lange Christianes Anforderungen stand. Es folgte Evernote. Und es blieb. Vorerst. Als aber zu viele Lernpläne und Lerntagebücher Einzug in das Tool fanden, wurde es immer unübersichtlicher. Deshalb nutzt Christine seit einigen Monaten zusätzlich Trello. Zwar hat es weniger Funktionen als Evernote, wird aber ihrem visuell-orientierten Typ gerecht. Während in Evernote jetzt noch die Ergebnisse aus Recherchen, Dokumente und langfristige Listen einfließen, kommen alle täglichen und wöchentlichen To-Do’s bei Trello hinein. Zudem kommt bei Trello auch wieder der Coworking-Aspekt zum Tragen, denn Christine betreut den Sprachenblog gemeinsam mit ihrer Tochter. Mithilfe von Trello arbeiten beide organisierter zusammen.

Übrigens: Mathias Mielietz von CompanyHacks.com hat in seinem Beitrag zur Blogparade auf seine Pinterest-Sammlung praktischer Tagesaufgaben-Listen zum kostenlosen Download und Ausdrucken hingewiesen. Reinschauen lohnt sich!

Fortsetzung folgt…

Wie einleitend angekündigt, werde ich euch in der kommenden Woche die zweite Hälfte der Beiträge zur Blogparade „Zeigt her eure To-do-Listen!“ präsentieren.

An alle Teilnehmer noch einmal ein ganz herzliches Dankeschön für die vielen, interessanten Einblicke!

Bis zur nächsten Woche!