Anfang des Jahres sorgte die GoBD für viel Aufregungen bei Selbstständigen und Gründern. Die Regelungen für digitale Belege wurden deutlich verschärft.
Um was es sich bei GoBD handelt und welche Auswirkungen dies auf eigene digitale Rechnungen und andere digitale Belege hat, erläutere ich im Folgenden.
Was ist das GoBD
Beim GoBD handelt es sich um die Abkürzung für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (Quelle). Ein recht typischer Begriff aus der Gesetzgebung, auch wenn es kein Gesetz ist, sondern “nur” ein Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen. Bindend ist es dennoch.
Diese lange Bezeichnung lässt schon gut erahnen, worum es in diesem Dokument geht. Immer mehr Rechnungen und andere Belege werden digital versandt und nicht mehr klassisch per Post. Deshalb ist es wichtig sicherzustellen, dass diese und andere steuerrechtlich relevante Dokumente unveränderbar digital archiviert werden.
Hauptgrund für die Einführung dieser Regelungen sind vor allem Barerlöse, die viele Selbstständige, sagen wir mal, kreativ notiert haben und deren Aufzeichnung auch im Nachhinein veränderbar waren. Deshalb mussten viele nun eine GoBD-konforme Kasse kaufen, damit sie den Anforderungen des Finanzamtes nachkommen.
Hält man sich nämlich nicht an die GoBD-Vorschriften, wird man mit Betriebsprüfern vom Finanzamt Ärger bekommen und im Zweifel werden die Steuern dann geschätzt, was in der Regel sehr zu Ungunsten der Unternehmer ausfällt. Auch ein Verlust des Vorsteuerabzuges und damit eine hohe Nachzahlung ist möglich.
Was genau verlangt die GoBD von Selbstständigen im Netz?
Die Vorschriften regeln die Speicherung digitaler Dokumente. Diese müssen dauerhaft unveränderbar sein, was z.B. nicht der Fall ist, wenn man eine Textverarbeitung zum Schreiben seiner Rechnungen nutzt und die Rechnungen danach als Word-Datei einfach in einem Ordner auf der Festplatte speichert. Im Nachhinein kann man hier Manipulationen vornehmen und das will das Finanzamt verhindern.
Dabei spielt es auch keine Rolle, ob man die Rechnung danach ausdruckt und ablegt. Es gibt einen elektronischen Beleg, den man den Anforderungen der GoBD entsprechend ablegen muss.
Wer also seine Rechnungen digital ablegt, muss das ab sofort in einem Dokumenten-Management-System tun. Aber auch sonstige digitale Belege müssen gesichert werden.
Dafür gibt es viele Anbieter, wobei die bekanntesten sicher Online-Rechnungstools wie Lexoffice oder Fastbill sind.
Diese Anbieter haben sich auf die GoBD eingestellt und bieten ein integriertes Dokumenten-Management-System an, welches sicherstellt, dass die verschiedenste Unterlagen unveränderbar abgelegt werden und jederzeit verfügbar sind.
Aber auch andere reine Dokumenten-Management-Systeme sind möglich, ob lokal auf dem eigenen Rechner oder in der Cloud.
Wie sieht es mit Papierrechnungen aus?
Wer beim Erstellen von Rechnungen keine digitale Kopie ablegt, sondern z.B. nur eine Vorlage in einer Textverarbeitung nutzt, die nach dem Drucken wieder weg ist, muss diese nicht digital sichern.
Auch bei Eingangsrechnungen per Post ist eine digitale Sicherung nicht zwingend notwendig. Hier reicht dem Betriebsprüfer die Papierrechnung.
Dennoch ist die Entwicklung gerade bei Selbstständigen im Netz so, dass immer mehr steuerrechtlich relevante Dokumente per Mail kommen oder zum Beispiel heruntergeladen werden können. Diese digitalen Dokumente müssen alle zeitnah gesichert werden.
Deshalb macht es Sinn Papier-Eingangsrechnungen nach dem Eingang zu scannen und GoBD-konform zu sichern. Dann braucht man das Papier-Original in der Regel nicht mehr aufzubewahren.
Wichtige Anforderungen der GoBD
Die wichtigsten Anforderungen der GoBD liste ich im Folgenden auf:
- Es gilt für fast jeden
Vom GoBD sind alle betroffen, die Gewinne erzielen. Eine Grenze gibt es hier nicht. Wer also Rechnungen schreibt oder Eingangsrechnungen bekommt, muss sich nach dem GoBD richten. Also auch z.B. jene, die nebenberuflich Geld als Selbstständige verdienen oder auch Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer ausweisen.
Selbst jene, die keine Buchführung machen, sondern nur eine Einnahmen-Überschussrechnung durchführen, müssen sich an die Regelungen halten.
- Unveränderbare Aufbewahrung
Ein zentraler Punkt des GoBD ist, dass die Belege unveränderbar aufbewahrt werden müssen. Das ist eigentlich nur bei einer speziellen Software oder bei einem entsprechenden Cloud-Anbieter möglich und dabei spreche ich nicht von Dropbox und Co.
Die Speicherung auf CD oder DVD entspricht zwar im Grunde auch der Anforderung der Unveränderbarkeit, aber da diese Speichermedien nicht verlässlich über lange Zeiträume funktionieren, ist das eher nicht zu empfehlen.
- Zeitnahe Sicherung
Statt wie bisher einfach dann die Belege zusammen zu suchen, wenn man sie z.B. für die Buchhaltung benötigt, muss man diese nun zeitnah sichern
Unbare Geschäftsvorfälle, also z.B. eigene Rechnungen oder erhaltene Gutschriften, müssen innerhalb von 10 Tagen gesichert werden. Eingangsrechnungen sogar innerhalb von 8 Tagen.
- Dauerhafter Zugriff
Die so gesicherten Belege müssen entsprechend den Aufbewahrungsfristigen (z.B. 10 Jahre bei Rechnungen) verfügbar sein.Natürlich müssen so lange dann auch alle Belege vollständig verfügbar und einsehbar sein.
- Nachweis des Erhalts
Nicht vergessen werden sollte, dass man auch die Mails sichern muss, mit denen elektronische Eingangsrechnungen oder Gutschriften eintreffen.Diese sollte man also nicht einfach löschen und zudem mit einem entsprechenden Progamm sichern.
Kritik aus Sicht eines Einzelunternehmers
Die neuen Anforderungen halte ich persönlich für überzogen. Wenn man schon den digitalen Beleg mit dem Papierbeleg gleichsetzt, dann verstehe ich diese sehr restriktiven Anforderungen an digitale Belege nicht.
An sich ist es kein Problem auf eine Software-Lösung zu wechseln, die eine GoBD gerechte Sicherung der Belege anbietet. Bei den meisten Services kann man Dokumente, z.B. Eingangsrechnungen, die man per Mail bekommt, einfach hochladen, oder das passiert sogar automatisch.
Dennoch ist damit ein relativ hoher Zusatzaufwand verbunden. Gerade die kurzen zeitlichen Fristen, die das GoBD mit sich gebracht hat, finde ich für Einzelunternehmer die größte Zumutung. Ich kann also nicht mal einfach so 2 Wochen in den Urlaub fahren, sondern müsste zumindest in der ersten Urlaubswoche immer nachschauen, ob da was per Mail gekommen ist. Und dann müsste ich es in mein GoBD-konformes Online-Tool hochladen, was ja nur bei Cloud-Software-Lösungen überhaupt geht.
Und was ist mit Papierrechnungen, die ich digitalisieren will? Also kann ich in Zukunft nur 1 Woche Urlaub machen?
Es ist mal wieder erschreckend, wie realitätsfern solche Regelungen für kleine Firmen und vor allem Einzelunternehmer sind.
Ist es schon zu spät?
Die Übergangsfrist für die GoBD ist zum 1.Januar 2017 abgelaufen.
Wer bisher nicht die Anforderungen der GoBD erfüllt hat, sollte das schleunigst tun und sich ggf. auf Fragen des Betriebsprüfers gefasst machen, warum man erst verspätet umgestellt hat. Allerdings ist das immer noch besser, als erst vom Finanzamt dazu aufgefordert zu werden.
Für Existenzgründer gibt es nur eine Option und zwar von Anfang an auf eine GoBD-konforme Lösung zur Sicherung digitaler Belege zu setzen.
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Ich muss ehrlich sein… das ist total an mir vorbeigegangen. Ich dachte die Rechnungen als PDF abspeichern reicht aus.
Dachte ich auch
Ist es dann nicht auch ausreichend, die Dokumente einfach per Git zu archvieren?
Das würde mich jetzt auch interessieren. Was ist mit einem SVN-Server auf dem hauseigenen NAS? Was dort einmal drin ist, kann nicht mehr verändert werden.
Naja, es kann schon irgendwie. Egal welches System man verwendet, irgendwie kann man die Dokumente immer verändern. Das zeigt ja nur die Blödsinnigkeit dieser Regelung auf.
Nicht nur Online-Lösungen sind hier erlaubt, auch lokale Lösungen können eingesetzt werden. Die müssen halt nur die Anforderungen erfüllen (Unveränderbarkeit, Protokollierung, Zugreifbarkeit für einen Prüfer …).
Aber wie du schon sagst, kein System ist wirklich 100% manipulationssicher. Ich bin gespannt, was da in Zukunft noch alles passiert und durch das Finanzamt und vielleicht sogar Gerichte entschieden wird.
Ich sehe hier auch vor allem eine Zusatzbelastung für alle ehrlichen Selbstständigen, während die Betrüger auch in Zukunft Mittel und Wege finden werden, zu betrügen.
Ich habe gehört, dass man die E-Mail mit der Rechnungs PDF schon löschen kann, weil man die E-Mail wie eine Art Briefumschlag ansehen kann. Bist du dir sicher, dass man die E-Mail wirklich aufbehalten muss, wobei meine Info aber auch schon wieder veraltet sein kann.
Dass man die Rechnung schon nach 8 Tagen archivieren muss ist aber auch krass.
Nach allem, was ich dazu recherchieren konnte, darf man die Mails nicht löschen. Diese sollte auch archiviert werden.
Das mit den 8 Tagen ist tatsächlich hart. Aber ob das in der Praxis dann wirklich so genau genommen wird, bleibt offen. Für Einzelunternehmer ist das nicht immer machbar bzw. sinnvoll.
Hi,
kurz zur Info:
Rechnungen im Anhang bei denen die E-Mail lediglich zum Transport genutzt wird und keine vertragsrelevanten bzw. steuerrechtlichen Informationen enthält muss nicht aufbewahrt werden.
LG
Ach was ich noch vergessen habe zu fragen, weißt du ob man den Dateinamen der PDF Rechnung ändern darf, weil oft haben die ja nur invoice.pdf als Namen, wenn ich die dann im selben Ordner archivieren will ist das immer ein wenig blöd.
Gute Frage. Das ist mir auch nicht so wirklich klar, wobei der Dokumentenname ja nichts mit dem Inhalt zu tun hat. In einem guten Dokumenten-Management-Tool spielt der Dateiname aber keine Rolle.
Hi,
der Dateiname ist komplett irrelevant für das Finanzamt.
LG
Mit meinen Belegen hab ich das im Griff, nur eine richtig vernünftige Lösung für E-Mails konnte ich noch nicht finden.
Klar gibts da Anbieter aber die sind im Umfang und den Preisen sowas von überdimensioniert… Richtet sich alles an größere Unternehmen. Als “kleiner” Selbstständiger kommt man sich da schon etwas verloren vor.
Ich glaube so eine Lösung für Einzelunternehmer ist echt eine Marktlücke.
Wenn Du die Mail in einem Webmailer öffnen kannst, ist es vielleicht möglich, einfach die Seite als *.html oder *.mht zu speichern.
Hallo, hier ist die Rede von Dokumenten Management Tools. Beispiele finde ich aber nur andeutungsweise. Wie sichert Peer Wandiger? Der Artikel ist IMHO nicht komplett, mir fehlen Beispiele.
Betrachten wir doch einmal den schlimmsten Fall: es kommt eine Betriebsprüfung. Auf was sind die scharf (unabhängig von “‘privaten Ausgaben”)? Wie oben erwähnt geht es dem Finanzamt vor allem um Bargeldgeschäfte, und hier wohl vor allem um die Gastronomie bzw. den Einzelhandel.
Meine persönliche Lösung ist es überhaupt nichts mehr bar zu zahlen / zu erhalten sondern alles übers Girokonto (Kreditkartenkonto…) laufen zu lassen. Dann gibt es zu jedem Beleg immer eine Buchung auf dem entsprechenden Girokonto / Kreditkartenkonto / etc. Und damit kann ich im Zweifelsfall immer beweisen daß hier wirklich ein Geschäftsvorfall passiert ist. Damit bin ich – meiner Ansicht nach – immer auf der sicheren Seite sollte im worst case ein Gericht entscheiden müssen.
Ich sehe das im Grunde auch so. Bei allen Überweisungen oder Paypal-Transaktionen ist es ja nachvollziehbar. Dennoch wird sich erst mit der Zeit zeigen, wie das vom Finanzamt dann im Detail gehandhabt wird.
Verstehe ich das jetzt wirklich richtig – es scheint tatsächlich so zu sein ? … es reicht nicht aus, meine Emails, die Rechnungen oder Gutschriften (nicht als Anhang) enthalten, in altbewährter Form auszudrucken und gemäß den zeitlichen Vorgaben zu archivieren? Zum Beispiel die monatlichen Abrechnungen/Gutschriften aus dem Amazon-Partnerprogramm.
Dann stellt sich mir die Frage, wie archiviert ihr derartige Emails sicher?
Ich freue mich auf eure Beispiele und Anregungen für den “kleinen Unternehmer”. (Philipp, Du sprichst mir aus dem Bauch)
Man hätte als Selbständiger wesentlich weniger Aufwand, wenn wir nicht soviel Papierkram machen müssten!
Endlich weiß ich wie ich die Rechnungen richtig schreibe haha 😀 besser man weiß sowas vorher als wenn es dann zu spät ist 🙂
Mit freundlichen Grüßen
Ich habe gerade mit meinem Finanzamt (Weiden) telefoniert, mit verschiedenen Personen, zuletzt mit einem Betriebsprüfer. Dieser meinte, die Speicherung der Rechnungen, die ich per E-Mail an meine Kunden verschicke, als PDF auf Festplatte ist ausreichend, da PDFs im Nachhinein nicht änderbar sind.
Diese Antwort ist falsch! Denn, dass PDF wurde ja in irgend einem anderen Programm (Excel, Word, …) erstellt und DAS ist die eigentliche Rechnung. Es müssen also sowohl die PDF-Datei, die an den Kunden weiter gegeben wurde und auch die ursprüngliche Datei, mit der das PDF generiert wurde, revisionssicher aufbewahrt werden. Wenn ich möchte, könnte ich ja jederzeit eine Änderung in der Ursprungsdatei (Excel, Word, …) vornehmen und ein PDF neu erzeugen, welche Sicherheit bringt dann die PDF Datei. Keine, solange sie nur auf der Festplatte liegt. Eine große Sicherheit aber, wenn sowohl die PDF als auch die Ursprungsdatei in einem Dokumentenmanagementsystem revisionssicher hinterlegt wurden.
Leider haben gerade die Mitarbeiter bei den Finanzbehörden selber keinen Durchblick. Das schlimme ist aber, dass diese Regel seit 2014 gelten und wenn man dann rückwirkend eine Prüfung für 2015 und 2016 hat, müssen die Regeln bereits umgesetzt gewesen sein und ein Steuerprüfer der wirklich Ahnung hat, kann einem einen richtigen Strick drehen!!!
Was die Unveränderbarkeit angeht, so kann man sich prinzipiell mit Timestamps nach RFC 3161 behelfen. Man hat eine Datei (z.B. EML für Mails), erzeugt einen Hash (SHA1, SHA256 usw.) und lässt diesen Hash von einer sog. Timestamping Authority “abstempeln”. Damit kann man immer beweisen, dass sich die Datei seit dem abstempeln der TSA nicht geändert hat…
Ich habe gerade meiner Freundin ein Mailarchiv mit dieser Funktionalität auf einem root-Server aufgesetzt: mailpiler.org
Abgelegte Mails sind verschlüsselt und mit Timestamps versehen, so dass Unveränderbarkeit gegeben ist. Es gibt auch eine Web GUI für einen Betriebsprüfer und alle Mails sind indiziert (auch die meisten Attachments!). Funktioniert super!
Mich würde interessieren wie ihr festlegt welche EMails archiviert werden müssen/sollen.
Natürlich hat man verschiedene Adressen für geschäftliche und private EMails, aber selbst im Business-Account tummeln sich ja zig EMails ( Support-Zeugs, Projekt-Infos, allg. Infos, …) die meiner Meinung nach vielleicht nicht archiviert werden müssen/sollen und einen Betriebsprüfer ( z.B. wg. Betriebsgeheimnissen des Auftraggebers) nix angehen.
Ist irgendwie auch an mir vorbei gegangen …. Kann man als Dokumenten Management System auch eines verwenden welches auch fürs Software Konfigurations-Management verwendet wird? Dachte hier an Subversion oder GIT….