Die Website- und Blog-Verwaltung nimmt mit den Jahren immer mehr Zeit ein. Es geht nicht nur um das Schreiben von Artikeln, sondern es steckt noch weit mehr Arbeit dahinter.
Ich weiß ja nicht, wie es euch da draußen geht, aber mein normaler Tag quillt über vor Arbeit. Da ist man über jede Vereinfachung und Unterstützung dankbar.
In der Vergangenheit habe ich deshalb immer mehr nützliche Tools, Plugins, Best Practices usw. gefunden, welche es mir erlauben, schneller und effizienter zu arbeiten. Diese möchte ich heute vorstellen.
Website- und Blog-Verwaltung
Fast täglich stößt man auf neue Tools oder nützliche Plugins. Doch die Menge alleine macht es nicht. Es geht auch darum, wie gut diese zur eigenen Arbeitsweise passen.
Deshalb ist die folgende Liste nützlicher Software und praktischer Tipps auch rein subjektiv. Allerdings findet sicher jeder hier das ein oder andere auch für ihn passende.
Probiert diese einfach mal aus und schaut, ob es euch bei der Verwaltung eurer Website oder eures Blogs hilft.
Ich freue mich sehr über eure Erfahrungen und Empfehlungen.
Tipps aus meiner allgemeinen Arbeitsweise
Oft sind es die kleinen Dinge die einen großen Unterschied machen. Ein paar Dinge, die ich mir angewöhnt habe und die mich deutlich effizienter gemacht haben:
- Tischkalender
Ich notiere meine Termine und Aufgaben in einem klassischen Tischkalender aus Papier. Pro Woche eine Seite. Da kann ich übersichtlich alles notieren und auch abstreichen, was erledigt ist. Das ist nicht gerade Hightech, funktioniert für mich aber besser als Software-Kalender oder ähnliches.
- Jahres-Plan
Am Anfang eines Jahres erstelle ich einen Jahres-Plan, in den ich eintrage, welche wichtigen Aktionen, Inhalte, Events etc. ich in diesem Jahr vorhabe. Das hilft mir dabei den Überblick zu bewahren und zeitig genug mit den Vorbereitungen zu beginnen.
- Redaktionsplan
In einer Excel-Tabelle (oder besser gesagt in Calc von Libre Office) führe ich einen Redaktionsplan, in dem ich meine Blogs als Spalten drin habe und vorausplane, welches Artikel ich wann veröffentlichen will. Da ich zudem vorausschreibe, hilft mir das sehr dabei den Überblick zu bewahren und einen regelmäßigen Content-Output beizubehalten.
- ToDo-Liste
Ich führe täglich eine ToDo-Liste, ebenfalls klassisch auf einem Stück Papier. Darauf notiere ich mir meine Aufgaben für den Tag und habe so einen guten Überblick. Oft bereite ich diese ToDo-Liste am Abend zuvor bereits vor, damit ich gleich morgens loslegen kann. Und es ist ein gutes Gefühl die einzelnen Punkte abhaken zu können.
- Alles notieren
Ich habe mir angewöhnt alles, aber auch wirklich alles zu notieren. Das befreit mich ungemein und ich stelle mir nie wieder die Frage “Mensch, da war doch noch irgendwas”.
- Checklisten
Im Laufe meiner Selbständigkeit habe ich mir eine Reihe von Checklisten erstellt. Dazu gehören regelmäßige Arbeiten wie z.B. “Website-Backups”, aber auch projektbezogene Checklisten z.B. zu “Neue Website erstellen”, “SEO-Maßnahmen” oder “Nischenseiten-Challenge Ablauf”. Diese Checklisten sind teilweise sehr umfangreich und werden regelmäßig aktualisiert. Diese helfen mir sehr dabei, nichts wichtiges zu vergessen und mich auf die eigentlichen Inhalte zu konzentrieren.
Büro-Technik für effizientes Arbeiten
Effizientes Arbeiten hängt oft auch mit der genutzten Technik zusammen, gerade bei Selbstständigen im Netz. Im Folgenden liste ich ein paar Dinge aus meinem Büro auf, die mich schneller und effizient arbeiten lassen:
- Dual Screen
Es fällt mir mittlerweile schwer an einem Laptop oder anderem Rechner mit nur einem Monitor zu arbeiten. Zwei Monitore machen das tägliche Arbeiten so viel effizienter. Ich kann nur jedem empfehlen 2 Monitore zu nutzen. Passende Grafikkarten mit 2 Monitorausgängen sind heute meist schon der Standard.
- SSD Festplatte
Schon beim Start des PC merkt man den Unterschied von SSD zur einer normalen Festplatte sehr stark. Und auch beim normalen Arbeiten habe ich mich an die Schnelligkeit der SSD mittlerweile so sehr gewöhnt, dass ich nicht mehr darauf verzichten möchte.
- Externe Backup-Festplatte
Das Schlimmste, was einem Selbständigen passieren kann, ist ein kompletter Datenverlust. Früher habe ich deshalb Backups auf DVDs gemacht, aber das mache ich heute nicht mehr. Stattdessen setze ich eine externe Festplatte ein, um die wichtigsten Daten zu sichern und diese dann außerhalb des Büros zu lagern. Dadurch, dass die Backup-Software zudem mehrere Versionen einer Datei anlegt, kann man auch aus Versehen gelöschte Inhalte und Dateien wiederherstellen. Das hat mich schon mehrmals vor einem Herzinfarkt gerettet. 🙂
- USB Stick
So ein USB Stick ist nichts besonderes mehr. Für ein paar Euro bekommt man heute schon relativ große USB-Sticks mit 128, 256 oder sogar 1TB. Trotzdem nutzen viele Selbständige diese Möglichkeit noch nicht. Zum Datenaustausch sind diese ideal und wie gesagt, passen heute auch große Datenmengen darauf.
- Bürostuhl
Ich hatte am Anfang immer recht einfache Bürostühle. Die waren okay, zollten aber schnell der täglichen Belastung Tribut und dann musste ein neuer her. Mittlerweile achte ich sehr auf die Qualität und gebe für meinen Bürostuhl gern etwas mehr Geld aus. Die Sitzfläche ist größer, er ist stabiler und die Armlehnen sind sehr bequem. Ich hätte nicht gedacht, dass ein Stuhl so viel ausmacht, aber es arbeitet sich um Welten besser.
Browser-Addons
Als Website-Betreiber und Blogger sitzt man natürlich 90% der Zeit vor dem Browser. Ich nutze auch heute noch gern den Firefox, weiß mittlerweile aber auch den Google Chrome zu schätzen, da die Addon-Entwicklung dort mittlerweile aktiver ist. Im Folgenden stelle ich einige nützliche Chrome-Addons vor, die Zeit sparen.
- Rechtschreibkontrolle
Das Addon LanguageTool gibt es für Firefox und Chrome und analysiert kostenlos bis zu 10.000 Zeichen auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Das sollte für die meisten Artikel reichen.
- Lorem Ipsum Generator
Oft benötigt man bei der Erstellung einer Website einen Blindtext. Also Text, der nur zum Testen eines Layouts benötigt wird. Hier hilft dieser Textgenerator für Chrome. Klein aber fein. So etwas gibt es auch für den Firefox.
- SEO Addon
Website-Entwicklung heißt auch immer Suchmaschinenoptimierung. Hierbei hilft das Chrome-Addon “SEO Analysis und Website Review von WooRank“. Damit erfährt man auf die Schnelle viele SEO-Infos zur eigenen Website und zu anderen.
- Web Developer
Das Addon für Webdesigner und Website-Programmierer schlechthin. Es bietet über 100 nützliche Funktionen in den Bereichen CSS, Layout, JavaScript, Code, Formulare etc. Unverzichtbar!
- Buffer
Ich nutze Buffer.com, um Artikel im Voraus für Twitter, Facebook und Instagram zu planen. Mit dem Buffer-Browser-Addon kann man das sehr schnell und einfach machen.
- MozBar
Das Addon MozBar zeigt bei den Suchergebnissen in Google sehr nützliche Informationen zu allen Suchergebnissen an. So hat man schnell und einfach viele nützliche Infos über die Konkurrenz-Websites.
- Page load time
Das Plugin Page load time zeigt die Ladezeiten von Websites an. So kann man schnell herausfinden, wo es noch Optimierungsbedarf gibt. Sehr nützlich.
- Nimbus Screenshot & Screen Video Recorder
Bildschirmfotos, Screenshots der gesamten Website und Videoaufnahmen sind mit diesem Addon möglich. Sehr nützlich, wie ich finde.
- TubeBuddy for YouTube
Wer seine YouTube-Videos optimieren will, sollte sich mal TubeBuddy anschauen. Auch im kostenlosen Tarif sehr nützlich. Man kann mit dem TubeBuddy for YouTube Addon einzelne Videos in seinem YouTube-Account analysieren und optimieren.
Nützliche WordPress-Plugins
Auch WordPress bietet die Möglichkeit zum Einbinden von Plugins. Das ist einer der Gründe, warum WordPress so erfolgreich ist. Hier ein Auswahl meiner Plugins zum effizienten Arbeiten mit WordPress:
- AddQuicktag
Mit diesem Plugin kann man eigene Buttons für den Editor anlegen und auf diese Weise beliebigen Code oder Text per Button-Druck in einen Artikel einfügen. Das nutze ich für die Verwaltung von Vorlagen bestimmter Artikeltypen, wie z.B. Podcasts.
- Admin Menu Editor
Je mehr Plugins man installiert, um umständlicher wird die Nutzung der Navigation im Admin von WordPress. Dieses Plugin ermöglicht die Neuanordnung der Menüpunkte und auch das Hinzufügen neuer Menüpunkte. Ich finde es echt klasse.
- Amazon Affiliate for WordPress
Das kostenpflichtige Plugin AAWP ermöglicht es sehr schnell und einfach Amazon-Produktboxen inkl. Affiliatelink einzubauen. Auch Vergleichstabellen und Bestsellerlisten sind in wenigen Sekunden erstellt. Das spart viel Zeit und bringt auch noch zusätzliche Einnahmen.
- Classic Editor
Ich blogge schon lange und kam noch nie so gut mit WYSIWYG Editoren klar. Ich schreibe lieber direkt mit HTML-Befehlen. Deshalb nutze ich den Classic Editor, um den neuen Block-Editor von WordPress zu deaktivieren.
- Code Snippets
Dank diesem Plugin braucht man nicht mehr in der functions.php Datei von WordPress herumzufuschen, sondern kann zusätzlichen Code sehr einfach eingeben und die Verwaltung fällt sehr leicht.
- Pretty Links
Das Plugin spart mir eine Menge Zeit. Indem ich z.B. Affiliatelinks maskiere und dann immer den maskierten Link in meinem Blog einbaue, brauche ich bei Änderungen nur einmal in Pretty Links den Affiliatelink ändern. Das hat mir viel Arbeit beim Wechsel von Affili.net auf Awin erspart.
- Simple Post Notes
Hiermit kann man in einem Artikel oder einer Seite Notizen hinterlegen. Ich nutze das z.B. dafür, wenn ich interessante Infos oder Links für einen alten Artikel finde und diesen in Zukunft mal aktualisieren will.
- Statify
Durch die Datenschutzproblematik nutze ich mittlerweile Statify, um die Seitenaufrufe zu messen. Ein sehr einfaches, aber gut funktionierendes Statistik-Plugin.
Online-Tools
Zusätzlich möchte ich noch 4 Online-Tools vorstellen, die bestimmte Arbeiten erleichtern und verkürzen.
- Auphonic
Ich podcaste mittlerweile regelmäßig und versuche dabei natürlich auch eine gute Qualität sicherzustellen. Statt in einem Desktop-Tool manuell an der Ton-Qualität zu werkeln, nutze ich das Online-Tool Auphonic, welches mit wenigen Klicks die Ton-Qualität deutlich verbessert.
- Ubersuggest
Die Keyword-Daten von Google AdWords sind nicht mehr frei verfügbar. Deshalb nutze ich das Online-Tool Ubersuggest, welches nicht nur viele Daten zu allen möglichen Keywords enthält, sondern auch die Analyse von Konkurrenz-Websites ermöglicht.
- CanIUse
Der Online-Service caniuse.com ist ideal für alle, die im Webdesign tätig sind. Hier gibt es alle möglichen CSS, HTML5 und sonstige Tags und Befehle. Für diese wird angezeigt, welcher Browser diesen untersützt.
- Sucuri Site Check
Um schnell herauszufinden, ob eine Website frei von Malware ist, nutze ich den kostenlosen Sucuri Site Check. Schließlich will man nichts verlinken, was den Lesern schadet.
Fazit
Damit reicht es für heute mit dem Einblick in meine Tool-Kiste. Ich hoffe für den einen oder anderen war etwas interessantes dabei. Hier findet ihr eine Liste mit weiteren Ressourcen und Tools, die ich nutze.
Solltet ihr noch weitere Tools, Addons, Plugins oder Tipps für die effiziente Verwaltung eures Blogs oder eurer Website haben, dann immer her damit.
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Hallo Peer,
wiedermal ein interessanter Beitrag, der einen selbst dazu anregt die eigene Vorgehensweise mal zu überdenken. Ich bin da nämlich noch auf Suche nach einer, für mich praktikablen, Lösung. Bei der Vielzahl der Blogs und Nischenseiten wird es so langsam schwierig den Überblick zu behalten.
Der klassische Kalender funktioniert bei mir auch am besten.
Einen kleinen Fehler habe ich in deinem Beitrag entdeckt. Bei den Chrome-Addons ist dir, denke ich, ein Fehler unterlaufen. Beim SEO Add-on verlinkst du auf die Firefox Version des Woorank Add-on. Ich denke, da sollte doch eigentlich die Chrome Version verlinkt sein, oder?
Danke für den Hinweis. Ich habe es geändert.
Danke für den tollen ausführlichen Artikel. Einige Dinge dabei die man tatsächlich gebrauchen kann.
Lg Micha
Hi Peer,
was halten sie davon, Cloud oder andere ähnliche Apps für die Backups?
Ich benutze momentan ausser externe SSD Festplatte auch die Online Backups.
Sind sie sicher? was denken sie daran?
Mfg, Stefan
Online-Backups sind an sich eine schöne Sache, aber da spielt auch der Datenschutz eine Rolle. Die Backups z.B. auf US-Servern zu speichern kann Ärger geben.
Hallo zusammen,
es lebe Libre-Office! 😉
Coole Liste. Bürostuhl, und auch höhenverstellbarer Schreibtisch, stehen bei mir auch oben auf der Liste. Soll 2020 definitiv kommen.
Für alle, die ihre Todo-Liste oder Ideensammlung lieber Digital haben, kann ich Todoist empfehlen. Ich speichere dort zum Beispiel alle Artikel, die ich spannend finde und später lesen will. Wenn ich dann im Zug sitze, Suche ich mir einen Beitrag daraus aus.
(ratet, Wer gerade im Zug sitzt…)
Todoist ist wirklich gut. Das hatte ich auch schon ausprobiert.
Hallo Peer, es gibt einige Werkzeuge für die Verwaltung und das Drumherum, die mir über die Jahre auch wichtig geworden sind. Fangen wir damit an, wie ich überhaupt auf diesen Beitrag aufmerksam geworden bin: Ich habe dich bzw. andere relevante Blogs natürlich im RSS-Reader drin und in den schaue ich jeden Morgen auf dem Handy rein. So verpasse ich auch keine Neuigkeiten in puncto Seo oder Amazon z. B.
Ich wundere mich etwas darüber, dass du einen Papierkalender nutzt. Gerade für immer wieder kehrende Termine (z. B. bei mir einmal im Monat die beworbenen Amazon-Produkte auf Aktualität prüfen, Kakteen gießen, VG-Wort-Meldung machen oder eben Geburtstage) schätze ich einen elektronischen Kalender, auch dank der Erinnerungsfunktion.
Ich schwöre hier seit Jahren als Anwendung auf “Rainlendar”, denn der lässt sich fest auf dem Desktop “pinnen” (also wie ein Hintergrundbild) ohne dass er wie ein normales Programm in den Hintergrund gelangt. Als Kalenderdienst nutzte ich erst den Google-Kalender (das Programm hat dafür eine Schnittstelle), seit einiger Zeit hoste ich aus Datenschutzgründen einen eigenen Kalender- und Adressbuch-Server (“Baikal”) und greife darauf via Smartphone und eben Rainlendar über das WebDav- bzw. WebCal-Protokoll zu. Backups werden natürlich ebenfalls angefertigt.
Eine “To-Do-Liste” gehört hier ebenfalls dazu.
Bei Rainlendar kann man auch mehrere Kalenderfenster anlegen (Geschäftlich, Privat, Sonstiges, Feiertage usw.). Auf meinem Handy habe ich ein Widget mit den aktuellen Einträgen auf dem Startbildschirm. So verpasse ich nichts.
Noch etwas zu Backups und Datenschutz (glaube, ich hatte es in einem anderen Kommentar schon einmal erwähnt): Ich lade meine WordPress-Backups auf meine eigene Fritzbox bzw. auf einen USB-Stick, der dort eingesteckt ist. So einen Router kann man bereits mit der originalen Firmware als FTP-Server einrichten und zudem eine eigene Domain geben (via DynDNS). In meinem Backup-Plugin gebe ich dann als Ziel diese FTP-Zugangsdaten meiner FritzBox an (dort zuvor einen FTP-Benutzer ohne weitere Rechte einrichten). Meine sehr wertvollen Backups habe ich also gleich zuhause und sie liegen nicht auf einem fremden Server.
Ich schätze auch Ranking-Tools, mit denen ich gut im Überblick habe, ob Google meine Seiten weiterhin schätzt oder ob alle (von mir definierten) Keywords gar linear abstürzen. Du hattest darüber ja mal einen Beitrag verfasst. Leider kosten die Anbieter Geld, wenn man mehrere Projekte gleichzeitig beobachten möchte und das rentiert sich bei meinen relativ geringen Einnahmen nicht.
Eines meiner Lieblingstools ist hier “Serposcope”. Das muss man aber auch selbst hosten, was bei den meisten Hostern nicht gehen wird (PHP Sicherheitseinstellungen, Limit und Cron). Bei mir läuft Serpsocope auf dem Raspberry Pi einmal die Nacht an und überprüft alle Rankings definierter Keywords mehrerer Projekte. Jeden Morgen schaue ich dann einmal (als Ritual) drüber, ob alles OK ist. Praktisch ist hier auch die Kalenderfunktion: Ändere ich bei einem Projekt etwas Grundlegendes (z. B. die Überschriften-Hierarchie) kann ich mir eine kalendarische Notiz machen und falls sich nun die Rankings stark ändern, weiß ich, worauf dies vermutlich zurück zu führen ist.
Ein seit der DSGVO gerne von mir genutztes Tool verbirgt sich direkt in meinem Firefox-Browser und ist per F12 direkt aufrufbar, kennst du natürlich: Die Entwicklerwerkzeuge. Über den Tab “Netzwerkanalyse” überprüfe ich beispielsweise, ob externe Server beim Laden meiner Seite angesprochen werden oder ob das Lazy-Plugin die von mir definierten Bereiche nicht berücksichtigt. Hier sieht man es sehr gut in der Übersicht.
Zwei Monitore nutze ich übrigens auch. Es ist wirklich eine große Hilfe. Wer ein Tablet hat, kann dieses mit dem Tool “spacedesk” übrigens auch als zweiten Monitor einbinden.
Jetzt habe ich wieder viel geschrieben. Aber deine Themen sind immer sehr interessant und da kann ich mitreden.
Gruß
Thomas
Hallo Thomas,
danke für deinen ausführlichen Kommentar. Rainlendar hört sich interessant an. Das Programm schaue ich mir gleich mal an.
Papier vs. Screen: da muß ich doch ein Plädoyer für den Papierkalender machen -> ein anderes Medium, Haptik, eventuell Aktivierung anderer Hirnregionen, …. der Bildschirm ist nicht mit zu vielen Aufgaben belegt. …. ich liebe Papiernotizen und Papierkalender (schon alleine, weil man die mit einem Stift abstreichen kann und das Papier – wenn alles auf der ToDo Liste abgearbeitet – wegwerfen kann.).
Geburtstage? Hmmm, ich könnt` gratulieren, wenn der Kalender mir das auf dem Handy anzeigt. Muß ich aber nicht bei jedem. Geburtstag und jedem, den ich kenn. (BTW: trotzdem nutze ich Googles Kalender für solch wiederkehrende Termine.)
Ach ja: Danke für den Tipp mit der Rechtschreibprüfung. Jetzt hab ich im Nachhinein doch Verständnis für die Lehrer und deren Verzweiflung ob meiner Rechtschreibung.
Danke für deinen Einblick. Ich verwende immer die google calender Funktion und lasse mir Termine als E-Mail zusenden. Meine E-Mail Inbox ist dann meine Abarbeitungsliste. Ist der Punkt erledigt, wird die E-Mail gelöscht. Das finde ich interessant für wiederkehrende Aufgaben.
Die “Termine” werden dann in die Zeit bis 5:00 eingetragen. Dadurch kollidieren sie nicht mit echten Terminen. So erstelle ich mir Serientermine. Teilweise sind da Erinnerungen drin, die ich Monate oder Jahre in die Zukunft schreibe (Aktiendepot prüfen, TÜV Auto, etc). Das ist dann ein wenig, wie deine Neigung, alles zu notieren. Für mich ist das der Kalender. Wenn ich es da reingeschrieben habe, ist es aus den Augen und aus dem Sinn, bis es relevant wird.
Aktionen, die eine Vorbereitung benötigen, markiere ich einfach mit einer E-Mail Erinnerung X-Tage vor dem eigentlichen Termin.
Ich kann zusätzlich Similarweb bei der Marktanalyse empfehlen!