Bastian Kröhnert ist Unternehmer und hat unter anderem 2009 Strandschicht gegründet, den ersten deutschen Anbieter von Virtuellen Persönlichen Assistenten in Deutschland.
Das Unternehmen wurde 2010 komplett automatisiert und unterstützt seitdem Kunden dabei, Ihre Unternehmen zu automatisieren.
Seit Mitte 2010 veranstaltet er außerdem alle zwei Monate in Berlin das Idea Camp. An einem Wochenende kommen 15 Leute zusammen, entwickeln Geschäftsideen und setzen diese im Anschluss direkt um.
Im Herbst 2011 standen wir bei Strandschicht vor einer großen Herausforderung. Mein Mitgesellschafter Thomas hatte einen Flug nach Brasilien gebucht mit anschließenden Road Trip von Salvador nach Fortaleza. Das bedeutete zwei Wochen ohne Internet. Ich stand kurz vor einer Augen-OP und konnte im selben Zeitraum auch nicht arbeiten.
Zu dem Zeitpunkt arbeiteten wir selber noch regelmäßig an und vor allem in unserer Firma. Weil das für mindestens zwei Wochen nicht mehr möglich sein würde, fassten wir die Entscheidung:
“Wir automatisieren unsere Firma. Wir sorgen dafür, dass das Unternehmen ohne uns weiterläuft. Und nicht nur das: Wir sorgen dafür, dass alle wichtigen Aufgaben weiterlaufen und das Unternehmen sogar weiter wächst!”
Warum es von Vorteil ist, die Kühe auf die Wiese zu treiben
Ein vielleicht etwas ungewöhnliches, aber einfaches Beispiel: Meine Eltern leben auf einem Bauernhof und halten ungefähr 50 Rinder. Die Tiere wollen natürlich jeden Tag etwas zu Fressen bekommen. Ein ausgewachsenes Rind vertilgt ein bis zwei volle Schubkarren frisches Gras am Tag.
Wie stellt man sicher, dass jedes Tier täglich genug Futter bekommt? Man kann entweder jeden Tag auf die Wiese fahren, Gras mähen, Futter in den Stall fahren und an jedes einzelne Tier verteilen. Oder aber man treibt die Tiere einfach auf die Wiese, wo sie sich frei bewegen und fressen können.
Variante Eins erfordert jeden Tag einige Stunden Arbeit. Auf der Wiese brauchen die Tiere allerdings kaum noch Betreuung. Sie sind gut genährt, wachsen in einem natürlichen Umfeld auf und der Landwirt kann sich um andere Dinge kümmern, vielleicht den Aufbau eines Hühnerstalls.
Natürlich kann es je nach Unternehmen komplexer sein. Die meisten Online-Unternehmer können Ihre Leistungserbringer nicht einfach auf die Wiese treiben. Zumindest wären diese wahrscheinlich etwas verwundert. Dieses Beispiel enthält allerdings die Essenz der Automatisierung eines Unternehmens: Dafür sorgen, dass das eigene Unternehmen selbstständig läuft.
Welche Unternehmen lassen sich in eine Maschine umbauen?
Es gibt Geschäftsmodelle, die sich einfacher automatisieren lassen als andere. Fast jedes Unternehmen kann allerdings so umgebaut werden, dass es automatisierbar wird.
Hier sind die Top 5 der Einwände, die ich in unzähligen Gesprächen mit Unternehmern gehört habe:
- “Nur ich habe das Fachwissen, um mein Unternehmen erfolgreich zu führen.”
- “Ich kann es mir nicht leisten, Mitarbeiter einzustellen, teure Software zu kaufen oder Dienstleister zu bezahlen.”
- “Ich muss meine Mitarbeiter kontrollieren, sonst arbeiten sie nicht mehr ordentlich.”
- “Ich mache alles selber; ohne mich würde die ganze Firma zusammenbrechen.”
- “Wenn ich alles automatisiere, entwickelt sich die Firma doch nicht mehr weiter.”
All diese Einwände sind berechtigt, lassen sich aber in jedem funktionierenden Geschäftsmodell ganz einfach aushebeln. Hinter den meisten Einwänden steckt Unsicherheit. Entweder besteht die Sorge, dass das Unternehmen nicht genug Geld erwirtschaften, weil Automatisierung mit hohen Kosten verbunden wird oder es ergibt sich die Frage, ob man einer anderen Person oder sogar einer Software vertrauen kann und sie die Arbeit wirklich erledigen können.
Die Lösung besteht aus zwei einfachen Schritten:
- Fokus: Was ist wirklich wichtig?
- Wissen organisieren und weitergeben
In diesem Artikel möchte ich beschreiben, wie Ihr das ganz praktisch Schritt für Schritt machen könnt.
Fordert mich gerne in den Kommentaren heraus, wenn Ihr denkt, dass Euer Unternehmen sich nicht automatisieren lässt.
Eine recht offensichtliche Grundvoraussetzung gibt es aber natürlich: Euer Unternehmen muss profitabel und skalierbar sein. Es muss also jetzt gerade Profite erwirtschaften und der Markt sollte groß genug sein, um Euer Unternehmen vervielfachen – ich spreche gerne von multiplizieren – zu können.
Wenn eine dieser Voraussetzungen nicht gegeben ist, besteht aber in der Regel kein Grund, das Geschäft überhaupt weiterzuführen.
Ein paar praktische Beispiele, die nicht vom Bauernhof stammen. 😉
Automatisierbar ist in den meisten Fällen:
- Kundensupport
- Aufgaben, die mit Recherchen und Updates zu tun haben
- Recruiting neuer Mitarbeitern
- Erstellung, Aufbereitung und Reaktion auf Unternehmenskennzahlen wie Websitebesucher, Conversionrates, Verkaufszahlen
- Datenbanken verwalten, Datensätze eintragen oder überprüfen
- Marketingaufgaben wie die Recherche interessanter Vertriebspartner, themenverwandter Blogs und Websites, Backlinkaufbau
- Steuerberatung und Buchhaltung
- IT- Aufgaben und -Support
Warum sollte ich mein Unternehmen automatisieren?
Bevor Ihr den Entschluss trefft, Euer Unternehmen zu automatisieren, solltet Ihr Euch klarmachen, ob das die richtige Entscheidung für Euch ist. Mir war schon bei der Gründung von Strandschicht klar, dass ich nicht die nächsten zehn Jahre jeden Tag acht Stunden arbeiten möchte. Dann hätte ich mir genauso gut einen 9-to-5 Job suchen können.
Ich wollte in verschiedenen Städten leben, in Brasilien Jiu Jitsu trainieren, Segeln lernen und neue Kulturen kennenlernen. Dafür brauchte ich genügend Zeit und Geld. Deswegen stand für mich fest, dass ich die Firma und mein Einkommen automatisieren möchte.
Genauso kann ich aber verstehen, dass einige von Euch vielleicht sehr viel Erfüllung und Freude in ihrer Arbeit finden. Macht es dann Sinn das Unternehmen zu automatisieren und sich daraus zurückzuziehen? Wahrscheinlich nicht.
Wenn Ihr aber vor allem arbeitet, um Geld zu verdienen und Euch andere Dinge wichtiger sind, solltet Ihr Euch vielleicht etwas mehr Freizeit verschaffen und Firmenbereiche nach und nach unabhängiger gestalten.
Die Maschine konstruieren – das Unternehmen auf ein DIN A4-Blatt reduzieren
Nach dieser ausführlichen Einleitung, beschreibe ich jetzt unser konkretes Vorgehen bei der Automatisierung von Unternehmensbereichen bei Strandschicht. Außerdem beschreibe ich einige Fälle aus anderen Unternehmen, um das Vorgehen besser verständlich zu machen.
Die Automatisierung eines Unternehmens ist wie die Konstruktion einer Maschine, nur sehr viel einfacher. Bei der Unternehmensmaschine ist es nicht so wichtig, dass alles auf den Millimeter genau sitzt und sie kann flexibler auf Veränderungen reagieren als beispielsweise ein Fertigungsroboter im VW-Werk.
Der erste Schritt ist also die Modellierung der wichtigsten Prozesse des Unternehmens in einem einfachen Flowchart. Ziel ist es, den Kern Eures Unternehmens inklusive aller wichtigen Teilbereiche auf einem einfachen DIN A4-Blatt abzubilden. Es soll ein funktionierendes System mit Pfeilen, Abhängigkeiten und Kreisläufen entstehen, keine bloße Auflistung von Fakten. Als Beispiel seht Ihr hier den ersten “Masterplan”, den wir damals per Hand skizziert haben:
Dieser Schritt ist sehr wichtig, weil Ihr später aus diesem Flussdiagramm die einzelnen Teilbereiche ableiten könnt. Lasst alle Komponenten weg, die nicht unbedingt notwendig sind. Die wichtigsten Bestandteile jedes Unternehmens lassen sich auf einem einzigen Blatt Papier darstellen.
Oben habe ich den Einwand erwähnt, dass Unternehmen nicht automatisch wachsen können. In unserem Fall können wir natürlich weiter wachsen, wenn sich auch nach unserem Rückzug aus dem Unternehmen jemand um Marketing und Recruiting kümmert. Solange neue Kunden und Produzenten in ein funktionierendes System kommen, wächst es problemlos weiter.
Im zweiten Artikel wird beschrieben, wie man Schritt für Schritt eine “Bedienungsanleitung” für das eigene Unternehmen verfasst, damit diese Aufgaben automatisiert werden können.
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Ergänzend hierzu kann man das Buch “Kopf schlägt Kapital” von Prof. Faltin empfehlen. Dieses liefert vor allem Denkanstösse, die in eine ähnliche Richtgung gehen.
Wow ich bin beeindruckt. Dieser “Appetizer” macht Lust auf mehr. Sehr anschaulich geschrieben und vor allem regt er zum nachdenken an. Was kann ich “abgeben” um meine Projekte ev. noch effizienter zu machen. Man muss dafür seine Kernkompetenz(en) herausarbeiten und den Rest drumherum outsourcen. Wie normale, industrielle Unternehmen (z.B. Autoindustrie) kann man sich voll und ganz auf die wertschöpfendsten Bereiche konzentrieren.
Ich hab´ eine solche praxisnahe Beschreibung in Sachen Automatisierung bislang nirgendwo in dieser komprimierten Form gelesen. Ein wirklich hervorragender Artikel!
Hi Bastian, auch wenn ich die Sache mit dem Recruiting doch eher selbst machen würde (meine Kommentar-Herausforderung an Dich), ist in meinen Augen eine solche Unternehmens-Modellierung als Online-Unternehmer absolut erstrebenswert.
Besonders bei Unternehmen, die hauptsächlich im Internet arbeiten, ist Automatisierung sehr gut umsetzbar. Sei es das Outsourcing von Texterstellung an externe Autoren, oder Linkaufbau an Agenturen.
In jedem Unternehmen gibt es immer wiederkehrende Prozesse, die man Punkt für Punkte definieren kann. Dazu gehören auch Prozesse, die für das Wachstum eines Internet Unternehmens wichtig sind, wie Lead-Generierung oder Newsletter Versand.
Als Unternehmer kann man sich dann auf die wichtigen Dinge im Unternehmen fokussieren, in meinem Fall, das Produkt selbst weiterzuentwickeln (Websites, Software, …).
Der Titel macht ja echt lust und ist ein echter Hingucker.
Allerdings werden hier zwei Begriffe in einen Topf geworfen, die nichts direkt miteinander zutun haben: Automatisierung und Outsourcing. Das Abgeben einer Aufgabe an einen Dienstleister oder an einen Mitarbeiter hat nichts mit Automatisierung zu tun.
Natürlich kann man in jedem Unternehmensbereich gewisse Prozesse automatisieren, z.B. in der Buchhaltung durch eine Software. Will man aber gar nichts mehr mit der Buchhaltung zu tun haben, reicht reine Automatisierung nicht mehr sondern benötigt Outsourcing.
Aber unabhängig davon werde ich mir den nächsten Artikel trotzdem durchlesen, da mich das Thema interessiert 😉
Carsten
Wirklich gut und interessant geschrieben. Der Artikel macht, wie meine Vorredner ja bereits gesagt haben, Lust auf mehr, weswegen ich mich auf den morgigen Artikel freue.
Ist Outsourcing nicht so gesehen auch Automatisierung? Es ist zwar nicht das klassische Automatisieren, aber es läuft theoretisch, im Idealfall, von alleine immer so weiter 😉
Ich bin sehr gespannt auf den nächsten Artikel 😀
Besonders die Denkweise “Ich mache alles selbst; ohne mich würde die ganze Firma zusammenbrechen.” halte ich für gewagt, weil man sich damit leicht den eigenen Weg versperren kann. Schade eigentlich, denn früher oder später wird man Unterstützung benötigen, wenn man sich weiterentwickeln will – sei es durch Mitarbeiter, Partner oder Outsourcing bzw. Automatisierung.
Ich finde nicht, dass Outsourcing und Automatisierung sich so sehr unterscheiden, denn gerade durch Outsourcing lassen sich bestimmte Aufgaben/Prozesse überhaupt automatisieren (Bsp. Buchhaltung).
Ach wäre das schön, könnte ich die Firma auf ein Din A4 Blatt reduzieren. Wir brüchten dafür wohl dann eher Endlospapier oder Tapete.
Aber interessanter Artikel. Wenn sich auch nicht alles umsetzen ließe, interessante Gedankenanstöße sind dabei.
Danke
Danke für den tollen Beitrag – der hat mir sehr gut gefallen. Ich freue mich daher schon auf den 2ten Teil.
Automatisierung ist meiner Meinung nach ein sehr wichtiges Thema! Es ist der Schlüssel zu mehr Freizeit oder mehr Vermögen je nachdem wo die Ziele eines jeden liegen! Ich bin fest davon überzeugt, dass 99% aller Unternehmen mit dem nötigen Know How automatisiert werden können!
@Tristan @Lydia: Automatisierung und Outsourcing sind zwei unterschiedliche Dinge, die sich ergänzen und auch unter Umständen auf das gleiche hinausläufen können.
Dennoch darf man die Begriffe nicht durcheinander werfen. Das wäre so, als wenn man Busfahren mit Zugfahren gleichsetzt, nur weil beides Beförderungsmittel sind, die mich an mein Reiseziel bringen. Das geht natürlich nicht 😉
Sorry, dass ich so spät antworte. ich war etwas länger so gut wie ohne Internet in China unterwegs.
Ich danke Euch für das viele sehr positive Feedback! Zu der Hauptfrage hier: Automatisierung und Outsourcing sind auch meiner Definition nach zwei sehr unterschiedliche Sachen.
Automatisierung könnte in einer Marmeladenfabrik bedeuten, einen Knopf zu drücken, damit die große Mischmaschine alle Zutaten ordentlich verrührt. Das wäre kein Outsourcing. Outsourcing wiederum könnte auch ein einmaliges Webdesign-Projekt sein. Und das kann ziemlich betreuungsintensiv werden, also Outsourcing, aber keine Automatisierung.
Im Prinzip ist es aber egal, was man wie nennt, Hauptsache die Aufgabe läuft hinterher von alleine.