Arbeitet man viel für Kunden und rechnet Zeit ab, dann benötigt man eine Zeiterfassung.
Aber auch wenn man selber gern wissen will, wohin die eigenen Arbeitsstunden verschwunden sind, bietet sich eine Zeiterfassung für ein besseres Zeitmanagement an.
Dafür gibt es viele Lösungen. Eine recht neue Online-Lösung möchte ich heute vorstellen.
jimssquare sieht nicht nur gut aus, sondern bietet auch einige interessante Features.
Hierbei handelt es sich um einen bezahlten Artikel.
Dafür wurde vom Kunden nur das Thema vorgegeben, aber keine positive Meinung oder inhaltliche Aussage erkauft.
Was ist jimssquare?
Bei jimssquare.com handelt es sich um einen Service der openForce Information Technology GesmbH aus Österreich.
Der Service bietet eine Online-Zeiterfassung, welche sehr einfach und übersichtlich gehalten ist.
Als erstes fällt auf, dass die Erfassung einer Stechuhr nachempfunden ist. Man gibt also nicht Anfangs- und Endzeiten ein, sondern macht einen “Stamp” (Stempel), wenn eine Arbeit beginnt.
Dazu vergibt man sogenannte Etiketten, die zur Orientierung dienen. Diese Etiketten kann man später sortieren und filtern, was die Auswertung übersichtlicher macht.
Nehmen wir also an, ich starte früh mit der Beantwortung meiner eMails. Also gehe ich in das Backend von jimssquare und lege einen neuen Zeitpunkt an, indem ich einfach in das Etikett-Feld “eMails” eintrage.
Als Startzeit wird die aktuelle Zeit verwendet.
Punkt 9 Uhr bin ich damit fertig und beginne mit der Arbeit an Projekt A. Dafür erstelle ich einen neuen Zeitpunkt, dessen Etikett ich “ProjektA” nenne. (Leider sind keine Leerzeichen in den Etiketten erlaubt.)
Automatisch berechnet mir jimssquare nun die Dauer der Tätigkeit “eMails” an diesem Tag (siehe Screenshot).
Das macht die Erfassung der Arbeiten recht einfach. Allerdings muss man hier natürlich auch Pausen entsprechend “stempeln”.
Im Nachhinein kann man auch noch Arbeiten einpflegen. Die Eingabe-Maske ist dabei sehr flexibel. So erkennt das Feld “Zeit” z.B. folgende Formate “8”, “8-9”, “0800” und mehr. Das ist sehr gut, da es damit recht tolerant ist und nicht ständig über Format-Fehler meckert.
umfassendere Projekte
Auch umfassende Projekte kann man mit jimssquare gut erfassen. Statt einzelne Etiketten zu benutzen, kann man erstmal ein neues Projekt anlegen.
Neben einem Projektnamen und einer Beschreibung kann man unter anderem die Etikettenfarbe festlegen.
Zudem kann man Mitarbeiter verwalten, die ebenfalls Zugriff auf die Zeiterfassung dieses Projektes bekommen sollen.
Und man kann auch an dieser Stelle schon Etiketten anlegen. Diese haben dann alle dieselbe Farbe und zudem noch den Projektnamen. Siehe folgendes Beispiel:
Damit kann man dann Teile Projektes und die einzelnen Arbeitsschritte sehr gut erfassen und behält die Übersicht.
Auswertung
Die Auswertung der erfassten Zeiten ist optisch gut gelöst.
Mit Hilfe von Tortendiagrammen und Balken sieht man die “Zeit-Summen” einzelner oder mehrerer Etiketten.
Natürlich kann man auch Projekte auswerten. Mit Hilfe von kostenpflichtigen Zusatzmodulen kann man dann z.B. daraus auch gleich Rechnungen erzeugen.
jimssquare Module
Jimssquare gibt es in 2 Grundversionen
Da ist zum einen die Version “Time Corner Einzelperson”. Damit kann man die Zeiterfassung ohne Einschränkung nutzen. Und das gratis!
Für Einzelunternehmer ist der Service also kostenlos uneingeschränkt nutzbar.
Für Teams gibt es die Version “Time Corner Team”. Damit kann man dann auch Mitarbeiter verwalten, Reports für einzelne Abteilungen erstellen etc. Dieses Modul kostet 5 Euro pro Monat und Nutzer.
Dann gibt es noch 2 Zusatzmodule. “Cost Corner” ist bereits erhältlich. Damit kann man Stundensätze verwalten, Projektbudgets festlegen und ähnliches.
In Planung ist zudem das Modul “Bill Corner”. Damit soll man dann bald direkt aus diesem Service heraus Rechnungen stellen und verwalten können.
Beide Module kosten 2 Euro pro Monat und Nutzer.
Datensicherheit
Noch ein Wort zur Datensicherheit. Es wird https genutzt, um die Daten sicher und verschlüsselt zu übertragen.
Das Rechenzentrum befindet sich beim Anbieter des Services in Wien.
Zudem gibt es extern gelagerte Backups und man verspricht, die Daten nicht an Dritte raus zu geben.
Mobil
Seit kurzem gibt es auch die Möglichkeit, jimssquare per iPhone oder Android Handy zu nutzen.
Diese kostenlosen Apps bieten die selben Möglichkeiten zur Zeiterfassung und stellen eine interessante Alternative dar.
Schließlich ist es einfacher mal schnell in eine App zu gehen, als die Website des Services im Browser aufzurufen.
So kann man auch von unterwegs, z.B. bei Kundenterminen, seine Zeiterfassung pflegen.
Zeiterfassung sinnvoll?
Grundsätzlich stellt sich natürlich die Frage, wie sinnvoll eine Zeiterfassung ist.
Wer z.B. Kundenprojekte nach Zeit abrechnet, der kommt da gar nicht drum herum.
Ich mache das nicht und nutze auch nicht permanent eine Zeiterfassung. Allerdings habe ich das mal testweise eine Zeitlang gemacht, um meinen Arbeitstag und meine Produktivität zu analysieren und zu optimieren.
Wer nicht weiß, wohin seine Arbeitszeit immer verschwindet, kann dies mit diesem Tool ganz einfach nachvollziehen.
Fazit
jimssquare ist vom Funktionsumfang recht übersichtlich.
Man hat auf Schnickschnack verzichtet und eine sehr einfache, aber damit auch leicht zu bedienende Zeiterfassung am Start.
Da diese für Einzelunternehmer, Selbständige und Freiberufler kostenlos ist, kann man diese bei Interesse problemlos testen.
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wenns wirklich so gut ist, solltest du vielleicht 1-2 Sätze in deinem “passive Income” Artikel darüber verlieren. Vielleicht als Beispiel verlinken im Outsorcing-Teil oder so.
Ich schreib mir meine zeiten in Excel auf. Das hat bis jetzt immer super Funktioniert. Das war bis jetzt immer super um festzustellen wie lange ich für eine Dienstleistung brauch und für wie viel ich sie dann meinen Kunden anbieten kann. Ob man dafür jetzt ein extra Programm brauch ist fraglich…
Bei all den umfangreichen, kostenintensiven Zeiterfassungssystemen scheint das auf den ersten Blick eine funktionierende, bezahlbare Alternative zu sein. Danke für den Tipp, ich würde es dann mal auf einen Versuch ankommen lassen…
Ich bin bisher auch immer ganz gut ohne Software ausgekommen, jedoch sehe ich die Vorteile einer solchen Lösung als logisch an. Bisher sind die Aufträge noch sehr übersichtlich und mit einer normalen Liste zu bewältigen. Wird es mehr, könnte ich mir solch ein Programm sehr gut vorstellen.
Ich nutze das Tool seit dem Du es hier vorgestellt hast und finde es sehr praktisch.
Danke! Sehr nützliches Tool!
Ich finde das Tool nach einem ersten Testen ja ganz nett, aber ich bin bisher auch mit meinem Google-Kalender gut ausgekommen und kann mir schwer vorstellen, dass jetzt umzustellen…
Ich hatte vor einem Jahr für einen Kunden (5 Mitarbeiter, Beratung) den Auftrag nach einer Zeiterfassung zu suchen. Egal ob Software, App oder SaaS bzw. auch kombiniert. Immer irgendwie zu viel Aufwand. Habe das Tool hier deshalb gleich mal getestet… das beste was mir in die Finger gekommen ist bisher. Einfach, schnell, übersichtlich. Als hätte Steve Jobs seine Finger im Spiel gehabt. Auch die App macht was sie soll. Allerdings ist die schwerer zu bedienen wie die Webseite. Aber das hab ich denen schon geschrieben. Kurzum: Bei mir ist die Zeiterfassung jetzt im Einsatz.
Meiner Meinung nach sollte man immer mit einer Zeiterfassung arbeiten – egal, ob man auf Zeitbasis oder per Fixpreis arbeitet. Gerade bei Projekten, die ich zu Fixpreis verkaufe, achte ich peinlichst genau darauf, meine Zeiten korrekt zu erfassen. Wie soll ich sonst wissen, wieviel ich mit meinen einzelnen Projekten für meine Zeit verdiene, sprich wie mein effektiver Stundensatz aussieht, ab welchem Moment nachverhandelt werden muss, welche Teilaufgaben eines Projekts wieviel Zeit beansprucht haben und und und…dies nicht zu tun halte ich ehrlich gesagt für etwas blauäugig…zudem ist die Historie für mich eine wertvolle Berechnungsgrundlage für alle kommenden Projekte zu Fixpreisen…klar, das kann man auch nach Gefühl machen, aber ich glaube, dass man sich da zu schnell vertut und auch gerne mal deutlich daneben liegen kann…
Zeiterfassung per Kalender oder Excel halte ich für ungünstig…ich arbeite seit Jahren mit der Software mdProjectTimer, welche ebenfalls in einer Freeware-Variante verfügbar ist. Nutzt man dies im USB-Modus kann man es sogar in der Dropbox ablegen (aber achtung: immer schön die Synchronisation abschließen lassen). Ein großes Manko war (vorallem vor ein paar Jahren noch) der enorme Ressourcenhunger d. Programms…fragt mich nicht, warum die da scheinbar tausende von Bibliotheken laden um das bisschen Zeit zu erfassen…dank immer schnellerer Hard-/Software rückt dieses PRoblem aber langsam in den Hintergrund und heute bin ich (fast) rundum zufrieden…eine App und zentrale Datenablage fehlt noch…und Fanboys aufgepasst: Windows-Only
@Clemens (Kommentar 8): In jimssquare gibt es auch einen Google Importer! Damit werden die Kalendereinträge importiert und du kannst jedem Kalender in Google Mail einem Projekt/Tag hinterlegen.
Damit kannst du dir das Zusammenzählen am Monatsende sparen und brauchst auch nur den Google Kalender zu pflegen. Der Google Calender Importer ist natürlich auch in der freien Version enthalten, und kann in den Einstellungen aktiviert werden!