Das papierlose Büro ist seit vielen Jahren eine Zukunftsvision, aber die wenigsten haben es wirklich erreicht.
Welche Vorteile dieses bietet und auf was man achten muss, erläutert Jens Büscher in diesem Interview. Zudem geht es darin um seine interessante Lösung amagno und die Frage, ob Unternehmen bereit sind, ihre Daten in der Cloud zu verwalten.
Des Weiteren gibt Herr Büscher Einblicke in die Vermarktung und Monetarisierung seiner DMS-Lösung.
Viel Spaß dabei.
Guten Tag Herr Büscher. Bitte stellen Sie sich meinen Lesern vor
Ich bin Quereinsteiger und war bis 1998 als Angestellter im öffentlichen Dienst beschäftigt. Daher auch meine Motivation einer DMS Lösung.
1998 bis 2003 habe ich mich vom Entwickler zum führenden Produkt Manager des WCM Anbieters RedDot Solutions AG (heute OpenText Web Solutions) hochgearbeitet und war durch meine Produktkonzipierungen maßgeblich mit für den Weltweiten Erfolg verantwortlich.
2003 verließ ich RedDot, um, ohne jegliches Gründungskapital, meine Vision einer neuen DMS Lösung umsetzen. In sieben Jahren baute ich eine erfolgreiche ECM Firma mit über 230 Kunden auf.
Mit sehr vielen Erkenntnissen über das Verhalten der Benutzer sowie im Marketing und Vertrieb übergab ich meine Firma an meinen damaligen Geschäftspartner und gründete 2010 die Firma amagno, die 2011 mit interessierten Kapitalgebern in die amagno GmbH & Co KG umgewandelt wurde.
Welche Rolle spielt die Verwaltung von Dokumenten gerade für Selbständige im Netz? Wo liegen die häufigsten Probleme?
Gerade Selbstständige leben in einem wachsenden Chaos an Dateien, Papier und E-Mails. Das Verhältnis von Ablage und Wiederfinden steht irgendwann in keinem Verhältnis mehr. Vor allem ist die knappe Zeit ein wesentlicher Faktor.
Hat man sich gleich für eine digitale Ablage entschieden und sich daran gewöhnt, findet man sehr schnell und von überall seine Daten wieder. Des Weiteren erreicht eine DMS Lösung automatisch die Basis einer rechtskonformen Ablage.
Ich hätte umfassende Beispiele für erhebliche Arbeits- und Zeitersparnisse. Beispielsweise sind alle meine steuerrelevanten Belege in amagno abgelegt und mein Steuerberater hat immer “Just-in-Time” Zugriff und bucht diese. Ich muss nicht mehr mühsam Belege sortieren, zusammenheften, “Begründungszettelchen” draufkleben und per Post versenden. Es geht alles sehr schnell: z.B. Papierbeleg einscannen, Begründung für den Beleg eintragen und fertig.
Sie haben den Service Amagno.de gegründet. Welche Leistungen bieten Sie dort an?
Ich will die Arbeitswelt in Teams, Abteilungen und Unternehmen erheblich verbessern. amagno ist Firma, Produkt und Marke in einem. Durch die kostenfreie Network Version soll jeder interessierte Mensch Zugang zu einer Verwaltungslösung erhalten.
Viele andere Anbieter bieten einen solchen Service nicht. Wir haben also die Cloud Lösung amagno NETWORK und die Inhouse Lösung amagno ENTERPRISE – diese bieten wir als Softwarelösung an.
Was sind die wichtigsten Vorteile von Dokumentenmanagement im Allgemeinen und Ihrem Service im Besonderen?
Auch hier gibt es sehr viele Vorteile. Im Allgemeinen:
- Erhebliche Zeitersparnis bei Ablage und Wiederfinden von Inhalte (Keine Suche in Papierakten, im Dateichaos, E-Mails etc, sondern zentrale Suche in allen Inhalten in Sekundenschnelle)
- Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit durch schnelleres und transparenteres Arbeiten.
- Automatische Einhaltung diverser Rechtsnormen (Compliance, ISO, etc)
- Orts- und Zeitunabhängige Zugriff auf alle Informationen, z.B. via Smartphone und Tablet
- Einsparung von Betriebskosten (Toner, Papier, Drucker, Akten, etc)
- und vielem mehr
Unser Service ist speziell für den Mittelstand konzipiert. Das bedeutet:
- Sofort kostenfrei loslegen und nutzen!
- Hoher Funktionsumfang und innovative Ideen
- Optimiertes Kostenmodell für den Mittelstand
- Persönliche und freundliche Kommunikation
- Offen für neue Vorschläge und Ideen
- Community
Was bedeutet magnetisches Dokumentenmanagement?
Alle DMS Anbieter erzielen einen Mehrwert für die Kunden, in dem es die Suchzeiten nach Inhalten erheblich reduziert. Pro Tag gehen 30-50% der Arbeitszeit für die Suche nach Dateien und Informationen verloren (je nach Business). Die Mitarbeiter kennen aber nur ihr “altes Dateisystem” und bedienen dieses schon oft aus Zeit- und Kompetenzmangel falsch. Bei klassischen DMS Systemen muss nicht nur ein richtiger Speicherort gesucht werden, sondern erfordert zusätzlich die Eingabe von Formularen für die spätere richtige Suche. Damit benötigt die Ablage mehr Zeit und Kompetenz.
Dies führt zu einer Ablehnung einer DMS Lösung. Ich wollte auch die Ablage einfacher und fehlerfreier machen, als im Dateisystem. Dafür dienen die Magnete. An Stelle von Ordnern befinden sich in den “Magneten” fachliche Regeln, z.B. “Hier alle Dokumente mit Kundennummer 1234”.
Die Magnete ziehen diese Inhalte dann bei der Ablage automatisch an. Wobei die Magnete kein physikalischer Speicherort sind, sondern lediglich für eine “optische” fachliche Zuordnung zu Themen oder Begriffen stehen.
Ändert sich z.B. der Inhalt eines Dokuments, kann sich automatisch danach die fachliche Zuordnung ändern. Wir steuern damit Workflows (Geschäftsprozesse). Damit wir den Benutzern dies schneller erklären, habe ich den Begriff der “Magnete” gewählt und dies funktioniert im Marketing als “magnetisches DMS” auch sehr gut. 🙂
Wie sehen Sie generell die Zukunft des “papierlosen Büros”?
80% der kleinen bis mittelständischen Unternehmen und viele Selbstständige haben eine derartige Lösung NICHT im Einsatz. Das papierlose Büro ist Gegenwart, aber noch nicht in den Köpfen der Unternehmer und Selbstständigen.
Wir müssen derzeit mehr missionarische Arbeit leisten, also die Lösung bewerben. Dazu kommen Ängste vor der Cloud-Ablage, daher bieten wir weiterhin eine Inhouse Lösung an.
Die Zukunft liegt allerdings in Cloud basierenden DMS-Lösungen, die mit anderen Produkten (CRM, ERP) harmonisch zusammenarbeiten. Die Form der Geschäftsabschlüsse wird langfristig auch auf digitale Möglichkeiten ausgebaut, z.B via Vertragsunterzeichnung auf Tablets, etc..
Solange die Unternehmer und Selbstständigen noch nicht die extrem wichtige Wirkungsweise von DMS kennen und nicht von der Datei- und Papierablage abweichen, helfen die interessantesten Zukunftsideen nichts.
Sie bieten neben der Online-Version auch einen Windows Client an. Warum und was sind die Vorteile dieser beiden Varianten?
Wir bieten immer einen Windows und einen Web-Client an. MAC ist derzeit auch in Planung für 2013.
Die amagno Lösung ist als NETWORK in der Cloud verfügbar und als ENTERPRISE als Installation im Unternehmen. Wir wollen strategisch in beiden Feldern vertreten sein. Derzeit nutzen die Unternehmen zu 95% aus Angst keine Cloud-Lösung, daher ist momentan unser Business die ENTERPRISE Lösung.
Die NETWORK dient zu Werbezwecken, Privatbenutzer und für die Business-Nutzer zum Testen. Sie war anfangs nicht als Einnahmeposten gedacht, aber mittlerweile generiert sich auch Umsatz aus der NETWORK, da gerne Speicherplatz nachgekauft wird. Vorrangig von Privatpersonen, Teams und kleinen Unternehmen.
Vorteile Cloud (NETWORK):
- Keine Investitionen in eigene IT Infrastruktur (Hardware, Software, Datenbank, IT Dienstleister, etc)
- Wir kümmern uns um die Skalierung
- Jederzeit und überall verfügbar
- Beliebig viele Benutzer mit je 1 GB kostenfreien Storage
- Automatische Updates
Vorteile Inhouse (ENTERPRISE):
- Bessere Leitungsperformance im Intranet
- Eigene Datensicherheits- und Backupstrategien
- Eigene Datenbank- und Skalierungsmöglichkeiten
- Anderes Lizenzkonzept
- Unlimitierte Anzahl Benutzerlizenzen
Wie sieht ihr Geschäftsmodell aus?
Das Geschäftsmodell teilt sich in 2 Bereiche:
- NETWORK
Zahlung via Datenvolumen pro User - ENTERPRISE
1. Lebenslang kostenfreie Updates
2. Umlimitierte Anzahl Benutzerlizenzen & Clients
3. Support via Web kostenfrei
4. Kein Modul- und Preischaos
5. Datenvolumenpaket analog Prepaid eines Handys. Jedes neue Dokument wird vom Paket abgezogen. Jede Datei kostet in der Ablage im Unternehmen damit ca. 0,004 EUR.
Welche Vermarktungsmaßnahmen haben Sie bisher genutzt? Was hat gut funktioniert und was nicht?
Durch meine Erfahrungen seit 15 Jahren in dem Segment und meiner früheren DMS Gründung haben wir einen guten Überblick über unsere Vermarkungsmöglichkeiten. Dabei müssen wir trennen zwischen dem Aufbau der Marke und dem Kundensegment, den kleinen und mittelständischen Unternehmen.
Die Markenverbreitung haben wir durch die kostenfreie amagno NETWORK gut aufgebaut. Hier wirkt ein sehr durchdachtes und durchgängiges Marketing. Für das Marketing ist das höchste Gebot: Emotionen und Vertrauen erzeugen. Danach richten sich die Marketingmaßnahmen. Wichtig waren hier unsere Zeitschriftenveröffentlichungen (nicht bezahlt, sondern durch die Einzigartigkeit des Produktes), z.B: ix, PC Praxis, ComputerBILD, PC Magazin und viele mehr. Dazu Blogs und andere Formen einer unabhängigen Meinung (Likes, etc).
Derzeit wandeln wir die Maßnahmen mit dem Ziel der Leadgenerierung um. Dies erfordert andere Strategien, vorrangig Cases in Fachmagazinen und Google Adwords.
Hier könnte ich wahrscheinlich auch Bücher drüber schreiben, daher ist es schwierig, das Thema einzugrenzen. Wenn man keinen regionalen Fokus hat, dann sollte man das Marketing direkt und vollständig auf Google Adwords aufbauen und nicht über “regionale Zeitungen”. Ein Werbeerfolg über Banner etc. ist eher gering, aber mit hohen Kosten verbunden.
Zum Schluss würde ich mich über ihre wichtigsten “Büroverwaltungs-Tipps” für Existenzgründer freuen.
“NO PAPER” 🙂
Ich arbeite seit über 10 Jahren “Papierlos”. Ich sehe, wie unglaublich effektiv das digitale Arbeiten mit dem richtigen “Werkzeug” ist. Es lohnt sich für jeden, sich die kurze Mühe zu machen über ein DMS nachzudenken. Alleine die sofortige Auskunftsfähigkeit bei Gesprächen mit Kunden und Interessenten ist dies wert.
Danke Herr Büscher
für die Informationen und Einblicke.
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Das Papierlose Büro ist so ein Thema…..100 % papierlose Büros wird es so schnell nicht überalle geben, was zum Großteil auch von der rechtlichen Situation in Deutschland abhängt.
Grundsätzlich lässt sich aber sagen, dass eine Reduzierung der Papierflut durch Dokumentenmanagementsysteme durchaus sinnvoll ist. Die Vorteile und Kostenfaktoren wurden im Artikel ja schön dargestellt. Es gibt immer mehr Anbieter, die auf Cloud-Technologien setzen und es ist kaum möglich, einen Überblick über alle neuen Angebote und deren Updates zu haben.
Es ist aber dringend ratsam für sein Unternehmen ein System, dass die Zertifizierung nicht unberücksichtigt lässt (wie dieses) und ein System, dass den steuerlichen Anforderungen in Deutschland gerecht wird zu wählen. Bei deutschen Anbietern ist man damit dann wohl deutlich besser aufgehoben.
Cloud-Technologie im Büro ist relativ jung und es wird einige Zeit dauern, bis die Vorurteile im skeptischen Deutschland schwinden. Man denke nur an die stetige Diskussion über Social Media, Preisgabe von persönlichen Daten und Datenschutz.
Von den bösen, kostenlosen Telefonbüchern, die Adressen und Telefonnummern einfach so verbreiten, redet heute auch keiner mehr.
Ich kann Herrn Büscher nur zustimmen. Wirklich viele Unternehmen haben noch nicht erkannt wie ein DMS die Produktivität eines Unternehmens steigern kann. Die vielfältigen Verknüpfungsmöglichkeiten, z.B. durch Tagging, und die Möglichkeit, Dokumente mit Workflows zu steuern ermöglichen eine spürbare Verbesserung der Service-Qualität und das freut die Kunden.
Zum Thema “Papierloses Büro” möchte ich auch noch kurz meine Gedanken los werden. Ich denke, dass in diversen Branchen ein papierloses Büro nur sehr schwer bis überhaupt nicht zu erreichen ist. Aber auch der Versuch, ein papierarmes Büro zu erreichen bringt schon viele Vorteile. Viele nutzen die teuer angemietete Bürofläche als Aktenarchiv. Da werden ganze Büroräume verwendet, um die gesammelten Werke der letzten Jahre zu sammeln. Zum Einen kann man die Bürofläche sicherlich gewinnbringender einsetzen und zum Anderen gibt es sicherlich auch günstigere Möglichkeiten, seine Akten im Rahmen der Aufbewahrungspflichten, extern zu lagern. Ist der Aktenbestand erst einmal im Dokumentenmanagementsystem, lässt sich so einiges an Kostenersparnis erzielen.
Wie soll ich denn das papierlose Büro realisieren? Ich würde ja gerne – und kriege das für meine beruflichen Dinge und meine persönliche Sammelwut inzwischen auch ganz gut hin. Aber der ganze Kram, den ich für die Steuer ewig aufheben muß…
Danke für das Feedback und die Hinweise.
@GETAF: Wenn man den Unternehmen vorrechnet, wie hoch die Arbeitszeitersparnis und die Betriebskosten alleine für die Aktenablage sind, dann rechnet sich problemlos jedes DMS. Leider kaufen die Unternehmen erstaunlicherweise nicht nach einem ROI, sondern nach “gefühltem Nutzen”. Und ich stimme zu: Es wird noch Generationen dauern, bis viel Papier verschwunden ist. Die Technik kann auch nicht alles – ich denke da beispielsweise an vergilbte Thermotransfer-Belege oder Nadeldruckerbelege, die nur schwer zu verarbeiten sind.
@STEVE: Wir berücksichtigen eine Zertifizierung durchaus, und zwar im Kontext einer Unternehmensinstallation mit einem Wirtschaftsprüfer. Alleine nur ein Zertifikat für eine Software (z.B. TÜV) erfüllt nicht die gesetzlichen Anforderungen und wäre schlicht falsch (nach Ansicht unserer Kanzlei).
Wir sind ein Deutscher Anbieter. Für die Datenspeicherung unserer Cloudlösung mussten wir pragmatisch vorgehen. Von den derzeit über 4500 Benutzern der Cloudlösung nutzen weniger als 1% bezahltes Datenvolumen (ein Grund, weswegen neue Cloud-Only Startups im DMS Markt scheitern könnten). Für eine solche Benutzermenge benötigt man eine entsprechende (finanzierbare) Technologie-Plattform. Daher speichern wir derzeit aus Kostengründen unsere Daten in einem “grünen” Rechenzentrum in Strasburg (F) und spiegeln unsere Daten auf Servern in Berlin. Wir planen dieses Jahr den Umzug komplett in ein Deutsches Rechenzentrum, sobald die Zahlaccounts die notwendigen Einnahmen dazu versprechen (ich bin leider sehr bodenständig, was Investitionen anbelangt). Unser Fokus liegt daher derzeit primär auf unseren Inhouselösungen. Unsere Geschäftskunden erzeugen damit die Datenspeicherung in Deutschland und ermöglichen die Grundlagen für eine saubere Zertifizierung (hier variieren die Kosten je nach Zertifizierungsart, Unternehmensart, Inhalten und Projektgrößen durch die Kanzleien – auch hier ein Beweis, dass es im Unternehmenskontext kein “Pauschalzertifikat” gibt.
Viele Grüße aus dem sonnigen Oldenburg
Jens Büscher
@ Jens Bücher
Dem mit der Zertifizierung und Ihren anderen Ausführungen stimme ich vollumfänglich zu.
Vielleicht habe ich mich etwas unverständlich ausgedrückt. Mein Kommentar war keineswegs als Kritik gedacht. Eigentlich wollte ich mit meinem Kommentar feststellen, dass ich gut finde, dass Sie Zertifizierung und Gesetzgebung berücksichtigen und die Wichtigkeit nochmals unterstreichen. Ebenso finde ich es positiv, dass Sie ein deutscher Anbieter sind.
Viele Anbieter tun dies leider nicht und es ist fraglich, wie viele Unternehmen aus Unkenntnis die falsche Wahl treffen.
Sicherlich ein sehr interessantes Thema vor allem für Selbstständige und solche die es werden wollen.
Probleme machen sicherlich Ängste, dass die Daten die man in eine Cloud lädt dort nicht sicher sind und ausgespäht oder manipuliert werden könnten. Wer garantiert einem dass dies nicht passiert? Da muss man wohl dem Anbieter vertrauen.
Gut dagegen an so einer Lösung könnte evtl. sein, dass man selber nicht mehr für die Datensicherung zuständig sein müsste, sondern dies vom Cloud-Anbieter abgenommen werden könnte. Allerdings muss man auch da wohl auf den Anbieter und sein Wort vertrauen.
Wie könnte man damit umgehen? Nur weniger sicherheitsproblematische Dateien hochladen?
Was mir komisch erscheint, warum zahlt man in der Enterprise-Version pro Datei? Es entsteht ja kein Traffic amagnoseitig… Irgendwie ein wenig komisch finde ich. Akzeptieren und verstehen die Kunden das so? Und versuchen sie es zu vermeiden neue Dateien zu erstellen?
Zu guter Letzt könnte ich mir auch noch vorstellen, dass ein Selbstständiger (oft ja nur ein Einzelner) ebenfalls ein Interesse an einer Inhouse-Lösung hat. Oder gibt es da schon gute, sichere und bequeme Lösungen?
Cloud Dienste haben allesamt einen entscheidenden Nachteil: Man gibt die Kontrolle über seine Daten aus der Hand. Und je sensibler und je wichtiger für das Geschäft diese Daten sind, desto problematischer wird das Ganze. Gerade amerikanische Anbieter neigen dazu, ihren Behörden sofort Zugang zu ihren Servern zu geben und Daten herauszurücken. Nicht nur um Verbrechen zu verfolgen, sondern auch um die eigne Wirtschaft zu fördern (die Amis sind ganz groß, was Wirtschaftsspionage angeht).
Hinzu kommt, dass selbst , schiebt man alle seine Daten in die Cloud, ein Ausfall des Internetzugangs (was durchaus vorkommt) den ganzen Laden zum Stillstand bringen kann. Man hat ja keine Daten mehr vor Ort. Ich kenne Firmen, die wären dann nach zwei Tagen pleite.
Grundsätzlich ist es noch immer so, dass sensible Daten auf firmeneigenen Servern verbleiben. Und oftmals landet ein komplettes Backup auf Magnetbändern im Bankschliessfach!
Bei Rechnungen und Buchhaltung haben wir mit Datevs “Unternehmen online” schon teilweise das papierlose Büro umsetzten können – was wirklich sehr gut funktioniert.
Bei der weiteren Dokumentenverwaltung steht dies noch aus aber werden wir 2013 in Angriff nehmen. amagno scheint da in eine gute Richtung zu gehen…
Cloud ist bis jetzt völlig an mir vorbeigegangen. Sicherlich sind die kommunizierten Vorteile von Herrn Büscher nicht von der Hand zu weisen. Jedoch ist der Nachteil, welcher von @Andreas angeführt wurde, schon alleiniges KO-Kriterium, diesen Dienst nicht zu nutzen – zumindest für mich!
Das papierlose Büro ist eine Utopie. Bereits im ersten Semester Kommunikationswissenschaft lernt man, dass kein neues Medium ein altes verdrängt. Papierlosigkeit gibt es nur in Bereichen, die nicht dokumentationspflichtig sind. Sobald jemand einen Beleg will, kannst du schon den Drucker anwerfen . Ich als Texter und SEO würde es gerne papierlos machen, aber es geht eben nicht.
Das papierlose Büro ist ein ähnliches Vorhaben, wie Deutschland ausschließlich mit regenerativen Energien zu beliefern 🙂 Es braucht viel Überzeugung und Engagement. Aber es lohnt sich auf allen Ebenen. Technisch war es aber noch nie so gut möglich, wie heute. Wir Menschen werden sicher noch Jahrzehnte brauchen, bis wir uns evolutionär darauf eingestellt haben. Aber neue Darstellungsformen, wie Tablet-PCs, helfen auf dem Weg. Über 80% kleiner bis mittelständischer Unternehmen setzen bis heute keine Software gegen das Beleg-, Email und Dateichaos ein. Grund sind die Vorbehalte, Aufwände, anfängliche Kosten und vor allem Ängste. Warum etwas ändern, was schon doch irgendwie immer funktioniert hat 🙂 Ich habe das Chaos 7 Jahre im Öffentlichen Dienst ertragen und das Ergebnis ist amagno. amagno mag nicht jedem gefallen (sonst gäbe es auch keinen Wettbewerb), aber ich freue mich jeden Tag über die Kunden, die sagen: “Hätten wir das doch schon viel eher gemacht!”.
Durchaus kann ich aber die Ängste der Datenspeicherung in einer Cloud verstehen. Dank der unnachgiebigen Horrormeldungen, die durch Hacker und Datenlücken verbreitet werden. Das ist tatsächlich ein Vertrauensthema. Und die Technik ist heute so komplex, das selbst wir niemals eine 100% Garantie der Datensicherheit geben würden. Kein Anbieter sollte 100%!von sich behaupten. Wir versuchen aber unser Bestmöglichstes für den Vertrauensbeweis.
Wir gehen nicht davon aus, das die Datenspeicherung von Unternehmen(!) in den nächsten 10 Jahren in der Cloud stattfinden wird. Daher setzt unser Geschäftsmodell im Kern auf die Inhouselösungen und unsere Cloud zum Testen, Prüfen und gerne auch für den kommerziellen Einsatz. Privatpersonen haben weniger Ängste vor der Cloud und dies sehe ich auch als die Chance, dass diese Einstellung sich dadurch auch in den Unternehmen durchsetzen wird. Da wir Cloud und Inhouselösungen anbieten, schauen wir gelassen, was sich durchsetzen wird und konzentrieren uns auf die Benutzerfreundichkeit unserer Lösungen.
@Sven: Die Einwände von Andreas finde ich berechtigt und selbst als Anbieter muss man ehrlicherweise diesen Punkten zustimmen. Besonders auch das Thema Industriespionage. Wer seine Daten sicher lagern will, der nutzt idealerweise weiterhin lokale Server.
Schlimm finde ich eher Firmen, die über die fehlende Sicherheit von Cloudlösungen schimpfen, aber selbst keine eigene Datensicherung lokal durchführen 🙂
Sehr interessant. Bisher nutze ich eine hauseigene Lösung. Ein Mix aus Dropbox und GoogleDocs. Sicherlich nicht so komfortabel, dafür aber kostenlos. Langfristig werde ich mir aber auch mal amagno anschauen. Ich denke die Zukunft liegt ganz klar im “papierlosen” Büro. Gründe wurden im Interview ja deutlich herausgearbeitet.
E-Mail, Intranet bzw. Internet und insbesondere Dokumentenmanagementsysteme bieten heute Möglichkeiten, Papierverbrauch bzw. die Menge an Papier zu reduzieren, Energiekosten zu sparen und letztendlich somit die Umwelt zu entlasten. Allerdings ist den meisten Menschen klar, dass trotz des zunehmenden Einsatzes elektronischer Kommunikationsmedien und -mitteln ein papierlose Büro heutzutage eine Illusion ist…