To-do-Listen – Methodenvielfalt für die Aufgabenorganisation

Was macht man, wenn man einen Einfall nicht vergessen möchte? Richtig, man schreibt ihn sich auf. Wenn es sich dabei um Aufgaben handelt, die man noch erledigen muss, spricht man von einer To-do-Liste (engl.: to = zu, do = tun).

Aus dem Arbeitsalltag vieler Schreibtischtäter ist die Übersicht noch offener Aufgabenpunkte als Mittel der Selbstorganisation nicht mehr wegzudenken.

Dieser Artikel soll einen kleinen Überblick über verschiedene Methoden geben, wie man To-do-Listen führen kann.

To-do-Listen

Auch mir fallen Tag für Tag diverse Dinge ein. Beruflich wie privat. Während ich ansonsten versuche das papierlose Büro zu leben, schreibe ich meine Erledigungen im ersten Schritt meist ganz klassisch auf Papier. Vor allem deshalb, weil es am schnellsten geht.

Um Geistesblitze schriftlich fixieren zu können, bevor ich sie durch Ablenkung wieder vergessen habe, habe ich auf meinem Schreibtisch immer Notizzettel in verschiedenen Größen (A4, A5, A6) griffbereit. Je nachdem wie viel ich zu notieren habe, entscheide ich mich für ein kleineres oder größeres Blatt. In der Regel reichen die kleinsten Zettel aus.

Was sich zunächst wie ein chaotisches Sammelsurium anhört, hat einen psychologischen Vorteil. Anhand der Quantität der auf dem Schreibtisch liegenden Zettel hat man sein Arbeitspensum stets vor Augen. Wachsen die Stapel, muss ich wieder ranklotzen. Habe ich eine Aufgabe erledigt, kann ich einen Zettel genussvoll zerreißen und entsorgen. Dieser physische Akt ist jedes Mal eine Erleichterung.

Nichtsdestotrotz entstehen aus den vielen Aufgabenzetteln mit der Zeit auch klassische To-do-Listen. Ich fasse dafür meist alle Aufgaben eines Projekts zusammen und arbeite sie auch gebündelt ab. Vor allem längerfristige Aufgabenplanungen mache ich dann aber doch digital. Unterwegs setzte ich auf die Notizfunktion des Smartphones.

Papier ist geduldig

Wer wie ich bei all der digitalen Arbeit zumindest hin und wieder gern zu Papier und Stift greift, der hat verschiedene Möglichkeiten seine Aufgaben niederzuschreiben. Das “Wo?” und das “Wie?” machen den Unterschied.

Wer nicht einfach zu einem dahergelaufenen Fetzen Papier greifen möchte, der benötigt einen Notizblock oder sogar ein Notizbuch. Ob es nun der günstige Spiralblock ist, die robuste Kladde oder das hippe Notizbuch von Moleskine ist Geschmackssache. Genauso wie das Format, das maßgeblich auch vom Mobilitätsanspruch bestimmt wird.

Notizbücher jedenfalls sind schwer im Trend, was sie ausgerechnet der fortschreitenden Digitalisierung zu verdanken haben (Retrotrend). So schön manches dieser Büchlein auch sein mag, so sehr wundert man sich manches Mal wie viel Geld man für ein paar Blatt gebundenes Papier ausgeben kann.

Seine abzuarbeitenden Punkte kann man schlicht untereinanderschreiben und nach Erledigung durchstreichen. Gegen diese einfachste Form der To-do-Liste ist nichts einzuwenden. Man kann daraus aber auch eine Wissenschaft machen.

Aufgaben nach Priorität sortieren

Beliebt ist es seine Aufgaben nach Prioritäten zu sortieren. Dafür kann man ein Blatt Papier zum Beispiel senkrecht teilen. Auf die linke Seite kommen alle wichtigen Aufgaben (Rechnungen schreiben, Vertrag abschließen, etc.), auf die rechte die unwichtigeren (Briefpapier verschönern, Tante Frida anrufen, etc.). Die wichtigen Tätigkeiten stehen links, weil man von links nach rechts liest. Alternativ oder zusätzlich kann man die Aufgaben nach Wichtigkeit abstufend in Gruppen (bspw. A, B, C) einteilen.

Neben der oft sinnvollen Prioritäteneinteilung kann auch eine zeitliche Unterteilung klug sein. So kann man sich To-do-Listen für einen Tag, eine Woche, einen Monat oder sogar ein Jahr anlegen. Alternativ kann man natürlich auch eine einzige Liste führen und hinter jede Aufgabe ein Erledigungsdatum schreiben. Auch die Sortierung nach Sachbezügen (z. B. Projekten) kann für Übersicht sorgen.

Statt auf Papier kann man seine Aufgabeliste auch auf eine beschriftbare Magnettafel an der Wand schreiben. Das bietet sich an, wenn sie für mehrere Personen gilt, die zum Beispiel in einem Büro sitzen. Magnettafeln werden weniger für kleinteilige Aufgaben als vielmehr für Meilensteine genutzt.

Arbeitsdruck durch öffentliche To-do-Listen

Auf eine Kombination aus Magnetboard und Papier setzen viele Kreativbüros und Startups. Dafür wird die Tafel grob unterteilt. Senkrecht stehen links beispielsweise die einzelnen Projekte, waagerecht stehen oben die Stadien wie dringend, offen, erledigt oder auch pausiert. Die einzelnen Arbeitsschritte oder Meilensteine werden auf Haftnotizzettel geschrieben. Je nach Priorität kann man hier entsprechende Farben wählen. Die selbstklebenden und rückstandslos wieder entfernbaren Zettelchen werden dann in das entsprechende Feld geklebt und können bei verändertem Status entsprechend verschoben werden.

Diese Methode hat nicht nur den Vorteil, dass sich alle stets einen Überblick über den Fortschritt verschaffen können, sondern dass auch alle an der Abarbeitung dieser To-do-Liste mitarbeiten können. Wer eine Aufgabe erledigen will, schnappt sich den Haftnotizzettel und klebt ihn nach Abarbeitung in das entsprechende Feld. So wird vermieden, dass sich mehrere Personen gleichzeitig einer Aufgabe widmen. Natürlich kann man entsprechendes auch digital organisieren, die physische Präsenz sorgt aber für eine gezieltere Wahrnehmung und einen höheren Arbeitsdruck.

Was auf Papier geht, das geht natürlich auch am Computer. Wer genügsam ist oder es puristisch liebt, der nutzt einfach die vorhandene Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation. Ein paar Grundkenntnisse genügen um sich ansehnliche und übersichtliche To-do-Liste anzulegen. In der programmeigenen Cloud gespeichert oder im Netzwerk freigegeben können sie auch mehrere Personen nutzen.

Wer die To-do-Liste für sich persönlich bereits als effizientes Hilfsmittel ausgemacht hat, der wird früher oder später nach einer professionelleren Lösung suchen. Auf dem Markt gibt es eine Fülle an kostenlosen und kostenpflichtigen Programmen, die der Aufgabenverwaltung dienen. In Zeiten von Mobile Devices handelt es sich immer öfter um Applikationen, die nicht nur auf stationären und portablen Computern genutzt werden können, sondern auch auf Smartphones und Tablets.

Profisoftware für To-do-Liebhaber

Neben der Erfassung von Aufgaben und der Vergabe von Prioritäten und Stadien, versuchen diese Programme mit mal mehr, mal weniger nützlichen Zusatzfunktionen aufzutrumpfen. So kann man sich zum Beispiel an Aufgaben erinnern lassen oder gleich die ganze Terminverwaltung in diesen Apps vornehmen. Aufgaben können direkt Bearbeitern zugewiesen werden, die über die anstehenden Tätigkeiten automatisch informiert werden. Mitunter kann man den Aufgaben sogar Orte zuweisen. Spielend lassen sich Aufgaben filtern und sortieren. Archive lassen eine schnelle Rückverfolgung zu.

In eine entsprechende Software zu investieren macht Sinn, wenn man dauerhaft mit To-do-Listen arbeiten möchte. Je komplexer die Aufgabenverwaltung ist, zum Beispiel weil man an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet, im Team oder für diverse Auftraggeber, desto empfehlenswerter ist ein solches Programm. Eins der großen Vorteile ist häufig nämlich ihre Übersichtlichkeit. Auch wenn es um Gruppenarbeit geht zeigt die Profisoftware ihre Stärken. So kann man mit ihr zum Beispiel Arbeitsschritte dokumentieren (wer hat wann was gemacht) und zugehörige Dokumente anheften.

Komplexe Systeme sind dann auch für die komplette Projektplanung geeignet, auch wenn viele Menschen daran beteiligt sind. Entsprechend weist das Preisetikett so mancher Software aber auch einen dreistelligen Preis aus. Doch viele Aufgabenverwaltungen sind in der mitunter recht umfangreichen Basisversion kostenlos.

Zu den durchdachtesten To-do-Lösungen gehören sicherlich OmniFocus und Things (beide leider nur für Apples Betriebssysteme und kostenpflichtig). Zu den kostenlosen (tlw. nur in der Basisversion) und ebenfalls brauchbaren Angeboten zählen zum Beispiel Chandler, Firetask, Producteev, Trello und Wunderlist. Manche Lösungen gibt es nur in englischer Sprache.

Viele Tools sind mehr Plattform als Programm, weil sie nicht mehr auf dem Rechner installiert werden, sondern online laufen. Das ermöglicht zwar die einfache Synchronisation zwischen mehreren Geräten, bedeutet aber auch, dass der Hersteller theoretisch Einsicht in alle Daten hat, weil sie bei ihm gespeichert werden. Hier gelten die gleichen Vor- und Nachteile wie für eine Cloud.

Fazit

Die To-do-Methode ist nicht ohne Grund so beliebt. Schnell und einfach kann man sie zur Arbeitsorganisation nutzen. Wer merkt, dass ihm das Abarbeiten von Listen liegt, der kann seine Vorgehensweise optimieren. Dafür sind heute auch eine ganze Reihe ausgeklügelter Plattformen und Programme auf den Markt, die ihre Stärken besonders bei kleinteiligen Projekten und innerhalb größerer Arbeitsgruppen beweisen. Die To-do-Liste auf Papier liegt aber häufig trotzdem noch auf dem Schreibtisch.

Übrigens verwende ich für meine handschriftlichen Notizen ausschließlich Schmierpapier, also beispielsweise die Rückseite von alten Briefen oder Fehldrucken. Das sammle ich in einem Papierkarton und schneide es gelegentlich mit der Schneidemaschine zu. Neues Papier benötige ich so nur für ausgehende Geschäftspost. Und in Zeiten von E-Mail ist das ausgesprochen selten. Meine jährlichen Ausgaben für Papier sind deshalb fast schon lächerlich. Wichtiger noch ist aber, dass man auf diese Weise die Umwelt schont, ganz ohne auf etwas verzichten zu müssen.