Passend zur aktuellen Blogparade Zeigt her eure To-do-Listen! möchte ich natürlich auch ein wenig über meine To-do-Listen berichten.
Dabei gehe ich darauf ein, was ich nutze und warum. Zudem schildere ich meine Erfahrungen und was ich mit der Zeit geändert habe.
Meine To-do Listen
Als ich mich selbständig gemacht habe, gab es tagtäglich gar nicht so viele verschiedene Dinge zu tun. Ich habe mich mit Webdesign für Kunden beschäftigt. Meist habe ich ein Projekt bearbeitet und noch die eine oder andere eMail beantwortet, aber das war es dann oft auch schon.
Mit der Zeit kamen dann aber mehr Aufgaben dazu. Mehr Kunden, Marketing, Betreuung eigener Websites und einiges mehr sorgte dafür, dass ich mir mehr Aufgaben merken musste.
Irgendwann habe ich dann gemerkt, dass ich nicht nur hin und wieder mal was vergesse, sondern es einfach angenehmer ist, wenn ich mir das alles notiere. Dann hat man den Kopf frei. Also habe ich damit begonnen in einem Tischkalender Termine und Aufgaben einzutragen. Das waren schon meine ersten kleinen To-do-Listen.
Doch in den letzten Jahren stieg die Zahl der großen und vor allem der kleinen Aufgaben immer weiter an. An meinen 4 Blogs und meinen Websites gibt es immer wieder etwas zu tun.
Hinzu kommen die vielen Ideen für neue Projekte, der gestiegene Verwaltungsaufwand, die vielen täglichen Mails und so weiter. Deshalb habe ich irgendwann angefangen eine separate To-do zu führen. Der Kalender war einfach zu überfrachtet und manche Aufgaben konnte ich zeitlich noch nicht genau terminieren.
Was ich an einem Arbeitstag machen wollte, habe ich mir dann auf kleine kleine gelben Klebezettel geschrieben und abgearbeitet. Dabei schreibe ich weiter oben das hin, was unbedingt gemacht werden muss und weiter unten, was nicht ganz so wichtig ist.
Das ist im Grunde noch heute so. Termine und wichtige Dinge notiere ich mir im Kalender. Die täglichen Aufgaben kommen morgens auf einen kleinen gelben Zettel und dann geht es los.
Haptik ist mir wichtig
Warum ein Zettel aus Papier werden sich jetzt sicher einige fragen. Schließlich bin ich ein “Selbständiger im Netz” und da kann man doch diverse Apps oder Online-Services nutzen.
Ich muss dazu sagen, dass ich einiges ausprobiert habe über die Jahre. Tools, Apps, Online-Services. Aber ich bin immer wieder zu meinen Zetteln zurückgekommen. Das hat einige, vor allem psychologische, Gründe.
- Ich habe den ganzen Tag mit dem Internet zu tun und schaue permanent auf den Monitor. Da ist es einfach angenehmen auch mal auf den Tischkalender und den To-do-Zettel zu schauen.
- Ich finde es auch dann praktisch, wenn ich mal schnell etwas notieren möchte. Erst die App starten oder die Website aufrufen? Da geht es schneller auf dem Blatt Papier.
- Es ist ein schönes Gefühl einen Haken machen zu können, wenn man etwas erledigt hat. Ich mag das mehr, als in einem Programm etwas als erledigt zu markieren.
- Und am Ende des Tages kann ich (meist) mit einem guten Gefühl die To-do-Liste wegschmeißen. Auch das kann mir eine App oder etwas ähnliches nicht bieten
Ich weiß natürlich, dass Online-Lösungen gegenüber der Papier-Methode einige Vorteile haben. Aber da ich nicht mobile arbeite und z.B. nicht von überall Zugriff auf meine Aufgaben haben muss, kommen die meisten zumindest bei mir nicht so zum Tragen.
Planungstools und To-do-Listen
Im Grunde habe ich 4 To-do-Listen in meiner täglichen Arbeit:
- Tischkalender
Hier kommen alle Termine rein, die eingehalten werden müssen. Zudem trage ich wichtige Aufgaben ein, die zwar an sich keinen wirklich festen Termin haben, aber die ich unbedingt demnächst machen will. - Redaktionsplan
Hierbei handelt es sich ausnahmsweise 😉 um eine Excel-Tabelle. Ich plane 2 Wochen voraus und der Redaktionsplan enthält alle zu schreibenden Artikel für meine Blogs.
- große To-do-Liste
Dann gibt es eine längere To-do-Liste, die ich über das Jahr pflege. Darin finden sich größere Aufgaben und Projekte, die ich mir vorgenommen habe. Daraus ergibt sich dann ein Teil der Tagesaufgaben. - tägliche To-do-Liste
Das sind die schon genannte gelben Zettel, mit den Aufgaben für den Tag. Hier kommen die Tagesaufgaben der vorherigen 3 Listen drauf, tägliche wiederkehrende Aufgaben und was sich aus Mails und Co. sonst noch für den Tag ergibt.
Mal wieder was Neues?
Mit dieser Aufteilung der anstehenden Aufgaben fahre ich nun schon eine ganze Weile sehe gut. Dennoch gibt es natürlich immer wieder kleine Anpassungen oder Änderungen.
Das hat unter anderem auch den Grund, dass man selbst Abwechslung braucht und es einfach mal wichtig ist aus den Routinen etwas auszubrechen. Deshalb ändere ich immer mal wieder die Aufteilung meiner Pläne und meines Zettels.
Ich habe seit diesem Jahr z.B. dafür gesorgt, dass ich nicht mehr jeden Artikel genau dann erst schreibe, wenn er erscheinen soll. Vieles schreibe ich vor, nur wenn es wirklich aktuell sein muss, ist das noch anders.
Für die nächste Zeit plane ich die Erstellung einer Vorlage, die meinen kleinen gelben Zettel ablösen soll. Vieles ist doch immer dasselbe und deshalb werde ich mir eine To-do-Listen-Vorlage für die täglichen Aufgaben gestalten, ausdrucken und mal schauen, wie gut es damit funktioniert.
Natürlich werde ich darüber berichten, wie ich damit klargekommen bin.
Zeigt her eure To-do-Listen!
Die Blogparade Zeigt her eure To-do-Listen! läuft noch bis zum 29.November.
Ihr habt also noch genug Zeit euch mit einem eigenen Artikel daran zu beteiligen.
Ich freue mich auf eure Beiträge und stelle alle Teilnehmer am Ende natürlich wieder vor.
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Hallo Peer, danke für den Artikel. Ich persönlich nutze die Aufgabenliste in Gmail, da man hier schnell “zur Sache kommt” und ich fertig erledigte Aufgaben ausblenden kann, mir aber stets zum Rückblick wieder anzeigen lassen kann. Außerdem ist mein Mail Client eh die meiste Zeit geöffnet.
Ich nutze seid 2 Tagen das Tool ToDoist. Ich finde die einfachkeit perfekt.
Neue Termine lassen sich Blitzschnell per Sprache einspeichern mit Pushfunktion.
Für mich perfekt.
LG
Geht mir auch so. Papier ist und bleibt die Nummer 1. Addons, Widgets, Apps und Co… dutzende durchprobiert, um am Ende doch wieder alles auf den Schmierzettel zu kritzeln. Geht schneller, liegt immer auf dem Schreibtisch, ist und bleibt das Beste.
danke für die einblicke. ich benutze auch papier für die tägliche to-do liste, jedoch workflowy für längere listen.
was mich noch interessiert: man könnte zb schreiben “3 artikel veröffentlichen”, oder 3x “1 artikel veröffentlichen”, oder es sogar noch weiter runterbrechen “artikel 1 recherchieren”, dann “artikel 1 draft erstellen” etc. woher weiß man wie groß ein to-do punkt sein sollte, damit er nicht zu groß wird dass man ihn aufschiebt?
Das ist bei mir mit der Zeit eine Gefühlssache geworden. Meine ToDo’s sind immer so umfangreich, dass ich diese schaffen kann.
Es macht wenig Sinn ein ToDo “Website erstellen” auf den Zettel zu schreiben. Solche größeren Projekte muss man dann runterbrechen und in machbare kleine Aufgaben zerlegen.
Meine To-Do Listen sehen deinen sehr ähnlich. Manche Leute mögen ja lieber Erinnerungs-Apps, aber ich finde ein Zettel ist praktischer. Da kann man notfalls auch was hinkritzeln.
Hallo Peer,
guter Artikel! Neben den vielen theoretischen Möglichkeiten ist es nicht einfach den Überblick zu behalten. Mal wieder ein toller Beitrag direkt aus der Praxis!
Viele Grüße
Holger
Meine todo listen kritzel ich immer auf mein Whiteboard direkt neben dem Schreibtisch. Da hab ich genug Platz und kann schnell was wegwischen oder abändern.
Ich liebäugel gerade mit Todoist. Wobei ich es ja auch bisher lieber haptisch gehabt habe. Der gute alte Zettel und der Stift. Hat mir immer gut gefallen. Mal schauen, wie es mit Todoist läuft. Bin gespannt. 😉
Zettel & dazu ein Kaffee – eine unschlagbare Kombination auch für mich 🙂
To-Do-Listen sind wirklich wichtig. Ich habe auch schon oft darüber nachgedacht, bekannte Apps wie die “Wunderlist” dafür zu benutzen. Aber man greift automatisch immer wieder zum Zettel und dem Stift.
Nun ist der Zeitpunkt leider schon zu spät um hier noch etwas nachzureichen, jedoch werde ich bestimmt noch ein paar andere Male die Möglichkeit bekommen, mich aktiv zu beteiligen.
Selbst wenn es wieder ein Kommentar ist.
Um meine Arbeit im Büro zu optimieren, verwende ich kanbantool.com. Ich verwende diese Tool schon seit 8 Monaten – ich bin echt begeistert! Bei Kanban Tool geht es um die Visualisierung von Terminen wie auch Aufgaben. Ich arbeite eins nach dem anderen ab und fühle mich nicht unter Druck. Außerdem kann ich alle meine Arbeitstermine oder Aufgaben in Kalender einfach exportieren kann.