Bevor es an die Erstellung unseres neuen Newsletters geht, ist noch etwas Planung notwendig. Deshalb zeige ich dir in diesem Artikel, warum ein Zeitplan sehr empfehlenswert ist und wie du einen Newsletter-Zeitplan erstellst.
Dabei gehe ich Schritt für Schritt vor.
Zudem gehe ich in diesem Teil meiner Artikelserie darauf ein, wie ich meinen Newsletter-Redaktionsplan führe und was meine Erfahrungen damit sind, plus Praxis-Tipps.
Was ist ein Newsletter-Zeitplan?
Blogger und Website-Betreiber sind es oft gewohnt dann einen neuen Artikel zu schreiben, wenn sie dazu kommen bzw. wenn sie Lust darauf haben. Das ist allerdings für eine professionellere Herangehensweise nicht optimal, weshalb viele ambitioniertere Website-Betreiber einen Redaktionsplan nutzen. Auch ich setze diesen ein.
Nicht viel anders ist es bei einem Newsletter, der regelmäßig versendet werden soll. Auch hier kann man grundsätzlich natürlich dann schreiben, wann man gerade Zeit und/oder Lust hat. Ideal ist das aber nicht.
Ein Newsletter entfaltet dann seine beste Wirkung, wenn er regelmäßig, also nicht zu oft und auch nicht zu selten, erscheint. Zudem sollte man genau den richtigen Zeitpunkt abpassen, wie saisonale Anlässe, neue Produkte etc..
Das kann man am besten mit einem Newsletter-Zeitplan sicherstellen. Das kann eine einfache Text-Datei sein, ein Tischkalender oder auch eine Excel-Tabelle.
Damit vergisst man keine Versandtermine und hat zudem genügend Vorlauf für die Planung und die Erstellung.
Wie du einen Newsletter-Zeitplan erstellst
Im Folgenden gehe ich darauf Schritt für Schritt ein, wie du einen Newsletter-Zeitplan erstellst.
Schritt 1: Wie oft soll der Newsletter erscheinen?
Als erstes musst du dich entscheiden, wie oft der Newsletter erscheinen soll.
Dabei geht es zum einen um eine grundsätzliche Frequenz, die vor allem von 3 Faktoren beeinflusst wird:
- ZeitEin Newsletter macht Arbeit und kommt meist zusätzlich zu den sonstigen Aufgaben hinzu. Das bedeutet, dass man sehr genau planen sollte, wann und wie oft man Zeit für die Erstellung einer neuen Newsletter-Ausgabe aufbringen kann.
Hierbei hilft es meiner Erfahrung nach, feste Wochentage bzw. feste monatliche Termine zu haben.
- InhaltDer zweite Faktor ist der Inhalt des Newsletter. Wie viele (neue) Informationen gibt es, die ich den Abonnenten des Newsletters mitteilen kann und die sie wirklich interessieren?
Das müssen nicht zwangläufig News sein, genauso gut können es auch Tipps, Einblicke, Rückblicke, Anleitungen, Gewinnspiele, Angebote oder was auch immer sein.
- ZielgruppeUnd drittens ist natürlich auch die Zielgruppe wichtig. Wie oft wollen diese den Newsletter haben und wie aufgeschlossen sind sie gegenüber regelmäßigen Informationen?
Benötigen diese z.B. in kurzer Zeit Informationen oder nur zu bestimmten Anlässen?
Während man die ersten beiden Faktoren sehr gut selber klären kann, muss man für die Zielgruppe erstmal ein Gefühl bekommen. Man muss seine Zielgruppe kennenlernen und wissen, wie diese “tickt”.
Schritt 2: Besondere Anlässe
Doch eine gewählte Frequenz muss nicht bedeuten, dass man nun immer am 1. eines Monats einen Newsletter versendet. In vielen Branchen lohnt es sich zu bestimmten Terminen einen neuen Newsletter zu versenden.
Das können saisonale Anlässe sein, genauso wie Feiertage, die Urlaubszeit, Veranstaltungen etc..
Die Jungs und Mädels der Agentur Projecter haben einen Online-Marketing Terminkalender erstellt, der ebenfalls besondere Ereignisse, aber auch Feiertage und mehr enthält:
Darüber hinaus sind auch firmenspezifische Termine gute Gelegenheiten für einen Newsletter. Ein Jubiläum, Sommerschlussverkauf, Messen, ein neues Produkt, regionale Veranstaltungen und so weiter.
Ich versende z.B. mehr Newsletter rund um meine Community-Challenges, weil es da natürlich viel zu berichten gibt.
Wichtig ist dabei, dass man zu den gewählten Terminen/Anlässen passende Inhalte für den Newsletter erstellt. Aber dazu kommen wir in einem späteren Artikel dieser Serie.
Schritt 3: Konkrete Termine planen
Du solltest nun also einen Jahreskalender durchgehen und die Termine anstreichen, zu denen du interessante und passende Inhalte im Newsletter schreiben könntest.
Zudem solltest du einfach mal alle Termine, Anlässe und so weiter aufschreiben, die mit dir und deinem Business zu tun haben. Also z.B. der Jahrestag des eigenen Blogs oder das Erscheinen eines neuen eBooks.
Aus diesen Terminen gilt es nun eine Planung zu erstellen. Dabei sollten sich die Newsletter nicht zu stark häufen, sondern eine gewisse Regelmäßigkeit haben. Hat man z.B. einen Monat, wo es 2 oder 3 wichtige Anlässe und Termine gibt, so könnte man ausnahmsweise einen Sondernewsletter einstreuen oder diese Themen zusammen in einen Newsletter packen. Man sollte in der Regel aber nicht 3 Newsletter in einer Woche versenden und dann wieder 2 Monate keinen.
Empfehlenswert ist die Nutzung einer Tabellenkalkulation, in der man die 12 Monate eines Jahres einträgt bzw. die 52 Wochen und dazu dann jeweils die regelmäßigen Newsletter-Termine mit dem Schwerpunkt-Thema. Also z.B. immer am ersten Donnerstag eines Monats ein Newsletter. Im März wäre das Schwerpunktthema in diesem Jahr z.B. Ostern gewesen, im Juni könnte es die Fussball-EM sein.
Die konkreten Termine für die nächsten Newsletter festzulegen ist wichtig, damit man wirklich eine Deadline hat. Wer sich nur vornimmt einmal im Monat einem Newsletter zu versenden, wird das immer wieder vor sich herschieben und am Ende kaum einen Newsletter versenden. Konkrete Termine helfen sehr dabei auch wirklich aktiv zu werden.
Hilfe beim Newsletter-Zeitplan
Dank KI kann man sich heute von verschiedenen Newsletter-Services Hilfe bei der Erstellung eines Zeitplans holen.
So gibt es bei Rapidmail* und CleverReach* KI-Tools, die dabei helfen Ideen für den eigenen Newsletter zu sammeln.
Mein Newsletter-Redaktionsplan
Ich selber nutze die Tabellenkalkulation von Libre Office. Diese funktioniert im Grunde wie Excel, nur dass sie kostenlos ist. 🙂
Dort habe ich mir einen Jahreskalender mit 12 Monaten angelegt. Darin habe ich dann meine Newsletter, die ich anbiete, eingetragen.
Wie ihr sehen könnt, habe ich ursprünglich meine Newsletter einmal im Monat versendet. Mittlerweile bin ich aber dazu übergegangen, die Newsletter abwechselnd alle 2 Monate zu versenden. Das hat vor allem zeitliche Gründe, da ich nun ja wieder allein arbeite und zwei Newsletter im Monat einfach zu viel Arbeit für mich sind.
Bei den Inhalten der einzelnen Newsletter-Ausgaben habe ich mir Anlässe und Termine angeschaut, die in den jeweiligen Monaten liegen. Wenn es passt, gehe ich darauf im passenden Newsletter ein. So standen z.B. meine Newsletter zum Jahreswechsel im Zeichen der Planung für das neue Jahr und im Frühjahr ging es um die eBook-Challenge. Diese erscheinen häufiger während der Challenge.
Aber es gibt auch Newsletter-Ausgaben, die keinen speziellen saisonalen Anlass haben. So erscheint mein Abenteuer Brettspiele Newsletter jeden Monat mit News rund um neue Spiele und aktuellen Community-Events.
Brauchst du einen Newsletter-Zeitplan?
Bevor du mit dem Schreiben deines Newsletter beginnst, solltest du dir erstmal Gedanken über die Versandfrequenz machen. Wie oft kannst du einen Newsletter verfassen und wie viel kannst du dafür eigentlich schreiben?
Zudem solltest du deine Zielgruppe diesbezüglich ebenfalls kennenlernen, um genau die richtigen Inhalte in den Newsletter zu packen, die diese interessieren.
Neben eigenen Terminen und Anlässen kann es Sinn machen, nach saisonalen Themen zu schauen und passend dazu Newsletter zu versenden.
Auf jeden Fall solltest du nach meiner Erfahrung eine gute terminliche Planung deines Newsletters vornehmen, um dauerhaft dran zu bleiben und regelmäßig neue Ausgaben zu versenden. Sonst geht der Newsletter schnell im täglichen Stress unter.
Betreibst du einen Newsletter-Zeitplan? Hinterlasse gern deine Erfahrungen in den Kommentaren.
So geht es weiter
Im nächsten Teil der Artikelserie zeige ich dir, wie du einen neuen Newsletter im Newsletter-Tool erstellst.
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Klasse Videos Peer zu deiner Zeitplanung. Ein kurzes elegantes Intro für deine Videos wäre doch eine tolle Sache. Genau das habe ich auf meinem neuen Youtube Kanal veröffentlicht. Schau doch mal vorbei. Und wenn möglich ein paar Verbesserungsvorschläge.
https://www.youtube.com/channel/UCzi-HYsXZPPZPBCTzSVCtIg
Ist es besser, verschiedene Newsletter für verschiedene Zielgruppen anzulegen oder sollte man lieber einen Newsletter anlegen, der dann aber nicht zu speziell auf ein Thema eingeht?
Am praktischen Beispiel:
Ich würde gerne einen Newsletter für eine Seite mit Blumen machen. Dort befinden sich allerdings höchst verschiedene Zielgruppen:
– junge Verliebte -> Valentinstag und Hochzeitsfloristik
– frisch Verwitwete und Verwaiste -> Trauerfloristik
– Gartenliebhaber/ Balkoninhaber -> Pflanzen
Ab und zu überschneiden sich diese Gruppen (bsp. Muttertag, da würden viele wohl noch angesprochen), aber im Großen und Ganzen würde man bei terminbezogenen Newsletter ja mehr oder weniger immer an einer Gruppe vorbeischreiben
(Bsp.: Valentinstag, Totensonntag, Beginn der Pflanzsaison)
Wie könnte man das Problem sinnvoll lösen?
Der Newsletter würde vor allem aktuelle Angebote und auch Dekoideen beinhalten.
Also ich versende meine Newsletter immer 16 Uhr Mittwochs und 17 Uhr Samstags ich finde man muss dafür feste Zeiten haben. Das ist aber von Projekt zu Projekt unterschiedlich bzw. wie das Userverhalten ist.
Hallo Peer,
Libre Office kannte ich bisher noch gar nicht. Danke für den Tipp, das schaue ich mir auf jeden Fall mal näher an. Bisher habe ich Excel zum Erstellen eines Redaktionsplans benutzt, wovon ich aber kein so großer Fan bin, und deshalb in Erwägung gezogen evtl. auf Trello umzusteigen…
Interessanter Ansatz – ich bin eher der spontane Typ, aber ich merke immer mehr, das mir entweder die Ideen ausgehen oder ich etwas zu spät merke. Werde mir auch über die Feiertage in der nächsten Woche einen ähnlichen Plan anlegen.
Hallo Peer,
vielen Dank für den Hinweis auf die saisonalen Anlässe. Finde ich sehr interessant dies in der Newsletterplanung mit ein zu beziehen. Zudem steht jetzt auch fast mein Redaktionsplan für einen Newsletter.
Du schreibst, bzw. sprichst davon, das Aufgrund des Redaktionplanes genug Zeit eingeplant werden kann, für die Erstellung der Inhalte des Newsletters. Hier fände ich es mal sehr interessant zu erfahren wie viel Zeit du konkret in einen deiner Newsletter zur Erstellung steckst.