Vom Nebenprojekt zum Start-Up mit Millionen Nutzern – Todoist im Interview

Die Gelegenheit, mit einem sehr erfolgreichen Online-Startup zu sprechen, bekommt man nicht jeden Tag.

Umso mehr habe ich mich über die Möglichkeit gefreut mit dem Gründer des Online-Startups Todoist zu sprechen.

Im Folgenden erfahrt ihr eine Menge über die Entstehung des Tools, die Teamarbeit und die Zukunft. Zudem gibt es nützliche Tipps für Gründer.

(To the English version of the interview.)

Hallo Amir. Bitte stell dich meinen Lesern vor.

Meine frühe Kindheit habe ich in Bosnien verbracht. Als ich sechs Jahre alt war, ist meine Familie dann nach Dänemark gezogen.

2007 habe ich Todoist gegründet, zu dieser Zeit studierte ich noch Informatik an der Universität. Ich bin zudem einer der Mitbegründer von Plurk, einem Vorreiter von Twitter, das in Asien noch heute zu den beliebtesten sozialen Netzwerken gehört.

Ich komme aus einer unternehmerischen Familie – meine Eltern hatten sowohl in Bosnien, als auch später in Dänemark ihr eigenes Geschäft. Auch deshalb habe ich mich nie als Angestellter eines Großunternehmens gesehen. Ich wusste immer, dass ich eines Tages mein eigenes Unternehmen gründen würde.

Wie bist du zum Online-Business gekommen?

Ich begann bereits in jungen Jahren kleine Projekte zu programmieren, später habe ich gemeinsam mit den anderen Mitbegründern in Canada und Malaysia an Plurk gearbeitet.

In meiner Rolle als CTO für Plurk (als Todoist nur ein Nebenprojekt war) habe ich gelernt, wie man ein riesengroßes System für Millionen von Nutzern und Milliarden von Daten baut.

Was sind nach deiner Erfahrung die häufigsten Gründe für eine schlechte Produktivität?

Mit dem richtigen System, das einem hilft den Fokus zu behalten, kann die Produktivität gesteigert werden. Wenn das System versagt, geht auch der Fokus verloren.

Ich persönlich folge, seit ich 2007 Todoist ins Leben gerufen habe, immer dem gleichen Muster. Ich nenne es „Systemist“ und es besteht aus sechs einfachen Komponenten: Es ist mobil, umfasst alle Details, teilt große Aufgaben in kleinere Aufgaben, priorisiert Aufgaben, motiviert einen, jeden Tag alle Aufgaben zu erledigen und gibt konstant Feedback über die persönliche Produktivität (Todoist Karma).

Mehr über Systemist finden Sie hier.

Wie bist du auf die Idee für Todoist gekommen?

Ich habe Todoist eigentlich für mich erstellt. 2007, als ich noch Student in Aarhus in Dänemark war, hatte ich nebenbei zwei Jobs als Programmierer. Ich hatte einige Projekte am laufen und musste meine Arbeit und Produktivität deshalb besonders effizient organisieren.

Ich habe mich auf dem Markt umgesehen und die meisten bestehenden Lösungen überzeugten mich nicht, deshalb entschied ich mich, mein eigenes System zu entwickeln. Um den Überblick zu behalten begann die Arbeit an dem, was heute Todoist ist. Damals habe ich es nicht als Start-up wahrgenommen und ich hatte diesbezüglich keinerlei Ambitionen.

Die ersten vier Jahre war Todoist wirklich nur ein Nebenprojekt. Ich habe immer nur abends oder an Wochenenden daran gearbeitet. Über die Jahre habe ich angefangen, Todoist mit Freunden und Familienmitgliedern zu teilen – sie alle waren begeistert. Da habe ich angefangen zu begreifen, was ein richtig gutes Aufgabenverwaltungssystem bedeuten kann – sowohl für Einzelpersonen als auch für Teams, die ihre Arbeitsprozesse optimieren und ihre Produktivität steigern möchten.

Erst 2011 habe ich angefangen hauptberuflich an Todoist zu arbeiten und zusätzliches Personal einzustellen. Ich habe Todoist nicht mit dem Hintergedanken an ein großes Unternehmen oder einen großen Dienstleister gegründet. Die Firmengründung war einfach ein logische Folge der Umstände. Aber wahrscheinlich hat mich der Unternehmergeist meiner Familie ja doch etwas beeinflusst.

Wie lief die Umsetzung und welche Herausforderungen musstet ihr bewältigen?

Die größte Herausforderung bestand darin, das wahre Potential von Todoist zu verstehen. Erst 2011, vier Jahre nach der eigentlichen Geburtsstunde von Todoist, habe ich das Potential auch wirklich erkannt.

Paul Graham, Gründer von Y Combinator, hat bekanntlich mal gesagt, dass die besten Ideen oftmals erstmal wie die schlechtesten aussehen. Ich glaube, das trifft ganz gut auf Todoist zu und ist vielleicht mit ein Grund dafür, dass niemand vorher auf die Idee gekommen ist.

Ich habe nicht aufgegeben, deshalb bin ich heute dort, wo ich bin. Ich habe Todoist einfach immer weiter benutzt und kontinuierlich daran gearbeitet. Und Todoist wuchs kontinuierlich, wie auch diese Grafik veranschaulicht.

Was sind die Vorteile von Todoist gegenüber ähnlichen Tools und warum sollte man es nutzen?

Todoist ist auf dem Markt als elegant einfaches und technologisch überzeugendes Aufgabenverwaltungssystem bekannt. Unsere Designs sind minimalistisch, was sich dahinter versteckt, ist jedoch alles andere als einfach.

Todoist ist auf über zehn Plattformen verfügbar, das kann kein anderer Aufgabenverwalter von sich behaupten. Das bedeutet, dass wir eine sehr breite Gruppe von Nutzern erreichen können: Jene, die Chrome, ein iPhone, ein Samsung-Tablet oder aber auch den PC benutzen – um nur einige zu nennen. Alle unsere Plattformen werden laufend synchronisiert, unsere Apps sind nativ und wir bieten im Gegensatz zu unseren Wettbewerbern eine Reihe von zusätzlichen Features an.

Unsere Software und App folgen dem minimalistisch einfachen Aufbau der Nutzeroberfläche. Das schätzen unsere Nutzer – denn Produktivität steht eng damit im Zusammenhang, nicht durch unnötigen Krimskrams abgelenkt zu werden.

Wo steht Todoist heute und welche Plänen habt ihr für die Zukunft?

Heute ist Todoist mit über acht Millionen Nutzern eine der weltweit beliebtesten Produktivitäts-Tools. Unser Fokus lag bislang vor allem auf der persönlichen Produktivität, doch im letzten Jahr haben wir uns vermehrt auf unsere Lösungen für Teams konzentriert, insbesondere Todoist Business.

Für dieses und nächstes Jahr sind eine Reihe von Updates geplant, die die Nutzung von Todoist Business noch einfacher machen sollen und Teams noch besser dabei unterstützen werden, ihre Organisation und Kommunikation zu verbessern.

Außerdem arbeiten wir zurzeit an einer Kommunikations-Software für Teams, die im Herbst 2016 auf den Markt kommen soll. Wir freuen uns sehr darauf, die Produktivität von Teams in Zukunft noch weiter voranzutreiben!

Habt ihr alles selbst finanziert oder Fremdkapital aufgenommen?

Wir haben lediglich 40.000 Dollar von ‘Start-up Chile’ erhalten, aber das war erst vier Jahre nach der Gründung von Todoist.

Wie beispielsweise WhatsApp gezeigt hat, braucht man nicht unbedingt viel Kapital oder ein riesiges Team, um ein großes Unternehmen aufzubauen (Whatsapp hatte insgesamt lediglich 8 Millionen Dollar Startkapital). Derzeit haben wir keine Pläne zusätzliches Kapital zu akquirieren.

Wie sieht euer Geschäftsmodell aus?

Unsere größte Priorität ist es, kontinuierlich und zugleich nachhaltig zu wachsen. Unser Businessmodell ist Freemium SaaS: Unsere Premium-Dienstleistungen kosten 29€ pro Jahr und unsere Software für Unternehmen, Todoist Business, kostet 3€ pro Monat oder 29€ pro Jahr.

Seit der Gründung von Todoist 2007 war es nie nötig Venture Kapital aufzubieten. Unsere Prozesse sind schlank geblieben, indem wir mit einem dezentralen Team arbeiten und ausgezeichnete Features eingeführt haben, die unsere Produkte stärken, wie beispielsweise die Integration von Gmail und mobilen Apps.

In den nächsten Monaten liegt der Fokus auf der Ausweitung des Business-Segments, da wir wissen, welchen Einfluss Todoist auf die Produktivität und damit den Wachstum eines Unternehmens haben kann. Durch die Optimierung der Produktivität können Unternehmen ihre Ziele schneller erreichen.

Wie viele Personen wart ihr zum Start und wie viele arbeiten heute an dem Tool?

Die ersten vier Jahre war Todoist wirklich nur ein Nebenprojekt für mich. Ich habe immer nur abends oder an Wochenenden daran gearbeitet. Erst seit 2011 arbeite ich voll und ganz und mit zusätzlichem Personal für Todoist.

Heute besteht unser Team aus 43 Personen in 23 verschiedenen Ländern auf 5 Kontinenten.

Wie organisiert ihr euer weltweites Team?

Wir waren immer stolz darauf ein dezentral arbeitendes Unternehmen zu sein. Denn Träume können überall wahr werden, wenn man nur smart und motiviert genug ist. Dieser Umstand hat zur Folge, dass wir die von uns entwickelten Tools selber auch benutzen. Auch deshalb arbeiten wir kontinuierlich daran, diese zu verbessern.

Unser Team nutzt Todoist täglich, um Projekte und Unterlagen auszutauschen, Aufgaben zu verteilen, Ideen und Probleme zu diskutieren und stets darüber informiert zu sein, was gerade läuft. Das Beste daran ist, dass wir das von jedem Gerät und von jeder Plattform aus tun können (zurzeit haben wir native Apps und Extensions auf über zehn Plattformen).

Außerdem hilft uns die Email Client Extension dabei, dass keine Korrespondenz verloren geht. Eine globales Team wie unseres verlässt sich darauf und könnte darauf nicht verzichten. Für die Kommunikation im Team nutzen wir derzeit eine Software, an deren Ausarbeitung wir gerade noch arbeiten.

Wie habt ihr Reichweite für euer Tool bekommen? Wie seid ihr gewachsen?

Natürlich sind wir ständig dabei Todoist den neuesten technologischen Entwicklungen anzupassen: An native Apps und Extensions, die Kunden benutzen, neue Integrationen mit anderen beliebten Apps wie IFTTT und Sunrise Calendar sowie zusätzliche Features, die Todoist Business zu einem ausgezeichneten Projektmanagement-Tool für Teams jeder Größe machen.

Dabei sind wir über die Jahre hinweg unserem Fokus auf ein schlichtes Nutzererlebnis treu geblieben. Viele Unternehmen versuchen zu viel auf einmal zu erreichen. Oftmals endet das in einem zu komplexen Produkt, dessen Nutzung zu viel Zeit beansprucht. Bei Todoist ist unser oberstes Gebot, dass jedes Update, neues Feature oder Design es wirklich einfacher macht Aufgaben zu erledigen. Und das wird sich auch nie ändern.

Zum Schluss würde ich mich über deine wichtigsten Tipps für Startups freuen.

Ich kenne sehr viele sehr kluge Leute, deren größtes es Hindernis ist, dass sie jeweils nur in einer Sache richtig gut sind. Als Gründer sollte man viele Qualitäten habe, beispielsweise in den Bereichen Entwicklung, Design, Produkt, Marketing, Business, Team- und Führungskompetenzen usw.. Diese Vielseitigkeit ist sehr wichtig, auch wenn es darum geht, neues Personal einzustellen.

An erster Stelle steht jedoch, sich beständig weiterzuentwickeln und neues dazuzulernen. Bei der Unternehmensgründung ist man in der Regel entweder alleine oder in einer sehr kleinen Gruppe, gleichzeitig ist da die enorme Herausforderung, ein möglichst einfaches Produkt zu entwickeln, das die Leute haben wollen.

Nach dem ersten Erfolg kommen zusätzliche Leute hinzu, und alles wird zunehmend komplexer. Steigt der Erfolg weiter, geht es plötzlich darum Teams, wenn nicht sogar vielleicht ganze Abteilungen, sowie verschiedene Produkte zu managen. Jeder dieser Schritte ist mit unterschiedlichen Herausforderungen verbunden und bedarf verschiedener Fähigkeiten.

Man sollte sich deshalb unbedingt mit den vielen anderen klugen Menschen austauschen, sowohl online als auch offline. Ich selber habe als Mitglied von Hacker News und Start-Up Chile sehr viel gelernt.

Geben Sie nie auf. Ein Unternehmen zu gründen ist nicht einfach. Es hat fünf Jahre gedauert, bis Todoist wirklich an Wert gewonnen hat. Man sollte langfristig denken und sich Zeit nehmen ein Unternehmen zu gründen. Denn in den meisten Fällen stellt sich der Erfolg erst nach jahrelanger harter Arbeit ein.

Danke für das interessante Interview

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Peer Wandiger

Studium der BWL und langjährige Arbeit in einem mittelständischen Unternehmen. Seit 2006 selbständig als Webentwickler und Website-Betreiber, 2007 Gründung von Selbständig im Netz.

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