Wenn der Kunde nicht zahlt – Welche Möglichkeiten haben Sie?

Im heutigen Gastartikel von Thomas Nissen geht es um nicht zahlende Kunden und was man dagegen tun kann.

Wer eine Dienstleistung erbracht und seinem Kunden eine Rechnung ausgestellt hat, erwartet natürlich, dass diese auch innerhalb der vorgegebenen Frist beglichen wird.

Häufig ist dies jedoch nicht der Fall und gerade kleine Unternehmen und Selbständige geraten dann leicht an die Grenzen ihrer finanziellen Belastbarkeit.

Wenngleich es gesetzlich geregelt ist, dass Schuldner bereits 30 Tage nach Fälligkeit einer Rechnung in Verzug geraten und dafür nicht mehr eigens gemahnt werden müssen, nimmt der Rechtsweg in der Regel viel Zeit in Anspruch. Die Gefahr, durch die schlechte Zahlungsmoral von Kunden insolvent zu werden, ist groß.

Sie haben dennoch einige Möglichkeiten, dieses Risiko zu minimieren bzw. im Verzugsfall an Ihr Geld zu kommen.

Behalten Sie den Überblick

Wenn Sie Aufträge annehmen und neue Kunden gewinnen, können Sie bereits im Voraus einiges dafür tun, mögliche Zahlungsausfälle auf Kundenseite zu verhindern.

Gerade bei großen Aufträgen empfiehlt es sich, die Bonität des Kunden zu prüfen und gegebenenfalls lieber einen Auftrag abzulehnen. Dies können Sie auch dann in Betracht ziehen, wenn ein Auftrag viel Arbeitszeit bindet, Ihnen jedoch zu risikobehaftet erscheint.

Wenn Sie es dennoch mit dem Kunden versuchen wollen, sind vereinbarte Abschlagszahlungen mittels Zahlungsplan ein gutes Mittel, Ihre Rechnungsbeträge in kleinen Teilen über den Zeitraum der Auftragsabwicklung einzufordern.

Rechnungen sollten zudem immer zeitnah erstellt und mit einem exakten Zahlungsziel versehen werden. Ein positiver Zahlungsanreiz für den Kunden sind darüber hinaus Skonti, die Sie ihm bei früherer Bezahlung einräumen können.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Buchhaltung immer auf dem neuesten Stand ist und alle Zahlungseingänge – und natürlich auch die Nichteingänge – konsequent erfasst werden. So bemerken Sie einen Zahlungsverzug am schnellsten und können – noch bevor Sie zur Mahnung schreiten – Maßnahmen ergreifen, um an Ihr Geld zu kommen.

Ist die Rechnung tatsächlich angekommen?

Grundsätzlich gilt: Lassen Sie sich den Eingang der Rechnung möglichst bestätigen – auf welchem Weg auch immer sie Ihren Kunden erreicht hat. Kommt es nämlich im ungünstigsten Fall zu einem Rechtsstreit, sind Sie in der Position zu beweisen, dass Ihr Kunde die Rechnung tatsächlich erhalten hat.

Im Zweifelsfall legen Sie einer eventuell nötigen Mahnung eine Kopie der Rechnung bei und achten dann genau darauf, dass Sie zumindest den Eingang dieser bestätigt bekommen – zum Beispiel mit einem Einwurf-Einschreiben, bei dem Ihnen der Postzusteller den Einwurf der Sendung in den Briefkasten des Empfängers dokumentiert. Auf www.deutschepost.de finden Sie weitere Informationen zu dieser Zustellmöglichkeit.

Sprechen Sie mit Ihrem Kunden!

Bevor Sie die ersten Rechtsmittel einlegen, ist es jedoch oft bereits hilfreich, einmal freundlich beim Kunden nachzufragen. Für einen Zahlungsverzug kann es die verschiedensten Gründe geben und nicht alle enden in einem Rechtsstreit.

Eventuell ist die Rechnung in einer falschen Abteilung gelandet, ein Mitarbeiter war krank, man hat sie einfach übersehen etc. Besonders in großen Unternehmen mit einer entsprechend umfangreichen Verwaltungsabteilung kann auch das vorkommen.

Fragen Sie also nach und vergewissern Sie sich, warum Ihre Rechnung noch nicht beglichen wurde. Kennen Sie den Grund für den Verzug, können Sie nach einer adäquaten Lösung suchen. Im besten Fall gemeinsam mit dem Kunden.

Zahlungsalternativen – so kann es auch funktionieren

Nicht hinter jedem Zahlungsverzug steckt eine böse Absicht oder kriminelle Energie. Es kommt vor, dass in schlechten Zeiten kein Geld da ist, um eine Rechnung pünktlich zu begleichen. In einem solchen Fall können Sie auch Ihren Kunden mit ins Boot holen und gemeinsam mit ihm nach einer Lösung suchen. Er kann schließlich besser als Sie seine derzeitige und zukünftige finanzielle Situation einschätzen.

Ratenzahlung
Möglicherweise können Sie Ihrem Kunden eine Ratenzahlung Ihrer Rechnung anbieten. Damit kommen Sie ihm entgegen, weil er nicht den gesamten Rechungsbetrag auf einmal zahlen muss, und sichern sich selbst Ihr Geld – wenn auch in kleinen Schritten.

Zahlung zu einem späteren Zeitpunkt
Es gibt Unternehmen mit saisonal stark schwankenden Umsätzen. Ist Ihr Kunde ein solcher Fall, hilft es ihm und Ihnen eventuell, wenn Sie die Zahlung für einen späteren Zeitpunkt vereinbaren.

Gegenleistungen vereinbaren
Selbst wenn es seltsam klingt: Hat Ihr Kunde etwas im Angebot, das Sie gut brauchen können, ist es auch möglich, mit ihm ein Tauschgeschäft zu vereinbaren.
Positiver Nebeneffekt all dieser “Alternativlösungen” ist: Ihr Ärger hält sich in Grenzen und der Kunde ist Ihnen – so Sie denn wollen – auch weiterhin als Geschäftspartner sicher.

Endgültiger Zahlungsverzug – wenn der Rechtsweg unvermeidlich ist

Wenn sich abzeichnet, dass Sie mit dem Kunden keine einvernehmliche Lösung finden oder er einfach nicht zahlen will, sind Sie gezwungen, den Rechtsweg zu beschreiten. Verschickte Mahnungen sollten Sie konsequent im Auge behalten. Dranbleiben ist hier die Devise.

Unter Umständen ist es hilfreich, einen Anwalt einzuschalten oder auch ein Inkassobüro zu beauftragen, das Sie als Gläubiger vertritt. Rechnen Sie jedoch mit langen Fristen, wenn es tatsächlich zu einem gerichtlichen Mahnverfahren oder einer Klage kommen sollte. Wägen Sie daher genau ab, ob Ihr ausstehender Rechnungsbetrag diesen Aufwand lohnt, der ja wiederum Kosten nach sich zieht.

Versuchen Sie vorausschauend, für Folgeaufträge Ihr Risiko durch Vorauszahlungen und eine bessere Kundenbewertung zu minimieren!

Autor

Thomas Nissen, Geschäftsführer der Arbeitsgemeinschaft Finanzen, dem unabhängigen Ratgeberportal zu Finanzthemen.

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Peer Wandiger

19 Gedanken zu „Wenn der Kunde nicht zahlt – Welche Möglichkeiten haben Sie?“

  1. Wichtiger Hinweis der in dem Artikel fehlt. Die 30 Tages Frist mit automatischem Verzug gilt nur, wenn der Schuldner Unternehmer ist. Bei Privatleuten ist zusätzlich ein konkreter Fristhinweis mit Rechtsfolgen auf der Rechnung notwendig. Alternativ kann vertraglich ein Zahlungszeitpunkt bestimmt werden oder es erfolgt die klassische Mahnung.

  2. Guten Morgen,

    Zahlungsausfälle sind nun fast bei null, da ich eine Vorrauskasse bei Projektanname verlange. Auch mein Stundensatz hat sich erhöht. Das schreckt unseriöse Kunden die einen “Webdesigner” für lau suchen, im Vorfeld ab. Ausserdem lasse ich bei großen Projekten immer alles schriftlich absegnen. Mein Anfangsfehler war auf alle Kunden zu vertrauen und möglichst wenig für ein Projekt zu berechnen.

    Nach ein paar Jahren bekommt man den ein oder anderen Querschläger mal. Der Ausweg zu einem Rechtanwalt ist der letzte den ich mache und auch machen musste. Im Grunde hat man mehr Erfolg wenn man den Kunden per Telefon höflich anfragt.

  3. Hööö?
    Bin ich jetzt ein wenig falsch gewickelt?

    – Anmahnen, gerichtlicher Mahbescheid –> a) automatisch Gerich b) Pfändung

    Das sollte doch der normale und einzige Weg sein, ich hab doch nicht Zeit jedes mal mit Leuten zu diskutieren, ob sie vielleicht so großzügig wären mir bitte mein Geld zu zahlen. Und die Kosten richten sich hier doch nach der Höhe der Forderung.

    Alternativ sehe ich nur rechtsstaatlich sehr umstrittene Mittel… :mrgreen:

    Gruß

    Marc

  4. Ich hatte vor Jahren einen Fall. Mehrere Telefonate und Mails schlugen fehl. Der Kunde sagte mir regelmäßig die Zahlung zu, Geld kam nie.
    Dann habe ich mir einen Anwalt gesucht und mir bestätigen lassen dass mir keine Kosten entstehen werden. Der hat dann regelmäßig Briefe geschrieben, die Kostennote erhöht, irgendwann das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet usw. Am Ende (nach mehreren Monaten) stand der Ex-Kunde kurz davor, eine Strafe hierfür abzusitzen. Dann hat er bezahlt. Am Ende war es für ihn mindestens 3 mal so teuer wie die eigentliche Rechnung. Es hat zwar gedauert aber ich habe mein Geld bekommen – ohne Stress.

  5. Anmerkung: Eine Strafe sitzt man bei Nichtzahlung natürlich nicht ab. Die Zeiten des Schuldturms sind vorbei. Es gibt allerdings zwei Situationen bei denen auch Knast drohen kann.

    1. Der Schuldner ist Pleite und soll eine eidesstattliche Versicherung (früher Offenbarungseid) abgeben. Gibt er diesen nicht ab, droht Erzwingungshaft. Dies jedoch nicht weil er Schulden hat, sondern weil er Auskunft über sein Vermögen geben soll.

    2. Eingehungsbetrug. Der Schuldner hatte von Anfang an nie vor die Rechnung zu zahlen. Nach Strafrecht könnte hier eine entsprechende Strafe drohen. Mit der Forderung nach Zivilrecht hat dies nichts zu tun.

  6. Hallo,

    wir handhaben es so, dass bei gewissen Dienstleistungen nur die Bezahlung per Lastschrift akzeptiert wird z.B. bei Support-Verträgen mit einer fixen monatlichen Rate. Da kann dann natürlich immer einmal eine Zahlung platzen, aber das merkt man sofort. Bei Projekten empfiehlt es sich nach Meilensteinen abzurechen. So würde man gleich nach einer gewissen Zeit merken wenn der Kunde nicht zahlt und kann zumindest seinen eigenen finanziellen Schaden (Etwas entwickeln ohne, dass dafür bezahlt wird) in Grenzen halten.

    Ich denke aber auch, dass ein gewisses Bauchgefühl wichtig ist, welches man nach der Zeit bekommt. Gerade bei “unseriösen” Projekten (wenn man mit dem Kunden gesprochen hat und in die Angebotsphase gehen würde), lehnen wir das ab bzw. machen das Projekt erst gar nicht.

    Ansonsten würde ich mich persönlich da auch nicht auf “Entschädigungen” im Sinne von Tauschgeschäften, reduzierten Kosten einlassen, aber das muss jeder persönlich wissen 😉

    Viele Grüße
    Alexander Steireif

  7. au ja, spannendes Thema, gerade wieder sehr Aktuell. Schwierig ist es manchmal, wenn es Geschäftsbeziehungen trifft, die eigentlich als gefestigt galten. Bei fremden sollte es eigentlich mitlerweile Pflicht sein ein kurzes Schreiben als Vordruck zu haben. Mach ich mitlerweile immer und Anzahlung sowieso. Schließlich gibt es Projekte die länger gehen und zwischendurch möchte ich auch was im Kühlschrank haben.
    Ich denke, viele trauen sich das nur nicht, aber ganz ehrlich, es ist doch auch ein Punkt woran man einen seriösen Unternehmer bzw. Kunden erkennt. Hat er redliche Absichten, stimmt er einer Anzahlung zu, im Übrigen ist das doch so üblich in der Baubranche, warum nicht auch in anderen Branchen?!

  8. Auch wenn ich als unverbesserliche Menschenfreund bei manche gelten finde ich es richtig zumindest es einmal zu versuchen entsprechende Kontakt mit den Nichtzahler zu suchen.

    Gut hier können auch Versprechen gegeben werden die dann nicht eingehalten werden, aber dann kann man immer noch zu weitere Mittel greifen.

    Noch was

    Ein Mahnbescheid und dann vielleicht anschließende Besuch vom Gerichtsvollzieher kosten Geld. Dies müsst Ihr als Gläubiger evtl, dann auch zahlen wenn beim Schuldner nichts zu holen ist. Somit dürfte es vor allen bei kleine Beträge durchaus zu überlegen sein ob man wirklich alle Schritte nützt.

    Was nützt es euch dem verloren Geld noch guten nach zuwerfen?

    Auch Inkasso Büros sind inzwischen recht wählerisch. Diese nehmen nicht so einfach jeder Forderung an oder zumindest nicht das die hierfür anfallende Kosten alleine vom Schuldner gezahlt werden. Zumindest sicheren die sich ab das wenn beim Schuldner nichts zu holen ist Ihre Kosten dann vom Gläubiger kommen.

    Und ein Forderungsverkauf (ihr verkauft eure Forderung an ein Inkasso Unternehmen und diese treibt dann den Betrag ein) funktioniert nur mit große Abschläge. Schließlich wissen die Inkasso Büros auch das in solche Fälle oftmals auch nichts zu holen ist.

  9. Ein echtes Dauerbrenner-Thema. Leider! Ich selbst habe in meiner Praxis (Raucherentwöhnung) ca. 2-3 mal jährlich Ärger mit Kunden, die nicht zahlen. Nachdem ich anfangs (vor 3 Jahren) immer noch geduldig alle Geschichten angehört und brav (umsonst) gewartet habe, bin ich zwischenzeitlich dazu übergegangen einmal selbst zu mahnen und die Angelegenheit danach an einen Anwalt zu übergeben. So wird das Problem gelöst ohne, dass ich mich wieder und wieder emotional “reinhängen” muss. Unabhängig davon gilt in meiner Praxis allerdings generell Barzahlung vorort. Damit reduziere ich von vornherein die Gefahr eines Zahlungsausfalls.

    Vor nem dreiviertel Jahr habe ich übrigens mal ne Unternehmensbefragung zum Thema “Forderungsmanagement” durchgeführt, um rauszufinden, welche Erfahrungen andere mit Zahlungsmoral & Co. so sammeln und vor allem wie andere Firmen dieser Problematik Herr werden. Wen die Ergebnisse interessieren – hier entlang bitte: http://startup-erfolg.de/2011/05/31/schlaglicht-forderungsmanagement-auswertung-der-online-befragung/

    Viele Grüße, Kathrin

  10. Gerade für Freiberufler ist das wirklich ein Dauerthema – Kunden die nicht fristgerecht zahlen oder erst gar nicht. Als Tipp, weil gerade wenn man auf pünktliche Zahlungen angewiesen ist, eine Erinnerung senden, bzw. anrufen, und wenn dann immer noch nicht gezahlt wurde, direkt auf das Mahngericht hinweisen. Das mag vielleicht nicht ‘kundenfreundlich’ klingen, aber bei Erstkunden, die am besten noch eine Dienstleistung innerhalb kürzester Zeit erhalten haben, ist dies nur gerechtfertigt. Wenn man jedem einzelnen säumigen Zahler hinterher laufen muss, dann macht das als Freiberufler, der von Auftrag zu Auftrag lebt, keinen Sinn. Und ein Verweis auf das zuständige Mahngericht ist objektiv gesehen der richtige Weg, weil der Schuldner gerät nach Ablauf der Fälligkeit in Verzug, nicht automatisch nach 30 Tagen. Mein Tipp: hartnäckig bleiben bei Nichtzahlern – bei Stammkunden sind sicherlich die oben angesprochenen Alternativen sinnvoll.

  11. Als eigenständiger Betreiber eines Onlineshops kann ich nur die Zahlungsabsicherer empfehlen, z.B. Billpay und deren Alternativen. Da wird man gegen Zahlungsausfall abgesichert und kann trotzdem auf Rechnung an den Kunden verschicken.

    Ist eine sehr praktische Sache. Ich glaube aber gelesen zu haben das die nur Warenwerte und keine Dienstleistungen absichern aber vielleicht macht dies ja einer der anderen “Versicherer” in dem Bereich. Müsste man mal schauen obs da einen gibt

  12. Hartmuth das mag sich so ganz gut anhören, aber du musst das auch berechnen können, den die von Billpay machen das ja nicht kostenlos, was wiederum bedeutet das du das auf deine Produkte drauf kalkulieren muss:wink:

  13. Hallo,
    leider wird die allgemeine Zahlungsmoral scheinbar immer schlechter. Selbst bei Kleinstbeträgen muss man Kunden manchmal monatelang hinter her laufen.
    Ich mache das mittlerweile nicht mehr. Gezahlt werden kann mir bei nur per Vorkasse, oder manchmal komme ich dem Kunden auch soweit entgegen dass ich 50% Vorkasse und 50% nach Erledigung zustimme. Aber eine andere Form der Bezahlung gibt es bei mir nicht. Das trifft zwar dann leider auch die vielen ehrlichen Kunden, aber eine andere Möglichkeit sehe ich da nicht.
    Ich bin kein großes Unternehmen das es sich leisten könnte monatelang riesen Außenstände mit sich rumzuschleppen.

    Der Gang zum Anwalt kann einen selbst übrigens leider auch ordentlich Kosten. Nämlich dann wenn der Kunde pleite ist und es bei ihm nichts zu holen gibt. Man kann sich dann natürlich trotzdem
    einen Titel gegen den Kunden holen, aber der Anwalt will sein Geld auch haben wenn bei dem Kunden nichts zu holen ist. Und das kann man dann aus eigener Tasche zahlen. Daran sollte
    man immer denken, bevor man vorschnell zum Anwalt rennt.

  14. Ich schliesse mich der Meinung von Marc Nemitz an.

    Die Zahlungsmoral in Deutschland ist den Bach runter gegangen die letzten Jahre. Ich sitze gerade an neuen Auftraegen fuer unser Inkasso Unternehmen weil ein einige Spezialisten meinen nicht zahlen zu muessen. Da kam das Thema hier gerade recht.

  15. Ja, die Zahlungsmoral in Deutschland geht den Bach runter. Nachdem ich große Probleme mit einigen Kunden hatte, habe ich mein Geschäftsmodell geändert. Ich arbeite nur noch mit Anzahlung von 30 bis 50 % und ich informiere meine Kunden von Anfang an das die Besitzrechte erst nach kompletter Bezahlung an meine Kunden übergehen.

    Seither habe ich keine Problem mehr gehabt.

  16. Hi

    Ein interessanter Beitrag in der Tat. Eigentlich möchte man so etwas ja am liebsten auslagern so dass man sich selbst nicht mehr darum kümmern muss. Am Ende muss man sich mit einem aber leider dennoch abfinden: Wo nichts zu holen ist, ist nichts zu holen!

  17. Wenn der Kunde nicht zahlt sollte zuerst eine Zahlungserinnerung folgen und dann die weiteren Schritte des Mahnwesen, jedoch trotzdem immer höflich und in einem guten Ton!

    Wichtig das man beim Mahnschreiben die erforderlichen Angaben immer mit anführt, oder man lädt sich einen Vordruck im Internet herunter…

    Aber ärgerlich ist es auf jeden Fall, kann aber immer wieder vorkommen, auch unverschuldet…daher sollte man immer höflich beleiben!

  18. Hallo Liebe Gemeinde

    Ich kann zu der >Zahlungmoral nur sagen Treib euer Geld selbst ein auch wenn das Ilegl ist. Diese Gesetze in diese Staat sind nur auf betrug ausgelegt. Hier bekommen nur Lügner und Betrüger recht. Was mit Handwerkern pasiet intersiert niemanden.

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