Tipps zum Outsourcing durch virtuelle Assistenten – Interview

Viele Existenzgründer und Selbständige versuchen alles selbst zu machen, vor allem um Kosten zu sparen.

Dass ging mir genauso, aber ich habe irgendwann gemerkt, dass es es dem eigenen Business mehr hilft, wenn man sich auf das konzentriert, was man wirklich gut kann und was wichtig ist.

Wie man mit virtuellen Assistenten bestimmte Aufgaben outsourcen kann und worauf man dabei achten muss, erfahrt ihr im heutigen Interview.

Guten Tag Herr Schiesler. Bitte stellen Sie sich meinen Lesern vor.

Hallo! Mein Name ist Marco Schiesler.

Ich habe im Jahr 2010 den VPA-Dienst eAssistentin.de gegründet und konnte seitdem viele wertvolle Erfahrungen als Entrepreneur sammeln.

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Wie sind Sie zum Online-Business gekommen?

Aufgrund der nicht immer gerade positiven Erfahrungen als Angestellter habe ich schon Ende des Jahres 2005 entschieden, mich selbstständig zu machen. Besonders die Chance, mehr Freiheit zu gewinnen und meine eigenen Ideen zu verwirklichen, hat mich am Online-Business besonders gereizt.

Schon damals sammelte ich verschiedenste Ideen für ein mögliches Online-Geschäft, bis ich 2007 von der damals in vielen Ländern längst etablierten Geschäftsidee der virtuellen Assistenz las.

Die Vorstellung, andere Unternehmer, Existenzgründer oder auch Privatpersonen durch ein virtuelles Sekretariat oder einen Concierge Service zu entlasten, sprach mich an.

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Welche positiven und negativen Erfahrungen konnten Sie mit eigenen Mitarbeitern sammeln?

Die Teamführung ist ein anspruchsvolles Feld, denn selbst in ganz normalen Teams tauchen früher oder später einmal Schwierigkeiten auf. Umso höher ist die Herausforderung, wenn man wie ich ein Team fast ausschließlich per E-Mail und Skype führt. Dennoch ist die Stimmung im eAssistentin-Team sehr gut.

Ich treffe mich regelmäßig mit unseren Virtuellen Persönlichen Assistenten und Assistentinnen. Der Austausch von Ideen und Meinungen bringt uns alle weiter – auch Kritik nehmen wir uns zu Herzen, um noch besser zu werden.

Natürlich gibt es Tage, an denen es nicht wie gewünscht läuft. Kundenbeschwerden gehen wir natürlich stets nach. Wie in jedem anderen Unternehmen bleibt es auch bei eAssistentin.de nicht aus, dass wir uns – glücklicherweise selten – von einem Teammitglied trennen müssen.

Für viele unserer Persönlichen Assistenten ist der Job eine hervorragende Chance. Oftmals haben sie Familie und mehrere kleine Kinder. Sie können so dennoch von Zuhause aus etwas zum Familienunterhalt dazu verdienen, zugleich ihr berufliches Wissen einbringen und sogar erweitern. Gerade sie sind es, die die Arbeit als virtuelle Assistenz im Backoffice sehr zu schätzen wissen und dies durch sehr gute Leistungen tagtäglich unter Beweis stellen.

Insgesamt muss ich sagen, dass ich den täglichen Umgang mit den Kunden und dem Team im virtuellen Sekretariat sehr spannend finde. Jeder bringt seine Stärken, sein Know-how und seinen Charakter ein und sorgt für einen reibungslosen Ablauf des Büroservices.

Wie ist ihr Service eassistentin.de entstanden und wie genau kamen sie auf die Idee?

2007 las ich in der Zeitschrift “Der Spiegel” einen spannenden Artikel über Virtuelle Persönliche Assistenten, die insbesondere in den Märkten der USA tätig waren.

Ich nutzte die Idee des Start-up-Service in der Folge zunächst auch für mich selbst. Die virtuellen Assistenten übernahmen für mich Recherchen und viele weitere Aufgaben während der Existenzgründung, sodass ich mich auf meine Hauptaufgaben im Bereich der Gründung und des Unternehmensaufbaus konzentrieren konnte.

Insbesondere in dieser heißen Phase, in der das Kapital für festangestellte Mitarbeiter oftmals noch nicht vorhanden ist, sind Virtuelle Persönliche Assistenten die ideale, flexible Unterstützung. 2010 startete ich schließlich mit eAssistentin.de durch.

Welche Vorteile bringen VA mit sich und was kosten diese?

Wir entlasten Selbstständige und Private und verschaffen ihnen mehr Zeit. Ob sie diese in mehr Zeit für die Familie oder in wichtige berufliche Aufgaben stecken möchten, bleibt ihnen selbst überlassen.

Die weiteren Vorteile liegen auf der Hand:

• hohe zeitliche Flexibilität
• durch verschiedenste Spezialisten in unserem Team auch spezielle Aufgabenstellungen möglich
• hohe Qualität der Arbeit
• kein Aufwand für das Recruiting von Mitarbeitern
• keine Fixkosten

Dabei halten sich die Kosten in Grenzen: Unser Entgelt startet ab 4,99 Euro pro Stunde. Viele Start-ups müssen auf jeden Euro achten. Da können und möchten wir helfen. Deshalb gibt es bei uns auch weder einen Mindestumsatz noch Kündigungsfristen, die eingehalten werden müssen.

Lohnt es sich für diesen Stundenlohn als Virtueller Persönlicher Assistent zu arbeiten?

Hier darf man nicht den Fehler machen, Äpfel mit Birnen zu vergleichen. Unsere Assistenten stammen oft nicht aus Deutschland, sondern unter anderem aus osteuropäischen Ländern. Hier ist ein deutlich geringeres Durchschnittseinkommen an der Tagesordnung, während zugleich auch das Preisniveau niedriger ist als in Deutschland.

Auch wenn der Stundenverdienst unter dem deutschen Mindestlohn liegt, so bewegt er sich wiederum wesentlich über dem in den Heimatländern üblichen Verdienstmöglichkeiten.

Hinzu kommt, dass viele unserer Assistenten in ländlichen Regionen leben, wo sich ihre Verdienstchancen in Grenzen halten, besonders wenn sie sich auch noch um Kinder und Familie kümmern müssen. Dies bestätigen uns auch immer wieder unsere Assistenten im persönlichen Gespräch.

Man könnte sagen, dass es sich um eine Win-Win-Situation für beide Seiten handelt: Die Assistenten verdienen für ihre Verhältnisse überdurchschnittlich gut, unsere Kunden erhalten kostengünstige Unterstützung.

Welche Tätgkeiten könnten Selbständige im Netz auf diese Weise outsourcen?

Auf den ersten Blick können sich viele Unternehmer/innen gar nicht vorstellen, welche Aufgaben sie outsourcen könnten. Doch dank Internet und Telefon gibt es sogar sehr vielfältige Möglichkeiten der Entlastung, beispielsweise in diesen Bereichen:

• Recherchen (z. B. Adressrecherche, Wettbewerbsanalysen, Reiseplanung, Hersteller-Datensätze)
• Übersetzungen in mehreren Sprachen
• Kundenservice (z. B. Erstellen von Angeboten, Antworten auf Fragen zu Produkten und Bestellungen, Kundenservice im E-Commerce)
• Betreuung von Social Media-Kanälen (z. B. XING, Facebook)
• Arbeiten im Bereich der Suchmaschinenoptimierung
• Pflege von Webshops und E-Commerce-Plattformen wie eBay oder Amazon
• Grafik- und Designarbeiten

Natürlich wäre es vermessen zu behaupten, jeder unserer Virtuellen persönlichen Assistenten könnte jede beliebige Aufgabe abdecken. Aber wir wählen intern den Kollegen aus, der am besten dafür geeignet ist.

Haben wir intern kein entsprechendes Know-how verfügbar, vermitteln wir unseren Kunden Dienstleister, die die Aufgabe übernehmen können. So nehmen wir ihnen auch bei schwierigeren Aufgabenstellungen den Stress.

Wie hat sich ihr Startup entwickelt und wo lagen die größten Herauforderungen?

eAssistentin.de ist in einem klaren Nischenmarkt tätig, der von vornherein keine riesigen Wachstumssprünge ermöglicht. Dennoch wachsen wir Stück für Stück und sichern uns unseren Marktanteil.

In einer Sparte, in der es ausschließlich um die individuelle Zusammenarbeit von Menschen geht, ist es schwierig, eine Kundenzufriedenheit von 100 Prozent zu erreichen. Die größte Herausforderung ist es, den Kunden bereits von Beginn an die richtige virtuelle Sekretärin zur Seite zu stellen, denn die an sie gerichteten Aufgaben, Anforderungen und Wünsche sind sehr unterschiedlich.

Leider kommt es natürlich auch vor, dass wir Anforderungen des Kunden nicht erfüllen können. Beherrscht niemand aus dem Team die gewünschte Fähigkeit (z. B. Kenntnisse einer speziellen Branchensoftware), so müssen wir einen Auftrag mitunter auch absagen bzw. einzelne Aufgaben ablehnen. Bei Bedarf können wir dann aber oftmals passende Dienstleister vermitteln, die die gewünschte Fähigkeit besitzen.

In Ihrer Branche gibt es eine große Konkurrenz. Wie gehen Sie damit um?

In einem derart beschränkten Nischenmarkt kämpfen die Anbieter um jeden Kunden. Auf Dauer bestehen und langfristige Kundenbeziehungen aufbauen können jedoch nur die Dienstleister, die Kontinuität bei den Ansprechpartnern und eine hohe Qualität der Arbeiten gewährleisten können.

Seit unserem Start vor sechs Jahren haben wir viele Anbieter kommen und gehen sehen. Nur die wenigsten schaffen es, sich langfristig zu etablieren. Heute schenken uns bereits viele Kunden aus verschiedenen Branchen ihr Vertrauen, viele davon auf Basis einer jahrelangen Partnerschaft.

eAssistentin.de hat es mittlerweile geschafft, sich am Markt zu etablieren. Unsere Kunden kommen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie vielen weiteren Staaten – unter anderem auch aus dem englischsprachigen Raum. Die meisten unserer Virtual Assistants sprechen neben Englisch auch Deutsch und verständigen sich so problemlos mit beiden Zielgruppen.

Natürlich wird die Konkurrenz im Bereich der virtuellen Assistenz dennoch immer ein Thema bleiben – deshalb treten wir nicht auf der Stelle, sondern achten darauf, unseren Service im Backoffice immer weiter zu verbessern.

Welche Tipps können Sie Selbständigen bei der Organisation des Outsourcing geben.

Am einfachsten gelingt der Start, wenn der Kunde sich zunächst alle Aufgaben notiert, die laufend anfallen. Dann kann er auswählen, welche er delegieren möchte. Wir prüfen, welche der erteilten Aufgaben wir ausführen können und für welche Tätigkeiten wir entsprechende Dienstleister recherchieren. Nach und nach kann er dann die Aufgaben an seine Virtuelle Persönliche Assistentin abgeben, wenn er sich von ihren Leistungen überzeugen konnte.

Bei neuen Aufgaben fordert der Kunde einfach einen Zwischenstand an, beispielsweise nach einer oder zwei Stunden. So kann er ihn kurz prüfen und Feedback an den Virtual Assistant geben.

Wiederkehrende Aufgaben erledigen die Online Assistenten gewöhnlich selbstständig und ohne die Notwendigkeit einer weiteren Kontrolle.

Wann lohnt es sich stattdessen jemanden fest einzustellen?

Dies ist in den wenigsten Fällen eine finanzielle Entscheidung, sondern hängt vielmehr von der Aufgabe und den Anforderungen ab. Ist für die Abarbeitung der Aufgaben beispielsweise zwingend die persönliche Anwesenheit vor Ort notwendig, macht der Einsatz einer virtuellen Assistenz unterstützend Sinn.

Zudem ist es eine Frage der Flexibilität. Ein festangestellter Mitarbeiter wird bezüglich der Arbeitszeiten und -dauer niemals so flexibel sein können wie eine virtuelle Assistentin. Besonders bei einem nur geringen Einsatz von nur wenigen Stunden pro Woche lohnt sich die Festanstellung im Regelfall nicht.

Zum Schluss würde ich mich über ihrer wichtigsten Tipps für Gründer freuen.

Natürlich können wir aus unserer Perspektive nur jedem Selbständigen dazu raten, sich Hilfe in Form eines virtuellen Assistenten als Start-up-Service zu holen. Auf den ersten Blick verursacht dies zwar Kosten. Können sie sich in der gesparten Zeit aber ihrem Kerngeschäft widmen, sind diese schnell hereingeholt.

Hinzu kommt, dass es auch für Gründer keinen Sinn macht, alles selbst machen zu wollen. Niemand kann alles gleich gut und wenn sich der Existenzgründer zwischen all seinen Jobs aufreibt, wird er in einem Jahr nicht einmal mehr die wichtigsten seiner Aufgaben erledigen können.

Mein zweiter wichtiger Tipp ist: Die Kunden und das Team immer um Feedback bitten. Nur wenn man ehrliche Kritik (und auch Lob) bekommt, weiß man, was richtig läuft und was eben nicht. Informiert uns ein Kunde darüber, dass er unzufrieden ist, kann er die eAssistentin wechseln. Erfahren wir allerdings nichts davon, können wir auch nicht reagieren.

Zudem sollte jeder, der Dienstleistungen in Anspruch nimmt, auch selbst Feedback geben – im positiven wie im negativen Sinne.

Danke Herr Schiesler für das Interview