Case Study: Online-Shop – Wie automatisiere ich mein Online Business Teil 2

Im ersten Video hat Thomas den Grundgedanken der Automatisierung vorgestellt. In diesem Teil wollen wir etwas konkreter werden und als konkreten Fall einen Online-Shop* betrachten.

Der Webshop ist ein klassisches Geschäftsmodell im E-Commerce Bereich, das es lange vor Social Media und mobilem Internet gab.

In diesem Teil möchten wir dir exemplarisch zeigen, wie man bestimmen kann, welche Aufgaben automatisiert werden können und welche Bereiche vom Unternehmer selbst übernommen werden sollten.

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Was sind die Kernaufgaben in meinem Unternehmen? Wie kann ich mein Unternehmen als Maschine betrachten?

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Um das herauszufinden, stelle Dir zuerst die Frage, welche Aufgaben wirklich essentiell für dein Geschäftsmodell sind. Womit wird in deinem Unternehmen der größte Wert geschaffen und welche Prozesse müssen unbedingt funktionieren?

Darum geht es in diesem Video.

Am besten erstellst Du Dir ein Schaubild, das Dein Unternehmen aus der Vogelperspektive abbildet. Trage direkt alle wichtigen Schnittstellen zwischen den Prozessen ein. Anschließend kannst du dir eine zweispaltige Übersicht erstellen, in der du alle Prozesse unterteilst in

  • a. Aufgabe könnte auch jemand anders erledigen
  • b. Aufgabe muss vom Unternehmer oder Entscheidungsträger übernommen werden

In die erste Kategorie fallen in der Regel alle Aufgaben des alltäglichen Geschäfts. Als Faustregel gilt: Jede Aufgabe, die mehr als ein Mal anfällt, ist ein Prozess. Und jeder Prozess, der alltäglich anfällt, sollte automatisiert werden.

In die zweite Kategorie fallen Aufgaben, die besonders wichtig oder vertraulich sind. Alle strategischen Entscheidungen sollten natürlich vom Chef getroffen werden. Wenn größere Geldbeträge fließen, sollte die Aufgabe auch nicht ohne weiteres an einen Mitarbeiter delegiert werden.

Konkreter Case: Die wichtigsten Prozesse bei einem Online-Shop für Hängematten

Ein Freund von mir betreibt den größten Online-Shop für Hängematten in Holland. Aktuell rollt er sein Unternehmen auf viele weitere Länder in Europa aus.

Wir haben uns bei einem Sunny Office-Aufenthalt in Spanien viel über die Kernaufgaben seines Shops unterhalten. Ich habe erfahren, dass er operativ so gut wie gar nicht mehr an seinem Unternehmen arbeitet. Er kümmert sich nur noch darum, dass das Marketing läuft und das Unternehmen sich strategisch weiterentwickelt.

In seinem Unternehmen taucht vor allem der Verkaufsprozess in der exakt selben Reihenfolge immer wieder auf, tausende Male jeden Monat.

  1. Kunde bestellt Hängematte auf der Website.
  2. Jemand muss überprüfen, ob die Zahlung eingegangen ist.
  3. Hängematte muss im Lager gesucht, verpackt und verschickt werden.

Dazu kommen natürlich die Aufgaben im Hintergrund wie Lagerhaltung oder die technische Betreuung der Website. Die einzige kritische Aufgabe, die er noch selber übernimmt ist das Marketing. Und das auch nur, weil er eine absolute SEM/SEO-Koryphäe ist und es niemals zugeben würde, dass jemand anders besser darin sein könnte als er.

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Wie automatisiere ich einen Hängematten-Shop? Ein Überblick der Komponenten

  1. Die wichtigste Komponente ist Technologie. Wenn meine Website, mein Shopsystem und meine Lagerhaltungssoftware gut funktionieren, muss ich kaum noch in die Prozesse eingreifen und muss nur noch administrative Aufgaben übernehmen.
  2. Für alle Aufgaben, die etwas unregelmäßiger sind und die keine Software übernehmen kann, brauche ich Personal. Das können Manager, Aushilfen oder Virtuelle Assistenten sein. Im Online-Shop fällt zum Beispiel das Bearbeiten von Produktbeschreibungen und Bildern, das Einpflegen von neuen Produkten, das Erstellen von Reports oder der Kundensupport in diese Kategorie.
  3. Eine unbeliebte aber wichtige Komponente ist der Bereich Buchhaltung, Finanzwesen und Steuern. Sobald der Shop läuft, sollte alles von einem Buchhalter und Steuerberater erledigt werden.
  4. Das Marketing ist oft am schwierigsten outsourcebar, zumindest als gesamter Teilbereich. Ein Assistent kann mich aber hervorragend bei allen regelmäßigen Aufgaben unterstützen. Ich bin überzeugt davon, dass das Marketing die wichtigste Aufgabe eines Unternehmers und gleichzeitig die wichtigste Feuertaufe eines jungen Unternehmens ist. Fällt das Marketing sehr leicht, habe ich ein gutes Produkt und mein Unternehmen hat großes Potenzial. Fällt es mir sehr schwer, Aufmerksamkeit für mein Produkt zu gewinnen, ist mein Produkt vielleicht nicht besonders gut.
  5. Die letzte Schlüsselkomponente ist die Beschaffung, Lagerhaltung und der Versand. Dieser Bereich wird in seinem Shop durch zwei festangestellte Logistiker erledigt, weil er nicht virtuell abgebildet werden kann.

Wie geht es weiter?

Ich hoffe, du lässt dich nicht davon entmutigen, dass wir erstmal viel über Prozesse sprechen. Um ein Unternehmen zu automatisieren und ein passives Einkommen aufzubauen, ist es aber leider absolut essentiell, mein Unternehmen zuallererst von Grund auf zu verstehen und alle Prozesse genau zu kennen.

In den nächsten Teilen gehen wir detailliert darauf ein, wie du günstig Mitarbeiter und Assistenten findest, die nur so viel kosten, dass dein Profit nicht darunter leidet. Anschließend stellt dir Thomas eine Vielzahl praktischer Tools vor, die dir viel Arbeit bei der Automatisierung deines Unternehmens abnehmen können. Im letzten Video stellen wir dir dann Schritt für Schritt vor, wie wir unser eigenes Unternehmen Strandschicht automatisiert haben.

Autoren

Thomas Jakel und Bastian Kröhnert sind Geschäftsführer von Strandschicht – Virtuelle Persönliche Assistenten. Mit Strandschicht haben sie sich darauf spezialisiert Unternehmen mithilfe von Technologie und Virtuellen Assistenten zu automatisieren. 2010 haben sie ihr eigenes Unternehmen nach diesem Vorbild aufgebaut, um ein halbes Jahr in Brasilien leben zu können, ohne sich Sorgen um die Firma oder ihr Einkommen machen zu müssen.

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7 Gedanken zu „Case Study: Online-Shop – Wie automatisiere ich mein Online Business Teil 2“

  1. Insb. für tägliche Aufgaben, die mit Onlineservices abgebildet werden können, würde ich jedem “Digi Worker” noch empfehlen, mal einen Blick auf If-This-Then-That zu werfen:
    Damit kann man Internetdienste übergreifend (semi)automatisieren, und sich viel Zeit sparen.
    Hat jetzt zwar nichts mit Buchhaltungsautomatisierung zu tun, aber da findet sich sicherilch auch noch was, irgendwann ;-)

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  2. Hochinteressanter Artikel, ich als hobbymäßiger PHP und mySQL Fan finde das Internet ohnehin aufgrund der Automatisierungsmöglichkeiten hochspannend!

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  3. Hi, ich selber nutze einen Passive Affiliate Shop. Dieser wirft passive Einnahmen ab.
    Durch die Technik heutzutage kann man so gut wie alles automatisieren, würde ich mal behaupten.
    Super Interessantes Thema

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  4. Das ist ziemlich kompliziert im Bereich Marketing und ich kann mir nicht vorstellen das man sich auf die Assistenten/innen verlassen kann. Man muss die Arbeit ja auch überprüfen um eine bestimmte Qualität zu erreichen. Gute ausgebildete Mitarbeiter sind mit Sicherheit die bessere Wahl. Die Technik kann man aber sicherlich im Bereich Ecommerce gut automatisieren.

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  5. Wieviel bekommen denn die Virtuellen Assistenten von den einzelnen Preisstufen bei Strandschicht.de ab? Das sind ja extreme Preise. Da kann doch was nicht stimmen!?

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    • Wenn jemand beispielsweise in Bulgarien angestellt ist, kann ein VPA so vor Ort durchaus ein überdurchschnittliches Gehalt verdienen. Viele junge Familien beispielsweise haben so ein Einkommen, ohne ihre Heimat verlassen und nach Arbeit suchen zu müssen (ca. 10% Arbeitslosigkeit in Bulgarien).

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