Outsourcing als effektive Strategie für Selbstständige – Vorteile, Nachteile und Tipps

Fast die Hälfte der Selbstständigen in Deutschland arbeitet mehr als 48 Stunden in der Woche. Diese Angaben ergab eine Untersuchung des Statistischen Bundesamtes, deren Ergebnisse unter anderem auch bei dem Portal Perspektive Mittelstand nachzulesen sind.

Viel Zeit verwenden Selbstständige auf Aufgaben, die eigentlich nicht zu ihrem Kerngeschäft gehören. Das Auslagern verschiedener Aufgaben, besser bekannt als Outsourcing, spart Zeit ein und kann Selbstständige entlasten.

Welche Vorteile hat Outsourcing?

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Die Vorteile des Outsourcings liegen auf der Hand: Wer bestimmte Arbeitsschritte auslagert, hat mehr Zeit für die eigentliche Arbeit und neue Aufträge. Die Qualität der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen leidet so nicht unter dem Versuch, alle Aufgaben unter einen Hut bringen zu wollen.

In bestimmten Bereichen, wie der Steuererklärung oder Übersetzungen, ist es zudem von Vorteil, diese Arbeit von Fachleuten erledigen zu lassen. Diese sorgen mit ihren Fachkenntnissen für Qualität.

Wer viel Arbeit hat, aber nicht die finanziellen Möglichkeiten, einen Mitarbeiter einzustellen, hat so mit Outsourcing eine gute Alternative. Je nachdem, welche Aufgaben ausgelagert werden, lässt sich so ein Netz von Fachleuten aufbauen und diese können im Idealfall auch zu Kunden werden.

Kurz gesagt bietet effektives Outsourcing

• Zeitersparnis
• Konzentration auf die Kernkompetenzen
• Expertenleistungen

Wann lohnt sich Outsourcing?

Das Weiterreichen von speziellen Aufgaben lohnt sich nicht für jeden Selbstständigen. Eine wesentliche Bedingung dafür, dass Outsourcing effektiv ist, ist eine daraus resultierende Zeit- und Geldersparnis.

Wer als Selbstständiger alle erforderlichen Aufgaben mit dem dazugehörigen Fachwissen selbst erledigen kann, ohne dass Zeit für das Kerngeschäft verloren geht, braucht sich keine Gedanken über das Auslagern von Arbeit zu machen. Dies ist jedoch in den seltensten Fällen zutreffend, man führe sich nur einmal vor Augen, das dafür Fachkenntnisse in vielen Bereichen wie Buchhaltung, Design oder Marketing nötig sind.

Zudem sollte bedacht werden, dass Laien, auch wenn sie sich weiterbilden, dennoch nur in wenigen Fällen die gleiche Qualität produzieren wie Experten, deren Beruf es ist. Wer als Selbstständiger Designaufgaben oder ähnliches nur halbherzig übernimmt, wird so nicht an die Arbeit eines Fachmanns herankommen und das auch nicht selbst beurteilen können.

Outsourcing lohnt sich dann, wenn untergeordnete Aufgaben wichtige Zeit wegnehmen. Wer seine Webtexte selbst schreibt, aber dafür Stunden braucht, sollte über das Beauftragen eines Texters oder Copywriters nachdenken. Wer genau weiß, wie viel Zeit er mit untergeordneten Aufgaben verbringt, kann zudem ausrechnen, ab wann das Beauftragen externer Experten eine Geldersparnis bedeutet.

Outsourcing ist außerdem ratsam, wenn ein bedeutendes und aufwendiges Projekt ansteht und keine Zeit für anderes bleibt.

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Welche Bereiche eignen sich für Outsourcing?

Im typischen Arbeitsalltag gibt es einige Bereiche, die sich outsourcen lassen. Das betrifft vor allem die Bereiche

• Texterstellung
• Buchhaltung
• Steuerklärung
• Übersetzungen
• PR und Marketing
• Design und Grafik

Wessen Dienstleistung oder angebotenes Produkt nicht gerade in einem dieser Bereiche besteht, dem empfiehlt es sich darüber nachzudenken, ob diese alltäglichen Arbeitsschritte unnötige Zeitfresser sind und ausgelagert werden können.

Die Möglichkeiten, externe Experten zu beauftragen, sind vielfältig: Es gibt die verschiedensten Portale und Börsen, die Texter, Grafiker, Programmierer oder andere Spezialisten vermitteln. Ganz abgesehen von den unzähligen Steuerberatern und Buchhaltern, die in Büros arbeiten oder auch selbstständig sind. Von Vorteil ist ein gutes Netzwerk aus Kontakten, denn trotz des großen Angebots an Agenturen und Portalen ist eine aus Erfahrung resultierende persönliche Empfehlung immer noch unersetzlich.

Wer zunächst denkt, dass professionell beauftragte Steuerberater oder Buchhalter zu viel Geld kosten, sollte sich vor Augen halten, dass man durch sie nicht nur Zeit, sondern auch sehr viel Frustration sparen kann. Gerade eine fehlerhafte Buchhaltung kann sehr schnell zu einer Belastung werden. Wer Bereiche wie die Buchhaltung auslagert, spart nicht nur Zeit, sondern kann auch auf den Kauf von spezieller Software verzichten.

Worauf ist beim Outsourcing zu achten?

Die Entscheidung, bestimmte Arbeitsschritte auszulagern, sollte genau abgewogen und ein erstes Scheitern vorsichtshalber eingeplant werden.

Wichtig ist zudem, nicht gleich den ersten Anbieter zu wählen. Wer sich vorab informiert und auch Preise vergleicht, kann zusätzlich Geld sparen. Das bedeutet, dass auch Angebote genau auf Transparenz und klare Regelungen geprüft werden. Was passiert bei Unzufriedenheit oder nicht fristgerechter Lieferung? Das sind Regelungen, die vor dem Beauftragen externer Dienstleister einer Klärung bedürfen.

Grundsätzlich sollte der Handlungsrahmen klar abgesteckt sein: Welche Aufgabe wird ausgelagert, was genau wird von dem extern Beauftragten erwartet? Je präziser man selbst seine Erwartungen formulieren kann, desto präziser können Buchhalter, Steuerprüfer, IT-Experten oder Texter Auskunft darüber geben, wie viel Zeit die Aufgaben benötigen und wie hoch die Kosten sind. Vor allem die Buchhaltung, Lohnbuchhaltung und Steuerprüfung sind Bereiche, bei dem viele Selbstständige durch das Outsourcen viel Zeit und Aufwand einsparen können.

Beispiel: Outsourcing von Texten
Wer sich als Selbstständiger im Internet bewegt, kommt um gute Texte nicht herum. Das können Texte für die eigene Webpräsenz sein, für Social Media oder Blogbeiträge. Dabei geht es in den Texten nicht mehr nur um das Präsentieren von Informationen oder das Ansprechen von potenziellen Kunden. Texte für den Onlinebereich sollten bestimmte SEO-Richtlinien erfüllen.

Ein weiterer wichtiger Faktor bei einem Internetauftritt ist die Aktualität: Im Idealfall sollten regelmäßig aktuelle Beiträge veröffentlicht werden. Die Pflege des Internetauftritts ist eine Zeitfrage. Wer dafür keine Zeit hat oder sich mit Themen wie SEO oder SEA nicht auskennt, kann sich weiterbilden oder seine Webtexte outsourcen.

Erfahrener Texter wissen, wie sie Informationen für einen Text schnell recherchieren und aufarbeiten. Er kennt die besten Formulierungen, um Begeisterung zu entfachen oder sich die Aufmerksamkeit zu sichern. Während man als Selbstständiger, der das Schreiben nur als lästige Pflicht betrachtet, mitunter seine speziellen Fähigkeiten und sein Fachwissen und die Begeisterung für das angebotene Produkt nicht immer im Text transportieren kann.

Wer wenig Freude an diesem Bereich der Arbeit hat, kann auch klassische Publikationen wie Broschüren oder Pressemitteilungen outsourcen oder zumindest seine ersten Entwürfe lektorieren oder korrigieren lassen. Via Internet lassen sich ganz einfach verschiedene Portale finden, die Schreibexperten vermitteln. Dabei wird häufig zwischen Ghostwriter, Copywriter und Texter unterschieden. Prinzipiell liegen alle drei Bezeichnungen nah beieinander. Während Copywriter und Texter jedoch vor allem auf werbende Texte spezialisiert sind, bieten Ghostwriter je nach Fachwissen auch neutrale oder wissenschaftliche Texte an.

Wer seine Texte an einen Ghostwriter oder Texter auslagert, sollte anhand vorhandener Referenzen die Qualität des Beauftragten überprüfen. Zudem ist ein präzises Briefing wichtig. Nur wenn der Ghostwriter alle wichtigen Anforderungen an den Text kennt, kann er den Vorstellungen entsprechen.

Zu einem guten Briefing für einen Ghostwriter gehören neben dem eigentlichen Inhalt des Textes auch Informationen darüber, wer mit dem Text angesprochen werden soll oder ob er online veröffentlicht oder gedruckt wird. Bevor ein externer Schreiber beauftragt wird, ist es empfehlenswert, mit diesem seine Kapazitäten abzuklären, sodass wöchentlich oder monatlich benötigte Texte auch von ihm zu bewerkstelligen sind.

Für das Outsourcing von Texten gibt es verschiedene Möglichkeiten: Es lassen sich freie Autoren, eine Agentur oder eine Plattform beauftragen. Agenturen und Plattformen haben den Vorteil, dass sie meist günstiger sind und vor allem aufgrund ihres großen Pools an Textern schnell ein passender Autor gefunden wird. Allerdings ist in vielen Fällen keine direkte Kommunikation mit den Autoren möglich. Gerade bei Agenturen kann es passieren, dass die beauftragten Texte von unterschiedlichen Ghostwritern geschrieben werden, sodass der erste Text gefällt und der Zweite aber nicht mehr.

Bei Plattformen, auf denen die Autoren zudem nach Wortanzahl bezahlt werden, kann es vorkommen, dass die Qualität leidet. Autoren versuchen mitunter mit teilweise leeren Worthülsen Texte in die Länge zu ziehen, um mehr Geld zu verdienen.

Der Vorteil von Agenturen und Plattformen ist jedoch, dass lediglich eine Anmeldung notwendig ist, um einen Autor für seinen Text zu finden und man sich selbst nicht auf die Suche begeben muss.

Daher sollte abgewogen werden: Langfristige gleichbleibende Qualität lässt sich bei Texten am besten sicherstellen, wenn man mit dem Ghostwriter direkt in Kontakt treten und eine faire Entlohnung garantieren kann, die dem Aufwand entspricht. Schnell benötigte Texte, bei denen es mehr auf Quantität ankommt, lassen sich auch gut bei Agenturen in Auftrag geben.

Welche Nachteile hat Outsourcing?

Selbst wer gute Gründe hat, bestimmte Aufgaben auszulagern, kann auf Nachteile des Outsourcings stoßen. Denn auch wenn ein Großteil an Zeit eingespart werden kann, ist daran zu denken, dass das Beauftragen externer Fachleute ebenso Vorbereitung benötigt.

Die Suche nach den passenden Personen und ein präzises Briefing sind zeitintensiv. Wenn es hart auf hart kommt, sind die Leistungen der beauftragten Personen dann so schlecht, dass man selbst noch einmal nacharbeiten muss. Um diesen Fall nicht eintreten zu lassen, empfehlen sich ein überdachtes Handeln beim Outsourcing und ein Zeitplan, der eventuell nötige Korrekturen mit einschließt.

Es ist ratsam, nicht immer sofort, das günstigste Angebot anzunehmen, sondern darauf zu achten, dass die beauftragten Personen über Referenzen verfügen und gut erreichbar sind. Es gibt zwar viele Low-Budget-Anbieter, aber gute Qualität hat auch ihren Preis. Daher lohnt sich das Outsourcen erst, wenn genügend Geld vorhanden ist, um die beauftragten Leistungen von Fachleuten erledigen zu lassen. Gerade für Selbstständige in der Anfangsphase ist das Outsourcen von Aufgaben daher nicht nur von Vorteil.

Fazit

Zusammengefasst ist Outsourcing auch für Selbstständige überlegenswert, denn so lässt sich Zeit und Geld einsparen. Das Outsourcen im Bereich Buchhaltung oder Steuerprüfung ist darüber hinaus sogar empfehlenswert, um Fehler zu vermeiden. Aufgabenbereiche wie das Verfassen von Webtexten oder Newsletter lassen sich besonders leicht kostengünstig auslagern.

Bevor jedoch Aufgaben ausgelagert werden, ist es ratsam eine realistische Kosten-Nutzen-Rechnung aufzustellen, sodass sich wirklich eine Zeit- oder Geldersparnis ergibt.

Autorin

Sabine Arndt arbeitet für Lass-andere-schreiben.de, eines der größten Portale im deutschsprachigen Raum für Textarbeiten und akademisches Ghostwriting. Bereits seit 2011 aktiv, verfügt das Portal über eine große Community rund um das akademische Arbeiten. Die Ghostwriter, Korrekturleser und Lektoren auf Lass-andere-schreiben.de helfen bei Businesstexten, Texten aus dem universitären oder schulischen Bereich oder privaten Texten wie Reden und Biografien.

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