3 Projekt-Phasen – So behältst du die Übersicht im Projektmanagement!

3 Projekt-Phasen - So behältst du die Übersicht im Projektmanagement!Projektmanagement ist für viele kein Fremdwort mehr. Darf es auch nicht sein, denn während Planung und Umsetzung sollte jederzeit die Kontrolle über Budgets und die verschiedenen Entwicklungen behalten werden. Damit jedes Projekt also möglichst problemlos abläuft, muss es gut geplant und verwaltet werden.

In diesem Artikel möchte ich heute drei typische Phasen eines Projektes beleuchten und ein paar Tipps geben, wie während der unterschiedlichen Stufen im Projektmanagement die Übersicht behalten werden kann.

Außerdem soll geklärt werden, wozu die jeweilige Phase gedacht ist und warum sie entsprechend wichtig erscheint.

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Die 3 Phasen im Projektmanagement

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Ein Projektmanagement durchläuft meist drei Phasen. Die Phasen stellen dabei unterschiedliche Stufen dar.

In der Entwicklung sind sie oft mit sogenannten Milestones verbunden. Das sind wichtige Ziele, die in der jeweiligen Phase erreicht werden sollten und nicht selten auch müssen, weil es vertraglich festgelegt wurde. Werden die Meilensteine nicht abgehakt, kommt es zu Zahlungsausfällen oder Vertragsstrafen.

Doch denken wir lieber kleiner und zwar in Form von Projekten, die in der Selbstständigkeit umgesetzt werden. Websites, Logos, eBooks und Ähnliches.

Phase 1: Projektstart & Planung

Jedes Projekt beginnt mit Phase 1 und somit dem eigentlichen Projektstart und der darauf folgenden Planung. In dieser Phase wird entschieden, wie das jeweilige Projekt umgesetzt werden soll und welche Ziele es im Detail verfolgt.

Bei einer Website stellen sich hier dann Fragen nach der Zielgruppe und welche Keywords besonders relevant sind. Außerdem sollte ein Zeitplan entwickelt werden, der gleichzeitig die Kosten im Blick behält. Ein Projekt darf nicht zu lange dauern, sollte aber auch nicht überhastet umgesetzt werden.

Bei Phase 1 kommt es auf die Details an. Wer sich in dieser Startphase Zeit nimmt, spart sich hinterher nervige Umwege. Wer hier einen Sprint hinlegen möchte, versäumt es, wichtige Fragen zu klären und muss später nacharbeiten. Auch sollten Ziele und Möglichkeiten des Projektes bereits ausführlich geschildert werden. Es muss während der Planung vollkommen klar sein, worum es geht, was das Ziel ist und wie das Ganze im Idealfall umgesetzt werden kann.

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Phase 2: Ausführung & Kontrolle

Die Phase 2 betrifft dann die konkrete Ausführung und Kontrolle des jeweiligen Projektes. Alles was in Phase 1 akribisch geplant wurde, wird nun nach und nach umgesetzt. Phase 1 ist deshalb so wichtig, weil es Phase 2 deutlich erleichtert. Im Idealfall müsst ihr jetzt nur noch eine Checkliste abarbeiten, um das Projekt nach Planung umzusetzen. Auch wenn es dabei zu unerwarteten Zwischenfällen kommt (was eigentlich immer passiert), steht der grundlegende Plan und es ist klar, wohin die Reise geht.

Während das Projekt umgesetzt wird, solltet ihr euch immer wieder selbstständig kontrollieren. Bleibt ihr im Budget, läuft alles wie gedacht, wo sind Stolpersteine zu finden und was könnte Probleme verursachen. Die Kontrolle der eigenen Arbeit ist ein wichtiger Bestandteil, vor allem für Soloselbstständige, die keinen Dritten haben, der noch einmal über die Ergebnisse schaut.

In diesem Teil von Phase 2 fallen auch immer wieder Mängel in der Planung auf oder aber es kommen Ideen hinzu, die ebenfalls noch umgesetzt werden könnten. Hier gilt es klar zu strukturieren, was im angepeilten Zeitplan möglich ist und eventuell darauf zu verzichten, wenn es die Projektplanung stören würde. Auch das Ablehnen guter Ideen gehört manchmal leider zur Projektplanung dazu, wenn die Umsetzung selbiger dort nicht sinnvoll unterzubringen ist.

Phase 3: Abschluss & Nacharbeit

In Phase 3 dreht sich dann alles um den Abschluss und die Übermittlung an den Kunden. Das Projekt wurde nach Plan umgesetzt, ist in Phase 2 vielleicht noch einmal geringfügig gewachsen, nun aber zu vollster Zufriedenheit fertigstellt worden. Zum Abschluss gehört immer auch die Benachrichtigung aller Teilnehmer. Der Kunde würde nun das Projekt bekommen und könnte noch einmal Feedback geben. Oft kommt es dann zu kleineren Wünschen und Anpassungen, die umgesetzt werden sollen. Keine große Sache.

Diese Nacharbeit gehört dazu und fällt in der Regel eher gering aus. Große Probleme darf es nicht mehr geben, da alles in Phase 1 geplant und besprochen wurde. Handelt es sich um eigene Projekte, wie beispielsweise eine Nischenwebsite, ist jetzt der Zeitpunkt gekommen, selbige online zu stellen. Hat euch ein Designer oder Texter geholfen, solltet ihr ihnen nun ebenfalls das finale Ergebnis präsentieren und ihnen eine Mail senden. Freelancer sehen es immer gerne, wenn sie ihre Mitarbeit noch einmal im Ganzen betrachten können.

Kleines theoretisches Beispiel der 3 Phasen im Projektmanagement

Spielen wir einfach mal ein kleines theoretisches Beispiel durch, um die drei Phasen noch einmal zu verdeutlichen. In diesem entwickeln wir eine Website. Ob für uns oder einen Kunden ist dabei egal, denn wir gehen Projekte immer mit der entsprechenden Professionalität und Planung an.

  1. In Phase 1 dreht sich alles um den Entwurf. Wir erstellen demnach ein Konzept und ein sogenanntes Wireframe. Geht es auch um Inhalte, sind Keywords und Suchvolumen wichtig sowie Content-Ideen für den Start. Das zeigen wir unserem Kunden und reagieren auf sein Feedback.
  2. In Phase 2 arbeiten wir die Ideen aus. Aus dem Wireframe wird die eigentliche Website und aus den Content-Ideen entstehen SEO-Optimierte Inhalte. Dabei fallen uns immer wieder Dinge auf, die in der Planung nicht ganz klar waren und auch Keywords kommen hinzu, da uns beim Schreiben der Inhalte weitere Longtails ins Auge fallen.
  3. In Phase 3 geht alles an den Kunden. Der möchte die Schrift noch etwas größer haben, also passen wir die CSS-Datei ein wenig an. Dann ist die Website online. Also benachrichtigen wir noch den Designer, der uns beim Logo geholfen hat, damit auch dieser das fertige Ergebnis seiner Arbeit bewundern kann.

Drei Phasen. Von der Planung über die Ausführung bis hin zum erfolgreichen Projektabschluss.

Saubere Projektplanung erspart Probleme im Projektmanagement

Tja und das waren sie dann auch schon, die drei Phasen eines Projektes. Durch die klare Aufteilung der unterschiedlichen Arbeitsschritte ist es möglich, auch bei komplexen Vorgängen die Kontrolle und Übersicht zu behalten. Ein Kern der Projektplanung ist es deshalb, unnötige Mehrarbeit zu verhindern und in jeder Phase genauestens zu wissen, was zu tun ist.

Je nach Projekt können die Phasen auch noch ausgebaut oder erweitert werden. Ein Hausbau ist zum Beispiel ein Projekt, was unweigerlich komplizierter erscheint, als eine Website. Dennoch finde ich, dass drei Phasen in der Regel ausreichen, um die Kontrolle zu wahren. Wer sich diese immer wieder bewusst macht und daran denkt, vorausschauend zu planen, wird es in der Selbstständigkeit bedeuten einfacher haben.

Das betrifft übrigens nicht nur Kundenprojekte, sondern eben auch eigene Nischenseiten, Blogs oder Grafiken, die erstellt werden müssen. Unterschätzt niemals eine gute Planung und die Projektierung der anfallenden Aufgaben.

Wie geht ihr eure Projekte an? Nutzt ihr die drei Phasen oder ignoriert ihr selbige und legt einfach direkt los?

Würde mich sehr interessieren, wie ihr das handhabt. Erfahrungen und Meinungen daher gerne in die Kommentare schreiben.

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2 Gedanken zu „3 Projekt-Phasen – So behältst du die Übersicht im Projektmanagement!“

  1. Hallo David,

    Ich finde es gut, dass Du hier mal darstellst, wie man einfache Projekte strukturieren kann. Oft wird einfach drauf los gearbeitet ohne sich vorher Gedanken zu machen – insbesondere bei der Arbeit als Selbständiger. Das ist nicht zwingend schlecht, kann aber zu Problemen führen.

    Ich persönlich setze mir einen Phasenplan mit Meilensteinen z. B. bis zum Go Live einer Website. Anschließend geht es dann in iterativer Weise in Wochen- bis Monatszyklen weiter. Dann bin ich im kontinuierlichen Verbesserungsmodus.

    Mir hilft dabei vor allem die Visualisierung als Roadmap mit Deadlines um mich zu fokussieren.
    Da kann das richtige Tool nützlich sein ;)
    Gruß Eike

    Antworten
  2. Hallo David, auch ich finde die Anleitung wirklich super. Viel zu oft wird auf die Planungsphase verzichtet bzw. direkt beendet weil ein paar gute Ideen in den Köpfen entstanden sind.

    Liebe Grüße aus Hamburg
    Celine

    Antworten

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