Als Selbständiger ist es eine der wichtigsten und auch der schönsten Aufgaben, Rechnungen zu stellen.
Manche manchen dies mit Excel, andere mit einem Desktop-Programm.
Immer beliebter wurden in den letzten Jahren Online-Services, die das Schreiben von Rechnungen und die Verwaltung der Kunden im Browser ermöglichen.
5 wichtige Online-Rechnung-Anbieter aus Deutschland habe ich vor einer Weile schon mal ausführlich vorgestellt.
Heute möchte ich 5 weitere interessante Online-Tools vorstellen, die man sich mal anschauen kann.
Im zweiten Teil des Artikels folgen dann weitere 5 Anbieter.
Online-Rechnung-Tools für Selbständige
Rechnungen schreiben ist wichtig. Aber genauso wichtig ist es auch den Überblick zu behalten.
Das gilt zum einen natürlich für die Rechnungen selbst. Welche wurden bezahlt, welche sind offen, wie sieht es mit wiederkehrenden Rechnungen aus usw.?
Aber auch die Verwaltung von Angeboten, Kunden, Lieferanten, Belegen usw. kann schnell unübersichtlich werden, weshalb man eine passende Software nutzen sollte.
Mittlerweile gibt es für Selbständige viele deutschsprachige Online-Angebote, die recht günstig sind und wenig Aufwand machen. Man muss nichts installieren und kann von unterschiedlichen Computern den Service nutzen.
Worauf sollte man generell achten?
Die verschiedenen Angebote sind oft recht ähnlich, unterscheiden sich aber in Details.
So sollte man in der Regel darauf achten, dass es ein deutscher (oder zumindest deutschsprachiger) Anbieter ist, dessen Server ebenfalls in Deutschland (oder zumindest in der EU) stehen. Es geht hier schließlich um wichtige Informationen, die nicht von Dritten eingesehen und entwendet werden sollen.
Des Weiteren sollte man sich die Begrenzungen anschauen, die viele Einsteiger-Tarife mit sich bringen. Oft ist die Zahl der anlegbaren Kunden begrenzt oder man darf nur eine bestimmte Anzahl Rechnungen im Monat schreiben. Je nach Art der Selbständigkeit kann man da evtl. schnell an Grenzen stoßen.
Manche Gründer legenWert darauf flexibel zu sein. Kurze Kündigungsfristen und Exportmöglichkeiten der eigenen Daten sollten da vorhanden sein.
Und bevor man sich entscheidet, sollte man unbedingt mehrere Varianten testen. Nur durch Testen findet man heraus, ob der Service wirklich zu den eigenen Anforderungen passt. Deshalb ist eine kostenlose Testmöglichkeit bei den meisten Anbietern möglich.
10 interessante Online-Rechnung-Tools
lexoffice
- lexoffice Rechnung & Finanzen
Die bekannte Firmensoftware-Schmiede Lexware hat vor einer Weile den Schritt in den Bereich Online-Rechnung-Tools gemacht.
lexoffice nennt sich der Service, der sich an Kleinunternehmer, Freelancer und Gründer richtet.
3 Tarife sind dort verfügbar, die alle grundlegenden Rechnungslegungs-Funktionen beinhalten, aber teilweise zusätzliche Features wie Kassenbuch, Umsatzsteuer-Voranmeldung usw. enthalten.
Die ursprüngliche Version “Rechnung & Finanzen” ist weiterhin als Einsteigerversion verfügbar. Damit kann man unter anderem Angebote, Rechnungen, Serienrechnungen, Gutschriften, Auftragsbestätigungen und mehr erstellen und verwalten. Es ist sogar ein Online-Banking integriert, so dass eine automatisch Zuordnung von Zahlungseingängen und Ausgängen möglich ist.
Ebenfalls enthalten ist eine iPhone App mit dem Namen “lexoffice scan”. Damit kann man Belege “einscannen” und im Rechnungsprogramm dann weiter verwenden. Wie schon oben erwähnt, ist auch hier die Belegerfassung möglich und Kunden & Lieferanten können verwaltet werden. Eine iPad-App zur mobilen Verwaltung ist ebenfalls enthalten.
Die Daten werden in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert und der Sicherheit wird viel Beachtung geschenkt.
Die Einsteiger-Version “Rechnung & Finanzen”, die für viele Selbständige im Netz ausreichend ist, kostet 6,90 Euro zzgl. MwSt. im Monat. Die etwas umfangreichere Version “Buchhaltung & Finanzen” kostet 11,90 Euro zzgl. MwSt. im Monat und das Komplett-Paket “Buchhaltung & Berichte” 14,90 Euro zzgl. MwSt. im Monat. Da es keine Mindestlaufzeit gibt, kann man jederzeit kündigen.
Weitere Infos gibt es in meinem Test.
Sage One
- Online-Rechnung-Service Sage One
Sage ist ein bekannter Anbieter von Büro-Software. Mit Sage One hat man nun auch ein Online-Rechnung-Tool am Start, welches sich an Selbständige und kleine Unternehmen richtet.
Dabei besteht der Service aus mehreren Modulen, von denen “Sage One Start” für Selbständige gedacht ist. Damit kann man Angebote, Rechnungen und Gutschriften erstellen und natürlich auch Artikel und Kunden verwalten.
Ebenfalls integriert ist das Online-Banking, so dass Zahlungseingänge zugeordnet, aber auch Rechnungen bezahlt werden können. Eine Schnittstelle zu “Sage One Lohn & Gehalt” ist enthalten. Dieses Paket kostet 8,- zzgl. MwSt. im Monat.
Weiterhin ist das Pakee “Buchhaltung” (14,- Euro netto im Monat) verfügbar. Dieses bietet alle Voraussetzung, die eigene Buchhaltung zu machen, Umsatzsteuervoranmeldungen einzureichen, die Jahresabschlussbilanz zu erstellen usw.. Eine Schnittstelle zu DATEV ist in beiden Tarifen vorhanden.
Sicherheit wird auch hier groß geschrieben. Zertifizierte Rechenzentren und Backups sind inklusive.
In der 30-tägigen Testphase kann man das Tool kostenlos und unverbindlich testen und muss danach auch nicht kündigen.
GSales
- Als Cloud- oder Installations-Version verfügbar
Über gSales habe ich schon vor einer Weile einen Artikel hier im Blog geschrieben.
Es handelt sich dabei ebenfalls um ein Abrechnungssystem, mit dem Selbständige, Freelancer und auch Unternehmen Kunden verwalten und Rechnungen verfassen können. Dabei kann man allerdings nur Rechnungen stellen, aber nicht die eigenen Verbindlichkeiten verwalten.
Eine Online-Banking Schnittstelle ist ebenso enthalten, wie auch umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten. Sogar ein Kunden-Newsletter kann von hier aus versendet werden. Zudem ist das Tool für verschiedene Nutzer ausgelegt.
Eine Besonderheit ist, dass man entweder die Cloud-Variante für 15 Euro netto im Monat buchen kann oder man kauft oder mietet die selbst zu installierende Version. Diese kann man dann auf einem eigenen Server installieren und hat somit die volle Kontrolle über die eigenen Daten. Für manche ist dies ein großer Pluspunkt.
Die Cloud-Version kann man 30 Tage unverbindlich und kostenlos testen.
Scopevisio
- Scopevisio bietet viele Module für Unternehmen
Scopevisio ist eine umfangreiche Unternehmenslösung, die Module für Projektmanagement, Buchhaltung, Marketing, Vertrieb usw. bereitstellt. Unter anderem gibt es die Möglichkeit Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften und mehr zu erstellen und zu verwalten.
Natürlich ist auch hier eine Online-Banking-Anbindung integriert, die es ermöglicht Zahlungseingänge zu übernehmen. Ein eigenes Design für alle Dokumente und der Versand per Mail ist ebenfalls möglich. Verschlüsselung und Backups sind ebenso vorhanden wie die Nutzung von zertifizierten Rechenzentren in der EU.
Die Preis-Struktur ist hier etwas komplizierter. Neben den beiden großen Tarifen “Business Suite” und “Enterprise Suite”, die 59,95 Euro bzw. 79,95 Euro zzgl. Mwst. im Monat kosten und für Unternwehmer gedacht sind, gibt es noch 2Go Anwendungen.
Das sind verschiedene kleine Services, die hinzugebucht werden können und per App funtionieren. Das sind z.B. die PROJEKTE2GO oder die KASSE2GO Anwendung.
Bei Scopevisio besteht die Möglichkeit den Service 30 Tage lang kostenlos zu testen. Für Selbstständige ist der Service auf Grund des Preises aber eher nichts.
Hinweis: Seit einer Weile gibt es eine spezielle Edition für Freelancer und Agenturen, mit der diese von der Kundenverwaltung bis hin zur Rechnungserstellung alles erledigen können.
Smallinvoice
- Smallinvoice ist einfach und flexibel
Aus der Schweiz stammt der Service smallinvoice.de.
Dabei handelt es sich um einen Service, mit dem man Rechnungen stellen und verwalten kann.
Man hat das System an die deutschen Anforderungen angepasst und natürlich kann man alle Dokumente an das eigene Corporate Design anpassen.
Pluspunkte sind der weltweite Postversand, sodass man die Rechnungen nicht mehr selbst ausdrucken und verschicken muss. Zudem gibt es ein einfaches Projektmodul und eine Zeiterfassung.
Weiterhin sehr gut finde ich, dass man im Free-Tarif sehr viele Dokumente, Kunden, Artikel und Benutzer anlegen kann. Insgesamt ist der Tarif auf 70.000 begrenzt, was aber schon sehr viel ist.
Der “Starter”-Tarif für 13,- Euro pro Monat verschiedene Layouts verwenden und es ist kein Branding von Smartinvoice mehr enthalten. Wer z.B. die Lagerverwaltung und den kompletten Rechnungsworkflow möchte, muss 27,- Euro pro Monat für den Tarif “Professional” bezahlen. U.a. die Projektverwaltung gibt es erst mit dem “Business-Tarif” für 40 Euro pro Monat.
Eine Online-Demo steht zum sofortigen Testen bereit. Mit der Free-Version kann man aber ebenfalls sofort mit dem Testen mit eigenen Daten loslegen.
Fazit
Es gibt mittlerweile eine große Vielzahl an Online-Rechnung-Services. Von kleinen Startups bis hin zu etablierten großen Unternehmen ist dort alles dabei.
Die Funktionen ähneln sich, aber im Detail gibt es Unterschiede. Diese sollte man beachten und unbedingt die Testmöglichkeiten in Anspruch nehmen, bevor man sich für einen Anbieter entscheidet.
In Kürze stelle ich 5 weitere Online-Rechnung-Tools vor.
Was nutzt du zum Schreiben von Rechnungen?
- Excel, Word oder was ähnliches (45%, 219 Stimmen)
- Ein Online-Rechnungs-Service (24%, 119 Stimmen)
- Eine Desktop-Rechnungs-Software (23%, 111 Stimmen)
- Ich schreibe keine Rechnungen (8%, 38 Stimmen)
Teilnehmerzahl: 487 (max. 1 Stimmen)
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Guter Artikel, aber wir werden wohl kurzfristig bei Excel & Word bleiben 😉
OpenErp finde ich auch nicht schlecht. Gibt es sowohl als online wie auch als offline Version.
Mal sehen vielleicht kommt das Tool ja im nächsten Beitrag :-).
Vielen Dank für den Artikel, hatte nach nützlichen Online Tools für die Rechnungserstellung gesucht und bin nun fündig geworden.
Ich stand vor 1 Jahr schon vor der Entscheidung, welches Online Tool das richtige für mich ist. Damals habe ich 7 Online Tools für Rechnungsschreibung getestet. Darunter waren auch ein paar wesentlich bekanntere.
– fastbill.de ist wol eines der bekanntesten. Hier hat man eine Zeiterfassung und auch die Erfassung von Belegen. Preis ab 5,-€/Monat. Man kann hier sogar die Dokumente per Mausklick mit der Post verschicken.
– easybill.de fand ich auch sehr gut. Auch mit Angebot und umfangricher Zeiterfassung. Preis ab 9,-€/Monat
– debitoor.de kostenloses Online Tool zum schreiben von Rechnungen. In der Kostenpflichtigen Variante sind dann auch eine Belegerfassung und ein Banking mit enthalten.
Ich persönlich habe mich dann für Fastbill in der Plus Variante entschieden, weil es optisch sehr modern ausgesehen hat und mir eine Belegerfassung mit Steuerberaterzugang und eine Zeiterfassung und mehrer Benutzerzugänge bietet. Auch das verschicken der Rechnung per Post benötige ich des öfftern.
Wer sich etwas ausführlicher mit dem Thema beschäftigen will und über 27 Dienste komfortabel vergleichen , dem sei mein großer Vergleich unter coderblog.de/rechnungen-online-erstellen-der-grosse-vergleich/ empfohlen
Ach ja, ichhatte ja ganz vergessen, das mir damals schon dein Beitrag über die Online-Rechnungs-Tools weitergeholfen hatte.
Ich hoffe bei dem Teil 2 wird auch unsere Online-Rechnungsprogramm sevDesk miteinbezogen 🙂
Ich nutze nun schon seit fast 4,5 Jahren WISO Mein Büro, also eine Desktop Software. Ich bin wirklich zufrieden. Eine Jahrenlizenz kostet 90 Euro.
Ich liebäugle aber auch schon länger mit einem Online-Service. Das Angebot von Lexware sieht auf jeden Fall gut aus.
Das ist ein guter Artikel. Wann kommt Teil2?
Wir nutzen bei uns in der Firma das Desktop-Programm Orgamax, das in naher Verbindung zu WISO Mein Büro steht und für uns als mittelständische Firma einfach die beste Bürosoftware ist. Ob heutzutage selbst solch sensiblen Dinge im Geschäftsalltag in der – Achtung, Modebegriff – Cloud erledigt werden sollen, ist meiner Meinung nach fraglich.
Wir nutzen Word. Bei einer (manchmal auch zwei) Hand/Hände voll Rechnungen im Monat sicherlich die beste und günstigste Alternative. Externe Anbieter kommen für uns niemals in Frage. Viele Anbieter kommen und gehen, das Risiko ist zu groß sich kurzzeitig erneut umstellen zu müssen.
Ich habe auch lange Word und Excel genutzt, aber es wird schnell unübersichtlich. Ich habe mir dann für 30,- eine kleine Software namens Easy Invoice (www.peppertools.de) angeschafft und bin damit sehr zufrieden. Keine Limitierungen und die haben unser Briefpapier auch gleich für uns in die Software eingebunden.
Hallo Peer, hallo meine Vorredner,
mir fällt auf, dass hier in den Kommentaren besonders viele Leute davon reden, gar keine Buchhaltungs-Software, sondern Word&Excel zu verwenden. Ich habe lange Zeit auch zu denen gehört, aber bin mittlerweile der Meinung der Wechsel auf ein System, das dafür gemacht ist, war eine sehr kluge Entscheidung. Zugegeben, ich nutze keinen Online-Dienst, sondern eine Desktop-Software von Lexware. Aber die macht vieles um einiges besser:
– Kontrolle der Rechnungsnummern. Wie peinlich ist es, einem Kunden mitteilen zu müssen, dass man bei der Rechnungsnummer einen Fehler gemacht hat und dies nun nocheinmal korrigieren muss.
– Automatische USt-Erklärung. Wenn ich meine Rechnungen mit der Software schreibe und alle eingehenden Rechnungen darin verbuche, habe ich es jeden Monat (oder jedes Quartal) deutlich leichter, denn die USt-Erklärung ist quasi schon fertig 🙂
Das waren nur zwei der Vorteile, aber ich kann jedem nur dazu raten sich die entsprechenden Lösungen – z. B. auch online – einmal anzuschauen. Egal bei welchem Rechnungsvolumen.
Die Lexware Software hatte ich selbst im Einsatz. Nicht schlecht, aber man braucht eine ganze Weile um “reinzukommen”. Das Tool ist ziemlich mächtig!
Oh ja, das stimmt @Mailan, Die Lexware-Software ist wirklich nicht gerade intuitiv. Mir passiert es auch noch dauernd, dass ich irgendwelche Tastenkombinationen drücke und komplette falsche Dinge mache. Zum Glück ist noch nie etwas größeres passiert 😉
Danke für die Anregungen im Artikel! Ich werde mir mal 1-2 der Tools näher anschauen. Mal sehen ob ich meine Prozesse noch mehr optimiert bekomme.
Hallo Peer,
ich bin Gründer der Cloud-Rechungssoftware Waltix und auch ich hoffe, dass es hier irgendwann nochmal ein kleines Update oder vielleicht ja sogar ein neuer Artikel bezüglich neuer Tools & Anbieter auf diesem hart umkämpften Markt kommt 😉
Viele Grüße
Hanno
Die Lexware Software fand ich leider zu kompliziert und ich habe aufgegeben. Eine Software, die ich einfacher finde ist Invoice Simple. Sie ist auch cloudbasiert, jedoch neu auf dem deutschen Markt.