6 Zeitfresser im Büro und wie man ihnen entgeht

6 Zeitfresser im Büro und wie man ihnen entgehtEigentlich könnte alles so einfach sein, wenn es nach dieser Grundregel des Zeitmanagements geht: Gleichartige Arbeiten zusammenfassen, hintereinander und ohne Unterbrechungen abarbeiten. Die Realität in den Büros dieser Welt sieht leider anders aus. Ständig wird man abgelenkt von fragenden Kunden, dem aufblinkenden Postfach oder sturmklingelnden Telefon.

Und wenn einen schon nicht die anderen vom effizienten Arbeiten abhalten, dann entführen wir uns selbst gerne in die Tiefen des World Wide Webs oder verheddern uns in unnötiger Detailverliebtheit. Zeitfresser sind wie kleine Monster, die überall lauern. In der Regel sind sie dafür verantwortlich, dass wir am Ende des Tages trotz Überstunden das Gefühl haben, nichts geschafft zu haben.

Um eins gleich vorwegzunehmen: Alle Zeitkiller wird man niemals ausschalten können. Damit du in Zukunft dennoch deine Arbeitsproduktivität steigern kannst, habe ich für dich die sechs größten Zeitdiebe entlarvt und nenne gleich Strategien, wie du mit ihnen umgehen kannst.

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6 Zeitfresser im Büro und wie man ihnen entgeht

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1. eMails

Problem:
E-Mails sind schnell geschrieben, werden kostenlos verschickt und landen ohne Zustellverzögerung beim Empfänger. Diese Vorteile, die dem elektronischen Brief zum Welterfolg verholfen haben, der den Arbeitsalltag von Millionen Schreibtischtätern verändert hat, sind gleichzeitig ihr größter Malus. Eben weil das Medium E-Mail* so unkompliziert ist, werden wir Tag für Tag von unzähligen dieser Nachrichten zugeschüttet.

Eine brandaktuelle Studie bescheinigt: E-Mails kosten einen Arbeitstag pro Woche. Weil wir über den Tag verteilt ständig E-Mails lesen und schreiben, kommt uns die Beschäftigung damit nicht lange vor. Kumuliert jedoch verbringen wir ziemlich viel Lebenszeit mit ihnen.

Lösung:
Nur in den seltensten Fällen ist es kriegsentscheidend, dass eine E-Mail unmittelbar nach ihrer Ankunft abgearbeitet wird. Man sollte deshalb nicht ständig alles stehen und liegen lassen, nur weil das E-Mailprogramm den Eingang einer neuen Nachricht meldet. Stattdessen solltest du dein Postfach in Blöcken durchforsten, beispielsweise alle zwei Stunden zur vollen Stunde.

Wenn das Wissen über neue, ungesichtete Mails dich nervös macht, dann stelle die Benachrichtigungsfunktion deines Mailprogramms lieber aus. Sie lenkt dich nur ab und verhindert längere Phasen konzentrierter und somit produktiver Arbeit.

2. Telefon

Problem:
Auch wenn die E-Mail und diverse Kurznachrichtendienste das eine oder andere Telefonat abgelöst haben, tot ist der Fernsprecher noch lange nicht. Vieles lässt sich eben doch noch schneller am Telefon besprechen als aufwendig niederzuschreiben, insbesondere weil die Antwort oft umgehend erfolgt.

Vom Wesen her ist das Telefon ein ziemlich rücksichtloses Kommunikationsmittel. Unbarmherzig klingt es einen aus jeder Konzentrationsphase und fordert sofortige Aufmerksamkeit. Und wenn schon nicht das Bürotelefon klingt, dann doch zumindest das Mobiltelefon.

Lösung:
Es hat nichts mit Unhöflichkeit zu tun, wenn man mal nicht ans klingelnde Telefon geht, insbesondere dann nicht, wenn der Anrufende weiß, dass du nicht gestört werden willst. Führe deshalb eine tägliche “Stille Stunde” ein, in der du das Telefon ignorierst. Um nicht vom Klingeln gestört zu werden, solltest du es stumm schalten. Besser noch: Alle eingehenden Anrufe an das Sekretariat oder die Telefonzentrale weiterleiten, alternativ den Anrufbeantworter einschalten.

Informiere ständige Gesprächspartner wie Familienmitglieder, Kunden und Partner über deine anruffreie Zeit und ihren Grund, so verhinderst du Missdeutungen. Mache zudem deutlich, dass du in dieser Zeit auch auf anderen Wegen nicht gestört werden willst.

3. Perfektionismus

Problem:
Oft stehen wir uns selbst im Weg. Grund ist der Perfektionismus, den viele an den Tag legen, besonders dann, wenn sich die Arbeit mit ihren persönlichen Interessen deckt und sie sich mit ihr deshalb gut identifizieren können. Schwäche oder Stärke? In jedem Fall ist diese deutsche Tugend ein Zeitkiller! Wer viel Zeit mit Details vergeudet, die letztlich ohnehin niemand bemerkt, dem fehlt die Zeit für andere Arbeiten.

Wer gute Arbeit abliefert, der erhält meist genauso viel Lob wie der, der perfekte Ergebnisse liefert. Das führt letztlich sogar zu Frust und Demotivation bei den Perfektionisten, weil sie sich für ihren Einsatz nicht ausreichend wertgeschätzt fühlen. Perfektionismus ist vor allem dann ein Problem, wenn du dir selbst bewusst bist, dass deine Detailversessenheit zu viel Zeit frisst und andere Arbeiten oder die Freizeit deshalb auf der Strecke bleiben.

Lösung:
Mach dir das Paretoprinzip bewusst, das auch als 80/20-Regel bekannt ist. Demnach werden meist 80 Prozent der Ergebnisse in nur 20 Prozent der Gesamtzeit, die man beispielsweise für ein Projekt investiert, erreicht. Den Perfektionismus, um die letzten 20 Prozent zum Optimalergebnis zu erreichen, erkauft man sich teuer mit 80 Prozent Zeitaufwand. Stelle dir deshalb immer die Frage, ob dir der Perfektionismus das wert ist. Bringt dieser Aufwand einen ökonomischen Vorteil, oder lohnt es sich stattdessen eher ein neues Projekt in Angriff zu nehmen? Doch Vorsicht: Nutze das Paretoprinzip nicht als Ausrede um dir eine oberflächliche Arbeitsweise schönzureden.

4. Bürokratie

Problem:
Kaum jemand ist geplagter vom Verwaltungswahn hiesiger Behörden als Selbständige. Dabei kann man natürlich nicht leugnen, dass Grundsätzliches wie die jährliche Steuererklärung sein muss und auch einige branchenspezifische Spezialvorschriften Sinn machen.

Man sollte es den Menschen, die für ihren mutigen Schritt in die arbeits- und risikoreiche Selbständigkeit Anerkennung verdienen, jedoch nicht unnötig schwer machen, sondern sie lieber dabei unterstützen. Wer sich als Versandhändler regelmäßig mit der Batterie- und Verpackungsverordnung auseinander setzen muss und ständig über der leicht angreifbaren Widerrufserklärung brütet, der kann sich in dieser Zeit logischerweise nicht um sein Kerngeschäft kümmern.

Lösung:
Jeder sollte das tun, was er kann. Wer es sich deshalb leisten kann, der sollte darüber nachdenken, bestimmte Aufgaben Spezialisten zu überlassen und sich selbst auf seine eigenen Fähigkeiten und Kompetenzen zu konzentrieren. Die Buchhaltung ist sicherlich der Klassiker im Outsourcing, nicht zuletzt weil sie mitunter kompliziert ist und sich ihr Unterhaltungswert in Grenzen hält. Aber natürlich lassen sich nicht nur kaufmännische, sondern auch technische Aufgaben outsourcen, wie zum Beispiel die Serverbetreuung. Je routinierter oder standardisierter eine Aufgabe ist, desto einfacher und günstiger ist es diese abzugeben. Letztlich tut man damit nichts anderes als Prioritäten zu setzen.

So zielführend die Auslagerung unliebsamer Aufgabe auch sein kann, soll an dieser Stelle natürlich nicht verschwiegen werden, dass es durchaus seine Vorteile hat, wenn man zumindest ansatzweise weiß, wie zum Beispiel die Buchführung funktioniert. Es ist also keinesfalls falsch sich zu Beginn seiner Selbständigkeit diese Kenntnisse anzueignen und sie eine Zeit lang auch anzuwenden. Meist kann man sich in der Gründungsphase ohnehin keine externen Dienstleister leisten und ist auftragstechnisch noch nicht voll ausgelastet. Sobald das Geschäft aber angelaufen ist sind Überlegungen zum Outsourcing häufig sinnvoll.

5. Helfersyndrom

Problem:
Nicht nur im Kollegenkreis, sondern auch unter Geschäftspartnern und Kunden kennt jeder diese Typen. Die einen kriegen nichts alleine auf die Reihe und müssen ständig um Hilfe bitten, die anderen können und wissen einfach alles. Wenn du zur letztgenannten Gruppe gehörst und zudem ein Problem damit hast Nein zu sagen, dann kümmerst du die wahrscheinlich häufig um Dinge, die nicht zu deinem Aufgabenbereich gehören oder die mit dem Auftraggeber nicht vereinbart wurden und deshalb leider auch nur selten vergütet werden. Zudem kennt ein Helfersyndrom keinen Feierabend und so bastelst du abends noch am Flyer für den Schwager oder schraubst am Rechner vom Nachbarn. Schließlich arbeitest du ja am Computer und musst dich deshalb auskennen!

Lösung:
So schwer es dir zu Beginn auch fallen wird: Lerne Nein zu sagen! Natürlich sollst du niemandem wirklich dringliche und notwendige Hilfe versagen, erst recht nicht, wenn sie für dich ein Klacks ist oder viel von ihr abhängt.

Dem Kunden mal schnell bei einem PC-Problem zu helfen stellt deine Kompetenz unter Beweis und macht dich sympathisch. Vielleicht ist genau das der Pluspunkt, der dich von der Konkurrenz abhebt und dir den nächsten Auftrag verschafft. Lasse die Hilfestellung aber nicht zur Regel werden. Diese Menschen gewöhnen sich nämlich schnell daran, dass ihnen unliebsame Aufgaben abgenommen werden.

Auch wenn es dir einfacher und schneller erscheint, die Bitte zu erfüllen, statt sie auszuschlagen, solltest du mit Hinweis auf deinen Aufgabenberg und Kompetenzbereich hin und wieder ablehnen. Suchen Kunden immer wieder deine Unterstützung, dann nutze die Gelegenheit damit Geld zu verdienen und unterbreite ihnen ein Angebot, zumindest wenn die Aufgabe im weitesten Sinne deinen Geschäftsbereich tangiert.

6. Besprechungen

Problem:
Man sollte ja meinen, wenn man sich an einem Tisch versammelt um ein Projekt zu planen oder ein Problem zu lösen, dann führt dies zu schnellen Ergebnissen. Von wegen! Besprechungen, egal ob vor Ort oder am Telefon, egal ob mit Kollegen, Kunden, Lieferanten, Partnern oder Sonstigen gehören zu den größten Zeitdieben. Statt auf den Punkt zu kommen und zur Sache beizutragen reden die meisten aneinander vorbei oder nutzen die Versammlung zur Selbstdarstellung.

Lösung:
Um Besprechungen effizienter zu gestalten sollte man von vorneherein die Dauer des Meetings festlegen. Werden beispielsweise knackige 30 Minuten bis zur Auflösung der Versammlung vorgegeben, müssen sich alle Beteiligten in ihren eigenen Äußerungen kurz und prägnant halten und gemeinsam den Ergebnisprozess ankurbeln. Der Unterschied zu zeitoffenen Sitzungen ist verblüffend.

Natürlich gibt es auch komplexe Besprechungsthemen, die eine Zeitbeschränkung nicht zulassen und auch Kundengespräche kann man nicht einfach abwürgen. Ein großer Teil des täglichen Besprechungswahns lässt sich so aber tatsächlich zügeln.

Was lenkt euch am meisten im Büro von der Arbeit ab?

  • Social Media (27%, 36 Stimmen)
  • Kollegen (19%, 25 Stimmen)
  • etwas anderes (17%, 23 Stimmen)
  • Familie (16%, 22 Stimmen)
  • Kunden (Anrufe ...) (11%, 15 Stimmen)
  • eMails (8%, 11 Stimmen)
  • Ich werde nicht abgelenkt. (2%, 3 Stimmen)

Teilnehmerzahl: 135 (1 Stimmen)

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20 Gedanken zu „6 Zeitfresser im Büro und wie man ihnen entgeht“

  1. Diese Zeitfresser kenne ich schon gut genug ;D. Bei Emails gehe ich sogar soweit das ich Sie nur jeden Tag einmal lese, falls das möglich ist und ich nicht auf eine dringende Mail warte.

    Bei dem 80/20 Prinzip würde ich sogar so weit gehen, dass 90/10 meistens auch schon sehr viel Sinn macht. Was ich schon Zeit verschwendet habe mit dermaßen unwichtigen Dingen die mich nicht weitergebracht haben nur weil ich etwas ganz perfekt haben wollte (da will ich gar nicht dran denken eigentlich).

    Besprechungen kann man sich auch mMn ab einer Anzahl von mehr als 5 Personen sparen. Da kommen meistens soviele unterschiedliche Meinungen zusammen, dass da oft nichts Produktives mehr dabei raus kommt.

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  2. Der größte Zeitfresser ist und bleibt bei der Arbeit das Smartphone, denn das vereint Besprechungen, Helfersyndrom und E-Mails auf eine nervige Art und Weise und i.d.R. bekommt man genau dann immer Nachrichten und Meldungen, wenn man am meisten zu tun und am wenigsten Zeit hat :P

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  3. Also E-Mails sind bei mir ein echtes Problem. Es fällt mir schwer, die dann einfach “liegen zu lassen”. Das stört mich selbst. Die Mails kommen ja auch auf dem Tablet und dem Smartphone an. Da fällt es schwer, es nicht mitzukriegen.

    Ein weiterer Zeitfresser ist bei mir Social Media. Aber das habe ich schon eingedämmt.

    Irgendwie gibt es immer potenzielle Ablenkungen.

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  4. Guter Artikel! Die genannten Zeitfresser kenne ich nur zu gut. Nur beim Thema Perfektionismus bin ich etwas anderer Meinung. Ich finde, dass gerade im Webbereich Details oft sehr entscheidend sind. Je umkämpfter ein Markt ist, desto wichtiger werden sie und machen letztendlich den Unterschied zwischen einem gewöhnlichen Produkt und einem, das man gerne nutzt. Der 80/20 Ansatz verleitet dazu, auf den letzten Metern zu pfuschen. Diese sind aber mit am entscheidensten, wenn es z.B. darum geht letzte Bugs zu eliminieren und die Funktionalität auf diversen Endgeräten zu testen. Sicher hängt das auch von der Art des Projekts ab, aber nach meiner Erfahrung sind die 80% Arbeit umsonst gewesen, wenn in den letzten 20% schlampig gearbeitet wird.

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  5. Ich würde sogar sagen das es vollkommen ausreicht maximal 3 mal am Tage die Emails zu lesen und zu bearbeiten. Wer ein Email sendet und glaubt das er so gleich eine vollständige Antwort erhält ist ein wenig Weltfremd.

    Telefon Zeiten zu setzen und zu beschränken ist sicherlich ein schöne Gedanke. Nur manchmal ist so was nicht umsetzbar.

    Meetings sind meine Meinung nach die größten Zeitfresser. Ich sage nichts gegen eine gute Kommunikation, aber oft dauern solche Meetings recht lange und am Ende kommt nur recht wenig dabei heraus.

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  6. Sehr guter Artikel! Wirklich hilfreiche Tipps. Doch der größte Zeitfresser ist und bleibt das Smartphone.
    Ich merke selber bei mir, dass ich nicht wirklich produktiv bin wenn ich das Smartphone in der Hosentasche oder neben mir auf dem Tisch habe.
    Deswegen leg ich das Smartphone immer aus meiner Reichweite bevor ich anfange zu arbeiten, damit ich erst gar nicht auf die Idee komme das Smartphone in die Hand zu nehmen und daran meine Zeit zu verschwenden.

    Gruß

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  7. Aus meinen Erfahrungen sind die größten Zeitfresser oftmals Meetings und organisatorische Erledigungen.

    Bei vielen Meetings gibt es keine Agenda, keiner bereitet sich dementsprechend vor und so verlaufen dann auch die Meetings. So langsam geh ich dazu über zu keinem Meeting ohne Agenda zu gehen.
    Auch organisatorische Sachen lassen sich manchmal nicht vermeiden, kosten aber häufig auch ein paar Stunden. Email und Telefon kann ich ganz gut entgehen, bei Social Media fällt es mir häufig noch schwer.

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  8. Mir hat es geholfen für mich meine produktiven Tageszeiten festzustellen und hier die anspruchsvollen Arbeiten, die meine volle Konzentration benötigen zu erledigen. Ein Schild an der Tür weist alle Kollegen darauf hin, dass ich in der Phase nicht zu sprechen bin. Die Mailbenachrichtigungen lasse ich ganz aus.

    In unproduktiven Phasen (bei mir z.B. nach der Mittagspause) werden Mails gelesen, die verpassten Anrufer zurückgerufen etc. Anschließend werden die Prioritäten neu gesetzt und weiter gehts.

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  9. Ich kann nur empfehlen das Telefon komplett außen vor zu lassen. Regel inzwischen alles nur noch per E-Mail. Das hat noch andere Vorteile, denn ich habe noch einen Gaming Blog und dort melden sich auch gerne mal Publisher und PR-Typen, die entweder mit einem Test nicht einverstanden sind oder dich mit PR-Sülze bequatschen wollen. Telefon wird von mir gar nicht mehr akzeptiert, selbst mit meinem Vermarkter regel ich alles per E-Mail. Und was soll ich sagen: Seitdem habe ich mehr Zeit für andere Dinge und es geht mir allgemein besser :)

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  10. Persönlich halte ich für den besten Tipp: Das Abrufen der Emails von wenigen Minuten auf 20-30 Minuten (oder mehr) hoch zu regeln. So kommt man nicht erst in Versuchung.

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  11. Vor einigen Wochen bin ich auf eine Studie gestoßen, in der eine Testgruppe im Dienste der Wissenschaft kiffen und daraufhin einen IQ-Test absolvieren musste, eine andere Gruppe wiederum musste Emails schreiben und dann ebenfalls einen IQ-Test machen. Dreimal dürft ihr raten, welche Gruppe einen höheren Verslust an IQ-Punkten verzeichnete, richtig, die Emailer ;) Trotz allem bin ich ein Verfechter der Email, im Vergleich zu Telefonaten, hat man hier ein schriftliches Protokoll in den Händen. Informationen können so bei Bedarf nochmals nachgelesen werden, kategorisiert oder gefiltert werden, denn nach Telefonaten kann vieles in Vergessenheit geraten, was die Produktivität wiederum negativ beeinflusst.

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  12. Ich bin oft produktiv, wenn ich mir meine Aufgaben auf einer To-Do Liste wirklich aufgeschrieben habe. Es ist ein tolles Gefühl, sie dann irgendwann durchstreichen zu können. Ich bleibe auch mehr an den Aufgaben dran, als wenn ich die Liste nur im Kopf habe.

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  13. Meist schalte ich Zeitfresser wie Mails, Telefon usw. am frühen Morgen für ungefähr eine Stunde aus um in Ruhe am Tages-/ Wochenziel arbeiten zu können.

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  14. Ich hab mir eine Schultafel an die Wand gehängt. Wenn ich aufstehe check ich erst mal alles was zu tun ist und durch die kreide und die Tafel bekomm ich ein sehr cooles Gefühl, dass die Punkte gemacht werden MÜSSEN. Das hilft mir sehr, nicht ab zu schweifen, zumal die tafel genau im Blickfeld liegt. :)

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  15. Es bleibt einfach das Smartphone. Da Schaut man mal kurz bei Facebook vorbei oder schreibt ein wenig bei Whats App. Am besten einfach komplett ausschalten ;)

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  16. Danke. Der Artikel beweist: Man kann selbst ohne (oder mit ausgeschaltetem) Smartphone unproduktiv sein. ;) Gerade persönliche Gewohnheiten wie das Helfersyndrom sind leider nicht so einfach abzuschalten wie iPhone oder Tablet.

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  17. Ein Problem besteht darin, wenn man bei Facebook auch geschäftlich unterwegs ist. Dann muss man zwangsläufig mehrmals am Tag reinschauen und bleibt doch wieder an privaten Sachen hängen.

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  18. Die Idee von @Anja findet bei uns im Büro ebenfalls gebrauch, hilft einem leicht, sich zu organisieren. Zum Thema eMails muss ich dem Artikel zustimmen, sie sind einfach ein Zeit- und Geldfresser. In der heutigen Zeit, in der alles Digitalisiert ist kommt man jedoch kaum ohne sie aus. Den Lösungsansatz finde ich interessant , jedoch stellt sich mir die Frage, ob man nach einer gewissen Zeit nicht in einer Datenflut “ertrinkt”. Man spart sich zwar die Zeit jede neue eMail zu checken, bekommt diese dann amEnde jedoch aufgebrummt, wie ich finde. Das kostet den Chef natürlich Geld. Passend dazu habe ich einen Artikel gefunden, der dies schön veranschaulicht (lookeen.net/5881/news/a-fundamental-waste-of-money-through-searching-for-relevant-information/) und zeigt wie teuer das Ganze ist.
    Grüße

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