Aufträge ablehnen – Der harte Schritt “Nein” zu sagen

Wer kennt das nicht?

Als Existenzgründer ist man auf jeden Kunden angewiesen. In den ersten Jahren kennt man das Wort “Nein” eigentlich gar nicht und man ist froh über jeden Auftrag.

Aber nicht nur das, vielen fällt es generell schwer Nein zu sagen und Aufträge nicht anzunehmen, selbst wenn es gar nicht mehr so unbedingt notwendig ist.

In diesem Artikel möchte ich über meine eigenen Erfahrungen mit dem “Nein sagen” schreiben und zeigen, dass es für den Erfolg als Selbständiger sehr wichtig ist, auch Nein sagen zu können.

Warum man nicht Nein sagen kann

Es ist nicht wirklich einfach Nein zu sagen. Das mag komisch klingen, aber wenn man noch am Anfang seiner Selbständigkeit steht, dann kommt man oft gerade so hin mit seinen Einnahmen.

Sicher mag es von Branche zu Branche etwas unterschiedlich sein, aber als ich vor einigen Jahren in dieser Situation war, gab es öfter mal den Punkt, wo ich unbedingt noch einen Auftrag brauchte, um die Rechnungen für den Monat zu bezahlen.

Aber es ist nicht nur das Geld. Viele haben generell ein Problem damit Nein zu sagen. Schließlich hat der Tag 24 Stunden und wer weiß wie es in ein paar Monaten aussieht. Also quetscht man den Auftrag noch irgendwo dazwischen und macht weitere Überstunden.

Bei mir war es auch oft der Fall, dass Website-Kunden noch andere Dinge brauchten. So gestaltete ich dann auch Werbemittel oder kümmerte mich um die IT. Man wollte den Kunden ja zufrieden machen, damit er ja nicht auf die Idee kam, zur Konkurrenz zu wechseln.

Es gibt sicher eine Menge Gründe, warum gerade Existenzgründer nicht Nein sagen können. Und gerade zu Beginn ist das ist den meisten Fällen noch verständlich. Problematisch wird es, wenn man nicht die Kurve kriegt und nach 10 Jahren Selbständigkeit immer noch jeden Auftrag annimmt.

Denn nach meiner Erfahrung liegt ein wichtiger Grund für eine erfolgreiche Selbständigkeit darin, auch mal Nein sagen zu können.

Aufträge um jeden Preis?

Wie schon geschrieben, gerade zu Beginn ist man oft nicht in der Situation, Aufträge ablehnen zu können. Man hat verhältnismäßig wenig Kunden, noch keinen großen Namen und z.B. durch Empfehlungsmarketing kommen auch noch nicht viele Kunden.

Am Anfang hat man oft auch Einführungspreise oder man kommt einem Kunden mit dem Preis großzügig entgegen. Dies bringt dann ja auch eine Referenz und wer weiß, wer über diesen Kunden noch als Empfehlung kommt.

Problematisch ist dabei oft, dass man die eigenen Kosten nicht 100% kalkuliert hat. Wie ich in meinem Artikel “Kosten der Selbständigkeit” beschrieben habe, sind die Kosten in der Regel weit höher, als man das im ersten Moment denkt.

Und wer sich über seine Kosten und damit über seinen Mindest-Stundensatz nicht im Klaren ist, der geht auch gern mal auf Dumping-Aufträge ein.

Auch ich habe am Anfang teilweise fast für umsonst gearbeitet, um Referenzen, Kontakte und überhaupt Aufträge zu bekommen. Einer der größten Nachteile, wenn man jeden Auftrag annimmt, ist, dass man nur schwer wieder seine Preise hoch bekommt.

Sollte man also Aufträge um jeden Preis annehmen?

Warum es sich lohnt Nein zu sagen

Es gibt eine Reihe von Gründen, warum man nicht jeden Auftrag annehmen sollte:

  • Nach meiner Erfahrung (und das habe ich auch von vielen anderen gehört) sind “billige” Kunden meist auch die anstrengendsten. Gerade die, die am Anfang noch Rabatte raushandeln oder sonst wie den Preis drücken, machen mit Sonderwünschen, Meinungsänderungen, spontanen Einfällen am Sonntag Nachmittag etc. die meiste Arbeit.

    Dagegen sind die Kunden, die nicht primär über den Preis diskutieren auch die, die am professionellsten und effizientesten mit einem zusammen arbeiten. Zumindest meistens.

  • Stichwort Effizienz. Mehr zu arbeiten, macht einen nicht unbedingt effizienter. Das habe ich auch am eigenen Leib zu spüren bekommen.

    Man wird nicht nur an dem Tag weniger effizient, an dem man viele Überstunden schiebt, sondern das wirkt sich auch auf den Folgetag aus. Am Ende arbeitet man zwar etliche Stunden mehr, aber man schafft nicht wirklich mehr.

  • Weniger ist mehr. Lieber weniger Aufträge zu besseren Preisen, als zu viele Aufträge zu niedrigeren Preisen. Wenn ich mich so umschaue, sind vor allem die Firmen wirklich erfolgreich, die eher ein gehobeneres Preisniveau ansprechen. Auf diese Weise hat man mehr Zeit den Auftrag wirklich gut zu erledigen.

    Umgekehrt sehe ich aber auch viele Selbständige, die schon länger Selbständig sind, aber durch Dumping-Aufträge einfach nicht auf einen grünen Zweig kommen. Denen fehlt dann z.B. auch meist die Zeit zu Kundenakquise.

  • Man sollte sich im Klaren sein, dass man mit Niedrigpreisen das Preisniveau der eigenen Branche kaputt macht. Geht man mit den Preisen runter, dann macht dies auch die Konkurrenz und am Ende hat man gar nicht viel mehr Kunden, sondern nur kaputte Preise.
  • Nun wird der eine oder andere einwenden, dass er als Existenzgründer so wenig Auftragsangebote hat, dass er gar nicht ablehnen kann.

    Warum nicht? Stattdessen kann man sich doch anderen Dingen widmen. So zum Beispiel der Kundenakquise, um gute Kunden zu finden.

    Oder man baut sich ein zweites Standbein auf oder man startet eigene Projekte, wie ich es z.B. mit diesem Blog hier getan habe. Man sollte sich immer überlegen, was man mit seiner begrenzten Zeit anfangen will und was den höchsten ROI bringt.

  • Jeden Auftrag anzunehmen, geht auch auf Kosten der eigenen Gesundheit. Stress und das Burnout-Syndrom sind sicher nicht auf Selbständige beschränkt, die jeden Auftrag annehmen, aber tendenziell trifft es natürlich eher jene, die zu viel Arbeiten und wo zu wenig bei herum kommt.
  • Wie schon gesagt, kannte ich das Problem am Anfang meiner Selbständigkeit auch. Doch nach und nach habe ich mir mehrere Standbeine aufgebaut und mir meine Kunden genauer ausgesucht.

    Ich muss ehrlicherweise sagen, dass es auch ein verdammt gutes Gefühl ist, einem nicht passenden Kunden abzusagen zu können. Man hat dabei das Gefühl, dass man selber wieder das Ruder in der Hand hat. Das ist bei vielen Existenzgründern ja leider erstmal nicht der Fall.

Auf die richtigen Kunden warten

Bei mir gab es ein Schlüsselerlebnis, was mich doch stark beeinflusst hat.

Vor einigen Jahren war es noch so, dass ich jeden Auftrag brauchte und so habe ich bei einem potentiellen Kunden nicht auf mein schlechtes Bauchgefühl geachtet, sondern den Auftrag angenommen.

Leider stellte er sich als ziemlicher Arsch heraus und von Abzocke-Vorwürfen des Kunden, über viele Überstunden bis hin zur Drohung mit dem Anwalt war alles “tolle” enthalten, was man sich als Selbständiger so vorstellen kann.

Da dies natürlich auch meine Motivation nicht gerade befeuert hat und ich viel mehr Zeit in den Auftrag gesteckt habe, als das mal geplant war, habe ich daraus die klare Konsequenz gezogen, nicht mehr jeden Auftrag anzunehmen.

Stattdessen schaue ich mir genau das Gesamtpaket an und nur wenn der Kunde, der Preis und der Aufwand passen, nehme ich einen Auftrag an.

So sagt man Nein

Man sollte keine verbrannte Erde hinterlassen. Meist sieht man sich im Leben zweimal (oder öfter) und deshalb sollte man auch beim “Nein sagen” vorsichtig vorgehen.

Ich gehe dabei z.B. so vor, dass ich bei einem Auftrag, den ich nicht unbedingt haben will, einfach deutlich höher kalkuliere. Dann ist es oft der Kunde, der Nein sagt.

Akzeptiert der Kunde unerwartet trotzdem den Preis, dann habe ich zumindest deutlich mehr verdient, als normalerweise. Das bietet dann z.B. die Möglichkeit, den Auftrag an einen Subunternehmer auszulagern.

Will man einen Auftrag aber grundsätzlich nicht annehmen, dass sollte man auch von Anfang an klar und deutlich sein. Ich sage einen Kunden nun nicht ins Gesicht, dass ich ihn unsympathisch finden. Stattdessen verweise ich z.B. auf ein volles Auftragsbuch und dass ich seinen Auftrag nicht mehr gestemmt bekomme.

Das birgt allerdings die Gefahr, dass er sagt: “Okay, wie sieht es in 3 Monaten bei ihnen aus?”. Deshalb bin ich da mittlerweile auch konsequenter und sage ein für allemal ab. Das ist meist auch nicht das Problem, da die problematischen Aufträge meist auch was mit bestimmten technischen Dingen zu tun haben und ich dann einfach klipp und klar sage, dass ich dies nicht als Leistung anbiete.

Funktioniert das alles nicht, dann sollte man im Zweifel einfach so ehrlich sein und sagen, dass man den Auftrag nicht annehmen möchte. Das mag den einen oder anderen potentiellen Kunden vor den Kopf stoßen, aber das ist allemal besser, als doch Ja zu sagen und sich dann mit einem unrentablen Auftrag und einen ggf. nervigen Kunden herumschlagen zu müssen.

Im übrigen könnte man auch einen Konkurrenten empfehlen und den Kunden dort hin schicken. Das ist nicht böse gemeint. Nur weil ich den Kunden/Auftrag nicht haben möchte, bedeutet das ja nicht, dass der Konkurrent das ebenfalls so sieht.

Fazit

Ich wusste, dass ich mit meiner Selbständigkeit erfolgreich bin und bleibe, als ich anfangen konnte Aufträge abzulehnen. Das war für mich ein sehr positives Zeichen.

Aber nicht nur das. Seit ich Nein sage, bin ich auch effizienter und arbeite nur noch an Aufträgen, die sich wirklich lohnen und die ich 100% machen will. So habe ich auch mehr Zeit für eigene Projekte.

Ich kann jedem nur empfehlen, möglichst schnell zu lernen Nein zu sagen. Das mag gerade am Anfang unmöglich erscheinen, aber oft ist es genau das, was einen erst erfolgreich macht.

Peer Wandiger

22 Gedanken zu „Aufträge ablehnen – Der harte Schritt “Nein” zu sagen“

  1. Moin Peer,

    ich musste schmunzeln dass Du auch erst mit hohen Preisen versucht hast ungeliebte Anfragen loszuwerden. Das habe ich am Anfang auch so probiert 😀

    Im übrigen ist es sogar am Anfang oft ganz gut vieles abzulehnen. Gerade in der Webbranche kommen ja immer die berühmten “Folgeaufträge” gern auf den Verhandlungstisch. Alles Quatsch, es zählt nun mal nur was auf dem Auftrag steht. Meine Erfahrung dabei war dass Kunden, die ich wegen irrealer Preisvorstellungen weg geschickt habe kurze Zeit später wieder kamen und dann zum reellen Preis gekauft haben.

  2. Man geht NIE mit dem Stundenlohn nach unten!!! Dem Kunden ist es nämlich nicht mehr zu vermitteln, das er irgendwann mal mehr bezahlen soll! Stattdessen eine kleine Sache / ein Tag kostenlos anbieten um den Kunden von den eigenen Fähigkeiten zu überzeugen um dann anschließend für den normalen Stundenlohn zu arbeiten! Birgt zwar auch Gefahren, aber macht DIE EIGENEN preise nicht kaputt!

  3. Die Methode mit den höheren Preisen wende ich auch an. Ich bin seit 1997 im EDV-Bereich nebenberuflich selbstständig und kann nur sagen: bei Dumping-Preisen kommen zwar viele Aufträge, aber auch viel “Dödelkram”. Seitdem ich meinen Stundensatz verdoppelt habe, überlegen sich viele Bekannte, ob sie ihr EDV-Problem nicht selber löschen können…. 😎

  4. Ich hab ein einziges Mal ein Dumpingangebot angenommen und daraus hab ich sowas von gelernt, dass ich einen Mindeststdlohn 120 €+ habe und diesen selbst bei einfachen HTML-Umsetzungen nicht unterschreite.
    Ich find persönlich nichts ätzender, als die Leute die einem am Telefon einen vorheulen, es war alles so teuer und jetzt müsste ich das nochmal anpassen, weil man wird ja nicht gefunden oder sonstiges. Und dann soll ich für evtl. 10 Std arbeit nur 200 € kriegen, weil Frau X angeblich für ein Layout anno 1999 inkl. Frameset Umsetzung soviel gezahlt hat.
    Aber sich anpreisen als Stylingberaterin für deutsche Promis…sowas hab ich gerne.

  5. “Wohlfühlen” ist das eigentlich Stichwort.

    Fühlt man sich beim Gedanken an ein Projekt unwohl wegen der zwischenmenschlichen Komponente sollte man ablehnen und an andere weiterverweisen. Man kennt ja immer noch jemanden und auch wenn der nicht woll, hat man dennoch guten Willen bewiesen dem Kunden zu helfen.

    Fühlt man sich wegen der Spezifikationen unwohl, da man mit einer Technik vllt. noch nicht gearbeitet hat, kalkuliert man für sich das Risiko entsprechend in Form von Arbeitszeit rein. Etwa mit der Faustformel “halbe Anzahl, nächsthöhere Einheit”. Schätzt man, dass man mit entsprechender Kenntnis 2 Wochen braucht, kalkuliert man stattdessen 1 Monat (halbe Anzahl, nächsthöhere Zeiteinheit).

    Aufträge die der Kunde als besonders dringend deklariert sind immer besonders schwierig. Meist sitzt man nicht däumchendrehend am Telefon und hat 0 Aufträge, sondern hat eine gewisse Grundlast und steckt in irgendeiner Projektphase (oder mehreren). Dann erhöht man den Stundensatz. Für Arbeit in der Nacht und an Sonn- und Feiertagen gelten nunmal Zuschläge von sagen wir mal wenigstens 50%.

    Letzten Endes verdient man mit der Arbeit seinen Lebensunterhalt und die Erfahrung zeigt, dass man diejenigen Projekte am besten umsetzt, für die man ordentlich motiviert ist. Ist der Projekttyp oder sind die Rahmenbedingungen nicht besonders motivierend, motiviert einen möglicherweise das “Schmerzensgeld”. Nach solchen Projekten sollte man aber bewusst auch mal ausspannen. Ein Wochenende bewusst die Füße hochlegen, sich etwas gönnen, mit der Freundin / dem Freund etwas außer der Reihe unternehmen und das verdiente Geld teils in Seelenfrieden und geistige Gesundheit reinvestieren.

    Werden solche Drangphasen nämlich zur Regel, läuft man Gefahr in einen Teufelskreis zu gelangen an dessen Ende Burn-Out und Depression auf einen warten. Glaubt mir, da möchtet ihr nicht hin.

  6. Guter Artikel! Habe mich in den meisten Punkten wieder erkannt.
    Ich bin noch nicht so lange selbständig, habe aber relativ schnell gelernt, dass es sowohl wirtschaftlich als auch körperlich gesünder ist, nicht jeden Auftrag anzunehmen. Auch Alexander kann ich voll und ganz zustimmen.

  7. Wie im Artikel erwähnt kann es gut sein, wenn man sich ein zweites Standbein aufbaut, evtl. sogar eines, welches auf Produktbasis und nicht auf Servicebasis beruht. Dies gab zumindest mir die “zeitliche” Freiheit nur noch die Aufträge anzunehmen auf die ich auch Lust hatte. Da schaut man dann auch nicht unbedingt immer ob es sich am Ende finanziell lohnt und geht schon mal andere Deals ein. Die letzten drei Jahre bin ich z.B. mit Designer Kleidung ausgestatted worden und seit diesem Jahr habe ich einen Personal Trainer sowie einen Buchhalter. Dies hat natürlich auch den Vorteil, dass diese Projekte nicht auf einem “normalen” Kunden/Dienstleister Verhältnis beruhen, sondern man besser vernetzt ist und sich das eigene Umfeld durch interessante Menschen bereichert.

  8. Ich habe letztens einen Anruf bekommen, ob ich mein Blog Giga Tags vermarkten möchte. Jedoch habe ich gleich nein gesagt, habe kein Interesse. Das ist die einfachste und schnellste Art um solche Marketing Firmen abzzwimmeln, damit die einen nichts andrehen.

  9. Nun, man sollte eben nicht alle Aufträge annehmen. Zum Beispiel lehne ich grundsätzlich Aufträge von ominösen Anbietern ab (für Werbung auf meinem Blog, etc). Nein sagen ist hart, besonders wenn auf eine Menge Geld verzichtet wird. Aber irgendwo muss jeder seine Grenzen kennen und wissen was er tut.

  10. Wie wäre es mit einer Arbeitnehmertätigkeit und nebenbei noch Selbstständig auf nebenberuflich. Fixes Einkommen hat man zur Absicherung und aus dem Selbstständigen das sollte man als schönen Zusatz sehen und wieder reinvestieren. Im Internet könnte man eigene Projekte starten die einem dem Zeitdruck gegenüber dem Kunden nehmen. Leider muss man erst viele Fehler bzw. Erfahrungen machen um den relativ richtigen Weg zu finden. Wer den richtigen Weg kennt kann es gerne verraten 🙂

  11. @Michael:
    Due Krux ist doch meistens, dass man neben einer Arbeitnehmertätigkeit gar keine Zeit mehr hat, um einer Selbständigen Tätigkeit nachzugehen.
    Ich habe mit meiner Selbständigkeit während des Studiums angefangen und teilweise bin ich regelrecht rotiert um alles unter einen Hut zu bekommen.

    Ausserdem glaube ich nicht, dass es “den Weg” gibt. Der Weg ist für jeden anders, da jeder auch aus einer anderen Ecke und mit anderen Voraussetzungen kommt.
    Man sollte aufhören nach “dem perfekten Weg anderer” zu suchen, und seinen eigenen beschreiten…

  12. Wenn du es richtig Anstellst geht keine normale Arbeitnehmertätigkeit mehr, 200 Stunden effektive Arbeitszeit, dann noch Zeit für Akquisse, Bilanzen etc. Da weis man manchmal gar nicht wo einem der Kopf steht ohne effektives Zeitmanagement und Workflows.

    Man muss lernen nein zu sagen, aber das kommt mit wachsendem Selbstbewusstsein. Gerade am Anfang versucht man sich und allen anderen was zu beweisen, gibt sein bestes in der Hoffnung auf weitere Empfehlungen und damit auf neue Kunden. Da beisst man die Zähne zusammen und versucht…

    Und das versucht ist der Teil wo die Sache irgendwann auch schief geht. Wer Frust empfindet dessen Arbeitsqualität nimmt ab.

    Ich war selbst in der Lage, als ich damals mit meiner Freelancer Karriere angefangen habe. Immer nur Vollgas egal was kommt, das wird dann auch schamlos ausgenutzt. Man geht dann davon aus das man Mehrarbeit ohne Murren annimmt und nichts in Rechnung stellt – der kleine Freelancer will den Auftrag ja behalten.

  13. Gerade zu Beginn einer Selbständigkeit ist es sehr gut, wenn man seinen Angebotsrahmen sehr genau definiert. Dann stellt sich das Problem nicht auch mal Nein zu sagen (Was auch Nachteile haben kann:wink:). Die Fokussierung auf die eigene Nische hilft aber. sehr schnell ein scharf umrissenes Profil bei der eigenen Kundschaft zu entwickeln. Was dann relativ automatisch die entsprechenden Neuaufträge nach sich zieht.

  14. Dem Artikel kann ich absolut zustimmen. Ich erlebe es selber gerade an einem sehr umfangreichen Projekt. Problem ist, dass der Kunde keine Ahnung hat, wie viel Arbeit eigentlich dahinter steckt. Die stellen sich das alles ja so einfach vor. Noch dazu, wenn zum Beispiel umfangreiche Extensions programmiert werden müssen und danach dem Kunden einfällt, dass er es doch gerne wieder anders hätte. Und so geht das Tag für Tag dahin, bis man letztendlich draufzahlt…

  15. Man muss auch mal im Leben Nein sagen können. Finde deinen Artikel sehr gelungen. Viele Webmaster nehmen alles auf, obwohl es nicht zur Seite passt. Schlimmer sind die Webmaster, die alles aufnehmen, obwohl sie es gar nicht wollen.

  16. Nein sagen ist mit Sicherheit nicht einfach, und schon gar nicht, wenn man das Geld ja eigentlich bräuchte. Aber man sollte sich eben auch vor Augen halten, welche langfristigen Auswirkungen auf das eigene Geschäft das Zusagen hat. Denn wie schon mehrfach hier richtig betont wurde, es wird schwierig, danach den eigenen Lohn so ohne weiteres zu erhöhen, wenn die Kunden bereits das niedrige Niveau gewöhnt sind.

  17. Das mit den Billigkunden kenne ich auch, Miniaufträge vergeben oder handeln wie Irre. Fressen zeit ohne Ende und zahlen dann auch nicht zeitnah, nehme manches daher nicht mehr an.

  18. Das Problem mit den Preisdrücker-Kunden ist auch, dass man, um überhaupt noch einigermaßen kosteneffizient arbeiten zu können, in großer Versuchung ist, an der einen oder anderen Stelle zu pfuschen oder zumindestens nicht so sorgfältig wie gewohnt zu arbeiten. Und an Ende ist man selber auf das Ergebnis alles andere als stolz.

    Das zieht nicht nur die eigene Motivation nach unten sondern ist auch eine schlechte Referenz für andere Kunden.

  19. “Nein zu sagen” kann aber auch unterschiedliche Hintergründe haben. Bei uns gibt es regelmäßig Subunternehmer, die Aufträge nicht übernehmen, weil sie gerade überlastet sind die Lieferzeit nicht einhalten könnten. Dann ein paar Wochen später machen wir trotzdem den nächsten Auftrag zusammen. Mir ist das so lieber, denn es ist sehr ärgerlich, wenn die Subunternehmer sich überschätzt haben und zu spät liefern.

    Abgesehen davon ist es im Artikel sehr wahr, dass die “günstigsten” Kunden die anstrengendsten sind. Es gibt sogar eine ganze Theorie darüber, der Verfasser fällt mir aber nicht ein. Es geht darum, dass 80% der Umsätze von 20% der Kunden kommen und wiederum 80% der Schikane von 20% der Kunden kommt, die auch noch am wenigsten zahlen… natürlich sind diese nicht genaue Zahlen, sondern grobe durchschnitte…

    Das Hauptproblem ist, oft stellt es sich im Nachhinein heraus, dass ein Kunde anstrengend ist oder ob sich eine nette Zusammenarbeit entwickelt….

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