Fehler beim eMail-Rechnungsversand – Angaben, digitale Signatur, Archivierung

In diesem Artikel geht es um typische Fehlerquellen beim Rechnungsversand und welche Pflichten und Möglichkeiten sich hinter den Paragraphen im Gesetz verbergen.

Am 23.9.2011 hat der Bundesrat dem Steuervereinfachungsgesetz zugestimmt.

Die Pflicht zur digitalen Signatur beim online Rechnungsversand entfällt. Gut so, denn der Trend Rechnungen online zu schreiben setzt sich langsam aber sicher durch. Immer mehr Selbstständige verschicken Ihre Rechnungen per E-Mail.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Versand per E-Mail geht wesentlich schneller und ist im Vergleich zum Postversand auch deutlich günstiger. Auch wenn durch die neue Gesetzgebung vieles einfacher wird, werden trotzdem häufig Fehler gemacht, meist unbewusst und unabsichtlich.

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1. Digitale Signatur darf durch verlässlichen Prüfpfad ersetzt werden

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Bereits im Juli sorgte das Steuervereinfachungsgesetz für Aufregung. Das zum 1.7.2011 erwartet und am 9. Juni 2011 bereits vom Bundestag beschlossene Steuervereinfachungsgesetz wurde jedoch damals am 8. Juli überraschend vom Bundesrat abgelehnt. Bis auf weiteres blieb die digitale Signatur also Pflicht.

Die gute Nachricht folgte aber dann doch letzte Woche, knapp 3 Monate später: Das Steuervereinfachungsgesetz wurde am 23.9.2011 vom Bundesrat endgültig beschlossen

Was bedeutet die Änderung nun für den elektronischen Rechnungsversand?

Betroffen sind gemäß §14 Abs. 3 Nr. 1 UStG alle umsatzsteuerpflichtigen Rechnungssteller.

Für alle Rechnungen gilt, egal ob in Papier- oder in elektronisch übermittelter Form, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein müssen, damit der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann.

Nach der alten Regelung musste dieser Nachweis mit Hilfe einer qualifizierten elektronischen Signatur erbracht werden. Die neue Regelung formuliert diese Anforderung nun technologieneutraler:
“Jeder Steuerpflichtige kann selbst festlegen, in welcher Weise er die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet. Dies kann insbesondere durch innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Leistung schaffen. Die Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur und das EDI-Verfahren sind weiterhin möglich.”

Nicht betroffen sind alle Selbstständigen, die umsatzsteuerbefreit sind, also z.B. Inanspruchnehmer der Kleinunternehmerregelung oder bestimmte Berufsgruppen, die keine Steuer berechnen.

2. Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleisten

Im § 14 Abs. 4 und § 14aUStG heißt es, dass Rechnungen (Papier- und elektronische Rechnungen) nur dann zum Vorsteuerabzug berechtigen, wenn die Echtheit der Rechnungsherkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung, gewährleistet sind. Was genau bedeutet das?

  • Echtheit der Rechnungsherkunft
    Für den Empfänger der Rechnung muss eindeutig erkennbar sein, woher die Rechnung stammt. Dafür sorgen neben der Signatur vor allem Steuernummer, Anschrift und Name.
  • Unversehrtheit des Rechnungsinhaltes
    Gemeint ist damit, dass die Rechnung während der Übermittlung nicht geändert worden sein darf.
  • Lesbarkeit der Rechnung
    Jede Rechnung muss für das menschliche Auge geschrieben sein. Sollten bestimmte Programme für das Lesen der Rechnung erforderlich sein, müssen diese mit zur Verfügung gestellt werden.
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3. Wichtige Angaben auf der Rechnung?

Eine der häufigsten Fehlerquellen beim Rechnungsversand sind ist, v.a. für Neulinge, fehlende Angaben auf der Rechnung. Der Gesetzgeber gibt hier jedoch wenig Spielraum.

Der §14 UStG verlangt folgende Angaben auf einer Rechnung:

  • Steuernummer (es gibt auch Ausnahmen. Infos beim Finanzamt)
  • Leistungsentgelt
  • Steuersatz und ausgewiesener Steuerbetrag (bei Steuerbefreiung einen Hinweis auf den Kleinstunternehmerstatus)
  • Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
  • Datum der Rechnung
  • Umfang und Art der Leistung (was wird in Rechnung gestellt)
  • Leistungszeitpunkt (oder Zeitraum). (Wann wurde die Leistung erbracht?)
  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Empfängers. Dazu gehört auch die korrekte Bezeichnung der Gesellschaftsform.

Alle weiteren Informationen wie z.B. eine Unterschrift oder Zahlungskonditionen sind optional. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte man nicht auf einen Zahlungshinweis (Zeit und Methode) verzichten.

4. Archivierungspflicht beachten

Die Aufbewahrungsfristen von Finanzdokumenten sind im § 257 HGB geregelt. In den meisten Fällen gilt die allgemeine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren, u.a. auch für Rechnungen.

Indirekte Dokumente wie z.B. Angebote oder Geschäftsbriefe müssen i.d.R. 6 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungspflicht beginnt immer mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung zuletzt geändert wurde, nicht etwa mit dem Erstellungsdatum.

Wie müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Die Form der Aufbewahrung ist entscheidend. Sie hängt davon ab, wie die Rechnung erstellt wurde. So müssen elektronische Rechnungen in elektronischer Form abrufbar bleiben.

Papierrechnungen müssen in Papierform archiviert werden. Auch hier gibt es Ausnahmen und Sonderregelungen. Wer aber sicher gehen möchte, der macht mit dieser Grundregel keine Fehler.

Wichtig ist also, dass Rechnungen, die per E-Mail verschickt werden, nicht nur als Ausdruck archiviert werden. Auch wenn der Steuerberater oder die Buchhaltung die Belege in Papierform verarbeiten, reicht es im Zweifel nicht aus. Das Finanzamt muss auf Nachfrage einen Zugriff auf die Daten im Original gewährt bekommen können, z.B. über einen separaten Zugriff auf das Online-Archiv.

Darüber hinaus muss der Rechnungssteller darauf achten, dass das Rechnungsarchiv vor äußeren Einwirkungen (z.B. Regen, Hitze, oder Datenklau) geschützt ist, zumindest sollte keine Fahrlässigkeit ersichtlich sein.

5. Zustimmung des Rechnungsempfängers

Rechnungsübermittlung beruht auf Gegenseitigkeit. Der Rechnungsempfänger muss nämlich grundsätzlich der Art der Rechnungsübermittlung zustimmen (vgl. § 14 Abs. 1 UStG).

Wenn ein Kunde also verlangt die Rechnung in Papierform zugestellt zu bekommen, dann muss der Unternehmer dem wohl oder übel nachkommen.

Diese Regelung ist jedoch nicht zu formell gehalten. So reicht es beispielsweise aus, wenn der Empfänger einer Rechnung die Übermittlung per E-Mail nicht bemängelt.

In dem Fall wird der E-Mail Versand bereits als stillschweigendes Einverständnis gewertet. Eine spezielle Form der Einverständniserklärung ist nicht nötig.

Fazit

Rechnungen online zu schreiben und zu verschicken ist also grundsätzlich kein Problem, sofern gewisse Regeln eingehalten werden.

Andernfalls kann es den Kunden schon einmal die Steuerrückzahlung kosten. Und das wirkt sich sicher nicht gut auf das Verhältnis zwischen Dienstleister und Kunde aus.


Autor

Der Autor dieses Artikels ist Christian Häfner von FastBill.

FastBill ist eine webbasierte Komplettlösung für Selbstständige und unterstützt bei der korrekten Abrechnung von Leistungen, speziell auch beim elektronischen Rechnungsversand.

Mit FastBill lassen sich Rechnungen in Sekunden erstellen und vor allem gesetzeskonform verschicken.


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7 Gedanken zu „Fehler beim eMail-Rechnungsversand – Angaben, digitale Signatur, Archivierung“

  1. DAS ist definitiv die beste Nachricht, die ich dieses Jahr gehört habe. Das Herunterladen von Zertifikaten für die digitale Signatur und die Tatsache, dass dieses %&%$&§ nur funktionierte, wenn das Kartenlesegerät schon beim Hochfahren des PCs schon angeschlossen war, waren nämlich immer mehr als nervig. Ganz zu schweigen davon, dass die Prüfsoftware bei jedem PDF automatisch startet und die Performance meines PCs lahmlegt. Eine Frage habe ich jetzt aber doch: Was sind denn andere Prüfpfade und wie bekommt man die?!

    Antworten
  2. YES! Das ist mal wieder ein informativer Gastartikel. :smile: Jetzt kann ich endlich ohne schlechtes Gewissen die ganzen Rechnungen, die mir die Anbieter von kleinen Dienstleistungen per Mail/ PDF schicken, ausdrucken und bei meiner Buchhaltung einreichen. Da hatte ich bisher immer ein wenig Restangst, dass der Steuerprüfer da irgendwann mal Ärger macht. Das sollte sich ja jetzt erledigt haben…

    Danke für diese gute und verständliche Ausführung des Themas!

    Antworten
  3. Ich habe mich bei dieser ganzen Diskussion immer gefragt, wie denn ein Steuerprüfer eine ausgedruckte pdf-Rechnung von einer über den Postweg versandten Rechnung unterscheiden will? In der Praxis fällt diese Prüfung wohl eher schwer. Ich zumindest verwende für Rechnungen die ich per Post versende oft ganz normales Druckerpapier, nicht zu unterscheiden von pdf-Ausdrucken …

    Gerhard Zirkel

    Antworten
  4. @Ela: Es gibt keine detaillierte Schritt-für-Schritt Anleitung, wie der Prüfpfad auszusehen hat. Es geht darum, einen verlässlichen Zusammenhang zwischen Rechnung und Leistung zu schaffen.

    In den FAQ des Bundesfinanzministeriums heisst es:
    Ein verlässlicher Prüfpfad ist Bestandteil eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens zur
    Gewährleistung der Echtheit der Herkunft einer Rechnung, der Unversehrtheit ihres Inhalts
    und ihrer Lesbarkeit. Anhand eines verlässlichen Prüfpfads ist ein Zusammenhang zwischen
    der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung herzustellen.
    Durch einen Abgleich mit der Bestellung, dem Auftrag oder Vertrag und, ggf. dem
    Lieferschein überprüft der Unternehmer, ob die Rechnung inhaltlich ordnungsgemäß ist, also
    die Rechnungsangaben und der leistende Unternehmer zutreffend sind. Dies ist bereits aus
    anderen Gründen erforderlich, nämlich um die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs
    festzustellen.
    Der verlässliche Prüfpfad begründet keine neue Aufzeichnungspflicht. Innerbetriebliche
    Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung
    herstellen, müssen und können nicht von der Finanzverwaltung zertifiziert werden.

    @Marco: Wenn du eine Rechnung bekommst, kannst du diese Ausdrucken oder online Aufbewahren für deine interne Verarbeitung. Wenn du aber etwas verschickst, musst du die richtige Archivierung beachten. Die Rechnung muss immer im “original” aufbewahrt werden. Papier in Papier, PDF in PDF. Du kannst eingehende Rechnungen auch selbst elektronisch archivieren, allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen…

    @Gerhard: Der Steuerprüfer gleich Original mit Kopie ab. Wenn der Sender ein signiertes PDF Original hat und bei dir nur die Papierrechnung findet, ist eine Lücke sichtbar. Auf Anfrage muss dem Finanzamt immer ein Zugriff auf das original ermöglicht werden. Da der Prüfungsaufwand aber sehr groß ist, macht das auch niemand. Vermutlich auch ein Grund das Gesetz zu ändern, als den Steuersündern hinterher zu laufen.

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  5. Hm na schön. Noch ein Punkt, den ich nächste Woche meinen Steuerberater fragen kann :) Dennoch: Jippie. Hätts nicht so viel Geld gekostet, würde ich Signaturkarte incl. Kartenlesegerät am liebsten direkt aus dem Fenster pfeffern.

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  6. Nach Rücksprache mit nun mehreren Rechtsexperten liegen mir nun mehrere verschiedene Meinungen vor. Wo sich aber so ziemlich alle einig sind, ist, dass aktuell nicht klar ist, was als verlässlicher Prüfpfad akzeptiert wird. Deshalb hat die qualifizierte Signatur in meinen Augen immer noch Ihre Berechtigung.

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