Geschäftliche E-Mails – So korrespondieren Sie rechtssicher und professionell

Zur geschäftlichen Korrespondenz lässt sich im digitalen Zeitalter klar sagen: Briefpost war gestern. Heute wird die Geschäftspost per E-Mail abgewickelt. Das spart Kosten, Material und Zeit.

Doch gerade Selbständige müssen bei E-Mails an Kunden, Geschäftspartner oder Zulieferer einiges beachten.

Daher habe ich für Sie die wichtigsten Regeln, Normen und Richtlinien für das Verfassen von Geschäfts-E-Mails zusammengestellt.

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Grundregeln der geschäftlichen Kommunikation

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Höfliche Umgangsformen und eine fehlerfreie Rechtschreibung und Grammatik sind im täglichen Mailverkehr eine Selbstverständlichkeit.

Doch Sie müssen einige weitere Grundregeln beachten, wenn Sie schriftlich einen guten Eindruck machen wollen.

Seien Sie seriös und glaubwürdig und repräsentieren Sie dieses Image nicht nur verbal, sondern auch schriftlich.

Beachten Sie folgende Grundregeln:

  • Benutzen Sie keine Kürzel und Smileys, wie in Chats und sozialen Netzwerken üblich.
  • Verwenden Sie die Standardschreibweise, keine durchgängige Groß- oder Kleinschreibung.
  • Setzen Sie immer nur ein Satzzeichen am Ende des Satzes. Möchten Sie Emotionen ausdrücken, müssen Sie auf Ihre schriftlichen Fähigkeiten zurückgreifen.

Zudem gelten auch in schriftlicher Form die wichtigsten Grundregeln für die berufliche Kommunikation, wie

  • Klarheit,
  • Ehrlichkeit,
  • Direktheit und
  • Selbstbewusstsein.

(Einen interessanten, weiterführenden Artikel zum Thema finden Sie auf frauenparadies.de.)

Schreiben Sie in einer Mail also nicht um das Thema herum, selbst wenn es unangenehm sein sollte, sondern drücken Sie klar aus, was Sie mit der Nachricht bezwecken. Der Empfänger wird Sie so als zielstrebig und selbstbewusst empfinden.

Ihr Unternehmen lebt von Ihrer Persönlichkeit, daher ist es unbedingt erforderlich, auch im Mail-Verkehr präsent zu sein und einen eigenen Stil zu etablieren. Ihr Schreibstil sollte Teil Ihrer Corporate Identity werden und gut durchdacht sein. Nehmen Sie sich daher besonders zu Beginn Ihrer Selbständigkeit viel Zeit für das Schreiben “perfekter” E-Mails.

Normen und gesetzliche Vorgaben zur geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz

Die E-Mail ersetzt zunehmend den klassischen Geschäftsbrief und wird damit ebenso wichtig. Daher müssen heute auch in der Mail-Kommunikation formale Kriterien eingehalten werden. Diese sind nicht nur aus Imagegründen empfehlenswert; einige Richtlinien sind gesetzlich geregelt und können bei Nichteinhaltung rechtliche Konsequenzen, z. B. Abmahnungen, nach sich ziehen.

Eine falsche Signatur kann beispielsweise Einzelunternehmer bis zu 1.000 EUR kosten. Bisher sind allerdings keine Fälle bekannt, in denen eine Abmahnung erfolgte.

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Geschäftliche E-Mails nach DIN 5008

Was vielen Selbständigen nicht bekannt ist: Geschäftliche E-Mails unterliegen der Norm DIN 5008. Diese ist eine Leitlinie und nicht rechtlich bindend. Dennoch sollten Sie Folgendes beachten:

  • Der Zeilenabstand beträgt 1, zwischen Absätzen wird eine Leerzeile gesetzt.
  • Der Text ist ein Fließtext ohne Trennungszeichen und Umbrüche. Die Darstellung der Nachricht unterscheidet sich je nach Mail-Software und Fenstergröße, daher wird in der E-Mail keine Formatierung auf Basis der Ansicht des Absenders vorgenommen.
  • Der Betreff muss ausgefüllt sein und stichwortartig den Inhalt der Mail wiedergeben.
  • Die Anrede ist in einer geschäftlichen E-Mail unerlässlich. Ist der Name des Adressaten bekannt, erfolgt die Anrede über „Sehr geehrte/r Frau/Herr …“, ansonsten über die Formel „Sehr geehrte Damen und Herren“.
  • Die Anschrift des Empfängers entspricht beim E-Mail-Versand einer eindeutigen E-Mail-Adresse nach den Vorgaben des Providers. Zum Beispiel: Empfänger@Provider.de
  • Grußformeln bilden in einer geschäftlichen E-Mail den inhaltlichen Abschluss. Sie enthalten neben einem höflichen „Mit freundlichem Gruß“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ den Vor- und Nachnamen des Absenders sowie den Namen des Unternehmens – durch eine Leerzeile getrennt. Bitte beachten Sie, dass zwischen Grußformel und Absender kein Komma steht!

Um einen seriösen Eindruck zu vermitteln, sollten Sie sich nach der Norm DIN 5008 richten. Denn auch wenn diese Vorgabe vielen E-Mail-Empfängern nicht bekannt ist, ist sie dennoch in unserer schriftlichen Kommunikation verankert. Daher wird sie als Standard empfunden. Abweichungen von dieser Norm können schnell nachlässig und unprofessionell wirken.

Gesetzliche Vorschriften zur Signatur im geschäftlichen E-Mail-Verkehr

Die Signatur einer E-Mail unterliegt gesetzlichen Vorschriften, die sicherstellen, dass der Verfasser einer Geschäftsmail eindeutig zu identifizieren ist. Hier entsprechen die Regelungen den gleichen Vorgaben wie im Briefverkehr.

Die Mindestanforderungen an die Informationen in geschäftlichen E-Mails finden sich seit 2007 im Handelsgesetzbuch, im GmbH-Gesetz sowie im Aktiengesetz.

Demnach muss eine geschäftliche E-Mail

  • den Namen des Unternehmens,
  • seine Rechtsform,
  • den Unternehmenssitz,
  • das zuständige Registergericht,
  • die eingetragene Handelsregisternummer des Unternehmens sowie
  • den/die Vor- und Nachnamen des/der vertretungsberechtigten Geschäftsführer/s, der Vorstandsmitglieder und gegebenenfalls Vorstandsvorsitzenden

enthalten.

Das Fehlen dieser Informationen kann zu Abmahnungen führen. Einzelunternehmer kann eine falsche Signatur bis zu 1.000 EUR, größere Unternehmen bis zu 5.000 EUR kosten. Allerdings sind bisher keine Anzeigen wegen mangelhafter Informationen in der Signatur bekannt.

Seit Jahren häufen sich jedoch Abmahnwellen von unseriösen Anwälten, die schnelles Geld verdienen wollen. Achten Sie daher unbedingt auf die Vollständigkeit der Angaben und ziehen Sie im Zweifel einen Fachanwalt zu Rate. Sind die Angaben einwandfrei, sollten sie sie als Standardsignatur in der E-Mail-Software festlegen.

Vertrauen und Seriosität – Freiwillige Angaben in der E-Mail-Signatur

Informationen zu Telefonnummern, Faxnummern, Internetseite oder Fachabteilung sind gesetzlich nicht vorgeschrieben. Jedoch sind sie im Hinblick auf eine leichte Kontaktaufnahme bei Rückfragen durch den Empfänger empfehlenswert. Zudem sind diese Angaben Ausdruck der Seriosität des Absenders.

Ein gut organisierter und kundenfreundlicher Unternehmer wird nicht versuchen, die eingehende Kommunikation einzuschränken oder zu unterbinden, sondern seine Handelspartner offen dazu einladen. Insofern ist eine gute Erreichbarkeit eine Grundvoraussetzung eines erfolgreichen Unternehmens.

Rechtsverbindlichkeit geschäftlicher E-Mails

Rechtlich gesehen befinden sich geschäftliche E-Mails auch heute noch in einer Grauzone. Dies liegt vor allem daran, dass eine handschriftliche Unterschrift des Absenders fehlt. Dadurch ist schwer nachzuweisen, ob es sich beim vorgeblichen Absender tatsächlich um den Verfasser einer E-Mail handelt.

Das bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass eine geschäftliche E-Mail vor Gericht keinen Bestand hat. Formaljuristisch gilt eine Mail als sogenannter „Freibeweis“. Es obliegt der Prüfung und Bewertung eines Richters zu entscheiden, ob er die Nachricht als Beweismittel zulässt.

Für geschäftliche E-Mails gelten, genau wie für Briefe, Aufbewahrungspflichten. Eine Nachricht muss für mindestens 6 Jahre verfügbar sein, wenn in ihr ein Geschäft abgeschlossen wurde.

Empfehlenswert ist die Archivierung der Geschäfts-Mails auf einem externen Datenträger. Da aber für den verbindlichen Geschäftsabschluss per E-Mail immer noch die gesetzlichen Grundlagen fehlen, sollten sensible Absprachen und Übereinkünfte mit Geschäftspartnern, Kunden und Zulieferern nicht per Mail, sondern über handschriftlich unterschriebene Geschäftsbriefe oder per Fax getroffen werden.

Keine Angst vorm geschäftlichen E-Mail-Verkehr

Viele Regeln und Vorschriften gibt es für den einfachen Vorgang des E-Mail-Schreibens. Doch für Selbständige ist es eine unumgängliche Aufgabe.

Haben Sie keine Angst vor den Herausforderungen der E-Mail-Kommunikation. Beschäftigen Sie sich intensiv mit Ihrem geschäftlichen E-Mail-Verkehr und werden Sie Profi im Verfassen „perfekter“ Nachrichten. Denn überzeugende und seriöse Geschäfts-Emails sind ein wichtiger Baustein für Ihren Erfolg.

Autorin

Mein Name ist Sarina Imbusch. Seit über 3 Jahren arbeite ich im Online-Marketing. Die Themen Unternehmenskommunikation und Kommunikation mit externen Geschäftspartnern gehören zu meiner täglichen Arbeit.

Außerdem schreibe ich über weitere IT-Themen, schaue aber auch gerne mal über den Tellerrand hinaus und interessiere mich für Rock-Musik, Reisen und amerikanische Serien.

Du hast Interesse einen Gastartikel hier auf “Selbständig im Netz” zu veröffentlichen?
Die Anforderungen an Gastartikel und ein Kontaktformular findest du auf der Gastautoren-Seite.

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11 Gedanken zu „Geschäftliche E-Mails – So korrespondieren Sie rechtssicher und professionell“

  1. Danke für diesen Beitrag.

    Ich habe eine spezielle Frage zur Signatur:
    Ist es wichtig, in welcher Form sie vorliegt? Also ob als Bild oder als Reintext.
    Ich denke bei Signaturen, die rein als Bild verfügbar sind, könnte es rechtliche Probleme im Bezug auf Barrierefreiheit geben, oder?

    Antworten
    • Für Geschäftsbriefe gibt es eine DIN schon sehr lange, da ist es nur folgerichtig, dass es auch eine DIN für E-Mails gibt.

      Viele Grüße
      Kristina

      Antworten
  2. Ich habe wieder etwas dazu gelernt. Ich habe gedacht, dass es selbstverständlich ist, Geschäfts-E-Mails wie Geschäftsbriefe zu schreiben. Anscheinend ist das nicht so klar. Mir würde nie einfallen Geschäftspost mit Smilies zu versehen.

    Eine Anmerkung habe ich noch: Statt “Sehr geehrter…” kann man heute “Guten Tag …” schreiben.

    Nach diesem gut erklärten Artikel dürfte niemand mehr Probleme haben, geschäftliche E-Mails zu schreiben.
    Viele Grüße
    Kristina

    Antworten
  3. Danke für die Hinweise auf Gesetzesvorschriften, Rechtsfragen und die DIN 5008-Norm für geschäftliche E-Mails. Endlich mal ein Beitrag, der über sonst übliche Allgemeinplätze wie notwendigerweise korrekte Orthografie, Grammatik und Interpunktion oder einen höflich-sachlichen Umgangston hinausreicht.

    Antworten
  4. Ja, dieser Beitrag ist wirklich mal empfehlenswert. Mich erreichen täglich Mails von gestandenen Firmen, die keine vernünftige Signatur aufweisen.

    Zum Thema Dubiose Anwalte: Diese Anwalte gründen sogar eigenstandige Firmen (UG) ohne operatives Geschaft nur um einen Scheinmandanten zu haben für den Sie die Abmahnung durchführen. Dabei sind die sogar so oberflächlich, das Sie Kollegen abmahnen, die ebenfalls auf Internetrecht spezialisiert sind.

    Also auf jeden Fall richtg machen.

    Antworten
  5. Die DIN für Geschäftsbriefe war mir schon bekannt. Für E-Mails war mir nur bewusst, dass es rechtliche Vorschriften für die Signatur gibt.

    Mich würde jedoch einmal interessieren welche rechtlichen Nachteile entstehen können, wenn man im Laufe einer Korespondenz (Verlauf vollständig am Ende der Mail) von diesen vorgegebenen Formen abweicht.

    Antworten
  6. Ja, dieser Beitrag ist empfehlenswert. Auch uns erreichen täglich Mails, die keine professionelle Signatur beinhalten.
    Wir nutzen und empfehlen nicht nur die Professionalisierung und Rechtssicherheit von E-Mail-Signaturen sicherzustellen, sondern setzen auch auf spezielle Marketingelemente, wie beispielsweise Veranstaltungshinweise, Fachartikelverweise oder auch die eigenen Social Media Kanäle.

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  7. Super Artikel und interessant. Dass es auch rechtliche Vorgaben für die E-Mail Signatur gibt, wusste ich bisher noch nicht. Allerdings muss ich dennoch nichts an meiner Signatur ändern – alles bereits drin. Sollte nun wirklich “normal” sein, eine geschäftliche E-Mail auch wie ein geschäftliches Schreiben aufzusetzen. Wobei ich doch je nach Empfänger auch mal legerer im Ton bin. Dass manche in Ihrer Eile die Anrede allerdings einfach weglassen, finde ich unhöflich. Diese paar Sekunden, sollte man sich nehmen.

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  8. Mir ist aufgefallen das große Firmen die fallen Dingen mit sehr vielen Kunden zu tun haben wie Skye oder wie die Banken auch Versender in ihrer Korrespondenz keine Telefonnummer angeben. Mails die geschickt werden sind noreply. Erst nach sehr langem Suchen und mit viel Akribie gelingt es dann einen E-Mail oder Telefon Kontakt aufzunehmen.

    Ist das ja nicht rechtlich korrekt dass ich Firmen definitiv sperren telefonisch kontaktiert zu werden obwohl sie riesengroß sind.

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