Welche Geschäftspapiere brauchen Existenzgründer? Selbstständig machen Schritt 9

Welche Geschäftspapiere brauchen Existenzgründer? Selbstständig machen Schritt 9Welche Geschäftspapiere Existenzgründer wirklich brauchen, behandle ich in Teil 9 meiner Selbstständig machen Artikelserie.

Welche Geschäftspapiere es gibt, warum man sich damit beschäftigen sollte und welche heute überhaupt noch notwendig sind, beantwortet dieser Artikel.

Zudem stellt sich die Frage, ob man sich selber um die Gestaltung der eigenen Geschäftspapiere kümmert oder lieben einen Profi beauftragt.

Was sind Geschäftspapiere?

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Ein wesentlicher Bestandteil der Selbstständigkeit ist die Kommunikation. Sei es auf direktem Wege in einem persönlichen Gespräch oder auf indirekte Weise per Brief, Mail oder z.B. per Werbeanzeige.

Um die Kommunikation zu unterstützen und professionell erscheinen zu lassen, gibt es die Geschäftspapiere oder auch Geschäftsunterlagen genannt.

So könnte man zwar bei einem persönlichen Treffen oder auf einer Konferenz die eigenen Kontaktdaten auf eine Serviette schreiben und anderen mitgeben, aber es ist einfacher und sieht professioneller aus, wenn man eine Visitenkarte überreichen kann.

Ebenso gibt es, zumindest visuell, keine Vorschriften für die Gestaltung von Briefpapier. Aber wenn man irgendwas zusammenbastelt und z.B. Rechnungen an einen Kunden immer anders aussehen, ist das nicht sehr professionell.

Geschäftspapiere sind sowohl Teil des berühmten ersten Eindrucks, als auch ein dauerhaftes Kommunikations- und Werbemittel.

Corporate Identity und die Geschäftspapiere

Ein wichtiger Punkt ist die Corporate Identity bzw. das eigene Corporate Design.

Während die Corporate Identity die gesamtheitliche Außenwirkung eines Unternehmens beschreibt, betrifft das Corporate Design vor allem das visuelle Erscheinungsbild. Darunter fallen natürlich auch die Geschäftspapiere.

Das fängt beim Logo-Design an und betrifft natürlich auch die einheitliche Gestaltung der Geschäftspapiere.

Für einen konstanten und professionellen Eindruck bei potentiellen und bestehenden Kunden, sollte man auf das Corporate Design viel Wert legen.

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Geschäftspapiere designen lassen oder selber machen?

Daher stellt sich auch die Frage, ob man die Geschäftspapiere selber designen oder dies jemandem übertragen sollte. Das hängt natürlich vor allem von den eigenen Fähigkeiten und dem eigenen Know How ab.

Verfügt man über entsprechendes Know How und besitzt man die notwendige Design-Software samt den erforderlichen Skills, dann spricht nichts dagegen, die Geschäftspapiere selber zu gestalten.

Allerdings kenne ich viele Selbstständige, die mit Gratis-Vorlagen und Angeboten wie “250 Visitenkarten gratis” zwar preislich günstig weggekommen sind, aber deren Geschäftspapiere weder professionell aussehen, noch individuell auf die Anforderungen der Person bzw. des Unternehmens zugeschnitten sind.

Man sollte sich im Klaren darüber sein, welche Wirkung auf andere durch die eigenen Geschäftspapiere ausgeht und ehrlich beurteilen, welchen Schaden Billig-Lösungen anrichten können.

Ist man also nicht wirklich Grafiker oder Designer, dann sollte man die Gestaltung der eigenen Geschäftsunterlagen an einen Designer geben. Das ist zumindest meine Empfehlung.

Die wichtigsten Geschäftspapiere

Schauen wir uns doch mal die wichtigsten Geschäftspapiere an.

  • Visitenkarten

    Welche Geschäftspapiere brauchen Existenzgründer? Selbstständig machen Schritt 9Visitenkarten sind wohl mit die häufigste Form von Geschäftspapieren, zumindest bei klassischen Unternehmen. Das ist auch nicht überraschend, kommen die Visitenkarten doch in der persönlichen Kommunikation mit potentiellen Kunden, also beim Erstkontakt, sehr häufig zum Einsatz.

    Aber auch bei anderen Gelegenheiten, wie dem Treffen mit potentiellen Geschäftspartnern und Lieferanten, sind Visitenkarten immer noch sehr beliebt.

    Deshalb habe ich hier im Blog schon mehrere Artikel zu diesem Thema geschrieben, wie z.B. in “Offline Marketing für Selbstständige – 4. Visitenkarten“.

    Die Gestaltung einer Visitenkarte mag auf den ersten Blick trivial aussehen, aber der Weg zu einer guten Visitenkarte ist nicht so einfach und sollte von einem Profi übernommen werden.

    Das Schöne an Visitenkarten ist aber auch, dass es im Internet massig Beispiele gibt, von denen man sich inspirieren lassen kann.

    Inwieweit ein Selbstständiger im Netz eine Visitenkarte noch braucht, ist allerdings eine legitime Frage. Wer ausschließlich online arbeitet und keinen regelmäßigen persönlichen Kontakt zu Neukunden etc. hat, für den lohnt sich eine Visitenkarte heute nicht mehr. Wer zu keinen Konferenzen oder anderen persönlichen Treffen geht, wird eher selten die Visitenkarte einsetzen und gerade im Online-Business ist diese schon länger out.

  • Briefpapier

    Ebenfalls ein wichtiges Geschäftspapier ist das Briefpapier. Auch in Zeiten von eMail und Co. ist es in vielen Bereichen noch sinnvoll, Briefe zu verschicken. So versende viele Selbstständige Angebote und Rechnungen an regionale Kunden oft noch per Post. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen sind da noch etwas konservativer.

    Die Werbekunden auf Selbstständig im Netz möchten dagegen nur noch PDF-Rechnungen. Allerdings sollte man auch dafür eine professionelle Briefpapier-Vorlage nutzen. Trotz moderner Technik, wird das Briefpapier für viele Selbstständige deshalb auch in Zukunft eine wichtige Rolle spielen.

    Jede/r Selbstständige muss dabei selber beurteilen, ob er oder sie Briefpapier benötigt. Auf viele wird das zutreffen und dann sollte man professionell gestaltetes Briefpapier nutzen.

  • Firmenschild

    Firmenschilder sind eigentlich nur notwendig, wenn man Kundenverkehr bzw. ein Ladengeschäft hat. Wer dagegen ausschließlich online kommuniziert und/oder selber zu den Kunden fährt, der benötigt in der Regel kein Firmenschild.

    Wenn man aber Laufkundschaft hat und Kunden im eigenen Büro empfängt, sollte man ein professionelles Firmenschild einsetzen.

  • Werbemittel

    Um eine einheitliche Außenwirkung zu erzielen, sollte man auch bei den verschiedenen Werbemitteln auf das Corporate Design achten.

    Ob Flyer, Plakat oder Zeitungsanzeige, ein professionelles Erscheinungsbild ist hier sehr wichtig.

    Für Selbstständige im Netz, die rein online arbeiten, ist die Bedeutung von Offline-Werbemitteln allerdings nicht mehr so hoch.

  • Firmenwebsite

    Nicht vergessen sollte man, dass zu den eigenen Geschäftspapieren in gewisser Weise auch die Firmenwebsite gehört. Das hört sich natürlich etwas komisch an, aber die Integration der Firmenwebsite in die Corporate Identity bzw. das Corporate Design ist sehr wichtig und ein Aushängeschild vor allem für neue Kunden.

    Und natürlich sollte man auch hier einen Profi ran lassen, wenn man nicht selber über die notwendigen Voraussetzungen verfügt.

  • Sonstiges

    Auch Firmenaufkleber, PR-Artikel etc. sollten in der Außenwirkung zum Gesamtbild passen und einen einheitlichen professionellen Auftritt gewährleisten.

Welche indiviuellen Geschäftspapiere nutzt ihr selbst?

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Welche Geschäftspapiere brauchen Existenzgründer wirklich?

Diese Frage habe ich ja oben teilweise schon angeschnitten. Die meisten Geschäftspapiere, die ich hier angesprochen habe, sind Offline-Produkte. Dementsprechend stellt sich die Frage, was man davon als Selbstständiger im Netz überhaupt braucht.

Dabei kommt es aber natürlich auf den Einzelfall an.

Während manche Selbstständige im Netz das Internet unterstützend nutzen, aber selber trotzdem sehr viel Offline-Kontakt zu Interessenten, Kollegen, Lieferanten, Stammkunden etc. pflegen, haben andere eigentlich nur noch online geschäftliche Kontakte.

Erstere benötigen sicher eine eher umfangreichere Kollektion an Geschäftspapieren. Letztere benötigen vielleicht noch das digitale Briefpapier und eine Website, sonst aber nichts.

Ich persönlich habe früher eine ganze Reihe an unterschiedlichen Geschäftspapieren eingesetzt, da ich mit regionalen Kunden zu tun hatte. Heute nutze ich davon kaum noch was und habe lediglich für meinen Brettspiel-Blog noch Visitenkarten, da es dort immer wieder Treffen auf Messen und Veranstaltungen gibt.

Man sollte sich auf jeden fall nicht einreden lassen, dass man alles braucht. Wer nach ein paar Monaten merkt, dass er doch Visitenkarten benötigt, der kann diese immer noch gestalten und drucken lassen.

Das ist allemal besser, als zu Beginn alle möglichen Geschäftsunterlagen zu finanzieren, nur um später zu merken, dass man die Hälfte davon gar nicht nutzt.

Geschäftspapiere günstig drucken lassen

Während man bei der Gestaltung nicht an der falschen Stelle sparen sollte, ergeben sich heutzutage gute Sparpotentiale beim Drucken. Denn im Internet kann man mittlerweile die meisten Geschäftsunterlagen in sehr guter Qualität drucken lassen.

Ich nutze dafür z.B. Flyerwire oder Vistaprint, aber auch andere Anbieter sind sehr gut und meist deutlich günstiger, als die Druckerei vor Ort.

Bei professionellen Online-Druckereien kann man sich eine Muster-Mappe bestellen, in der diverse Druckbeispiele für Visitenkarten, Briefpapier etc. enthalten sind. So kann man die gängigsten Varianten selber begutachten und erlebt dann keine Überraschung.

So kann man z.B. einen professionellen Grafiker mit der Gestaltung beauftragen, den Druck aber dann selbst übernehmen.

Bei ausgefallenen Materialien und Formen hilft meist aber doch nur der Weg zur regionalen Druckerei, da Online-Druckereien in der Regel nur die gängigsten Varianten und Formate anbieten.

Fazit

Geschäftspapiere spielen eine wichtige Rolle für Existenzgründer. Selbstständige im Netz haben allerdings für das ein oder andere Geschäftspapier keine Verwendung mehr.

Was man selber benötigt, sollte man sich vorher genau überlegen, um unnötige Kosten zu sparen.

Die Geschäftspapiere, für die man sich dann aber entschieden hat, sollte man wirklich professionell umsetzen (lassen).

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2 Gedanken zu „Welche Geschäftspapiere brauchen Existenzgründer? Selbstständig machen Schritt 9“

  1. Hallo Peer,

    vielen Dank für deinen sehr ausführlichen Artikel. Hattest du bei dem Druck von Geschäftspapieren bereits ein Problem mit dem Endresultat? Hast du Tipps, wie man eine Farbechtheit erreicht, so dass das gedruckte Produkt am Ende sehr farbähnlich dem digitalen Entwurf ist?

    Beste Grüße
    Torsten

    Antworten
    • Probleme hatte ich da nicht, aber da bin ich auch ehrlich gesagt kein Spezialist und achte da nicht auf Farbechtheit wie ein richtiger Druck-Experte. In meinen Augen hat das immer gepasst.

      Antworten

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