Kunden, Angebote und Rechnungen online verwalten – 5 Anbieter im Vergleich

Ich hatte vor rund 3 Jahren schon mal einen genaueren Blick auf mehrere Online-Services zur Kundenverwaltung und Rechnungslegung geworfen.

In 3 Jahren passiert natürlich viel und deshalb habe ich mir den alten Artikel vorgenommen und die mir bekannten Anbieter nun erneut angeschaut.

Herausgekommen ist ein Vergleich von insgesamt 5 Online-Services.

Ich hoffe, ich kann dem einen oder anderen Leser damit die Entscheidung für einen passenden Service erleichtern oder zumindest erst einmal einen ausführlichen Überblick geben.

Warum einen Online-Service verwenden?

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Es gibt natürlich die klassischen Software-Lösungen, um Rechnungen zu schreiben, Kunden zu verwalten und Angebote zu verfassen.

Und dagegen ist grundsätzlich auch nichts einzuwenden. In der Regel fallen dabei aber hohe Einstiegskosten an, da die Software ja erstmal erworben werden muss.

Zudem gibt es bei Software-Lösungen normalerweise keine Staffelung nach benötigtem Umfang. Wer also nur wenige Kunden hat und selten Rechnungen stellt, kauft die selben Software und bezahlt den selben Preis, wie jemand, der viele Kunden hat und viele Rechnungen legt.

Die Vorteile von Online-Lösungen liegen eben unter anderem in einer oft höheren Flexibilität, da meist verschiedene Tarife angeboten werden, je nach gewünschtem Funktionsumfang.

Aber auch die Möglichkeit, Online-Services von mehreren PCs und sogar von unterwegs nutzen zu können, ist für viele ein wichtiges Argument. Dass man nichts installieren und sich nicht um Updates kümmern muss, kommt als Bonus noch dazu.

Je nach Art der Nutzung sparen viele Nutzer solcher Online-Services zusätzlich Kosten, da der Rechnungsversand durch Online-Services auf Wunsch elektronisch oder per Fax erfolgt und man selber nicht erst die Rechnungen ausdrucken und versenden/faxen muss.

Vergleich von 5 Online-Services für Rechnungen

Es gibt eine Menge Anbieter, mit denen man Kunden, Angebote und Rechnungen online verwalten kann. 5 davon stelle ich heute vor.

Darunter sind ein paar bekanntere, die ich zum Teil schon vor 3 Jahren vorgestellt habe. Zum Teil sind es auch neuere, die ich mal mit rein genommen habe, damit es wirklich ein Vergleich wird.

Ich habe verschiedene Aspekte verglichen, die meiner Meinung nach für Selbständig und Netz wichtig sind.

Am Ende gibt es allerdings auch nicht den EINEN Gewinner, da der Vergleich zeigt, dass die Anbieter zum Teil unterschiedliche Schwerpunkte setzen und es auf den Selbständigen/Freiberufler und dessen konkrete Bedürfnisse jeweils ankommt.

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lexoffice

Kunden, Angebote und Rechnungen online verwaltenDie Online Buchhaltung* lexoffice stammt von Lexware, welche einen sehr guten Namen in der Branchen haben. Schon früher habe ich mal eine Desktop-Software von Lexware genutzt, aber mittlerweile ist die Cloud auch in diesem Bereich angekommen und bietet viele Vorteile.

lexoffice richtet sich sowohl an Selbstständige und Freiberufler, als auch an kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Die Funktionen sind dabei in mehreren Tarifen gestaffelt, um den Anforderungen der Nutzer entgegenzukommen.

Die meisten Selbstständigen machen ihren Jahresabschluss nicht selbst, sondern haben dafür einen Steuerberater. Genau an diese richtet sich lexoffice.

Mit dem Gutschein-Code lx36m4y könnt ihr lexoffice mit allen Funktionen 6 Monate kostenlos und unverbindlich testen. Hier könnt ihr den Gutschein einlösen*.

KundenverwaltungNatürlich gibt es auch eine Kundenverwaltung, die gut zu bedienen und zu verwalten ist.
ArtikelverwaltungKeine separate Artikelverwaltung, aber Übernahme aus Vorlagen möglich.
Angebote/RechnungenAngebote, Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften, Lieferscheine, Serienrechnungen und mehr.
PreiseEs werden 3 Tarife (6,90/11,90/14,90 Euro zzgl. MwSt. im Monat) angeboten. Besondere Funktionen wie Kassenbuch, UmSt.-Voranmeldung, ZM und mehr nur in den teuren Tarifen.
Test-ZugangAlle 3 Tarife 30 Tage können kostenlos und unverbindlich getestet werden. (mit dem Code für SiN-Leser 6 Monate kostenlos.)
Vorlagen/LogoEs gibt einen flexiblen Vorlageneditor, so dass starke Anpassungen möglich sind.
VersandVersand per eMail oder Download als PDF.
digitale SignaturIst bei allen Tarifen gegen Zusatzkosten möglich.
SicherheitSSL-Verschlüssung und Backups inklusive.
MitarbeiterBei den beiden teureren Tarifen sind mehrere Benutzer möglich.
SchnittstellenDATEVconnect online bzw. Steuerberater-Schnittstelle vorhanden. Ebenso wird ELSTER unterstützt. PDF, CSV und Txt Export möglich.
SupportKostenloser Support für alle Tarife.
Mindestvertragslaufzeit1 Monat.
FazitIch bin mit lexoffice sehr zufrieden und die verschiedenen Tarife sollten für fast jeden Selbstständigen und auch kleine Unternehmen die Anforderungen erfüllen.

zum lexoffice-Test


Billomat

Billomat* ist ein deutschsprachiger Anbieter aus Nürnberg. Diesen hatte ich schon vor früher vorgestellt und seit dieser Zeit ist einiges passiert.

Das Dashboard bietet einen guten Überblick über die aktuellen offenen Rechnungen, Angebote und man findet sich schnell zurecht.

Regelmäßig werden neue Funktionen ergänzt, die Billomat nicht nur zu einer nützlichen Rechnungs-Verwaltung, sondern auch zu einem kleinen aber feinem CRM-System machen.

KundenverwaltungKunden, Angebote und Rechnungen online verwaltenNur 1x die Kundendaten eingeben und überall wiederverwenden. Vorausfüllen von Rechnungen etc., Kontakt-Historie, Auswertungen, Importfunktion. Im Solo-Tarif auf 60 Kunden begrenzt.
ArtikelverwaltungJe nach Tarif eine bestimmte Anzahl an Artikeln/Leistungen anlegbar. Steuersatz, Einheit und Schlagworte individuell vergebbar.
Angebote/RechnungenNeben Angeboten und Rechnungen gibt es auch Mahnungen, Gutschriften, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine. Wiederkehrende Abo-Rechnungen möglich. Drag and Drop bei den Positionen.
Preise4 Tarife. Für Einzelunternehmer gibt es den Solo Tarif für 6,- Euro netto im Monat. Mitarbeiter, Kunden und Dokumente sind in diesem Tarif begrenzt. Wenn mehr davon benötigt werden, bietet sich der Solo+ Tarif (9 Euro netto/Monat) an. Größere Unternehmen können den Business-Tarif (16,- Euro netto/Monat) oder den flexiblen Customized Tarif nutzen. Der Steuerberaterzugang ist z.B. nur bei den teureren Tarifen inklusive. In allen Tarifen kann man zusätzliche Benutzer für 5 Euro dazubuchen.
Test-Zugang30 Tage kann man Billomat kostenlos und ohne Einschränkungen testen.
Vorlagen/LogoMan kann eigenes Briefpapier verwenden. Schriftart, Kopf- und Fußzeile anpassbar.
VersandVersand per Brief, Fax oder eMail. Bei Brief und Fax-Versand durch Billomat fallen weitere Kosten an.
digitale SignaturIst bei allen Tarifen inklusive, außer man bindet sie über ein Addon ein.
SicherheitSSL-Verschlüssung und Backups inklusive.
MitarbeiterNur im Solo Tarif und im Solo+ Tarif auf einen Mitarbeiter begrenzt.
SchnittstellenBillomat bietet sehr viele Schnittstellen zu externen Lösungen wie DIG Inkasso, Salesforce, Basecamp, freeFIBU, EMAILBRIEF und andere. Dadurch können Zusatzkosten entstehen.
SupportKostenloser Support für alle Tarife.
Mindestvertragslaufzeit1 Monat. Man kann längere Mindestvertragslaufzeiten wählen und bekommt dann einen Rabatt.
FazitBillomat bietet einen umfassenden Service an, der durch zusätzliche Add-Ons noch erweitert werden kann. Für Selbstständige sind vor allem die Tarife Solo und Solo+ interessant und kostengünstig.

Easybill

Kunden, Angebote und Rechnungen online verwaltenAuch Easybill* hatte ich vor ein paar Jahren schon mal vorgestellt. Seitdem ist auch hier einiges passiert.

Easybill bietet eine moderne und übersichtliche Oberfläche an. Auch hiermit kann man bequem Kunden, Angebote und Rechnungen verwalten.

Zusätzlich bietet Easybill das ein oder andere besondere Feature an.

KundenverwaltungMan kann Kunden importieren, anlegen und verwalten, inkl. individueller Zahlungskonditionen. Umfangreiche Auswertung möglich.
ArtikelverwaltungEbenso können Artikel/Leistungen angelegt werden. Inkl. Warenverwaltung und Preisgruppen.
Angebote/RechnungenNeben Angeboten und Rechnungen sind auch Lieferscheine, regelmäßige Rechnungen, Mahnungen etc. möglich.
PreiseEs gibt 3 Tarife. Von 9,- Euro bis zum Business-Tarif für 39,- Euro/Monat netto. Die Tarife unterscheiden sich in Kundenzahl, Mitarbeitern und zusätzlichen Features, wie z.B. Projektverwaltung.
Test-ZugangEs gibt eine 7-tägige kostenlose Testphase.
Vorlagen/LogoEigenes Firmenlogo im kostenlosen Tarif möglich. Eigenes Briefpapier nur in kostenpflichtigen Tarifen.
VersandDer Versand erfolgt per eMail, Post oder Fax. Für die beiden letzteren fallen Zusatzkosten an, die je nach gewähltem Tarif schwanken. Man kann es auch hier natürlich auch selber versenden.
digitale SignaturIst möglich, bringt aber Zusatzkosten mit sich.
SicherheitSSL Verschlüsselung in allen Tarifen plus Backups.
Mitarbeiterweitere Mitarbeiterzugänge nur im Business-Tarif möglich.
Schnittstellendiverse Schnittstellen zum Im- und Export. DATEV-Export und SOAP-Schnittstelle für Online-Shops. eBay- und Amazon-Import-Tool für Händler.
SupportKostenlos per eMail. Notfall-Hotline auch am Wochenende. Screencast-Videos erklären die wichtigsten Funktionen.
Mindestvertragslaufzeit1 Monat
FazitEasybill ist ein interessanter Anbieter, der einige besondere Zusatzfeatures, wie z.B. eine Desktop-Zeiterfassung inkl. Import in Rechnungen ermöglicht.

zur Easybill-Vorstellung


Fastbill

Kunden, Angebote und Rechnungen online verwaltenFastbill* ist ebenfalls schon länger am Markt.

Man bietet die typischen Funktionen an, ohne unbedingt etwas besonderes im Angebot zu haben. Außer der Möglichkeit, ohne Registrierung Rechnungen zu erstellen.

Aber das ist nicht mehr als ein Test, da man keine Kunden anlegen kann etc. Auf Dauer ist das sicher nichts.

KundenverwaltungVerwaltung der Kunden inkl. Ansprechpartnern, Kostenstellen und der Angabe, ob es sich um einen Top-Kunden handelt.
ArtikelverwaltungMan kann Produkte, Leistungen und Stundensätze anlegen. Ein kleines Tool zur Arbeitszeiterfassung.
Angebote/RechnungenAngebote, Rechnungen und Mahnungen sind möglich. Inkl. Gutschriften, Mahnungen und Abo-Rechnungen. Auch Eingangsrechnungen sind erfassbar.
PreiseEs gibt nur 3 Tarife 3 Tarife zwischen 8,99 und 44,99 Euro zzgl. MwSt. im Monat. Unterschiede gibt es unter anderem bei der Benutzerzahl, Zahl der Online-Banking-Konten und der eMail-Inbox.
Test-ZugangAlle 3 Tarife kann man 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen.
Vorlagen/LogoMan kann die Dokumente individuell anpassen.
VersandDer Versand kann kostenlos per eMail oder gegen Gebühr per Post oder Fax erfolgen. Natürlich kann man auch selber den Post/Fax Versand übernehmen.
digitale SignaturGegen Gebühr möglich.
SicherheitSSL-Verschlüsselung und Backups.
Mitarbeiterje nach gewähltem Tarif
SchnittstellenCSV- und Excel-Im- und Export. Zudem Datev-Export und API-Schnittstelle.
Supportper eMail, FAQ und Telefon. Viele Videos.
Mindestvertragslaufzeit1 Monat
FazitFastbill bietet den typischen Funktionsumfang und das sieht alles recht gut aus. Günstiger Einsteigertarif für Gründer, aber auch passende Tarife für Unternehmen.

Salesking

Kunden, Angebote und Rechnungen online verwaltenSalesking* hat zumindest schon mal ein cooles Logo. ;-) Okay, andere Dinge sind da doch wichtiger.

Dieser Service bietet fast alle Standard-Features an.

Zusätzlich gibt es ein paar Extra-Features.

KundenverwaltungMan kann seinen Kunden auch Zahlungsziele und Skonti zuweisen. Importmöglichkeiten und sogar eMail-Kampagnen. Nummernkreise anpassbar.
ArtikelverwaltungNormale Verwaltung von Produkten und Leistungen.
Angebote/RechnungenNeben Angeboten und Rechnungen sind auch hier Mahnungen, Abo-Rechnungen und Gutschriften möglich.
PreiseDer günstigste Tarif nennt sich Silver und bietet keine Einschränkungen, außer, dass es nur einen Nutzerzugang gibt und keine Aufgaben definiert werden können. Mit 12,- Euro netto pro Monat ist dieser aber nicht unbedingt der günstigste in dieser Liste. die beiden anderen Tarife sind vor allem für Teams gedacht und bieten die eine oder andere Funktion mehr.
Test-Zugang30 Tage kostenlos testen.
Vorlagen/LogoEigene Vorlagen können erstellt werden. Gegen Gebühr macht das auch der Anbieter.
VersandDirekt aus Salesking nur per eMail. Das ist natürlich kostenlos.
digitale SignaturDiese ist möglich, aber kostenpflichtig.
SicherheitSSL-Verschlüsselung und Backups.
MitarbeiterZusätzliche Nutzer sind gegen Zusatzkosten möglich.
SchnittstellenDiverse Import/Export Schnittstellen und DTAUS-Export für Gutschriften. RSS-Feed fast aller Bereiche möglich. API vorhanden.
SupportTelefonisch oder per Mail.
Mindestvertragslaufzeit1 Jahr, aber keine automatisch Verlängerung.
FazitAn sich kein schlechter Anbieter. Die Funktionen sind alles im allem recht ähnlich zu den anderen Anbieter. Die Mindestvertragslaufzeit ist dagegen nutzerunfreundlich und der Post- und Fax-Versand nicht direkt über den Anbieter möglich. Und er ist ein wenig teuer.

Fazit

Ich habe versucht, die wichtigsten Features zu vergleichen. Falls jemand Wert auf eine ganz bestimmtes Feature legt, so sollte er dies nochmal genauer recherchieren.

Da sich der Funktionsumfang gerade bei den Kern-Bereichen Kundenverwaltung und Rechnungen oft kaum unterscheidet sollte man von den Testmöglichkeiten gebrauch machen, die alle Anbieter im Angebot haben.

Oft hängt es eben davon ab, wie man mit dem Service und dessen Oberfläche generell zurecht kommt. Und es kann natürlich sein, dass ein spezielles Feature ausschlaggebend ist, welches nicht jeder Anbieter bereit stellt.

Man sollte zudem nicht nur auf die angegebenen Tarife-Preise schauen und auch benötigte Zusatzfeatures einrechnen. Erst dann macht ein Vergleich der Preise Sinn. Deshalb heißt es testen und gut durchkalkulieren, bevor man sich entscheidet.

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16 Gedanken zu „Kunden, Angebote und Rechnungen online verwalten – 5 Anbieter im Vergleich“

  1. Hallo Peer, nutzt du selbst eine der aufgeführten Lösungen? Ich bin da vielleicht etwas altmodisch, aber Rechnungsdaten in die Cloud zu geben… ich weiß nicht so recht, mit dem Gedanken kann ich mich nicht so recht anfreunden.

    Antworten
  2. Hallo Peer,
    ich sehe das ähnlich wie Heiko, obwohl ich speziell über Easybill viel Positives gehört habe.
    Aber die Auflistung und Beschreibung ist klasse. Hast du auch eine Empfehlung für eine gute Software-Lösung?
    Gruß
    Gerlinde

    Antworten
  3. Den einen oder anderen Dienst kenne ich bereits. Es kommt halt schon drauf an, was man genau für “administrative” Ziele hat.

    Eine komplette Online Unternehmenssoftware bietet auch http://www.scopevisio.com/ an. Hier bekommt man zum Fakturaprogramm sogar noch die FIBU, CRM und das Projektmanagement usw. mit. Alles in der Cloud (wenn man will) und im Baukastensystem. Wie ich finde zu einem guten Preis. Allerdings für Unternehmen im Nicht-EU-Raum, wie ich finde eher weniger geeignet…

    Antworten
  4. Ich hatte vor einer Weile auch schon mal nach Online-Services geschaut, die Angebotserstellung und Rechnung schreiben übernehmen. Hauptsächlich aus dem Grund, da ich mit meiner jetztigen Software unzufrieden bin (Lexware Büro easy, fühlt sich an, als wäre die aus dem Jahre 1980).

    Mein Hauptproblem mit den Online-Lösungen ist der fehlende Datenexport. Einerseits muss man ja Daten zum Steuerberater exportieren – möglichst schon im DATEV-Format. Andererseits will man sich ja auch nicht auf Ewigkeit binden und daher auch die Möglichkeit haben, mit allen bereits geschriebenen Rechnungen umzuziehen (schließlich muss man die Daten ja mehr als 10 für das FA aufheben).

    Lange Rede, kurzer Sinn: So wirklich überzeugt hat mich keiner der Online-Anbieter und ich werde (leider) weiter auf Lexware zurückgreifen.

    Antworten
  5. Hallo Peer, ich wollte mal fragen, warum die Links keine Partnerprogrammlinks sind. Mit dieser Auflistung bietest du deinen Lesern ja einen super Mehrwert. Da ist es doch auch in Ordnung, wenn du eine Provision bekommst, wenn einer das nutzt. Oder gibt es einen Grund weshalb du auf diese Einnahmen verzichtest?

    Antworten
  6. Ich habe mich vor wenigen Wochen für Fastbill entschieden, da mir das Paket vom Preis-/Leistungs-Aspekt am besten erschien.
    Da ich selbst lediglich die Werbeplätze meiner Blogs vermarkten möchte, war mir ein niedriger Pauschalpreis sowie eine einfache Kunden- sowie Postenverwaltung das wichtigste. Ich fühle mich da im Moment super aufgehoben :)

    Gruss
    Tobinger

    Antworten
  7. Hallo, sicher müsste man die datenschutzrechtlichen Aspekte solcher Lösungen mal genauer untersuchen und wer ggf. Zugriff auf die gehosteten Daten hat (siehe USA: Behörden und von denen beauftragte Privatindustrie). Auch sehe ich die Gefahr, sofern es keine geeigneten Schnittstellen für z.B. Offline-Systeme gibt, dass man sich als Nutzer in eine Gewisse Abhängigkeit vom jeweiligen Anbieter begibt.

    Antworten
  8. Hallo,
    eine allgemeine aber doch wichtige Frage hab ich zu den Tools: Wie unterstützen diese unterschiedliche Mehrwertsteuersätze? Es ist ja ein Unterschied, ob mein Kunde in Deutschland oder in den USA sitzt oder ob ich ein Buch oder einen Dienstleistung verkaufe.

    Gruß Carsten

    Antworten
  9. Danke für die übersichtliche und umfassende Zusammenstellung!
    Allerdings hätte ich noch eine kleine Korrektur/Ergänzung zu Billomat: Digitale Signatur ist auch im kostenlosen Tarif möglich. Und als Schnittstellen haben wir noch vCard, CSV, RSS, iCal und unsere RESTful API im Programm, welche sich auf XML und JSON versteht.
    Weitere Unterscheidungsmerkmale sind unter anderem auch die eigene Attribute für Kunden, Artikel und Mitarbeiter, eine komplette Lokalisierung in 5 Sprachen (deutsch, englisch, französisch, spanisch, portugisisch) und die Autovervollständigung in vielen Masken.

    Antworten
  10. Collmex mag im ersten Moment etwas altmodisch wirken, dafür ist die Oberfläche unheimlich schnell, die Jungs verstehen was von deutscher Buchhaltung und manche Features, wie das einlesen der Kontoauszüge sind genial. Collmex erkennt jeden Buchungsvorfall der schon mal da war und macht jeweils passende Buchungsvorschläge. Hab ein paar Services durchprobiert, collmex ist meine Wahl…

    Antworten
  11. Hallo Peer, Danke für den Vergleich! da dieser ja nun schon ein paar Jahre alt ist, würde mich interessieren, ob du von diesem Beitrag noch eine aktuellere Version hast, in der auch auf Datenschutz eingegangen wird.

    Danke mal wieder!

    Katharina

    Antworten

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