“Lexware faktura + auftrag 2012” – Software im Review

Lexware faktura + auftrag - Software im ReviewVon Lexware habe ich die Gelegenheit bekommen, die Software “Lexware faktura + auftrag 2012” ausführlich zu testen.

Dieses Angebot habe ich gern angenommen und werde im folgenden Artikel über meine Eindrücke und Erfahrungen mit der Auftrags- und Kundenverwaltung vorstellen.

Hierbei handelt es sich um einen bezahlten Artikel.
Dafür wurde vom Kunden nur das Thema vorgegeben, aber keine positive Meinung oder inhaltliche Aussage erkauft.

Was ist “Lexware faktura + auftrag 2012”?

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Bei dieser Software handelt es sich um die aktuelle Version der Auftrags- und Kundenverwaltung Software von Lexware.

Dabei ist der Umfang der angebotenen Funktionen sehr groß und geht über das Bestellwesen, Beleg-Verwaltung, Rechnungslegung, Kunden- und Lieferanten-Verwaltung bis hin zu ausführlichen Auswertungen und sogar die Nutzung von eRechnungen (inkl. Signaturen).

Von dieser Software gibt es unterschiedliche Varianten, wobei die hier vorgestellte die günstigste ist und für einen Einzelarbeitsplatz gedacht ist. Also ideal für Einzelunternehmer.

Funktionen

Lexware faktura + auftrag - Software im ReviewIm Folgenden möchte ich die wichtigsten Funktionen vorstellen.

Hat man die Software installiert, was sehr einfach und schnell vonstatten geht, gelangt man auf die Startseite des Tools.

Dabei fällt sofort die moderne, weil sehr übersichtlich und stylisch gehaltene Oberfläche auf. Das mag sicher nicht entscheidend sein, aber wenn man damit täglich arbeitet, hilft es auf jeden Fall.

Von hier aus hat man Zugriff auf alle Funktionen der Software. Die wichtigsten sind:

  • Kundenverwaltung
    Lexware faktura + auftrag - Software im ReviewNeue Kunden anzulegen und bestehende Kunden zu verwalten ist hiermit möglich. Dabei wird man sehr gut an die Hand genommen und Schritt für Schritt z.B. durch den Erstellungsprozess eines neuen Kunden geleitet.

    Neben Rechnungs-Anschrift kann z.B. einen separate Lieferanschrift angegeben werden und es ist sogar eine Online-Adressprüfung integriert.

    Gegenüber anderen mir bekannten Kundenverwaltungs-Lösungen ist die Detailfülle, die man hier angeben kann, deutlich größer.

    So ist es z.B. möglich auch die USt-IdNr anzugeben und diese auch zu prüfen und ebenso individuelle Zahlungsbedingungen festzulegen.

    Lexware trägt auch den neuen Datenschutzvorschriften Rechnung, indem man bei jedem Kunden angeben kann, ob er eine BDSG Einverständniserklärung abgegeben hat und wenn ja wann. In der aktuellen Überarbeitung des Bundesdatenschutzgesetzes müssen nun alle Kundendatenbanken mit einem Opt-In, also einer ausdrücklichen Zustimmung arbeiten, wenn man die Daten z.B. für Marketingzwecke nutzen will.

  • Artikelverwaltung
    Lexware faktura + auftrag - Software im ReviewBietet man Produkte oder Dienstleistungen an, kann man diese als Artikel hinterlegen. Das ist soweit nichts besonderes und wird von Lexware gut gelöst.

    Man kann Warengruppen anlegen, um die Produkte darin zu sortieren.

    In den Artikeldetails kann man unter anderem angeben, wie schwer der Artikel ist, wenn es sich um ein physikalisches Produkt handelt. Dann kann man auch einen Warenbestand anlegen und so eine Warenwirtschaft realisieren, inkl. Wareneingänge und -ausgänge.

    Aber natürlich kann man auch Dienstleistungen hier angeben. Gut gelöst ist zudem die Möglichkeit, verschiedene Preisgruppen anzugeben und sogar eine extra Artikelbeschreibung für eBay ist möglich.

    Zusätzlich gibt es Auswertungsmöglichkeiten auf Artikel-Ebene, welche die Umsätze eines Produktes zeigen.

  • Angebote und Rechnungen
    Natürlich fehlt auch eine Auftragsverwaltung nicht.

    Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften und Co. sind möglich. Dabei kann man bequem Angebote weiterführen und so die einmal eingegebenen Daten einfach übernehmen. Aber auch das können andere Software-Lösungen.

    Als Besonderheit kann man Bestellungen schreiben, die dann auf die eingegebenen Lieferanten zugreifen und damit von den eigenen Rechnungen abgegrenzt sind.

    Interessant ist hier ebenfalls, dass z.B. Rechnungen nicht mehr verändert werden können, wenn sie einmal gedruckt bzw. per eMail versendet wurden. Das trägt zu einer nachvollziehbaren und konstanten Verwaltung der eigenen Daten bei.

  • Auswertung
    Lexware faktura + auftrag - Software im ReviewIn der Lexware-Software kann man natürlich auch ausführliche Auswertungen zu den eigenen Kunden, Aufträgen etc. durchführen.

    Dafür eignet sich unter anderem das Business Cockpit.

    Die Verwaltungsansicht der Aufträge lässt sich z.B. individuell filtern und man kann über den Menü-Punkt “Berichte” ausführliche Ausdrucke vornehmen.

  • Projekte
    Eine kleines nettes Features sind die Projekte. Hiermit kann man unterschiedliche Angebote und Rechnungen an verschiedene Kunden zu einem Projekt zusammenfassen.

    Das erleichtert den Überblick, wenn man an etwas größeren Projekten arbeitet.

Natürlich gibt es noch viele weitere Funktionen, die aber teilweise sehr speziell sind und für mich bei meinem Test keine Rolle gespielt haben. Schließlich habe ich primär all jene Funktionen ausprobiert, die ich bei meiner täglichen Arbeit benötige.

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Vor- und Nachteile

Insgesamt ist mein Eindruck der Software recht positiv.

Hier nochmal die wichtigsten Vorteile:

  • Rechtssicher
    Es werden in der 2012-Version aktuelle Datenschutzanforderungen ebenso erfüllt, wie andere rechtliche Veränderungen. Gut finde ich, dass nachträgliche Änderungen an Rechnungen nicht mehr möglich sind, wenn diese einmal gedruckt wurden. So ist man gezwungen ordentliche Stornierungen etc. durchzuführen, was rechtlich besser ist.
  • Umfangreich
    Der Funktionsumfang ist hoch. Neben den wichtigsten Features gibt es noch viele kleine Zusatzfunktionen, die einigen Nutzern sehr gefallen werden. Zudem benötigt man z.B. keine separate Warenverwaltung mehr.
  • Übersichtlich
    Trotz des Funktionsumfangs ist das Tool relativ übersichtlich. Wenn man weiß, welche Funktionen man benötigt, findet man sich schnell zurecht.
  • Flexibel
    Dienstleister, Freiberufler, Selbständige, Shop-Betreiber etc. können die Software nutzen.
  • Preiswert
    Der Listenpreis liegt bei 99,- Euro brutto, wobei es z.B. bei Amazon schon ab rund 70,- Euro brutto losgeht.

Es gibt auch ein paar subjektive Nachteile

  • Einstieg
    Die sehr vielen Funktionen haben allerdings den Nachteil, dass man als Einsteiger, der von der Materie nicht so viel Ahnung hat (z.B. Existenzgründer), im ersten Moment etwas überfordert ist. Die gute Hilfefunktion im Tool selber und das beiliegende Schnelleinstiegs-Heftchen mit rund 40 Seiten helfen allerdings dabei. Trotzdem braucht man etwas, um flüssig damit arbeiten zu können.
  • Updates
    Die jährlichen Updates kosten extra und sind mit einem Listenpreis von 79,- Euro nicht gerade ein Schnäppchen. Aber zum einen gibt es diese sicher online günstiger und zudem braucht man nicht unbedingt jedes Jahr ein Update. Die Grundlagen der Angebote und Rechnungslegung ändern sich nicht wirklich oft und deshalb brauchen die meisten wohl nicht unbedingt jedes jährliche Update.
  • Desktop-Software
    Die Bindung an einen bestimmten Rechner ist natürlich ein Nachteil im Vergleich zu vielen Online-Lösungen. Will man die Software auf mehr als nur einem PC installieren, muss man eine teurere Version nutzen.

Ich konnte bei meinen Tests keine gewichtigen Nachteile ausmachen und fand die Software insgesamt gelungen. Es gibt sogar die eine oder andere Funktion, die ich bei meiner bisherigen Rechnungssoftware vermisse (z.B. regelmäßige Rechnungen). Ob das reicht, damit ich komplett umsteige, weiß ich aber noch nicht.

Fazit

Für Selbständige im Netz ist das Programm “Lexware faktura + auftrag 2012” sehr gut geeignet und bietet fast schon etwas zu viel Funktionalität an. Wer nur 1-2 Rechnungen an einzelne Kunden im Monat schreibt, der sollte sich vielleicht eine einfachere Lösung anschauen.

Für meine Verwendungszwecke mit vielen Kunden, regelmäßigen Rechnungen, Dienstleistung und physikalischen Produkte etc. ist die Software auf jeden Fall gut geeignet und verhältnismäßig preiswert.

Man kann die Software übrigens direkt bei Lexware auf Rechnung bestellen und dann 4 Wochen testen, bevor man die Rechnung bezahlt. Gefällt sie einem nicht, sendet man die Software einfach zurück.

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Business Ideen
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8 Gedanken zu „“Lexware faktura + auftrag 2012” – Software im Review“

  1. Hallo,
    wie Du schon richtig geschrieben hast, 79,– für ein UPDATE ist nicht gerade billig! Dass man aber auch bei gesetzlichen Änderungen über das Jahr (z.B. MWST-Satz) solche Updates zahlen muss, finde ich nach wie vor bedenklich und ungeheuerlich! Auch bei via Gesetz oder Verordnung geänderten Formularen, läßt sich diese Firma ein Update bezahlen! Das tun noch nicht einmal die Großen wie z.B. SAP!

    Achtung, wenn man keine Updates nimmt, endet nach ein bis zwei Jahren die Funktionsfähigkeit der Software! “Diese Version von xxx kann ab dem 1.1.xxx nicht mehr betrieben werden! Kaufen Sie ein Update!”

    Das war dann auch der Grund, warum ich von dieser Software Abstand genommen habe”

    Gruß
    Bernd

    Antworten
  2. Hi,
    ich kenn die Software nicht, allerdings würde ich schon sagen – auch abgesehen vom vorherigen Kommentar von “Bernd” – dass man die Updates ja schon braucht. Ansonsten fällt ja der durchaus wichtige Vorteil der Rechtssicherheit weg, oder?

    Antworten
  3. Ich selbst habe die Software für mein Unternehmen selbst genutzt und war gemischter Gefühle. Auf der einen Seite hat man ein solides Programm was alle Standardanforderungen erfüllt auf der anderen Seite fehlt da eindeutig die Flexibilität und Funktionalität. Aus diesem Grund haben wir uns für eine Webbasiertes System entschieden, welches uns viel mehr Freiheiten bietet. So kann jeder Mitarbeiter – egal ob mit Windows, Mac (Linux wäre auch möglich wird von uns aber nicht eingesetzt) die Daten direkt abrufen und teilweise beim Kunden vor Ort die Rechnung vorbereiten und direkt per Mail oder Post verschicken.

    Die Kosten sind monatlich aber so hat man automatisch alle Updates Backups aller wichtigen Daten beim Provider !

    Antworten
  4. Lexware lässt bei der Artikelverwaltung keinerlei Variationen zu. Jetzt versuche mal z.B. ein T-Shirt in den Farben weiß, rot, navy mit den größen S, M, L, XL, XXL als einzigen Artikel mit verschiedenen Variationen anzulegen.

    Das funktioniert nicht.

    Es muss bei Lexware jeder Artikel in jeder Farbe mit jeder Größe einzeln angelegt werden. Ok, einmal angelegt kann man den Artikel duplizieren, dennoch gibt es kostenlose Lösungen auf dem Markt die das besser beherrschen.

    Spielerische Grüße
    Geglash

    Antworten
  5. Lexware mit SAP zu vergleichen ist ja wohl ein Witz. Dann kann ich auch eine Steinschleuder mit einem Leopard2 Panzer vergleichen.
    Lexware ist das günstigste Produkt, das ich kenne. Es gibt bessere und günstigere? Dann lasst mal hören. Lexware ist für „kleine“ Buchhaltungen, die ein bisschen mehr brauchen als Exceltabellenblätter alternativlos. Alle Individuallösungen, haben auch individuelle Preise. Das heißt auf gut Deutsch: „Scheiß teuer“. Ich meine damit nicht ultra pervers SAP scheiß teuer.

    Antworten
  6. @Peer:
    Schöner Artikel. :) Einzig die Aussagen mit der Bearbeitbarkeit der Rechnungen nach Druck/E-Mail-Versand muss ich korrigieren. Per Default ist dies so, wie Du schreibst, es lässt sich aber auch so einstellen, dass eine Bearbeitung möglich ist.

    In der Paxis zeigt es sich, dass man Tippfehler, falscher Preis etc. erst nach dem Ausdruck merkt. So kann man dies im bestehenden Beleg noch korrigieren. Es gehen also beide Wege – mit ohne ohne Korrekturmöglichkeit. Finde ich ok und wird im Alltag von sehr vielen Kunden nachgefragt. Dies nur der Vollständigkeit wegen. :)

    @Bernd:
    Danke für die offene Kritik. Ich finde Sie jedoch nicht nachvollziehbar.

    Zum Einen kann man mAn SAP nicht mit Lexware vergleichen. Bei SAP wird Du wohl zu dem Preis nicht viel bekommen. Die Hersteller haben hier unterschiedliche Preis- und Vertriebsmodelle. Lässt sich an der Stelle schwer bis gar nicht miteinander gegenüberstellen.

    Weiterhin finde ich es etwas merkwürdig, dass Du schreibst, dass “auch bei gesetzlichen Änderungen über das Jahr” und “Auch bei via Gesetz oder Verordnung geänderten Formularen” Updates kostenpflichtig sind. In beiden Deiner Aussagen hast Du ja bereits richtig erkannt, dass diese Änderungen nicht von Lexware zu verantworten sind. Da solche Änderungen durch den Gesetzgeber verursacht wurden, warum sollte die erforderlichen Änderungen Lexware kostenfrei umsetzen?

    Ich meine dies nicht als Vorwurf sondern bin ernsthaft an Deinen Gedanken dazu interessiert. Ich weiss nicht, was Du beruflich machst. Würdest Du jedoch, wenn eine erforderliche Änderung/Anpassung an Deinem Produkt/Deiner Dienstleistung von 3. Seite her verantwortet wird, diese kostenfrei und zu Deinen Lasten umsetzen?

    Zudem betrifft dieser Punkt auch eher die Produkte buchhalter und lohn+gehalt. Beim buchhalter stehen jedoch für alle Anwendungsfälle kostenfreie externe Tools als Ausweichmöglichkeit zur Verfügung, sollte man das Update nicht wünschen.

    Deiner Aussage:
    “Achtung, wenn man keine Updates nimmt, endet nach ein bis zwei Jahren die Funktionsfähigkeit der Software! “Diese Version von xxx kann ab dem 1.1.xxx nicht mehr betrieben werden! Kaufen Sie ein Update!””

    muss ich ganz klar widersprechen. Es gibt keine zeitliche Beschränkung der Produktlaufzeit. Heisst: die grundlegenden Funktionen sind über Jahre nutzbar. Bestimmte Programmfunktionen wie z.B. die kostenfreie Adressprüfung oder neue Freisignaturen für eRechnungen sind in die jeweils aktuelle Programmversion gebunden.

    Das was Du ansprichst ist evtl. der Datumsbug, welcher Anfang 2011 aufgetreten ist. Ich habe hierzu auch ausführlich darüber bei mir im Blog berichtet. Wie erwähnt handelte es sich hierbei um einen Bug, welcher auch bereits vor dem Jahreswechsel erkannt und durch ein ServicePack (kostenfrei) behoben wurde.

    Das ServicePack hat jedoch nur bis Version 2007 funktioniert. Ältere Programmversionen waren aussen vor. Den betroffenen Kunden hat Lexware jedoch aus Kulanz ein kostenfreies Update auf Version 2007 spendiert und somit konnte wieder mit dem ServicePack der Bug behoben werden.

    Allein die Tatsache, dass es hier sehr viele Anwender gab (nicht wenige davon sind bei mir “aufgeschlagen”), welche eine ältere Version hatten, widerlegt Deine Aussagen bzgl. Begrenzung auf ein bis zwei Jahre. :)

    Wie Peer bereits im Artikel schreibt, braucht es sicherlich bei einer Fakturierungslösung nicht zwingend jährlich ein Update. Ich bin aber auch der Ansicht, dass man mit dieser Software schon wichtige Aufgaben in der eigenen Firma durchführt und quasi ja auch Geld damit verdient. Daher sollte man ab und an einmal in eine Aktualisierung investieren. Gehen wir mal von den 79,00 EUR aus und nehmen an, man nimmt nur alle 2 Jahre ein Update, so ergeben sich rein rechnerisch auf den Monat bezogen 3,30 EUR brutto (!) – ist sicherlich subjektiv, aber teuer empfinde ich dies nicht.

    @Benni:
    Jein. Dies trifft im Speziellen auf lohn+gehalt Software zu, da sich hier mind. 1x jährlich gesetzliche Vorgaben ändern. Aber buchhalter und auch faktura+auftrag sind dahingehend nicht sooo hart getroffen. (siehe auch Ausführung oben)

    Sollte der Gesetzgeber natürlich etwas ändern (Umsatzsteuersatz, Anforderungen an Rechnungsstellung nach §14 etc.) trifft Deine Aussagen natürlich zu. Dies tritt (derzeit) jedoch nicht jährlich auf. (zum Glück) ;)

    @Christian:
    Nicht jedes Produkt passt auf jeden Kunden. :) Zunächst muss man hier auch immer wieder Preis-/Leistung abwiegen. Lexware faktuara+auftrag ist eine Standardsoftware zu einem sehr günstigen Preis.

    Wie Peer ja im Artikel ausgeführt hat, gibt es verschiedene Versionen, so dass man sich auch noch bei höheren Anforderungen nach oben orientieren kann. Aber wie erwähnt passt es nicht immer, da muss man dann eben auch erkennen, dass Lexware für diesen Kunde und dessen Anforderungen nicht geeignet ist. Punkt. :)

    @Geglash:
    Das ist korrekt. Es wird jedoch auch nicht mit Artikelvarianten angepriesen. ;)

    Sorry für den vielen Text, wollte jedoch so gut wie möglich auf jeden Sachverhalt eingehen. :)

    Antworten
  7. Also ich habe über drei Jahre lang die kleinere Variante namens Büro Easy verwendet, und sie voll und ganz ihren Zweck erfüllt. Für größere Unternehmen, klar, da muss was anderes her, aber für Einzelunternehmer reicht es voll und ganz. Zum Thema “webbasierte Lösungen” (@Christian) – also einem Otto-Normal-Unternehmer zu erklären, er könne seine Rechnungsdaten Online ablegen und verwalten, sehe ich als schwierig an. Klar wird das Ganze entsprechend abgesichert, aber persönlich habe ich meine Einnahme- und Ausgabedaten lieber lokal gespeichert. Ich kann Peer’s Fazit zustimmen, nach langen Vergleichen bin ich auch bei Lexware gelandet, weil es wirklich im Vergleich kostengünstig ist und man selbst als Einzelunternehmer damit zurecht kommt.

    Antworten
  8. Ich selber kenne Lexware faktura + auftrag 2012 zwar nicht, habe aber mit Lexware Produkt recht gute Erfahrungen gemacht. Privat nutze ich Taxman und finde das echt super.

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