Ordnung muss sein – Praktische Tipps für Büro und Schreibtisch

Gerade für Selbständige ist ein sinnvoll strukturiertes Ordnungssystem im Büro von großer Bedeutung.

Arbeitsgeräte und besonders Informationen und Unterlagen jedweder Art müssen ohne Zeitverlust abgelegt und auch wieder vorgelegt werden können.

Ich zeigen Ihnen, wie Sie Ihren Arbeitsplatz adäquat organisieren und damit Ihren Leistungsoutput mühelos optimieren können.

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Ordnung muss sein

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Während eines normalen Arbeitsalltags strömen häufig verschiedenste Einflüsse gleichzeitig auf uns ein: mehrere Aufgaben, die parallel erledigt werden müssen, verlangen nach Aufmerksamkeit; Termine häufen sich und dürfen nicht in Vergessenheit geraten; Ideen und Gedankenblitze kommen auf – und verschwinden ebenso schnell und plötzlich wieder.

Um den Stress, den all diese in unserem Kopf umherschwirrenden Gedanken auslösen können, bestmöglich zu verringern und auch keine Gedankenblitze in Vergessenheit geraten zu lassen, ist es ratsam, all dies zu Papier zu bringen (festzuhalten).

Notizen und Aufzeichnungen sorgen dafür, den Kopf zu entlasten und helfen dabei, den Überblick in der Hektik des Arbeitsalltags zu behalten. Zumindest solange, wie man denn auch den Überblick über seine Notizen und Aufzeichnungen behalten kann.

Ein übersichtlicher und ordentlich aufgeräumter Schreibtisch wirkt nicht nur positiv auf Kunden und Mitarbeiter, sondern senkt auch das eigene Stressempfinden sowie den unnötigen Zeitaufwand, den man sonst häufig zum Suchen von Unterlagen aufwendet.

Unordentliche Schreibtische hingegen, die unter den Massen an Papierstapeln und verschiedenen Notizzetteln zu verschwinden drohen, führen zu ineffizienteren Arbeitsprozessen und einer zusätzlichen Stressbelastung.

Betrachten Sie Ihren Schreibtisch also als Spiegel ihres Arbeitsverhaltens: umso strukturierter und ordentlicher ihr Schreibtisch, umso sortierter können Sie auch ihren Arbeiten nachgehen.

Getreu dem Motto: Kleinvieh macht auch Mist – so halten Sie Ihre Notizen in Schach

Wie bereits erwähnt, ist es stets sinnvoll, spontane Einfälle wie auch ausstehende Aufgaben, Termine und dergleichen schriftlich festzuhalten. Nur so bleibt Ihr Kopf frei und Sie können sich mit Ihrer vollen Aufmerksamkeit Ihrer Arbeit widmen.

Doch aufgepasst! Bereits beim Verfassen kleiner Notizen gilt es auf eine gewisse Ordnung zu achten, um später nicht in der Flut von Notizzetteln zu ertrinken oder gar den PC-Bildschirm unter den Klebezetteln suchen zu müssen.

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Land in Sicht: behalten Sie den Überblick über Ihre Notizen

Achten Sie darauf, nur wirklich akute Notizen auf einzelnen Zetteln festzuhalten und diese stets an derselben Stelle und nach Priorität sortiert abzulegen bzw. Klebe-Notizzettel festzukleben.
Für Ihre Aufzeichnungen, die langfristig von Bedeutung sind oder nicht in nächster Zeit erledigt werden müssen, empfiehlt es sich am besten ein kleines Notizbuch, einen Block oder ähnliches zu verwenden.

Termine sollten schon allein der Übersichtlichkeit wegen stets in einen Kalender eingetragen werden – so verringern Sie auch die Gefahr, Termine zu vergessen oder zu übersehen.
Notizen, die nicht mehr von Bedeutung sind, sollten sofort entfernt werden!

Wenn Sie sich an diese einfachen Regeln halten, wissen Sie stets, wo Sie nach Ihren Notizen suchen müssen und Ihr Schreibtisch bleibt vor der wilden Papierflut verschont.

Natürlich ist es ratsam, Ihr Notizbuch ebenfalls strukturiert anzulegen und ein System zu entwickeln, mit dessen Hilfe Sie Notizen zu verschiedenen Themengebieten kenntlich machen können. Eine bewusste Einteilung des Buches, die Verwendung von verschiedenen Farben für verschiedene Themen sowie ein freier Rand, den sie eventuell für Anmerkungen zu Ihren Notizen verwenden können, sind sehr hilfreich. Auch das Markieren bestimmter Abschnitte durch seitlich in das Buch geklebte Markierungszettel schafft Überblick.

Lassen Sie Ihre Notizen für Sie sprechen

Sie haben Kollegen oder Mitarbeiter? Nutzen Sie Notizzettel für die Kommunikation!

Bei der Weitergabe wichtiger Dokumente gehen nur mündlich übermittelte Informationen oft verloren oder werden durch den Stille-Post-Effekt verzerrt. Schreiben Sie kurze, verständliche Notizen und kleben Sie diese direkt auf den Ordner oder die Mappe. So bleibt die Informationskette gewährleistet und die zusätzlichen Hinweise befinden sich direkt vor Ort und müssen nicht erst mühsam aus anderen Organisationsformen wie E-Mail oder Direktnachrichtenprogramm eruiert werden.

Durch die Verwendung eines Farbsystems können Sie Ihre Mitarbeiter außerdem ganz leicht auf die Wichtigkeit und Aktualität der Dokumente aufmerksam machen.

Kennzeichnen Sie zum Beispiel mit roten Klebezetteln, bedeutet dies, dass es sich um besonders wichtige Aufgaben handelt, grüne Zettel hingegen weisen auf Aufgaben hin, die bereits erledigt wurden.

Verschiedene Ordnungssysteme effektiv nutzen

Nachdem Sie nun Ihre eigenen Notizen in ein überschaubares System geordnet haben und Ihren Kollegen stets Aufgaben mit wichtigen Informationen versehen weiterleiten, müssen Sie jedoch auch noch für die Ordnung Ihrer eigenen Unterlagen, Auftragspapiere, Arbeiten und Ähnlichem sorgen.

Trotz voranschreitender Digitalisierung zählen auch heute noch Ordner, Mappen und Ablagesysteme zu den am häufigsten genutzten Ordnungshilfen im Büro, wenn auch die zum Suchen und Auffinden abgelegter Dokumente benötigte Zeit als deprimierender Zeitfresser im Arbeitsalltag gilt. Um den Nutzen der Bürohelfer wirklich gewährleisten zu können, sind also systematische Ordnungssysteme und ein gewisses Maß an Selbstorganisation vonnöten.

Ordner und Mappen alleine sorgen also noch nicht für die nötige Organisation. Je strukturierter und übersichtlicher die verschiedenen Ablagesysteme jedoch geführt werden, desto schneller können auch bestimmte Dokumente wiedergefunden werden.

Besonders wichtig ist hier zunächst die gut überlegte Einteilung der verschiedenen Unterlagen nach Aufgabenfeldern und Relevanz. Sind Dokumente und Notizen erst einmal genauestens nach diesen Aspekten sortiert, ist es auch zukünftig leichter, neue Dokumente dem Schema entsprechend einzuordnen und zu behandeln.

Tipp: Bewahren Sie Unterlagen, die Sie häufig benötigen, in unmittelbarer Nähe Ihres Arbeitsplatzes auf. Unterlagen, die nur selten von Ihnen eingesehen werden oder gesetzlich archiviert werden müssen, können auch problemlos an einem anderen Ort gesammelt werden. Achten Sie jedoch darauf, den Aufbewahrungsort Ihrer Unterlagen der Relevanz anzupassen und sortieren Sie auch regelmäßig nicht mehr benötigte Unterlagen aus!

Mit kleinen Hilfsmitteln ans Ziel – so sorgen Sie für den Feinschliff

Um den erneuten Zugriff auf die abgelegten Daten möglichst einfach und schnell zu gestalten und auch anderen Mitarbeitern einen problemlosen Umgang damit zu ermöglichen, ist des Weiteren die einheitliche und übersichtliche Gestaltung und Beschriftung der Ablagesysteme unumgänglich.

Das Wissen, wo ein Dokument hingehört und wo es zu finden ist, sobald man es benötigt, kennzeichnet ein effektives Ablagesystem, welches wiederum das Herzstück einer guten Büroorganisation bildet.

Und so leicht erzielen Sie mit kleinstem Aufwand große Ergebnisse:
Wohin gehört das noch gleich? – Helfen Sie Ihrem Gedächtnis mit Beschriftungen auf die Sprünge!

Ein in verschiedene Aufgaben und nach Relevanzen untergliedertes Ablagesystem ist nur dann auch nach längerer Zeit verständlich, wenn die verschiedenen Ablagesysteme ihren verschiedenen Aufgabenbereichen entsprechend gekennzeichnet und beschriftet werden.

Denkbar einfach gelingt Ihnen eine optimale Kennzeichnung mit Hilfe von Etiketten. Vorteil bei der Verwendung von Etiketten im Vergleich zur direkten Beschriftung der Ablagebehälter ist, dass die Behälter so problemlos neu beschriftet werden können und wiederverwendbar bleiben und doch stets das ordentliche und übersichtliche Erscheinungsbild gewahrt wird.

Etiketten in verschiedenen Farben und Größen ermöglichen eine individuelle Gestaltung und die zusätzliche Verwendung verschiedener Farbsysteme für eine noch übersichtlichere Untergliederung.

Auch abseits von Ihrem Schreibtisch bietet die Markierung durch Etiketten Möglichkeiten, Ordnung zu halten und die Büroorganisation zu perfektionieren. Kleine Kennzeichnungen in Ihren Schränken und Regalen, beispielsweise bei der Lagerung Ihrer Büromaterialien, aber auch in Daten- und Aktenschränken ermöglichen eine schnelle Orientierung und einen schnellen Zugriff auf die gesuchten Unterlagen.

Egal ob Sie Ihre Dokumente in Ordnern, Schnellheftern, Hängemappen oder Ähnlichem verstauen – Etiketten haften auf den unterschiedlichsten Untergründen und ermöglichen Ihnen stets eine optimale Beschriftung.

Was befindet sich in welchem Ordner? – Umso genauer Sie beschriften, umso kürzer werden Ihre Suchzeiten

Bei Verwendung von Ordnern empfiehlt sich eine weitere, genauestens strukturierte und durchdachte Beschriftung der Ordnerrücken, um dem Suchenden weiterhin das Auffinden der gewünschten Unterlagen zu erleichtern. Hierbei sollten Sie vor allem Folgendes beachten:

  • Gestalten Sie Ihre Ordnerrücken einheitlich!
    Informationen wie z.B. die Nummern verschiedener Projekte, Aufträge oder Kunden sollten der Übersichtlichkeit wegen stets an derselben Stelle auf den Ordnerrücken zu finden sein.
  • Heben Sie wichtige Informationen hervor!
    Durch Verwendungen verschiedener Schriftgrade, -stärken oder anhand farblicher Abgrenzungen können wichtige Informationen besonders kenntlich gemacht werden.
  • Beschreiben Sie den Inhalt kurz, aber möglichst eindeutig!
    Prägnante Erläuterungen, was sich in den jeweiligen Ordnern befindet, erleichtern die Suche der gewünschten Dokumente erheblich.
  • Nummerieren Sie Ordner mit gleichem Inhalt durch!
    Erstrecken sich Dokumente desselben Themengebietes über mehrere Ordner, ist eine Nummerierung zur leichteren Einordnung zu empfehlen. Umfassen Dokumente der Ordner einen Zeitraum über mehrere Jahre, ist es außerdem empfehlenswert, die jeweiligen Jahreszahlen auf den Ordnerrücken zu vermerken.

Allgemeine Regeln für funktionierende Organisationssysteme:

Kennzeichnen Sie niemals handschriftlich, um ein gleichmäßigeres und übersichtlicheres Bild zu wahren. Außerdem sind Beschriftungen wie “Verschiedenes” oder “Diverses” tunlichst zu vermeiden – ähnlich wie in einem schwarzen Loch gehen hier häufig wichtige Daten unter und geraten in Vergessenheit.

Achten Sie außerdem während Ihres Arbeitsalltags darauf, neuen Dokumenten SOFORT einen kurzen Moment Ihrer Aufmerksamkeit zu widmen, um sie direkt in den entsprechenden Bereich Ihres Ordnungssystems abzulegen! Eine Ablage für “neue Aufgaben” wäre kontraproduktiv!

Des Weiteren ist es häufig sinnvoll, kleine Aufgaben, die nur wenige Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nehmen, sofort zu erledigen, um die Menge noch ausstehender Aufgaben stets möglichst klein zu halten.

Effiziente Büroorganisation: ein Muss vom Schreibtisch bis in die Chef-Etage

Betrachten Sie einen ordentlichen Schreibtisch nicht als Aufgabe, die man an einem Tag erledigen kann! Wer nur in einer spontanen “Hauruck-Aktion” für Ordnung sorgt, hält diese anschließend meist nicht lange ein.

Besser ist es, sich Tag für Tag ein kleines Zeitfenster von ca. 10min frei zu halten, während der man sich der Büroorganisation widmet. Hat man so erstmal für eine Grundordnung gesorgt, kann man zukünftig die 10min dafür verwenden, Notizen und Unterlagen durchzugehen und unwichtiges oder erledigtes auszusortieren.

Beachten Sie außerdem: optimale Büroorganisation erstreckt sich über das komplette Unternehmen. Angefangen beim “Post-it” auf dem Schreibtisch eines jeden einzelnen Mitarbeiters bis hin zur optimalen Organisation der Firmenarchive steigert eine gelungene Organisation nicht nur die Effizienz und führt somit zu Kostenersparnissen, sondern steigert auch die allgemeine Zufriedenheit innerhalb eines Unternehmens und wirkt sich somit positiv auf das allgemeine Betriebsklima aus.

Feste Strukturen und Gewohnheiten Ihre Ordnung am Arbeitsplatz betreffend bieten also eine ganze Reihe verschiedener Vorteile. Und mit Hilfe praktischer Etiketten sorgen Sie spielend leicht dafür, diese Strukturen beizubehalten und ein erneutes Ausbrechen des Chaos zu vermeiden.

Die Autorin

Carolin Steigenberger schreibt unter anderem für etikettenversand.de und ist Bloggerin im Fachbereich Kennzeichnung. Etikettenversand.de vertreibt Etiketten für Laserdrucker und Bürokennzeichnung.

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6 Gedanken zu „Ordnung muss sein – Praktische Tipps für Büro und Schreibtisch“

  1. Ein interessanter Gastartikel. Für mich persönlich haben sich die folgenden Punkte als besonders gut herausgestellt:

    – Pinnwand für Rechnungen, etc..
    – Ablagestapel für alles andere
    – Alles was nicht auf den Schreibtisch passt, aber dennoch da liegt, wird jeden Abend entfernt.

    LG

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  2. Da sind wirklich ein paar Tipps dabei, die auf den ersten Blick vielleicht lächerlich und unnötig erscheinen, aber Wunder bewirken können wenn man sie benutzt.
    Ich selber war immer davon überzeugt, dass ich mir alles locker merken kann und Notizzettel nicht brauche. Bis ich dann aber mal einen Termin verpennt habe…
    Nun notiere ich mir immer sofort wenn was ansteht, so hab ich wirklich den Kopf frei und arbeite viel entspannter als früher, da ich nicht drüber nachdenken muss ob heute ein wichtiger Termin ansteht.
    Ich kann es nur jedem weiterempfehlen mehr Dinge aufzuschreiben.

    Gruß
    Dieter

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  3. Vielen herzlichen Dank TecReflex und Dieter für das positive Feedback! Da ich natürlich auch sehr gerne mal ein kleines Chaos auf meinem Schreibtisch anrichte, hat mir die Recherche und das Schreiben dieses Artikels selbst auch schon sehr helfen können.

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  4. Kann ich nur bestätigen – nach einer Aufräumsession fühlt man sich freier und mehr selbstbestimmter. Manchmal hilft es auch einfach einen großen Stapel zu machen und sich wieder mal die Farbe des Schreibtisches anzuschauen (ah, so sieht der aus…)…

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