Was Selbständige bei SEPA beachten müssen

Der 1.Februar 2014 ist für Selbständige ein wichtiger Stichtag: SEPA, der einheitliche Zahlungsverkehrsraum (Single Euro Payment Area) wird Wirklichkeit. Ab diesem Tag gelten die bekannten Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften nicht mehr – auch nicht mehr innerhalb von Deutschland.

An die Stelle der nationalen Zahlverfahren treten dann zwei europäische: die SEPA-Überweisung und die SEPA-Lastschrift. Die Idee dahinter: Dank der einheitlichen und standardisierten SEPA-Verfahren sollen grenzüberschreitende Euro-Zahlungen genau so effizient abgewickelt werden können wie inländische.

Für den Verbraucher ändert sich nicht viel: Er muss sich nur an längere Nummern (IBAN und BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl) gewöhnen. Auf Selbständige kommen dagegen einige Umstellungsarbeiten zu. Dieser Artikel zeigt, was Selbständige in Zukunft beachten müssen

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Was Selbständige bei SEPA beachten müssen

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Wo gilt SEPA?
Zu den SEPA-Ländern zählen die 28 EU-Staaten sowie die drei Länder des übrigen Europäischen Wirtschaftsraumes, nämlich Island, Liechtenstein und Norwegen sowie außerdem Monaco und die Schweiz.

Wer ist von SEPA betroffen?
Von SEPA sind alle betroffen, die Überweisungen und Lastschriften beauftragen, erhalten oder durchführen – also alle Unternehmen, Selbständigen, Behörden, Vereine, Banken und Privatpersonen.

Was sind die wichtigsten Änderungen?

  • IBAN und BIC
    Kontonummer und Bankleitzahl haben mit SEPA ausgedient. Statt dessen werden die 22-stellige IBAN (International Bank Account Number, internationale Bankkontonummer) und vorerst auch der BIC (Business Identifier Code, internationale Bankleitzahl) genutzt.

    Bereits ab dem 1. Februar 2014 braucht der BIC allerdings nicht mehr für Inlandszahlungen und nach dem 1. Februar 2016 auch nicht mehr bei grenzüberschreitenden Zahlungen verwendet zu werden.

  • Lastschriften
    Einzugsermächtigungen und Abbuchungsaufträge gibt es mit SEPA nicht mehr. An ihre Stelle treten die SEPA-Lastschriftverfahren, unterteilt in die SEPA-Basislastschrift (ersetzt die Einzugsermächtigung) und die SEPA-Firmenlastschrift (ersetzt den Abbuchungsauftrag).

    Das SEPA-Basislastschriftverfahren steht Verbrauchern und Unternehmen offen. Dagegen ist das SEPA-Firmenlastschriftverfahren ausschließlich für den Zahlungsverkehr mit Geschäftskunden vorgesehen.

    Wichtigster Unterschied zwischen beiden Verfahren ist, dass SEPA-Basislastschriften bis zu acht Wochen nach dem Belastungstag ohne Angabe von Gründen zurückgegeben werden können, das heißt also, eine entsprechende Kontobelastung rückgängig gemacht werden kann. Im “alten Verfahren” beträgt diese Frist derzeit 6 Wochen. Bei SEPA-Firmenlastschriften hingegen ist die Rückgabe gar nicht möglich.

    Wichtig auch: SEPA-Zahlungen können nur in Euro abgewickelt werden. Dies gilt auch für die EU-Staaten, die den Euro (noch) nicht eingeführt haben. So werden zum Beispiel SEPA-Überweisungen von und nach Großbritannien in Euro vorgenommen. Zahlungen in anderen Währungen funktionieren nur mit Auslandsüberweisung.

  • Datenformat
    Ab Februar erfolgt die Datenübertragung von Kontoinformationen im europaweit einheitlichen ISO-20022-XML-Datenformat, nicht mehr im DTAUS-Format .

Wie bereite ich mich vor?

Ab dem 1. Februar 2014 sind nur noch SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften möglich. Bis zu diesem Zeitpunkt sollten Selbständige die erforderlichen technischen Umstellungen vorgenommen haben.

Kontonummer und BLZ durch IBAN und BIC ersetzen
Aktualisieren Sie Rechnungsvorlagen und Geschäftspapier, AGBs, Websites und sonstige Unterlagen. Überall dort, wo jetzt Kontonummer und BLZ stehen, werden IBAN und BIC vermerkt.

Damit kann man übrigens sofort beginnen, denn IBAN und BIC sind bereits jetzt nutzbar.

SEPA-fähige Software-Updates einspielen
Bringen Sie Ihre Software auf den neuesten Stand. Sofern Sie zum Beispiel eine CRM-Software oder ein Buchhaltungsprogramm nutzen, benötigen Sie ein SEPA-taugliches Update. Eventuell hat Sie Ihr Hersteller bereits beliefert oder informiert. Bis spätestens Februar sollte Ihre Software auf dem neuesten Stand sein.

Auch die Anwendungen für das Online-Banking werden von den Herstellern SEPA-fit gemacht, so dass Daten im XML-Format übertragen werden können. Beachten Sie dazu die Informationen Ihres Kreditinstituts.

Bankverbindungen Ihrer Geschäftspartner aktualisieren
Die meisten SEPA-fähigen Software-Anwendungen werden Rechner integrieren, die es ermöglichen, aus den bereits vorhandenen Daten die IBAN zu generieren. In diesem Fall genügt es, die Daten auf Korrektheit zu prüfen.

Ist dies nicht der Fall, finden Sie IBAN-Rechner auch auf den Websites der Kreditinstitute. Oder Sie erfragen diese direkt bei Ihren Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern (bzw. bei europäischen Partnern zusätzlich die BIC) und pflegen diese Ihrer Software manuell ein.

Vorbereitungen für das SEPA-Lastschriftverfahren treffen
Selbständige, die bisher das Lastschriftverfahren genutzt haben, müssen sich mit dem neuen SEPA-Lastschriftverfahren auf etwas aufwändigere Abläufe einstellen:

  • Neue Inkassovereinbarung
    Für das SEPA-Lastschriftverfahren müssen Sie eine neue Inkassovereinbarung mit Ihrer Hausbank abschließen.
  • Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen
    Als Lastschrifteinreicher benötigen Sie eine sogenannte Gläubiger-Identifikationsnummer. Dabei handelt es sich um eine 18-stellige Zahl, die von der Deutschen Bundesbank vergeben wird. 

    Sie können die Gläubiger-Identifikationsnummer ausschließlich online auf der Website der Deutschen Bundesbank beantragen.

  • Mandate einholen
    Für den Einzug einer SEPA-Lastschrift benötigen Sie außerdem eine rechtliche Legitimation, das sogenannte Mandat.

    Dieses Mandat enthält die Zustimmung Ihres Kunden dafür, dass Sie fällige Forderungen mittels Lastschrift von seinem Konto einziehen dürfen. Enthalten ist auch die Weisung an das Kreditinstitut, die Lastschrift einzulösen.

    Das SEPA-Mandat gilt unbefristet bis zum Widerruf des Zahlungspflichtigen. Werden aber innerhalb von 36 Monaten seit dem ersten Einzug keine Folgelastschriften eingereicht, verfällt das Mandat automatisch. Dann ist ein neues Mandat erforderlich.

  • Mustertexte
    Besorgen Sie sich bei Ihrem Kreditinstitut die Mustertexte für die Einholung der SEPA-Lastschriftmandate. Muster* finden sich aber zum Beispiel auf die-deutsche-kreditwirtschaft.de (PDF).

    Diese Texte verwenden Sie bei neuen Vertragsabschlüssen nach dem 1. Februar 2014.

  • Einzugsermächtigungen/SEPA-Basislastschriften
    Bereits bestehende schriftliche Einzugsermächtigungen gelten für auch SEPA-Basislastschriften. Bei Ihren Bestandskunden müssen Sie also in diesem Fall kein neues Mandat einholen. Allerdings müssen Sie Ihre Kunden über die jeweilige Mandatsreferenz und Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer informieren.

    Bei der Mandatsreferenz handelt es sich von Ihnen individuell vergebenes Kennzeichen eines Mandats (z.B. Rechnungsnummer oder Kundennummer). Auch den Zeitpunkt des Wechsels auf das SEPA-Basislastschriftverfahren müssen Sie mitteilen.

    Einzugsermächtigungen müssen in der Regel schriftlich vorliegen (Ausnahme: Online-Lastschrift). Ist dies nicht der Fall und es erfolgt trotzdem ein Lastschrifteinzug, gilt dieser als unautorisiert. Unautorisierte Lastschriften können vom Zahlungspflichtigen innerhalb von 13 Monaten nach der Kontobelastung zurück gegeben werden.

  • Online-Lastschrift weiterhin möglich
    Nach aktuellen Informationen des Bundesfinanzministeriums und der Bundesbank können Lastschriftmandate auch im Internet erteilt werden.

    In der Internetwirtschaft hatte es zahlreiche Proteste gegen ursprünglich vorgesehene Regelung gegeben. Danach hätten auch Online-Shopbetreiber ein Mandat in Schriftform bei ihren Kunden einholen müssen. Dies allerdings wäre mit einem enormen Mehraufwand verbunden gewesen.

    Inzwischen hat der SEPA-Rat beschlossen, dass sich an der bisherigen Geschäftspraxis für die Erteilung von Lastschrift-Mandaten im Internet nichts ändert. Das bedeutet, dass wie bisher die Bank des Lastschrifteinreichers entscheidet, ob sie im Internet erteilte Mandate akzeptiert.

    Maßgebend sind weiterhin die vertraglichen Vereinbarungen zwischen dem Zahlungsempfänger und seinem Kreditinstitut.

  • Abbuchungsaufträge/SEPA-Firmenlastschriften
    Bei SEPA-Firmenlastschriften gelten im Unterschied zu SEPA-Basislastschriften bereits erteilte Abbuchungsaufträge nicht. In diesem Fall müssen Sie neue schriftliche Mandate einholen.
    Für die Information der Kunden bieten manche Softwarehersteller Musterschreiben an.
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Mandate verwalten

Um die Gültigkeit der Mandate sicherzustellen (Fristüberwachung), empfiehlt sich eine Mandatsverwaltung. Bei den SEPA-fähigen Buchhaltungsprogrammen ist diese in der Regel integriert.

Vorabinformation über Lastschrifteinzug

SEPA-Lastschriften haben ein festes Fälligkeitsdatum, an dem die Kontobelastung erfolgt. Sie als Lastschrifteinreicher müssen Ihrem Kunden das Datum des Lastschrifteinzugs vorab ankündigen.

Geschehen muss dies spätestens 14 Tage vor Fälligkeit, wobei diese Frist allerdings in den AGBs abgeändert werden kann. Wichtig ist, dass der Einzug am angekündigten Tag erfolgt.

Was geschieht mit erteilten Einzugsermächtigungen?

Als Selbständiger ist man nicht nur Dienstleister, sondern auch Kunde. So nutzen viele Selbständige zum Beispiel Online-Tools, für die eine monatliche Gebühr fällig wird. Dafür wurde in der Regel Einzugsermächtigungen erteilt. Was ist jetzt zu tun?

Zunächst müssen Sie gar nicht aktiv werden. Warten Sie weitere Informationen des Anbieters ab. Er wird – wenn er ein Mandat von Ihnen benötigt – auf Sie zukommen.

Fazit

Die Umstellung auf SEPA verursacht für Selbständige zunächst einigen Aufwand. Langfristig dürfen aber Vorteile überwiegen.

So wird zum Beispiel die Kundendatenverwaltung dank IBAN und BIC vereinheitlicht. Ein Vorteil des SEPA-Lastschriftverfahrens besteht außerdem darin, dass durch die Einführung eines konkreten Fälligkeitsdatums Zahlungsströme besser gesteuert werden können.

Die EU-Verordnung zu SEPA findet sich auf eur-lex.europa.eu. Weitere Infos auch unter www.sepadeutschland.de.

Über die Autorin

Sabine Jung-Elsen ist beim Software-Hersteller Scopevisio (scopevisio.com) für die Unternehmenskommunikation zuständig. Das Bonner Unternehmen entwickelt und vertreibt eine Finanzbuchhaltungs-Software aus der Cloud.

Die Autorin hat die Buchhaltungs-Experten bei Scopevisio zu SEPA befragt und alle wichtigen Informationen für Selbständige in diesem Beitrag zusammengestellt.

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18 Gedanken zu „Was Selbständige bei SEPA beachten müssen“

  1. Danke, das ist der erste sinnvolle Artikel zum Thema, den ich lese. Sonst gab es immer nur Panikmache, wie schlimm die SEPA-Umstellung wird.

    Mein Hostinganbieter wollte unbedingt eine neue Lastschriftvereinbarung mit Unterschrift – da werden sich seine ganzen Kunden gefreut haben.

    Nervig finde ich nur die Länge der Nummer, da kann man sich schnell mal vertippen.

    vg
    Marco

    Antworten
  2. SEPA ist die konsequente und vollständige Umsetzung des Zahlungsverkehrs auf europäischen Standard. Bei jeder Umsetzung gibt es Gewinner und Verlierer. Gewinner sind all jene, die viel in das europäische Ausland transferieren und Geld von dort erhalten. Da spart man Zeit, Gebühren und schafft sich ein übersichtliches Bankenumfeld. Für alle die überwiegend in Deutschland ihre Bankgeschäfte erledigen haben eine längere IBAN, eine ungewohnte BIC und viel Aufwand mit der Mandatsübernahme.

    Antworten
  3. Inländische Überweisungen sind dank der SEPA nun auch schneller. Ich habe einen kleinen Thai Möbel Onlineshop und freue mich über Zahler, die die neue Methode nutzen. Ansonsten ist doch so gut wie alles wie immer. Nur Keine Panik :)
    Die lange IBAN ist zwar ein wenig nervig, doch wird im Onine Banking nach Eingabe die BLZ automatisch zugeordnet.

    Antworten
  4. Danke für den ausführlichen Artikel.
    Leider kommt man nicht umhin sich daran zu “beteiligen”.

    Die angeblichen Vorteile sind in der Hauptsache Vorteile für ganz andere Dinge wie lückenlosere Überwachung.

    Antworten
  5. In meinem Girokonto kann ich bereits jetzt erste Auswirkungen der Umstellung sehen. Bereits seit Beginn der Woche werden geplante Lastschriften angezeigt, die erst am 01.11.2013 durchgefürhrt werden sollen.

    Trotzdem diese noch nicht wirklich verbucht sind, finde ich das etwas verwirrend. Meiner Meinung nach sollten die vorgemerkten Abbuchungen nicht zwischen den bereits verbuchten Beträgen angezeigt werden.

    Antworten
  6. @Roland

    Genau das ist politisch gewollt. Der gläserne Bürger und kristallklare Geldströme. Alles auf Knopfdruck abrufbar.

    Denn einzigen wirklichen Vorteil für den Bürger ist der Umstand das die ganzen Trickbetrügereien und Abzockereien nicht mehr möglich sind. Unter der Voraussetzung, das handwerklich gut gearbeitet würde. Denn um rechtlich einen Anspruch durchzusetzen, müssen die ganzen rechtlichen Vorgaben erfüllt sein.

    Antworten
  7. Für Freiberufler und Selbständige, die eine One-(Wo)Man-Show sind, ist die Umstellung eigentlich gar nicht so dramatisch. Der Artikel ist wirklich gut, denn einen klaren Überblick findet man eher selten.
    Ärgerlich finde ich es nur, dass sämtliche Geschäftsunterlagen, die die Kontoverbindung enthalten neu gedruckt werden müssen. Die alten Unterlagen werden dann eben zu Notizpapier umfunktioniert. ;-)

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  8. Ein sehr pragmatischer Artikel! Kompliment.

    Natürlich bietet das SEPA Verfahren eine Reihe von Vorteilen aber ich frage mich, ob die Nachteile nicht überweigen…

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  9. Vielen Dank für die ausführliche Ausführung. Ich selbst kann mich mit diesem Verfahren bisweilen noch nicht anfreunden. Einzig und allein aus diesem Grund, da ich so gut wie nur inlaendische Überweisungen tätige. Es ist einfach bequemer eine kurze Nummer bei einer Überweisung anzugeben, als die Lange IBAN und BIC-Nummer. Hinzu kommt, dass man sich seine eigene Bankverbindung nun noch etwas schwerer merken kann. Nun ja .. wollen wir mal sehen was es bringen wird. Sicherlich profitieren nur die großen Unternehmen und die Banken von diesem Verfahren.

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  10. Ich sehe in der Umstellung noch immer größere Rechtsunsicherheiten, da bei der Überweisung künftig die Nummer priorisiert wird, weniger der Empfänger. Ich gehe zudem davon aus, dass der Wechsel noch weitere Betriebskosten mit sich ziehen wird.

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  11. @12, Steffen: Das ist nicht erst seit SEPA so. Schon seit einer ganzen Weile sind die Banken bei Online-Überweisungen nicht mehr gezwungen, den Zahlungsempfänger zu validieren. Warum auch? Eine SEPA-Nummer mit Prüfzahl ist die sicherere Variante.

    Antworten
  12. Guten Tag,

    inzwischen wurde beschlossen, das SEPA-Verfahren für ein halbes Jahr auszusetzen. Nun ist eigentlich die Frage, warum. Denn die Banken wussten schon lange vor Bürgern bescheid. Sie hätten ihre Strategie besser vorbereiten müssen. Denn in meinen Augen ist die Freistellung ein Eingeständnis dafür, dass dieses verfahren gescheitert ist.

    Antworten
  13. @ Martin
    Soweit ich das mitbekommen habe, hat die Verschiebung nichts mit Deutschland zu tun. Die deutschen Banken und Sparkassen waren sogar gegen die Verschiebung.

    Es scheint wohl eher Probleme in anderen Ländern zu geben.

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  14. Hallo,

    ich glaube eher daran, dass sich selbst die Banken nicht Sicher sind, wie sie das SEPA -Verfahren zu ihren Gunsten nutzen sollten. Denn es ist doch schon komisch, dass die Banken das System nicht nutzen wollen, die EU- es nicht nutzen kann und der Verbraucher das System nicht versteht. Welchen Vorteil erhoffen sich den die Entwickler von diesen SEPA—Das Geld fließt auch genauso schnell, ohne die Neuerung

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  15. Ich gehe mal stark davon aus, dass SEPA dem Finanzamt die Arbeit einfacher machen soll. Aktuell ist es noch relativ einfach Geld am Fiskus vorbei zu schleusen. Aber so wie es momentan aussieht, wird das System so schnell eh keiner in den Griff bekommen.

    Antworten
  16. @daniel

    Gerade das wollen sie ja eigentlich damit verhindern. Denn die Gelder werden nicht mehr namenlos von Konto zu Konto transferiert. Aber es hat halt auch den Nachteil, dass immer mehr Verwaltungsafwand nötig wird.

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