Wie du Aktenberge und Unordnung in den Griff bekommst – Büro-Tipps

Ablage ist wohl die unbeliebteste Büroarbeit die es gibt. Dennoch trägt eine gewisse Ordnung auf dem Schreibtisch erheblich zur Produktivität bei.

Eine Umfrage der Büromarktkette Staples ergab hierzu, dass 72% der Befragten in einem aufgeräumten Büro effizienter arbeiten.

Das Büro räumt sich nur leider nicht von alleine auf. In diesem Artikel erhältst du nützliche Tipps, mit denen von nun an das Büro nicht mehr dich im Griff hat, sondern du Herr (oder Frau) über das Schreibtischchaos wirst.

Kämpfe gegen den Aufschiebe-Drang

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Wenn das Chaos um einen herum immer größer wird, neigt man schnell dazu, die große Aufräumaktion immer und immer wieder aufzuschieben. Dass sich das Problem dadurch nicht in Luft auflöst, ist vielen natürlich bewusst. Dennoch ist es schwer, gegen den inneren Schweinehund anzukämpfen.

Georg Christoph Lichtenberg, Mathematiker und erster deutscher Professor für Experimentalphysik, meinte zu dieser weit verbreiteten Demotivation: “Das Aufschieben wichtiger Geschäfte ist eine der gefährlichsten Krankheiten der Seele” (Quelle).

Und tatsächlich: Unbewusst erdrücken uns all diese nicht erledigten Aufgaben.

Also: Fange zunächst an, dir eine Liste mit allen zu erledigenden Tätigkeiten anzufertigen und arbeite sie nach und nach ab. Belohne dich nach jedem Punkt, den du auf dieser Liste abhaken kannst.

Auswahlsystem

Entscheide anschließend, welche Dokumente weitergegeben werden müssen, welche archiviert und welche definitiv nicht benötigt werden (zum Beispiel der noch nie in Augenschein genommene Lieferservice-Flyer).

Ist das erledigt, ist der Berg mit Sicherheit schon um einiges reduziert. Wenn es sich nicht gerade um Werbung handelt, sollten allerdings die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente berücksichtigt werden! Hier eine kurze Übersicht gemäß HGB, welche Dokumente du wie lange aufbewahren musst:

  • 10 Jahre Aufbewahrungsfrist:
    • Bücher und Aufzeichnungen
    • Inventare
    • Jahresabschlüsse
    • Bilanzen
    • Lageberichte
    • Rechnungen
    • Buchungsbelege
  • 6 Jahre Aufbewahrungsfrist:
    • Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
    • Kopien der versandten Briefe
    • Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind
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Drei-Körbe-System

Nun geht es darum, die wichtigen Dokumente zu strukturieren.

Um eine Vorsortierung durchzuführen und vor allem auch in Zukunft Ordnung auf dem Schreibtisch zu gewährleisten, ist das sogenannte “Drei-Körbe-System” sinnvoll. Dafür werden lediglich drei Ablagefächer benötigt.

Eines beschriftest du mit “Posteingang”, eines mit “Postausgang” und eins mit “Tagesaktivitäten”. So befinden sich zumindest alle wichtigen Dokumente an einem Ort und sind nicht überall auf dem Schreibtisch verteilt.

Alle Dokumente, die jetzt noch übrig geblieben sind, werden im nächsten Schritt abgelegt.

Ablage aller wichtigen Dokumente

Halte dir eins vor Augen: Eine gut strukturierte Ablage ist Goldwert! Sie spart Zeit und Nerven. Denn nichts ist zeitaufwändiger und frustrierender, als vor einem wichtigen Termin gewisse Unterlagen zu suchen.

Überlege dir daher vorher genau, wie du deine Ordner anlegst und beschriftest, damit du mit einem Griff das gesuchte Dokument wieder findest.

Diese Arbeit nimmt zwar erst einmal viel Zeit in Anspruch, im Nachhinein wirst du jedoch diese Ordnung schätzen und auch deutlich mehr Zeit zur Verfügung haben.

Ordnung schaffen: Online und Offline!

Genauso wie in der realen Welt, solltest du natürlich auch in deinem virtuellen, also Email-Postfach, Ordnung halten. Hierfür empfiehlt es sich, Kategorien für die jeweiligen Mails anzulegen.

Ordnung schaffenIn Outlook geht man dafür auf den Reiter “Start”, lässt den Cursor auf der betreffenden Email und wählt das rechts zu sehende Zeichen aus.

Für alle Terminvereinbarungen kannst du dann beispielsweise die Farbe rot auswählen und diese Kategorie auch dementsprechend beschriften. Dies lässt sich über einen Klick auf “alle Kategorien” und “umbenennen” realisieren.

In dem Reiter “Ansicht” und über die Auswahl “Kategorien” kannst du dein Email Postfach dann auch so einstellen, dass alle Mails nach ihren Kategorien sortiert werden.

Ein ganz nützliches Tool ist hierbei auch die automatische Kategorisierung bei eintreffenden Mails.

Ordnung schaffenSendet Herr xy beispielsweise immer nur Anfragen, kann diesem Absender automatisch die Kategorie “Anfragen” zugeordnet werden. Gehe hierfür wieder auf “Start”. Dann wählst du dieses Zeichen aus.

Gehe anschließend auf “Regeln und Benachrichtigungen verwalten” und auf “neue Regel”.

Markiere dann “Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden” und gehe auf “weiter”.

Setze den Haken bei “die von einer Person/öffentlichen Gruppe kommt” und definiere diese im zweiten Schritt mit einem Klick auf “einer Person/öffentlichen Gruppe”. Dann kannst du wieder auf “weiter” gehen.

Als Aktion wählst du “diese der Kategorie zuordnen” aus und definierst sie wie bei der Person. Über den Button “Fertig stellen” aktivierst du die Funktion und alle ab diesem Zeitpunkt eintreffenden E-Mails werden auf diese Weise kategorisiert.

Zu guter Letzt: Passe deinen Arbeitsalltag an deine Leistungskurve an

Manche Arbeiten lassen sich einfach wesentlich effizienter zu bestimmten Tageszeiten erledigen.

So steigt quasi von morgens bis zum Vormittag unsere Leistungskurve stetig an. Dies ist die beste Zeit, um wichtige Arbeiten zu erledigen, die ein hohes Maß an Konzentration erfordern.

Danach, bis etwa 15 Uhr, verfällt unser Körper in ein kleines Tief. Diese Zeitspanne eignet sich besonders für die uns unliebsame Ablage. Hier können wir unser Gehirn abschalten und dennoch die Zeit sinnvoll nutzen.

Nachmittags bis etwa 20 Uhr steigt unsere Leistungskurve noch einmal an. Wir sind zwar nicht mehr ganz so hochkonzentriert wie am Vormittag, dennoch eignet sich dieser Endspurt bis zum Feierabend gut für das Tagesgeschäft.

Bevor also dein Arbeitsplatz vor den Mengen an Papierkram kaum noch zu sehen ist, nehme unsere kleinen Tipps zu Herzen und du wirst sehen: So lässt es sich viel besser arbeiten!


Über den Autor

Tamara Kraus arbeitet im Marketing bei der Firma ebuero AG (www.ebuero.de). Das Berliner Unternehmen unterstützt Firmen und Freelancer im Büroalltag, indem professionelle Sekretärinnen die Anrufe im Namen des Auftraggebers entgegennehmen.

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15 Gedanken zu „Wie du Aktenberge und Unordnung in den Griff bekommst – Büro-Tipps“

  1. Ich habe mal angefangen mit ELO allerdings muss ich leider sagen, dass die Box, in welchen ich die Unterlagen für ELO sammle immer voller wird. Langsam gehe ich wieder zur Papierablage über.

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  2. Das Aufschieben ist nach meiner Meinung das größte Problem. Man bekommt einen Brief liest sich diesen durch, packt ihn in die Ablage und dort staubt dieser dann ein.

    Mein Tipp: Nimm das Dokument, bearbeite es sofort bzw. hefte es in einen Ordner und schon ist das Problem beseitigt. Man muss zwar seinen inneren Schweinehund überwinden, aber es funktioniert.

    Antworten
  3. Ist zwar ein extrem simpler Tipp, aber dafür auch ungemein effizient: wenn es irgendwie geht, die Ablage sofort machen, sprich wenn z.B. eine Rechnung bezahlt ist, sofort in den Buchhaltungsordner packen.

    Antworten
  4. Oh, wie passend. Ich bin gerade dabei, meine Unterlagen abzuheften. Ich schiebe solche Sachen immer gerne auf. Wichtige Sachen versuche ich immer gleich ordentlich abzuheften. Aber das meiste landet erstmal in eine Schublade oder auf dem Papierberg hinter meinem Monitor. Im Büro ist es nicht anders. Dort wandert ein Beleg im Normalfall durch verschiedene Ablagen, bis zur Endstation in den entsprechenden Ordner. Trotzdem kann ich auf meinem Schreibtisch keine Ordnung halten. Habe immer einen riesen Haufen mit Notizen und Papieren dort liegen. Ich finde das eigentlich gar nicht schlimm. Wenn es dann zu viel wird muss man halt wieder (etwas) Ordnung schaffen…

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  5. Die Autorennennung ist am Anfang mal wieder falsch. Der Artikel ist bei Google unter Peer Wandiger sichtbar. Die Autorin sollte doch Tamara Kraus sein, oder nicht? :)

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  6. Also ich hab nen großen Karton wo alles rein kommt, und einmal im Jahr wird sortiert und ausgemistet. Sicher nicht die beste Lösung, aber trotz allen Fluchens, wenn ich was suche, schaffe ich es nicht, es zu ändern :(

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  7. Ja das liebe Chaos ist bei mir auch so ein Problem. Ich sammel meist immer alle Dokumente über 1-2 Wochen auf meinem Schreibtisch an, bis Ich mich mal überwinde und diese dann mal aufräume. Vielleicht sollte Ich auch mal umdenken?

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  8. Ich glaube das ist einfach Menschlich. Man sagt man macht es später, tut dies doch nicht, es kommt immer mehr dazu, der Haufen wird größer und gehandelt wird erst, wenn man eigentlich gänzlich den Überblick verloren hat. Ich habe mir auch schon öfters Vorgenommen Ordnung zu halten, doch nach eins zwei Wochen war dann auch wieder Schluss. Man fällt eben immer wieder in seine alten Marotten rein.

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  9. Der entscheidende Punkt für mich ist die 2-Minuten-Regel:
    Erledige alles was weniger als 2 Minuten dauert sofort.

    Wenn man danach arbeitet, spart man sich tausende Handgriffe pro Tag. Eine Rechnung, die ich gerade bearbeitet habe, hefte ich sofort in dem dafür vorgesehenen Ordner ab. Und genau deshalb habe ich das Drei-Körbe-System abgeschafft: Weil ich weiß, dass sich die Sachen dort sonst zu stapeln beginnen, ich dann erst alles zwei mal angreifen muss…

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  10. Das schlimmste was man machen kann idt die Briefe vor sich her zu schieben, denn leider werden die Haufen dann immer größer und die lästige Büroarbeit muss ja doch irgendwann erldeigt werden, von daher ist es wirklich besser gleich Briefe zu öffnen und zu sortieren und für die Buchhaltung mit einem Ablagesystem vorzubereiten.

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  11. Für mich ist ein aufgeräumter Schreibtisch sehr wichtig. Hier sammeln sich alle Dinge, die erledigt werden müssen. Wenn sie erledigt sind, verschwinden sie vom Schreibtisch. Da ich ein absoluter Ordnungsfanatiker bin, erledige ich diese Dinge daher immer sofort ;).

    Größere “To-Do” Aufgaben kommen auf mein Whiteboard, das quasi als To-Do Liste fungiert. Hier tut es immer gut, wenn ich größere Dinge einfach “wegwischen” kann. Aus den Augen – aus dem Sinn.

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  12. Das Drei-Körbe System ist für den Papierkram im Büro sehr Hilfreich, bei mir war es meistens eher das Totale-Chaos-System und dabei wird meistens immer nur der Obere Teil der zu erledigenden Arbeiten erledigt und alles andere geht vergessen.

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  13. Hey,

    ich glaube nach einem Drei Phasen System lässt sich generell alles ziemlich gut sortieren.
    Das macht schon etwas positives aus, wenn man dinge in ERLEDIGT legen kann.
    Das sind kleine Motivationen die gut funktionieren

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  14. Im Zeitalter von Digitalisierung und praktischen Apps ist zumindest die lästige Ablage etwas einfacher, schneller und bequemer geworden.

    Die “Papier”-Dokumente (Rechnungen etc.) scanne ich mit der Handy-App “Scanner Pro” ruckzuck ein. Sehr einfach, top Qualität und voll automatisch. Die Dateien werden dann automatisch als PDF mit Datum-Chronologie in der kostenlosen Drop-Box gespeichert. So habe ich fast sämtliche Unterlagen gescannt und digital abgelegt.

    Anstatt 12 Ordner habe ich nun nur noch 2 Aktenordner, welche Verträge mit Unterschrift, Versicherungen etc. beinhalten. Und wenn ich nun ein bestimmtes Dokument brauche, finde ich diese mit 2-3 Klicks und kann diese sofort weitersenden.

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